1.2. Kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại
1.2.2.4. Hình thức sổ kế tốn
Mỗi đơn vị kế tốn chỉ có một hệ thống sổ kế tốn chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại doanh nghiệp và yêu cầu quản lý để mở đủ các sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết cần thiết.
Hình thức kế tốn nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế tốn) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
- Hình thức kế tốn Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt, Sổ Cái, Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
- Theo hình thức này thì kế tốn bán hàng sử dụng các loại sổ sau:
+ Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký bán hàng là sổ tổng hợp dùng để tập hợp các nghiệp vụ bán hàng nhưng chưa thu tiền. Trường hợp người mua trả tiền trước thì khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng cũng ghi vào sổ này.
+ Sổ nhật ký thu tiền: dùng để tập hợp các nghiệp vụ thu tiền của doanh nghiệp. Mẫu sổ này được mở riêng cho thu tiền mặt, thu qua ngân hàng, thu cho từng loại tiền hoặc cho từng nơi thu tiền.
+ Sổ cái: Mở sổ cái cho các TK 511, TK 521, TK 156…
+ Sổ chi tiết: gồm sổ chi tiết theo dõi doanh thu của từng loại, từng nhóm mặt hàng, sổ chi tiết thanh tốn cơng nợ phải thu của khách hàng và sổ chi tiết thanh toán cho người mua thì phải mở chi tiết cho từng khách hàng.
Là hình thức các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại.
- Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế tốn sau: Nhật ký - Sổ Cái; Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
- Theo hình thức này thì kế tốn bán hàng sử dụng các loại sổ sau: Sổ nhật ký sổ cái, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua.
+ Sổ nhật ký- sổ cái là sổ tổng hợp duy nhất dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hóa theo nội dung kinh tế.
+ Còn các loại sổ: Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua tương tự hình thức kế tốn nhật ký- nhật ký chung.
Hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ là căn cứ trực tiếp vào các chứng từ ban đầu để ghi sổ kế toán tổng hợp. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế tốn đính kèm, phải được kế tốn trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế tốn.
- Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế tốn sau: Chứng từ ghi sổ; Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; Sổ Cái; Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
- Kế toán bán hàng sử dụng các sổ: Sổ đănng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 511, sổ cái TK 632, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua. Trong đó:
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với bảng cân đối phát sinh.
+ Các sổ còn lại tương tự hình thức nhật ký chung.
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế tốn trên máy vi tính là cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo nguyên tắc của một trong 4 hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế tốn quy định trên. Phần mềm kế tốn khơng được thực hiện đầy đủ quy trình sổ kế tốn và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của hình thức kế tốn trên máy vi tính: Phần mếm kế tốn được thiết kế theo hình thức sổ kế tốn nào sẽ có loại sổ của hình thức kế tốn đó nhưng khơng bắt buộc hồn tồn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Hằng ngày, kế tốn căn cứ vào chứng từ kế toán bán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, Tài khoản ghi Có để cập nhập số liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự nhập cập nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế tốn chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, kế tốn thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được cập nhập trong kỳ. thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính, sổ kế tốn theo quy định.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TỐN BÁN NHĨM HÀNG MÁY ĐIỀU HỊA TẠI CƠNG TY CP THƯƠNG MẠI VÀ KỸ THUẬT LẠNH HÀ NỘI 2.1. Tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố mơi trường đến đề tài nghiên cứu
2.1.1. Tổng quan về kế tốn bán hàng tại cơng ty CP thương mại & kỹ thuật lạnh Hà Nội