CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu mặt hàng thép từ thị
3.2.1. Chuẩn bị hồ sơ hải quan
Mỗi giấy tờ cần có trong hồ sơ hải quan đều góp phần làm rõ về lơ hàng hóa nhập khẩu. Chính vì vậy, giấy tờ phải được cung cấp đầy đủ, theo đúng yêu cầu với thời gian quy định.
Các chứng từ: Hóa đơn thương mại, bản kê chi tiết hàng hóa, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, vận đơn do bên đối tác Trung Quốc gửi cho công ty thông qua ngân hàng khi áp dụng phương thức thanh tốn tín dụng chứng từ - Documentary Credit. Trong phương thức này, L/C – Letter of Credit (thư tín dụng) là một văn bản pháp lý quan trọng do công ty yêu cầu một ngân hàng mở. L/C này quy định những vấn đề liên quan đến hàng hóa như đặc điểm, số lượng, chất lượng…và các loại chứng từ, dịch vụ mà bên đối tác Trung Quốc phải gửi hoặc thực hiện cho cơng ty. Vì vậy, cơng ty cần phải hết sức cân nhắc và chú ý về nội dung của L/C khi áp dụng phương thức thanh tốn này.
Khi các chứng từ liên quan đến lơ hàng nhập được bên xuất khẩu (tức đối tác Trung Quốc) chuyển về cho công ty, nhân viên kinh doanh của công ty sẽ xem lại nội dung các chứng từ thật cẩn thận. Trong một số trường hợp, hóa đơn thương mại hoặc bản kê chi tiết hàng hóa do bên xuất khẩu chuyển về cho cơng ty có một số chi tiết như trọng lượng, trọng tải không đúng với vận đơn, hợp đồng mua bán hàng hóa, cơng ty sẽ yêu cầu bên xuất khẩu xem xét lại các chứng từ đó sao cho các chi tiết phải giống nhau ở các chứng từ đó nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong chuẩn bị hồ sơ hải quan cũng như quá trình khai và nộp hồ sơ hải quan sau này.
Bảng 3.5 : Thời gian chuẩn bị hồ sơ hải quan nhập khẩu mặt hàng thép trung bình của cơng ty cổ phần Thanh Bình HTC trong giai đoạn 2010 – 2012
Năm Thời gian chuẩn bị hồ sơ hải quan 2010 5,25 ngày
2011 4,35 ngày 2012 2,25 ngày
Dựa vào bảng trên ta thấy có một tín hiệu đáng mừng đó là thời gian chuẩn bị bộ chứng từ hải quan nhập khẩu mặt hàng thép của công ty đang được dần dần rút ngắn rõ rệt qua các năm tính từ năm 2010 đến 2012. Tuy nhiên, số liệu của bảng trên được tính trung bình cho tất cả các lần nhập hàng từ tất cả các thị trường là đối tác của cơng ty, cịn tính riêng đối với thời gian chuẩn bị hồ sơ hải quan nhập khẩu mặt hàng thép từ thị trường Trung Quốc trung bình của công ty của năm 2012 là 3 ngày và cũng nằm trong xu hướng đang được rút ngắn qua các năm.
Thông thường trong tất cả các chứng mà công ty cổ phần Thanh Bình HTC cần phải chuẩn bị thì hợp đồng mua bán hàng hóa (Sales contract) và hóa đơn thương mại (Invoice Commerce) là hai chứng từ có tỉ lệ sai sót trong khâu chuẩn bị cao nhất. Điều này khiến cho thời gian khai báo hai loại chứng từ này cũng chiếm nhiều hơn so với các loại chứng từ khác.
Hiện nay công ty đang sử dụng mạng nội bộ để chia sẻ tài liệu giữa các phòng ban, nhân viên với nhau nhưng việc truyền các chứng từ giữa các nhân viên nhập khẩu và nhân viên khai hải quan còn chậm. Trong một số trường hợp, chứng từ đã đến công ty nhưng phải 2, 3 ngày sau nhân viên làm thủ tục hải quan mới nhận được, làm mất nhiều thời gian trong hoạt động kinh doanh của công ty.
Căn cứ vào thời gian ghi trên vận đơn hoặc khi nhận được thơng báo hàng đến thì cơng ty mang vận đơn, giấy giới thiệu đến hãng tàu dể lấy D/O – Lệnh giao hàng. Đặc biệt, vận đơn mà công ty mang tới phải được ký hậu thì mới được cho là hợp lệ. Trong phương thức thanh toán chứng từ, Ngân hàng mở L/C đóng vai trị quan trọng trong việc thanh tốn. Nhằm đảm bảo cơng ty sẽ thanh tốn tiền hàng hay hạn chế việc từ chối nhận hàng thì Ngân hàng sẽ nắm giữ vận đơn do vận đơn là chứng từ chứng minh quyền sở hữu hàng hóa. Trong trường hợp xấu nhất, Ngân hàng có thể ký hậu cho người khác hoặc chính Ngân hàng sẽ nhận lơ hàng này.
Ngân hàng mở L/C sẽ ký và đóng dấu vào mặt sau của vận đơn trong đó ghi đích danh cơng ty cổ phần Thanh Bình HTC là bên hưởng lợi, được biểu hiện bằng ghi chú “Delivery to…” nghĩa là “Giao hàng cho…”.
Sau khi cơng ty cổ phần Thanh Bình HTC xuất trình vận đơn được ký hậu và các giấy tờ phù hợp theo quy định như giấy giới thiệu của công ty, giấy tờ tùy thân của người giới thiệu, hãng tàu sẽ cấp D/O cho công ty.
Đây là khâu trọng yếu của quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu vì vậy cần được chuẩn bị chu đáo, cẩn thận. Tuy nhiên, trong q trình tác nghiệp cơng ty cịn một số thiếu sót và hạn chế như: Những chứng từ của bộ hồ sơ, chủ yếu là do bên đối tác Trung Quốc cung cấp nên bộ hồ sơ có đầy đủ, đạt u cầu lại mang tính chất khách quan phụ thuộc chủ yếu vào việc đối tác Trung Quốc có thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình hay khơng (trong trường hợp L/C đã yêu cầu một cách rõ ràng) do nhân viên phụ trách hoạt động thanh tốn của cơng ty, khi mở L/C không liệt kê đầy đủ những chứng từ cần thiết hay quy định rõ yêu cầu của từng loại chứng từ nên vẫn xảy ra tình trạng một số chứng từ bắt buộc nào đó bị thiếu sót hay sai sót, khơng đúng với quy định của tổng cục hải quan.
Bên cạnh đó, cơng ty cũng chưa có những biện pháp đốc thúc kịp thời cũng như giám sát đối với đối tác Trung Quốc trong quá trình hồn thiện và chuyển bộ chứng từ tới cho ngân hàng khiến họ gửi chậm hoặc gửi không đúng những chứng từ cần thiết gây ảnh hưởng đến thời gian và chi phí quy trình thủ tục hải quan của công ty.
3.2.2. Khai báo và nộp hồ sơ hải quan
Trong vòng 15 ngày trước khi hàng đến cảng, công ty tiến hành khai báo và nộp hồ sơ hải quan. Việc khai báo và nộp hồ sơ hải quan được doanh nghiệp tiến hành bằng hình thức khai hải quan điện tử. Nhân viên công ty ngồi tại văn phịng cơng ty khai báo theo các mục được quy định tại phần khai báo tờ khai nhập khẩu dành cho công ty thương mại. Thông qua đường truyền Internet, tờ khai của doanh nghiệp sẽ được chuyển tới chi cục hải quan (thơng thường, cơng ty cổ phần Thanh Bình HTC thường khai báo tại chi cục hải quan thành phố Hải Phòng do phần lớn hàng của doanh nghiệp được cập cảng ở Hải Phịng, bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng khai báo tại chi cục hải quan Bắc Hà Nội). Sau khi truyền tờ khai thành công, tờ khai của doanh nghiệp sẽ có số tiếp nhận từ phía hải quan.
Nhân viên cơng ty vẫn còn mắc lỗi trong khai hải quan, nhiều lúc do chủ quan về bộ chứng từ rất đầy đủ rõ ràng mà nhân viên làm thủ tục hải quan tại công ty lại khai khơng rõ ràng, miêu tả hàng hóa chưa rõ, cịn tồn tại việc nhầm lẫn giữa trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì dẫn đến số cân khai trong tờ khai lại khác so với số liệu có trong chứng từ.
Nhân viên hải quan sẽ áp tên hàng theo 6 quy tắc phân loại hàng hóa có trong danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu, Người khai sẽ xác định tên gọi, mơ tả và mã hàng hóa nhập khẩu trên tờ khai hải quan. Các chi tiết như tên hàng, khối lượng, trọng lượng và mô tả chi tiết hàng hóa địi hỏi phải đúng với hợp địng mua bán hàng hóa, vận đơn, hóa đơn thương mại và bảng kê chi tiết hàng hóa.
Nhân viên khai hải quan sẽ căn xứ vào tê hàng, tính chất hàng để áp mã hàng và thuế nhập khẩu.
Công ty cổ phần Thanh Bình HTC sử dụng phần mềm khai hải quan ECUS K2 là cơng cụ để giúp doanh nghiệp có thể thực hiện tốt nghiệp cụ thực hiện quy trình thủ tục hải quan. Việc áp dụng phần mềm này giúp công ty giảm thiểu thời gian làm thủ tục hải quan cũng như tiết kiệm chi phí hơn so với hình thức khai hải quan truyền thống.
- Khai và đăng kí tờ khai
Cơng ty phải điền đầy đủ thông tin vào tờ khai nhập khẩu. Tờ khai nhập khẩu của phần mềm có nội dung tương tự với khai truyền thống như tên đối tượng tham gia giao dịch mã số hàng hóa, các loại thuế nhập khẩu của hàng sắt thép…
Để nhập tờ khai nhập khẩu mới bạn thực hiện như sau:
+ Vào menu của chương trình và chọn chức năng: “Tờ khai/Đăng ký mới tờ
khai nhập khẩu” như hình ảnh sau đây.
+ Khi đó màn hình xuất hiện chức năng nhập tờ khai nhập khẩu mới như sau:
Hình 3.2: Tờ khai nhập khẩu mới trên ECUS K2
+ Điền đầy đủ các thơng tin trên màn hình, nhập tờ khai giống như trên tờ khai giấy sau đó chọn nút “Ghi”. Lưu ý những trường nào có màu xám như “số TK”, “ngày ĐK”.. chúng ta không nhập mà những trường này Hải quan sẽ trả về khi đăng ký tờ khai thành công và chúng ta đã đến hải quan làm thủ tục cho tờ khai.
- Nộp hồ sơ hải quan theo hình thức khai điện tử
Dù áp dụng hình thức khai hải quan truyền thống hay điện tử thì bộ chứng từ cơng ty phải xuất trình cũng khơng thay đổi. Tuy nhiên, khi khai hải quan điện tử việc nộp hồ sơ sẽ diễn ra nhanh hơn.
+ Tất cả những chứng từ bắt buộc cho quy trình thủ tục hải quan đều được cơng ty gửi bằng file ảnh tới chi cục.
+ Khi đã hoàn thiện bộ chứng từ, để nộp bộ chứng từ thủ tục hải quan, công ty chọn nút “Ghi” trong tab “Thông tin tờ khai”. Ngay lập tức tờ khai hải quan cùng những chứng từ khác sẽ gửi lại đến chi cục hải quan mà cơng ty lựa chọn.
+ Nếu khơng có lỗi xảy ra chương trình sẽ thơng báo “kết quả giao dịch” đồng thời trả về cho công ty số tiếp nhận cho tờ khai.
Phần mềm ECUS K2 không chỉ giúp công ty tiết kiệm thời gian, chi phí khi khai hải quan mà cịn giúp cơng ty theo dõi tồn bộ số liệu xuất nhập khẩu, thông kê, báo cáo với nhiều tiêu chí khác nhau: Số lượng hàng, số tờ khai, theo khoảng thời gian… Tuy nhiên, phần mềm ECUS K2 cũng có một số hạn chế như sau:
+ Phần mềm ECUS K2 được cài và chạy trên bộ ứng dụng của Microsoft Office nên gây lỗi font chữ không chỉ ở trong chính chương trình mà cịn ở tất cả các ứng dụng khác trên máy tính, ảnh hưởng đến hoạt động khác của cơng ty.
+ Giao diện của chương trình cũng như cách thức hoạt động quá phức tạp, có quá nhiều danh mục chọn trong các ơ chọn dẫn đến phức tạp, khó sử dụng, dễ dẫn đến sai sót như khó nhìn chọn nhầm mục, điền thơng tin khơng đúng với mục tương ứng…
+ Phần mềm hoạt động trên mạng lưới Internet rộng rãi, kết nối giữa các doanh nghiệp với hải quan nên đơi khi bị lỗi đường truyền. Có thể gây ta những trường hợp như chứng từ gửi đến chi cục hải quan lâu, tờ khai không gửi được tới chi cục hoặc đã nhận được thông báo “Dữ liệu đã được chuyển tới hải quan” nhưng lại không nhận được phản hồi từ hải quan, không nhận được số tiếp nhận tờ khai từ hải quan…
+ Hiện nay các doanh nghiệp khác có sử dụng các phần mềm tiên tiến hơn phần mềm của cơng ty cổ phần Thanh Bình HTC đó là các phần mềm ECUS K3 và phần mềm ECUS K4. Việc sử dụng phần mềm ECUS K2 của cơng ty hiện nay có thể nói là đã lỗi thời hơn so với cơng nghệ hiện đại, không vận dụng được những đổi mới tiến bộ của khoa học công nghệ cũng là một trong những hạn chế khiến ảnh hưởng khơng tốt đến q trình thủ tục hải quan nhập khẩu nói riêng và tồn bộ q trình kinh doanh của cơng ty nói chung.
Ngồi ra, do tính chất phức tạp cũng như u cầu đặc thù trong quá trình khai tờ khai hải quan nên đây là bước mà trung tâm hay mắc sai sót nhất. Để có thể khai tờ khai hải quan một cách chính xác thì nhân viên làm nghiệp vụ này phải có một trình độ nhất định, có kinh nghiệm làm việc cao. Tuy nhiên do trình độ nhân viên thực hiện q trình làm thủ tục hải quan của cơng ty không đồng đều nên cơng ty cịn gặp phải một số vướng mắc và hạn chế như: áp mã, tính thuế chưa chính xác,
phải tính thuế lại… Đồng thời, hàng hóa mà cơng ty nhập khẩu ở mỗi lần không giống nhau về chủng loại và khối lượng hoặc sự thay đổi mã thuế cũng khiến nhân viên công ty chưa kịp cập nhật cũng là ngun nhân dẫn đến sự sai sót trong q trình khai báo.