CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
4.2. Các giải pháp hồn thiện quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu tại công ty
ty cố phần Thanh Bình HTC
4.2.1. Hồn thiện khâu chuẩn bị và kiểm tra độ chính xác của hồ sơ hải quan
4.2.1.1. Giải pháp hoàn thiện khâu chuẩn bị hồ sơ hải quan
Thủ tục hải quan là khâu bắt buộc đối với tất cả các nước trên thế giới vì nó là quyền lợi và mang tính an ninh của mỗi quốc gia. Hải quan thực hiện kiểm tra chứng từ, kiểm tra hàng hóa và tính thuế nhập khẩu, bất kì một sự sai sót nào cũng
có thể làm cho cơng tác thơng quan bị chậm trễ, công tác nhận hàng nhập khẩu cũng sẽ không suôn sẻ. Do vậy, để khơng tốn kém nhiều chi phí và thời gian cho q trình làm cơng tác thơng quan trong giai đoạn chuẩn bị hồ sơ công ty cần phải:
- Chuẩn bị cẩn thận, đầy đủ các loại chứng từ cần thiết để làm thủ tục hải quan, đồng thời kiểm tra sự ăn khớp về nội dung giữa các chứng từ.
- Phải luôn đảm bảo bộ chứng từ mà công ty nộp cho Chi cục hải quan tuân theo quy định của hải quan về số lượng, chủng loại chứng từ cần thiết cho công tác làm thủ tục hải quan đúng thời gian, tiêu chuẩn, để có thời gian điều chỉnh những chứng từ đó trong trường hợp chưa đáp ứng yêu cầu của chi cục hải quan.
- Kiểm tra, giám sát quá trình mở L/C và nội dung của L/C của nhân viên công ty, đồng thời theo dõi cả tiến độ lưu chuyển bộ chứng từ của phía đối tác Trung Quốc.
4.2.1.2. Kiểm tra độ chính xác của bộ chứng từ
Trong suốt quá trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu mặt hàng thép, công ty cổ phần Thanh Bình HTC phải xuất trình nhiều loại chứng từ khác nhau. Những chứng từ này là cơ sở để Hải quan kiểm tra và dựa trên đó ra quyết định có cho cơng ty thơng quan hay khơng. Vì thế, các loại chứng từ phải có sự phù hợp về nội dung so với thực tế hàng hóa, điều này địi hỏi nhân viên cơng ty phải đặc biệt chú ý kiểm tra thông tin trên chứng từ khi thu thập nhằm giảm sai sót trong q trình kê khai, khai báo hải quan. Để thực hiện tốt những điều này, nhân viên công ty cần phải nắ bắt kĩ lưỡng về những thông tin của lô hàng thép nhập khẩu, như vậy công ty mới có thể khai báo chính xác cho Hải quan. Việc này tuy đơn giản nhưng nó đóng vai trị rất thiết yếu và quan trọng, nếu nhân viên công ty thực hiện không tốt công việc này sẽ để lại hậu quả khơng nhỏ. Nói như vậy có nghĩa là, việc kiểm tra độ chính xác của bộ chứng từ là rất quan trọng, công ty cần phải:
- Đối với những chứng từ do bên đối tác Trung Quốc cấp thì cơng ty phải thỏa thuận trước cũng như thông báo trước cho họ những yêu cầu, các quy định của công ty và pháp luật Việt Nam về giấy tờ nhập khẩu đối với lô hàng thép mà bên đối tác xuất khẩu và thường xuyên nhắc nhở, kiểm tra quá trình chuẩn bị chứng từ với bên Trung Quốc. Trong trường hợp, công ty đã thông báo, thỏa thuận trước mà
bên Trung Quốc vẫn vi phạm thì bên Trung Quốc phải chịu tồn bộ trách nhiệm về những thiệt hại mang lại cho công ty cổ phần Thanh Bình HTC.
- Đối với những chứng từ do công ty chuẩn bị, mà quan trọng nhất là tờ khai hải quan, công ty cần phải khai đầy đủ, chính xác thơng tin như tên hàng hóa, giá trị nhập khẩu…Ngồi ra, cơng ty cần phải cập nhật kịp thời những quy định mới của chính phủ về mã hàng hóa, thuế phải nộp đối với lơ thép mà cơng ty nhập khẩu từ đối tác Trung Quốc.
4.2.2. Biện pháp hoàn thiện trong q trình kiểm tra thực tế hàng hóa
Những vấn đề phát sinh trong q trình kiểm tra hàng hóa là hết sức phức tạp, đòi hỏi những nhân viên thực sự có kinh nghiệm mới có thể giải quyết một cách sáng suốt để khơng làm tăng chi phí và mất thời gian cho cơng ty.
- Công ty cần lựa chọn phương án, thời gian, địa điểm kiểm hóa nhằm giảm thiểu chi phí phát sinh trong q trình kiểm tra. Ngay sau khi nhận được thông báo đến của hãng tàu, nhân viên cơng ty phải kịp thời có mặt, kịp thời thuê người bốc dỡ hàng và vận chuyển hàng về nơi hải quan kiểm tra, tính thuế. Cơng ty có thể th bất kỳ người nào đảm nhận công việc này, nhưng tốt nhất là nên thuê đội bốc xếp container thuộc bộ phận giao nhận của cảng. Vì họ là những người vừa có kinh nghiệm vừa có mối quan hệ tốt đối với hải quan cảng. Mặc dù cảng làm việc 24/24h nhưng cơng ty cần phải lựa chọn địa điểm thích hợp để nhận hàng tránh việc trả thêm chi phí làm thêm ngoài giờ cho cán bộ Hải quan liên quan. Cố gắng nhận hàng trong giờ hành chính, tránh những ngày nghỉ lễ vì những ngày này chi phí vận chuyển, bốc xếp sẽ cao hơn bình thường. Vì thế sẽ làm cho chi phí sản xuất kinh doanh của cơng ty tăng lên, đơi khi thời gian kiểm tra thực tế hàng hóa cịn bị tăng, gây bất lợi nhiều cho cơng ty.
4.2.3. Hồn thiện tổ chức nhân sự, nâng cao trình độ chun mơn cho nhân viên
Yếu tố nhân sự là một trong những nhân tố quyết định sự thành cơng, nhanh chóng trong thơng quan hàng hóa. Do vậy, việc nâng cao trình độ chun mơn cho nhân viên là vơ cùng quan trọng.
- Củng cố và đào tạo nhân sự làm nghiệp vụ nhập khẩu nói chung cũng như thủ tục hải quan nói riêng tại phịng kinh doanh. Hiện nay, trong 9 nhân viên làm tại phịng kinh doanh thì chỉ có 3 nhân viên chun về thủ tục hải quan, trong khi đó,
hoạt động kinh doanh chính của cơng ty được gắn liền với hoạt động nhập khẩu hàng hóa. Chính vì vậy, cơng ty nên đào tạo chuyên sâu, tuyển thêm nhân viên có chun mơn, kinh nghiệm về quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu. Cơng ty có thể đào tạo tại chỗ đối với nhân viên mới và nhân viên còn yếu kém về kỹ thuật nghiệp vụ. Việc đào tạo này sẽ do chuyên viên của công ty đảm nhiệm. Chuyên viên của công ty sẽ kèm cặp, hướng dẫn và đào tạo nghiệp vụ hàng ngày với mục tiêu cung cấp các kiến thức về thủ tục hải quan thông qua các hồ sơ hải quan thực tế, các đơn hàng thực tế mà công ty nhập khẩu về. Cách làm này sẽ giúp cơng ty tiết kiệm được chi phí và tỏ ra hiệu quả hơn vì các nhân viên sẽ được tiếp xúc trực tiếp qua công việc thực tế tại cơng ty. Ngồi ra, cơng ty cịn có thể gửi nhân viên đi đào tạo về nghiệp vụ này, tuy nhiên công ty cần cân nhắc khi sử dụng giải pháp này về chi phí và thời gian.
- Thường xuyên cử cán bộ, nhân viên công ty tham gia các lớp bồi dưỡng, đào tạo về nghiệp vụ làm thủ tục hải quan. Qua đó, để họ có thể cập nhật, nắm bắt những xu hướng, thay đổi khi làm thủ tục hải quan, nhằm đón đầu những đổi mới dù là nhỏ nhất trong quá trình làm thủ tục hải quan, tránh đươc những sai sót, bỡ ngỡ khi có những thay đổi đó.
- Cơng ty nên có từ 2 – 3 nhân viên chuyên giám sát quy tình thủ tục hải quan tại cơng ty. Điều này sẽ đảm bảo haotj động làm thủ tục hải quan được diễn ra hiệu quả hơn, suôn sẻ hơn, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí chung cho cơng ty.
- Việc bố trí phù hợp các cơng chức đúng với vị trí theo đúng chun mơn, năng lực và kinh nghiệm làm việc cũng nên được công ty chú trọng.
4.2.4. Giải pháp hoàn thiện cho các hoạt động hỗ trợ trong quy trình TTHQ
- Sử dụng các dịch vụ th ngồi quen thuộc, có uy tín và mối quan hệ lâu dài với công ty để hỗ trợ cho công tác làm thủ tục hải quan của mình. Với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sẽ giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp trong quy trình làm thủ tục hải quan, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tập trung nguồn lực để đầu tư cho hoạt động kinh doanh của mình. Hay việc thuê phương tiện vận tải, phải lựa chọn phương án thuê xe cho phù hợp với khối lượng hàng hóa trong mỗi lần nhập sao cho tối thiểu hóa chi phí.
- Chủ động cập nhật kịp thời, thường xuyên các văn bản pháp quy phản ánh sự thay đổi trong quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu cho hàng hóa, phải nắm vững trình tự các bước trong quy trình thủ tục hải quan, thời gian thực hiện, các chứng từ cần thiết trong khi làm thủ tục….Trong khi thực tế hiện nay, các văn bản pháp quy liên quan đến quy trình thực hiện thủ tục hải quan đươc cập nhật rất nhanh chóng trên các phương tiện, đặc biệt là trên website của Tổng cục hải quan, Cục hải quan thành phố Hà Nội…
4.2.5. Tăng cường mối quan hệ hợp tác giữa doanh nghiệp và chi cục hải quan
Có quan hệ hợp tác chặt chẽ giữa doanh nghiệp với hải quan sẽ đem lại hiệu quả cao trong quá trình làm thủ tục hải quan. Các doanh nghiệp chấp hành tốt các nghĩa vụ thuế, không vi phạm được ưu tiên làm thủ tục hải quan trước, được hưởng một số ưu đãi khác trong quản lý hải quan.
Để thực hiện việc hợp tác này cần thực hiện một số giải pháp sau:
- Duy trì việc gặp mặt định kỳ giữa hải quan và doanh nghiệp. Qua những buổi gặp mặt này hải quan và doanh nghiệp có thể trao đổi những thắc mắc, đề xuất những sửa đổi…từ đó hiểu và tin tưởng nhau hơn, tạo điều kiện thuận lợi trong công việc.
- Thường xuyên tổ chức các lớp học ngắn hạn phổ biến chính sách quy trình thủ tục hải quan trong doanh nghiệp, từ đó nâng cao được trình độ nhận thức và ý thức pháp luật, lợi ích của nhân viên cơng ty trong suốt q trình làm thủ tục hải quan bởi vì hiện nay vẫn cịn nhiều nhân viên hoặc đại diện doanh nghiệp khi tiến hành thủ tục hải quan cho hàng hóa nhập khẩu do khơng hiểu biết kỹ về những quy định trong quản lý hải quan mà để xảy ra những vi phạm không cố ý, nhất là trong giai đoạn thủ tục hải quan liên tục có những đổi mới phù hợp với thực tế.
- Bên cạnh đó, cịn một giải pháp rất quan trọng, đáng được lưu ý, đó là tạo lập và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đối tác Trung Quốc. Đối tác lớn nhất của công ty cổ phần Thanh Bình HTC là các đối tác đến từ phía bạn hàng Trung Quốc – Là quốc gia đứng đầu trong top 10 quốc gia có sản lượng thép xuất khẩu lớn nhất thế giới tính đến thời điểm cuối năm 2012.