1.2.2.3 .Sổ kế toán
3.2. Các đề xuất, kiến nghị về kế toán bán hàng tại doanh nghiệp
Qua thực tế nghiên cứu kế tốn bán nhóm hàng xi măng tại cơng ty CPTM xi măng Thành Đạt, kết hợp những lý thuyết về kế toán bán hàng đã đạt được, em nhận thấy kế toán bán hàng xi măng tại Thành Đạt vẫn còn một số tồn tại như đã đề cập ở trên. Vì vậy, việc khơng ngừng hồn thiện cơng tác quản lý kế tốn bán hàng này là hết sức cần thiết. Việc hoàn thiện phải dựa trên các nguyên tắc sau:
- Hoàn thiện phải phù hợp với quy định hiên hành của Nhà nước nói chung và chế độ kế tốn nói riêng.
- Hồn thiện trên cơ sở phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Hồn thiện phải đáp ứng được thơng tin kịp thời, chính xác và đáp ứng được yêu cầu quản lý.
- Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí vì mục đích của các doanh nghiệp là kinh doanh có lãi và đem lại hiệu quả cao.
Vì vậy, em xin đề xuất một vài giải pháp nhỏ để giúp cơng ty khắc phục tồn tại, hồn thiện hơn cơng tác bán hàng như sau:
Đề xuất thứ nhất: Giải pháp đối với các khoản nợ phải thu khó địi
Trong kinh doanh, việc theo dõi công nợ của khách hàng là công việc quan trọng và việc phát sinh các khoản nợ xấu là khơng thể tránh khỏi. Do đó cơng ty cần phân loại và ghi chép chi tiết , quản lý chặt chẽ để thu hồi đúng hạn và trích lập dự phịng nếu có những khoản phải thu khó địi phát sinh.
Dự phịng phải thu khó địi là dự phịng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu quá hạn thanh tốn, nợ phải thu chưa q hạn nhưng có thể khơng địi được do
khách hàng khơng có khả năng thanh tốn. Khoản này được trích lập vào chi phí quản lý kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời theo dõi trên TK 004 trong thời gian tối thiểu 5 năm kể từ ngày xóa sổ. Khoản tiền này sẽ được bù đắp để các khoản nợ phải thu không tăng cao làm ảnh hưởng đến nguồn vốn kinh doanh, đảm bảo đạt được kế hoạch.
Căn cứ để ghi một khoản nợ phải thu khó địi là :
- Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc cam kết nợ khác. Doanh nghiệp đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được.
- Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng doanh nghiệp nhận nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thế, mất tích, bỏ trốn.
Những khoản nợ quá hạn từ 3 năm trở lên coi như nợ khơng có khả năng thu hồi và được xử lý theo quy định.
Có thể dẫn chứng qua số liệu đến 31/12/2012, số còn phải thu khách hàng là 4.067.961.851(đ), trong đó số nợ phải thu quá hạn là 402.155.422 đ cơng ty đáng lẽ phải trích lập dự phịng phải thu khó địi cho khoản nợ q hạn này.
Cơng ty phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ này và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó địi kèm theo các chứng từ chứng minh các khoản nợ khó địi trên. Cơng Ty CPTM xi măng Thành Đạt có thể trích lập dự phịng theo mức quy định sau :
- Đối với những khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến 1 năm thì mức dự phịng là 30% giá trị khoản nợ phải thu.
- Đối với những khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 đến 2 năm thì mức dự phịng là 50% giá trị khoản nợ phải thu.
- Đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 đến 3 năm thì mức lập dự phòng là 70% giá trị khoản nợ phải thu.
Nợ phải thu khó địi được xử lý xóa sổ khi có các bằng chứng tin cậy như có quyết định của tịa án cho xử lý phá sản hay quyết định của cấp có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Để hạch tốn khoản này, Cơng ty nên sử dụng TK 159 “ Các khoản dự phòng”, và cụ thể hơn là TK 1592 “ Dự phịng phải thu khó địi”
Kết cấu TK 1592:
Bên Nợ: + Hồn nhập số chênh lệch dự phịng nợ phải thu khó địi năm nay
lớn hơn số đã trích lập cuối niêm độ trước.
+ Xóa các khoản nợ phải thu khó địi.
Bên Có:Số dự phịng phải thu khó địi được lập tính vào chi phí quản lý doanh
nghiệp.
Số dư bên Có : Số dự phịng các khoản nợ phải thu khó địi hiện cịn cuối kỳ. Trình tự hạch tốn :
Cuối kỳ kế tốn năm, cơng ty căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là khơng chắc chắn thu được, kế tốn tính và xác định số dự phịng phải thu khó địi cần trích lập hoặc hồn nhập. Nếu số dự phịng nợ phải thu khó địi cần trích lập ở cuối kỳ kế tốn này lớn hơn số dự phịng phải thu khó địi đã trích lập ở kỳ kế tốn trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hạch tốn vào chi phí. Kế tốn ghi :
Nợ TK 642 (6422) – Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 1592 - Dự phịng phải thu khó đòi.
Nếu khoản dự phịng phải thu khó địi cần trích lập ở cuối kỳ kế tốn này nhỏ hơn số dự phịng phải thu khó địi đã trích lập ở kỳ kế tốn trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hồn nhập ghi giảm chi phí, kế tốn ghi :
Nợ TK 1592 - Dự phịng phải thu khó địi
Có TK 642 (6422) – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Các khoản nợ phải thu khó địi khi xác định là thực sự khơng địi được thì được phép xóa nợ. Việc xóa nợ các khoản này phải theo chính sách tài chính hiện hành. Căn cứ vào quyết định xóa nợ các khoản phải thu khó địi, kế tốn ghi :
Nợ TK 1592 - Dự phịng phải thu khó địi (nếu đã lập dự phịng ) Nợ TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (nếu chưa lập dự phòng) Có TK 131 ,138 : Các khoản phải thu.
Đồng thời ghi Nợ TK 004 - Nợ khó địi đã xử lý.
Đối với các khoản nợ phải thu khó địi đã xử lý xóa nợ , nếu sau đó thu hồi được kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được ghi :
Nợ TK 111, 112
Đồng thời ghi Có TK 004 - Nợ khó địi đã xử lý.
Đề xuất thứ hai: Về tài khoản sử dụng
Công ty nên sử dụng tài khoản 157 để phù hợp hơn với nghiệp vụ bán hàng đại lý của công ty và phù hợp với quy định của chế độ kế tốn. Đồng thời cơng ty nên sử dụng thêm tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đường” để phản ánh hàng mua nhưng chưa về nhập kho.
Cơng ty nên có quy định cụ thể rõ ràng hơn trong chính sách chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh tốn cho khách hàng để khuyến khích khách hàng mua với số lượng lớn và thanh toán sớm trước thời hạn.
Đề xuất thứ ba: Về hoàn thiện sổ sách kế toán: Để thuận tiện cho việc
theo dõi chi tiết, cụ thể hơn tình hình mua- bán hàng theo từng loại, nhóm hàng, cơng ty nên lập thêm một số sổ chuyên dùng như Sổ chi tiết bán hàng, sổ Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền. Công ty nên sử dụng thêm sổ Nhật ký bán hàng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng theo hình thức thu tiền sau (hoặc khách hàng thanh tốn trực tiếp cũng có thể phản ánh vào sổ này).
Mẫu sổ Nhật ký bán hàng SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Tháng năm NT GS Chứng từ
Diễn giải Phải thu từ người mua TK ghi Nợ SH NT Hàng hóa Thành phẩm Dịch vụ 1 2 3 4 5 6 7 8
Số trang trước chuyển sang
…….
Cộng chuyển sang trang sau
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên)
Đề xuất thứ tư: Về phân quyền sử dụng phần mềm kế toán: Việc chỉnh
sửa trên phần mềm sẽ khơng để lại dấu vết nên ngồi phân quyền rõ ràng, để mọi người có trách nhiệm cho phần hành của mình, thì kế tốn trưởng cịn phải kiểm sốt chặt chẽ các nhân viên, chức năng chỉnh sửa hay xóa chỉ có kế tốn trưởng mới được thực hiện.