3.1.1 .Những kết quả đạt được
3.1.2. Những mặt hạn chế, tồn tại và nguyên nhân
Bên cạnh những điểm đã đạt được, cơng tác kế tốn tại Cơng ty nói chung và kế tốn bán hàng nói riêng vẫn cịn một số tồn tại nhất định.
- Tài khoản và vận dụng tài khoản:
Công ty kinh doanh chủ yếu các loại máy điều hòa nhiệt độ. Số lượng các mặt hàng tương đối đa dạng tuy nhiên việc hạch tốn và theo dõi tình hình tiêu thụ mới chỉ diễn ra chung chung. Bên cạnh đó việc phân bổ chi phí cho từng mặt hàng tiêu thụ (Ví dụ như: vận chuyển, kho bãi…) vào thời điểm nhập hàng về vẫn chưa được thực hiện. Hiện nay trong cơng tác kế tốn bán hàng của doanh nghiệp, các TK được sử dụng hầu hết là TK cấp 1, được mở chung cho cả nhóm hàng hóa và chưa được mở chi tiết cho từng sản phẩm. Cụ thể là TK 511 mới chỉ được mở chi tiết TK 5111 “Doanh thu bán hàng hóa” điều này sẽ khó xác định được tình hình tiêu thụ và doanh thu của một loại
hàng hóa cụ thể, từ đó việc phân tích tổng hợp và nghiên cứu thị trường, đưa ra chính sách phát triển bán hàng đối với từng loại mặt hàng sẽ gặp khó khăn.
- Chính sách bán hàng:
Bộ phận bán hàng chưa đẩy mạnh tiến hành xúc tiến quảng cáo sản phẩm của công ty trên các phương tiện thơng tin đại chúng, cũng như chưa có được chiến lược bán hàng cụ thể
Trong điều kiện cạnh tranh như hiện nay, lượng hàng tiêu thụ được trong những tháng qua chủ yếu là từ khách hàng quen. Trong khi đó, doanh nghiệp lại chưa có hình thức ưu đãi nào cho các khách hàng này, đặc biệt là những khách hàng mưa hàng với số lượng lớn. Cơng ty nên đưa ra các hình thức khuyến khích khách hàng mưa hàng với số lượng lớn như chiết khấu thương mại để tăng khối lượng tiêu thụ hàng hóa, đồng thời tạo mối quan hệ than thiết với khách hàng.
- Trích lập các khoản dự phịng phải thu khó địi:
Do giá trị của mặt hàng kinh doanh tương đối lớn, khách mua hàng với số lượng nhiều nên không khỏi tránh khỏi trường hợp khách hàng nợ tiền hàng. Bởi vậy việc trích lập các khoản dự phịng là điều hết sức cần thiết và khơng thể bỏ qua đối với công . Tuy nhiên cơng tác này ở cơng ty cịn kém dó vậy ảnh hưởng rất lớn đến việc kinh doanh.
Mặc dù, cơng ty đã tìm ra các biện pháp thích hợp, từ mềm dẻo đến cứng rắn để thu hồi công nợ, đảm bảo cả 2 nguyên tắc: Lợi ích của cơng ty khơng bị vi phạm, đồng thời không bị mất bạn hàng. Nhưng trên thực tế, không phải lúc nào cũng có thể thực hiện tốt cả 2 điều này. Hiện nay, cơng ty vẫn chưa lập dự phịng các khoản phải thu khó địi.
- Kế tốn quản trị:
Cơng tác kế tốn quản trị trong cơng ty CP thương mại & kỹ thuật lạnh Hà Nội vẫn chưa được chú trọng và chưa được thực hiện thường xun, điều này đã có ảnh hưởng khơng nhỏ đến việc nắm bắt, giám sát và quản lý tình hình hoạt động kinh doanh thường xuyên của ban lãnh đạo, điều này có tác động trực tiếp đến việc đưa ra những quyết định, chính sách kịp thời để phát triển DN.
- Tin học trong công tác kế tốn:
Cơng ty cổ phần thương mại và kỹ thuật lạnh Hà Nội, một tháng có nhiều nghiệp vụ phát sinh cần phải ghi chép mà cơng việc kế tốn chủ yếu được tiến hành bằng thủ công trên Excel do vậy các công thức tính tốn khi sao chép từ sheet này
sang sheet khác có thể bị sai lệch dịng dẫn đến đưa ra các báo cáo khơng chính xác làm cho thơng tin không được đưa ra kịp thời. Do vậy, cần thiết phải sử dụng phần mền kế tốn bởi vì:
- Giảm bớt khối lượng ghi chép tính tốn
- Tạo điều kiện cho việc thu thập, sử lý và cung cấp thơng tin kế tốn kịp thời nhanh chóng tình hình tài chính của cơng ty cho ban quản lý
- Tạo niềm tin vào các báo cáo tài chính mà cơng ty cung cấp ra bên ngồi.
- Tạo niềm tin vào các Báo cáo tài chính mà cơng ty cung cấp cho các đối tượng bên ngồi.
- Giải phóng áp lực cho kế tốn viên khi muốn tìm kiếm và kiểm tra số liệu, phục vụ cho việc tính tốn số học, giúp kế tốn viên giành nhiều thời gian cho lao động sáng tạo của một cán bộ quản lý tình hình tài chình trong doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả trong lao động.
3.2. Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện kế tốn bán nhóm hàng máy điều hịa nhiệt độ tại cơng ty CP thương mại & kỹ thuật lạnh Hà Nội
3.2.1. Vận dụng tài khoản kế toán
Kế toán doanh nghiệp mới chỉ mở chi tiết TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” thành TK cấp 2: TK 5111 “Doanh thu bán hàng hóa” phản ánh doanh thu bán hàng chung do vậy sẽ khơng theo dõi được tình hình doanh thu của từng mặt hàng, kế tốn doanh nghiệp nên mở chi tiết thành TK cấp 3 theo doanh thu của từng mặt hàng sau:
TK 51111: Doanh thu bán hàng máy điều hòa Daikin. TK 51112: Doanh thu bán hàng máy điều hòa Panasonic. TK 51113: Doanh thu bán hàng máy điều hòa General. ………………..
Việc mở chi tiết tài khoản 511 thành tài khoản cấp 3 theo doanh thu từng mặt hàng như trên sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình doanh thu tiêu thụ của từng mặt hàng, từ đó sẽ có cái nhìn rõ nét hơn về tình hình và thị trường tiêu thụ của từng mặt hàng, giúp doanh nghiệp đưa ra những chính sách chiến lược kinh doanh kịp thời và đúng đắn.
3.2.2. Trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi
Thực tế, hiện nay cho thấy Công ty cổ phần thương mại và kỹ thuật lạnh Hà Nội có những khoản thu khó địi hoặc những khoản thu mà khách hàng khơng có khả năng trả. Do đó, mà cơng tác quản lý cơng nợ muốn làm tốt thì cần kết hợp song song với việc kiểm tra, giám sát cơng nợ và có các biện pháp ràng buộc với khách hàng, đồng thời công ty nên thường xuyên xem xét đánh giá khả năng thanh tốn của khách hàng từ đó dưa ra các chính sách thu hồi nợ phù hợp.
Cơng ty nên lập các khoản dự phịng cho những khoản nợ khó địi đề phòng những tổn thất về vốn ảnh hưởng đến quả trình sản xuất kinh doanh của cơng ty. Việc trích lập dự phịng các khoản thu khó địi và việc xóa các khoản nợ này phải tuân theo quy định của Bộ tài chính, cụ thể theo thơng tư 228/2009/TT – BTC quy định về mức trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi như sau:
- 30% khoản nợ phải thu khó địi từ 6 tháng đến dưới 1 năm. - 50% khoản nợ phải thu khó địi từ 1 năm đến đưới 2 năm. - 70% khoản nợ phải thu khó đồi từ 2 năm đến dưới 3 năm. - 100% khoản nợ phải thu khó địi tử 3 năm trở lên.
Để lập dự phịng phải thu khó địi, kế tốn sử dụng TK 159.2 - Dự phịng phải thu khó địi.
- Kết cấu TK 159:
+ Bên Nợ: - Các khoản phải thu khó địi đã xử lý
- Hồn nhập dự phịng vào cuối niên độ kế toán
+ Bên Có: - Trích lập dự phịng các khoản thu khó địi tính vào chi phí + Dư bên Có: Số dự phịng phải thu cịn lại cuối kỳ
Nếu dự phịng phải thu khó địi cần trích lập năm nay nhỏ hơn số dư của khoản dự phịng phải thu khó địi đã trích lập cuối niên độ trước chưa sử dụng hết, thì chênh lệch giữa hai khoản đó tính vào thu nhập khác. Khi đó kế tốn định khoản như sau:
Nợ TK 159.2: Dự phịng phải thu khó địi Có TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nếu dự phịng phải thu khó địi cần trích lập năm nay lớn hơn số đã trích lập năm trước chưa sử dụng hết, cần phải tiến hành trích lập bổ sung, kho đó kế tốn định khoản như sau:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 159.2: Dự phịng phải thu khó địi
Trong niên độ kế tốn tiếp theo khi thu hồi hay tiến hành xóa sổ các khoản nợ đã lập dự phòng, sau khi trừ đi số tiền đã thu được, số thiệt hại còn lại sẽ dược trừ vào dự phòng (nếu đã lập) nếu vẫn cịn thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nếu thu hồi được các khoản thu khó địi, kế toán định khoản: Nợ TK 111, 112: Số tiền đã thu hồi được
Có TK 711: Thu nhập khác
Đồng thời ghi: Có TK 004: Nợ phải thu khó địi đã xử lý
Nếu có các bằng chứng đáng tin cậy về các khoản phải thu là khơng thể thu hồi được thì kế tốn tiến hành xóa nợ theo định khoản sau:
Nợ TK 159.2: Nếu đã trích lập dự phịng Nợ TK 642: Nếu chưa trích lập dự phịng Có TK 138,131…
Đồng thời ghi: Nợ TK 004: Nợ phải thu khó địi đã xử lý.
Ví dụ: Theo kết quả quyết tốn cuối năm 2011, Cơng ty TNHH SX KD Tây
Hà đã nợ q hạn thanh tốn đối với cơng ty cổ phần thương mại và kỹ thuật lạnh Hà Nội với tổng giá trị cần phải thanh toán là 97.540.000 đ. Thời gian quá hạn là 8 tháng kể từ ngày hết hạn thanh toán.
Dựa theo tình hình trên và quy định của Bộ tài chính về mức độ trích lập dự phịng. Cơng ty sẽ trích lập dự phịng đối với khoản nợ trên với mức 30% tổng giá trị khoản nợ và được hạch toán như sau:
Nợ TK 642: 29.262.000
Có TK 159.2: 29.262.000.
3.2.3. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Việc trích lập giảm giá hàng tồn kho nhằm giúp công ty bù đắp các thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hóa tồn kho giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh giá trị thực tế thuần túy hàng tồn kho của cơng ty nhắm đưa ra một hình ảnh trưng thực về tài sản của cơng ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch tốn.
Cơng thức trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho:
Mức trích lập DPGG HTK = Số hàng hóa bị giảm giá tại thời
điểm lập
* ( Giá đơn vị ghi sổ kế tốn --- Giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK )
Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh trên tài khoản 159.3 – ‘Dự phòng giảm giá hàng tồn kho’
Căn cứ vào bảng tổng hợp về mức lập dự phịng giảm giá của các loại vật tư, hàng hóa đã được duyệt, thẩm định của người có thẩm quyền, kế toán ghi:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 159.3: Dự phịng giảm giá hàng tồn kho.
Theo quy định nếu số trích lập cho năm kế hoạch bằng số dư của dự phịng năm trước thì khơng phải trích lập nữa.
Nếu sơ dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm kế hoạch lớn hơn số dư trên tài khoản 159.3 – “ Dự phịng giảm giá hàng tồn kho”, thì phải trích lập bổ sung đúng bằng phần chênh lệch đó, được hạch tốn:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán.
Có TK 159.3: Dự phịng giảm giá hàng tồn kho.
Nếu số dự phong giảm giá hàng tồn kho cho năm kế hoạch nhỏ hơn số dư trên tài khoản 159.3 thì phải tiến hành hồn nhập dự phịng.
Nợ TK 159.3: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Có TK 632: Giá vốn hàng bán.
Ví dụ: Cuối kỳ (31/12/2012) kế tốn kiểm kê, đánh giá phát hiện việc biến động về
giá của mặt hàng: Máy điều hòa Daikin FTXD71FVM/RXD71BVMA như sau:
ĐVT: VNĐ
Tên hàng hóa Số lượng tồn kho khi kiểm kê
Giá đơn vị mà ghi sổ kế tốn
Giá bán hiện tại / hàng hóa.
Máy điều hịa Daikin
12 24.727.272 21.568.500
Khi đó kế tốn cần trích lập dự phịng cho số lượng hàng trên, với mức dự phịng được trích như sau:
12 x (24.727.272 - 21.568.500) = 37.905.264 Sau khi tính tốn, kế tốn định khoản và ghi sổ kế toán:
Nợ TK 632: 37.905.264 Có TK 159.3: 37.905.264
3.2.4. Cơng tác quản lý trong chính sách bán hàng
Cơng ty nên đưa các chính sách cải tiến hệ thống bán hàng của công ty. Nghiên cứu mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm rộng rãi nhờ các đại lý tại các thành phố lớn, đông dân cư.
Hỗ trợ bán hàng thông qua hoạt động maketing, quảng cáo, khuyến mại để khai thác triệt để nhu cầu thị trường.
Có thể sử dụng rộng rãi phương thức bán hàng gián tiếp thông qua internet và giao dịch qua tài khoản của ngân hàng trong phạm vi cả nước.
Điều chỉnh giảm nợ, tăng tỷ trọng vốn chủ sở hữu, tăng vốn đầu tư trung và dài hạn, khuyến khích khách hàng thanh toán sớm để nâng cao hiệu quả sư dụng vốn cho công ty.
3.2.5. Cơng tác kế tốn quản trị
Kế tốn quản trị có vai trị rất quan trọng, là một bộ phận cấu thành không thể tách rời với hệ thống kế tốn doanh nghiệp, là cơng cụ quan trọng không thể thiếu được trong công tác quản lý nội bộ doanh nghiệp. Thơng tin của kế tốn quản trị là nguồn thơng tin chủ yếu giúp cho nhà quản trị thực hiện các chức năng quản trị: lập kế hoạch, tổ chức điều hành thực hiện kế hoạch; kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch và ra quyết định. Với tình hình kinh doanh ngày càng phát triển, quy mơ của doanh nghiệp ngày càng được mở rộng thì việc cần phải thành lập bộ phận kế toán quản trị là rất cần thiết.
Với đặc điểm quy mơ vừa và nhỏ thì cơng ty nên tổ chức kế toán quản trị theo mơ hình tổ chức kế tốn quản trị kết hợp kế tốn tài chính. Theo mơ hình này, phịng kế tốn của doanh nghiệp bao gồm các bộ phận kế toán đảm nhiệm các phân hành kế tốn tài chính cụ thể. Tương ứng với mỗi bộ phận của kế tốn tài chính sẽ bao gồm các phân hành kế toán quản trị. Nhân viên kế toán ở mỗi bộ phận sẽ thực hiện đồng thời các cơng việc của kế tốn tài chính và kế tốn quản trị. Tổ chức theo mơ hình này sẽ kết hợp chặt chẽ giữa quản lý tổng hợp và quản lý chi tiết theo từng chỉ tiêu, việc phân cơng, phân nhiệm trong phịng kế tốn thuận lợi, đơn giản, dẽ làm tạo điều kiện quản lý chặt chẽ công việc của nhân viên kế tốn. Việc thu nhận, xử lý thơng tin nhanh thuận lợi cho việc cơ giới hóa cơng tác kế tốn.
Khi kế tốn quản trị cơng ty có thể lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo cách ứng xử của chi phí nhằm cung cấp thơng tin quản trị cần thiết. Theo cách ứng xử của chi phí thì chi phí gồm có định phí và biến phí. Định phí khơng thay đổi khi mức độ hoạt động của cơng ty thay đổi, cịn biến phí thì biến đổi theo mức độ hoạt động đó.
3.2.6. Tin học kế tốn
Chúng ta đang sống trong thời đại của cơng nghệ thơng tin, máy móc đang dần thay thế con người. Trong kế toán việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp cho doanh
nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí về lao động, thời gian... và đem lại dộ chính xác cao. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm kế tốn có thể theo dõi một cách chi tiết, thuận tiện, hiệu quả cho việc kiểm tra tình hình hàng hố, cơng nợ của khách hàng…như phần mềm FAST, MISA,… Các phần mềm này được thiết kế phù hợp với chế độ kế tốn và hình thức kế tốn mà DN đang áp dụng với giá cả hợp lý. Chính vì vậy Cơng ty nên sử dụng phần mềm kế tốn để giảm bớt khối lượng cơng việc cho kế toán, tiết kiệm thời gian và chi phí.
3.3. Điều kiện thực hiện
Trên cơ sở kết hợp giữa lý luận và thực tế cơng tác kế tốn bán hàng tại công ty CP thương mại & kỹ thuật lạnh Hà Nội và với vốn kiến thức nhỏ của mình em đã nêu