2.1.1.1. Tổng quan về công ty CP thương mại & kỹ thuật lạnh Hà Nội
Tên cơng ty: CƠNG TY CP THƯƠNG MẠI & KỸ THUẬT LẠNH HÀ NỘI Tên giao dịch: HANOI COOL – TECHNICAL AND TRADING JOINT STOC COMPANY.
Tên viết tắt: T.A.C JSC
Trụ sở chính: Số 09 Đường Láng – Phường Ngã Tư Sở - Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: 84.4.5640175 Fax: 84.4.5640176
Mã số thuế: 0101330903
Đăng ký lần đầu: Ngày 13 tháng 11 năm 2002 Đăng ký lần 2: Ngày 28 tháng 08 năm 2007
Vốn điều lệ: 2.500.000.000đ (Hai tỷ năm trăm triệu đồng)
2.1.1.2. Đặc điểm về kế tốn bán hàng tại cơng ty CP thương mại & kỹ thuật lạnh HàNội Nội
2.1.1.2.1. Mặt hàng kinh doanh
- Máy điều hịa khơng khí Inverter 12.000 BTU /h, treo tường, 2 khối, 1chiều lạnh Daikin.
- Máy điều hòa Carrier 28.000 – 48.000 BTU. - Máy điều hòa Funiki 9.000 – 12.000 BTU ………….
- Giá đỡ giàn nóng.
- Ống đồng, cáp nguồn, cáp điều khiển, ống thoát nước và vật tư phụ.
- Máy điều hịa khơng khí Inverter 18.000BTU/h, treo tường, 2 khối, 2 chiều nóng, lạnh – Daikin.
- Máy điều hịa khơng khí 48.000 BTU/h, âm trần cassette, 4 hướng thổi, 2 khối, 2 chiều, nóng, lạnh – Nagakawa – NTA 488.
2.1.1.2.2. Các phương thức bán hàng
Do công ty thuộc loại hình kinh doanh nhỏ và vừa. Tuy mặt hàng kinh doanh của Công ty đa dạng, phong phú về số lượng, chủng loại và phạm vi đối tượng khách hàng
đơng nên để đáp ứng nhu cầu đó thì Cơng ty chủ yếu sử dụng phương thức bán hàng là bán lẻ, bán bn qua kho.
Bán lẻ hàng hố là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về để tiêu dùng. Nó chiếm tỷ trọng lớn trong q trình tiêu thụ hàng hóa tại cơng ty. Thời điểm xác định hàng tiêu thụ là thời điểm nhận được báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng.
Quy trình bán lẻ hàng hố: Khách hàng chọn mặt hàng theo nhu cầu - Thủ kho viết
Phiếu xuất kho để xuất hàng - Khách hàng thanh tốn tiền hàng thì nhân viên bán hàng viết Hoá đơn GTGT và Phiếu thu - Khách hàng nhận hàng hoá và các giấy tờ liên quan.
Bán buôn qua kho theo phương thức chuyển hàng chiếm tỷ trọng ít trong q trình tiêu thụ hàng hố tại Cơng ty.
Quy trình bán bn qua kho theo phương thức chuyển hàng được thực hiện như sau: Từ sự trao đổi, thoả thuận về lợi ích của 2 bên - Bên mua chọn các mặt hàng cần
mua theo nhu cầu - Thực hiện ký hợp đồng mua bán (nếu cần thiết) - Thủ kho viết Phiếu xuất kho để xuất hàng - Kế toán viết Hoá đơn bán hàng và Phiếu thu, khách hàng thanh toán tiền hàng và nhận các giấy tờ liên quan - Căn cứ vào hợp đồng đa ký kết hoặc theo đơn đặt hàng, cơng ty xuất kho hàng hóa chuyển đến kho của người mua hoặc địa điểm quy định trong hợp đồng. Hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty cho đến khi bên mua kiểm nhận hàng và thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
2.1.1.2.3. Các phương thức thanh toán
Phương thức thanh toán trực tiếp: Trong phương thức này, khách hàng trả tiền ngay sau mỗi giao dịch mua, bán hàng hoá. Việc thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt chủ yếu được sử dụng trong bán lẻ hàng hố. Cịn trong quy trình bán bn lượng tiền thanh toán của khách hàng thường lớn nên phương thức thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển khoản qua ngân hàng được quy định cụ thể theo từng hợp đồng.
Phương thức thanh toán chậm trả: Là phương thức mà khách hàng thanh tốn tiền hàng cho Cơng ty theo từng hợp đồng bán buôn và theo từng dự án cụ thể.
Đối với các đơn hàng có giá trị nhỏ hơn 20,000,000 đ thì khách hàng có thể thanh tốn bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
Đối với đơn hàng có trị giá 20,000,000 đ thì bắt buộc phải thanh tốn bằng tiền gửi ngân hàng.
Giá bán hàng hoá của DNTM là giá thoả thuận giữa người mua và người bán, được ghi trên hoá đơn hoặc hợp đồng mua bán. Tuy nhiên nguyên tắc xác định giá bán là phải đảm bảo bù đắp được giá vốn, chi phí đã bỏ ra đồng thời bảo đảm cho DN có được khoản lợi nhuận định mức.
Trên ngun tắc đó, giá bán hàng hố của Cơng ty được xác định dựa trên công thức sau:
Giá bán hàng hoá = Giá mua thực tế + Thặng số thương mại Giá bán hàng hoá = Giá mua thực tế (1 + % Thặng số thương mại) 2.1.1.2.5. Chính sách kế tốn tại Cơng ty
- Cơng ty áp dụng chế độ kế tốn DN theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
- Hình thức kế tốn doanh nghiệp áp dụng là: Nhật ký chung - Niên độ kế toán: Từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm - Đăng ký kê khai nộp thuế: Chi cục thuế Hà Nội. - Mã số thuế: 0101330903
- Hình thức kê khai nộp thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ thuế - Đơn vị tiền tề sử dụng trong ghi chép kế tốn: VNĐ
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng
- Doanh nghiệp tính giá hàng tồn kho theo phương pháp đích danh và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Thời điểm ghi nhận doanh thu: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Khi khách hàng mua hàng hóa của doanh nghiệp, khách hàng đến tại kho của doanh nghiệp nhận hàng. Sau khi hàng hóa được giao cho người mua, nhân viên kho viết phiếu xuất kho và lập hóa đơn giá trị gia tăng thì đồng thời ghi nhận doanh thu.
- Chính sách bán hàng: Hiện nay cơng ty áp dụng hai hình thức bán bn và bán lẻ. Tuy nhiên vẫn chưa có một chính sách cụ thể nào bằng văn bản về các khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Tùy vào các trường hợp phát sinh cụ thể và các đối tượng khách hàng mà cơng ty có những chính sách linh động, hợp lý. Để từ đó giữ chân khách hàng lâu năm, đồng thời tìm kiếm những khách hàng tiềm năng mới.
2.1.1.2.6. Tổ chức cơng tác kế tốn
(Nguồn từ Phịng Tài chính kế tốn)
2.1.2. Ảnh hưởng của nhân tố mơi trường đến kế tốn bán hàng tại công ty CP thương mại & kỹ thuật lạnh Hà Nội
2.1.2.1. Ảnh hưởng của nhân tố vĩ mô
Năm 2003, Luật kế toán Việt Nam ra đời là văn bản mang tính pháp lý cao nhất trong lĩnh vực kế tốn. Do đó mọi hoạt động nghiệp vụ liên quan đến hoạt động kế toán đều chịu sự chi phối của Luật này, từ các quy định chung về chứng từ, tài khoản, sổ kế tốn đến việc lập các báo cáo tài chính. Trong đó các nghiệp vụ bán hàng cũng khơng phải là ngoại lê, cụ thể nhất: Điều 21 – Luật kế tốn cịn quy định rõ việc sử
dụng hoá đơn bán hàng trong hoạt động bán hàng.
Ngoài ra, để thống nhất và tạo khuôn khổ pháp lý trong lĩnh vực kế toán, nâng cao chất lượng thơng tin kế tốn cung cấp trong nền kinh tế quốc dân, và phục vụ cho cơng tác kiểm tra, kiểm sốt chất lượng cơng tác kế toán, từ năm 2001 đến nay Bộ trưởng BTC đã ban hành và cơng bố 26 Chuẩn mực kế tốn Việt Nam cùng các Thông tư hướng dẫn thực hiện các Chuẩn mực đó. Chuẩn mực kế tốn là một hành lang pháp lý quy định DN thực hiện cơng tác kế tốn của mình đúng luật. Có thể thấy rằng VAS là một yếu tố bên ngồi nhưng có tác động trực tiếp đến cơng tác kế tốn nói chung và cơng tác kế tốn bán hàng nói riêng của các DNTM. Ví dụ chuẩn mực quy định những nội dung về chi phí, doanh thu, ghi nhận doanh thu, tài sản cố định… Kế tốn tại các DN đều phải tn thủ khơng thể thay đổi.
Chế độ kế toán DN cũng là nhân tố ảnh hưởng đến kế toán bán hàng. Chế độ kế toán được ban hành đồng bộ cả chế độ chứng từ, sổ sách, tài khoản và đến báo cáo tài chính sao cho khoa học và hợp lý nhất, tạo điều kiện cho kế tốn nói chung và kế tốn bán hàng tại DNTM nói riêng, xử lý, phản ánh đúng bản chất của các hoạt động kinh tế phát sinh, làm cho thơng tin kế tốn cập nhật chính xác, nhanh chóng và kịp thời.
Kế toán trưởng Kế toán kho Kế toán tiền mặt Kế toán bán hàng và cơng nợ. Kế tốn tiền lương
Mặt khác, sự thống nhất giữa chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán cũng là một nhân tố ảnh hưởng đến kế toán bán hàng. Nếu giữa chế độ và chuẩn mực khơng có sự thống nhất sẽ làm cho người làm kế tốn lúng túng trong quá trình xử lý, phạm sai lầm trong hạch toán nghiệp vụ, ảnh hưởng tới kết quả, thơng tin do kế tốn cung cấp khơng chính xác, khơng phản ánh đúng tình hình tài chính, tình hình hoạt động kinh doanh của DN.
Để tồn tại và phát triển các DN phải nghiên cứu môi trường ngành nghề hoạt động với những chiều hướng ảnh hưởng của các nhân tố trong mơi trường đó, nhất là trong thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.
Đối với hoạt động bán hàng cịn có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng nằm bên ngoài bản thân mỗi DN mà DN khơng thể cải tạo hay kiểm sốt được, DN chỉ có thể thích nghi với nó như tình hình chính trị - xã hội, các chu kỳ khủng hoảng của nền kinh tế thế giới, những tác động dây chuyền từ nền kinh tế thế giới mà nền kinh tế VN phải gánh chịu, sự biến động của thị trường tiền tệ khi xảy ra lạm phát hay do sự thay đổi tỷ giá hối đoái giữa đồng ngoại tệ và đồng nội tệ… hoặc đơn thuần chỉ là xu thế tiêu dùng của người dân, thu nhập bình quân của người dân, …Tất cả các nhân tố đó sẽ ảnh hưởng đến chi phí đầu ra, giá cả thị trường, từ đó ảnh hưởng đến doanh thu bán hàng của các DN. Nhưng tất cả các DN trong cùng một nền kinh tế thì đều chịu chung những ảnh hưởng này. Thuận lợi và khó khăn mà DN nhận được hoặc gánh chịu thì đối thủ cạnh tranh của nó cũng vậy. Vì vậy mỗi DN phải tự biết khai thác triệt để các thời cơ, cơ hội mà mình nhận được. Từ đó sử dụng hiệu quả và phát huy tối đa nguồn lực nhằm tạo nên một vị trí vững chắc cho DN.
2.1.2.2. Ảnh hưởng của nhân tố vi mô
Các nhân tố chủ yếu ảnh hưởng tới kế tốn bán hàng của Cơng ty bao gồm: đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn và chính sách kế tốn tại Cơng ty.
Tác động của mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn đến tổ chức cơng tác kế tốn của DN. Có thể nói đây là nhân tố ảnh hưởng quan trọng nhất đến tổ chức cơng tác kế tốn của DN. Bộ máy kế tốn mà bao gồm những người có kiến thức chun mơn, kỹ năng và thái độ tốt thì điều này sẽ làm cho tổ chức cơng tác kế tốn phát huy được hiệu quả cao. Về kiến thức thì hầu hết những người làm cơng tác kế tốn tại Cơng ty phải qua đào tạo chuyên môn.
Song kiến thức ở đây địi hỏi là ln hiểu sâu, hiểu đúng bản chất của các chính sách chế độ kế toán, và phải thường xuyên cập nhật các thông tin đang diễn ra trong đời sống xã hội. Về kỹ năng, địi hỏi người làm cơng tác kế tốn phải biến các kiến thức mà mình có được để vận dụng thành thạo các thao tác trong cơng việc của mình và các thao tác đó phải được tiến hành một cách khoa học, phải rèn luyện và nâng cao khả năng tư duy. Về thái độ, đòi hỏi phẩm chất của người làm kế tốn phải ln trung thực, cản thận, tỉ mỉ, thận trọng và luôn phải tuân thủ theo đúng chế độ chính sách đã quy định.
Cơng ty CP thương mại & kỹ thuật lạnh Hà Nội tổ chức công tác kế tốn theo mơ hình tập trung, bộ máy kế tốn gọn nhẹ, đối với cơng tác kế toán bán hàng được giao cho nhân viên kế tốn bán hàng.
Chính sách kế tốn Cơng ty đang áp dụng rất rõ ràng, thuận lợi cho kế toán bán hàng, dễ dàng áp dụng trong công tác kế tốn bán hàng của Cơng ty. Trong q trình áp dụng chế độ kế tốn mới, tuy gặp khó khăn xong đã vận dụng trong cơng tác kế tốn của Công ty một cách linh hoạt và hiệu quả.
Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn có những điểm yếu: cơng việc liên quan đến kế tốn bán hàng là khá nhiều. Tổ chức cơng tác kế tốn gọn nhẹ sẽ tiết kiệm được chi phí, xong lượng cơng việc của kế toán cần giải quyết là rất lớn nên gây áp lực cho nhân viên.
Thường xuyên phải cập nhật các thông tin liên quan đến công tác tổ chức kế tốn, từ đó có những tiếp thu kịp thời để thay đổi phù hợp với yêu cầu pháp luật của Nhà nước, cũng như phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của DN.
2.2 Thực trạng kế tốn bán hàng tại cơng ty CP thương mại & kỹ thuật lạnh Hànội nội
2.2.1 Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ
Phiếu xuất kho: Được dùng làm căn cứ cho Thủ kho xuất hàng và lập Hoá đơn GTGT cho khách hàng. Giá trên phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng bán. Số lượng hàng bán trên Phiếu xuất kho và Hoá đơn GTGT phải trùng khớp nhau để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.
Hoá đơn GTGT: Khi bán hàng, phịng kế tốn sẽ lập chứng từ này căn cứ vào Phiếu xuất kho và Hợp đồng kinh tế giữa 2 bên (nếu có). Hố đơn GTGT bao gồm: Tên hàng hố, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, số tiền khách hàng phải thanh toán.
Chứng từ này dùng để xác định doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra phải nộp cho Nhà nước. Hoá đơn GTGT được lập làm 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần.
Liên 1 (màu tím): Được lưu lại trên gốc quyển Hoá đơn GTGT. Liên 2 (màu đỏ): Giao cho khách hàng.
Liên 3 (màu xanh): Lưu lại tại Công ty
Phiếu thu: Kế toán lập nhằm xác định rõ số tiền mặt, ngoại tệ… thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán các khoản thu có liên quan.
Giấy báo Có của ngân hàng: Là chứng từ được gửi tới từ Ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của Cơng ty.
Trình tự ln chuyển chứng từ về bán lẻ: Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng,
các chứng từ được lập để phản ánh nội dung kinh tế của các nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh. Các chứng từ này sẽ được kiểm tra về mặt nội dung, quy cách theo đúng quy định của Cơng ty. Nếu chứng từ đã hợp lệ thì sẽ được chuyển đến các bộ phận kế toán liên quan, họ có trách nhiệm định khoản, ghi số liệu trên chứng từ vào các sổ kế tốn có liên quan theo hình thức kế tốn Nhật ký chung.
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Tài khoản này dùng
để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế, các khoản giảm trừ doanh thu và xác định doanh thu thuần trong kỳ của DN. DN không sử dụng tài khoản cấp II và cấp III.
Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán: Tài khoản này phản ánh trị giá gốc của
thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ.
Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng: Tài khoản này phản ánh các khoản