5. Kết cấu bài khóa luận
2.2 THỰC TRẠNG KẾ TỐN BÁN NHĨM HÀNG THỨC ĂN CHĂN NUÔI TẠ
2.2.1 Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng tại công ty
Công ty cổ phần chăn nuôi C.P. Việt Nam – Chi nhánh Hải Dương là một công ty sản xuất – kinh doanh đa ngành nghề:
Các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty:
- Sản xuất thức ăn chăn nuôi
- Chế biến thực phẩm
- Sản xuất con giống
- ….
Trong đó, mặt hàng thức ăn chăn ni là một trong những mặt hàng mang lại doanh thu chủ yếu cho cơng ty. Theo phạm vi nghiên cứu của khóa luận, ở đây, em chỉ xin nêu chi tiết về mặt hàng thức ăn chăn nuôi. Công ty sản xuất – kinh doanh 3 loại thức ăn chăn nuôi dành cho gia cầm, dành cho gia súc và thức ăn cho cá. Trong đó có các loại dành cho gia cầm như: gà, vịt, chim cút, dành cho gia súc thì chủ yếu là lợn, ngồi ra cịn thêm thức ăn cho bị. Vì đây là những lồi vật ni phổ biến của nông dân Việt Nam.
Mặt hàng thức ăn chăn ni được đóng bao bì và tính theo đơn vị: bao Giá của bao bì đã bao gồm trong giá cả hàng hóa
a. Phương thức bán hàng tại công ty:
Do đặc điểm của cơng ty là cơng ty lớn, vì vậy cơng ty chỉ áp dụng phương pháp bán hàng là bán buôn qua kho cho khách hàng.
Phương thức bán bn qua kho: Hàng hóa xuất bán được lấy từ kho của cơng ty, hình thức vận chuyển như thế nào và chi phí vận chuyển do bên nào chịu sẽ được quy định rõ trong hợp đồng mua bán hàng hóa giữa cơng ty và
khách hàng. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng được chuyển bằng fax hoặc trực tiếp. Căn cứ vào nhu cầu thực tế khách hàng đặt hàng qua phòng kinh doanh, phòng kinh doanh sẽ lên đơn hàng chuyển qua cho bộ phận kế toán làm thủ tục xuất hàng và xuất hoá đơn cho các khách hàng.
b. Phương thức thanh tốn:
Cơng ty sử dụng hai phương thức thanh toán:
- Phương thức thanh toán trực tiếp: Đây là phương thức chủ yếu của cơng ty. Thanh tốn trực tiếp bằng tiền mặt hoặc tiền qua ngân hàng, khi khách hàng nhận được hàng hóa thì đồng thời cũng thanh tốn tiền cho cơng ty ln.
- Phương thức thanh toán trả chậm: Tức là sau khi mua hàng một khoảng thời gian thì khách hàng mới thanh tốn tiền, do đó hình thành khoản cơng nợ phải thu của khách hàng. Công ty sẽ đặt điều kiện cho khách hàng trong đó quy định thời hạn thanh toán cho phép. Trong tháng khách hàng phải thanh tốn tồn bộ số tiền hàng cho cơng ty.
c. Hình thức thanh tốn:
Khách hàng có thể thoanh tốn cho cơng ty bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản của công ty.
d. Chính sách bán hàng:
Để khuyến khích khách hàng mua hàng tại công ty, công ty đưa ra các chế độ chiết khấu thương mại đối với các khách hàng khác nhau, ưu đãi các khách hàng mới, tiềm năng và nâng cao quan tâm tới những khách hàng quen thuộc. Công ty áp dụng ức chiết khấu cố định cho tất cả các khách hàng như sau: Chiết khấu hàng tháng: 1%, Chiết khấu Quý: 1%, chiết khấu năm 0,5%. Ngoài các khoản chiết khấu cố định trên, tuy thuộc vào sản lượng tiêu thụ, chính sách hỗ trợ mà các khách hàng khác nhau sẽ có mức chiết khấu khác nhau.
Tuy nhiên, Cơng ty chỉ áp dụng chiết khấu thương mại đối với khách hàng, khơng có các khoản chiết khấu thanh tốn hoặc giảm giá hàng bán.
e. Phương pháp xác định giá vốn hàng bán:
Hiện nay, công ty Cổ phần Chăn nuôi C.P. Việt Nam – Chi nhánh Hải Dương sử dụng phương bình qn dữ trữ cả kỳ để tính giá vốn với mặt hàng thức ăn chăn ni. Gía vốn hàng xuất kho được tính vào mỗi cuối tháng, rồi từ đó phần mềm kế tốn sẽ chuyển giá vốn cho từng lơ hàng trong tháng.
Theo phương pháp này, giá hàng hóa xuất ra trong kỳ đươc tính theo giá đơn vị hàng hóa bình qn.
Giá thực tế hàng hóa xuất ra = Số lượng hàng hóa xuất ra x Giá đơn vị bình qn hàng hóa
Giá đơn vị bình qn cả kỳ dự trữ (tháng) Giá đơn vị
bình qn =
Giá thực tế hàng hóa tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế hàng hóa tồn đầu kỳ và nhập trongkỳ VD: Ngày 03 tháng 4 năm 2014 có xuất bán cho Cơng ty Cổ phần Sơn Trà 5000kg (200 bao 25kg) Thức ăn hỗn hợp lợn thịt siêu nạc 552S(#TAHH 552S) giá bán chưa thuế GTGT 340.000 đ/bao, thuế GTGT 5%. Hóa đơn GTGT số 0009785(Phụ lục số 07) Đế tính giá vốn xuất kho
Theo Báo cáo Nhập tháng 4/2014, trong tháng 4/2014 có 5 lần nhập kho thành phẩm Thức ăn hỗn hợp lợn thịt siêu nạc 552S (#TAHH 552S), cụ thể như sau:
Ngày Số lượng(KG) (đồng/kg)Đơn giá Thành tiền(Đồng) Tồn đầu tháng 35.000 12.520 438.200.000 2/4/2014 150.000 12.630 1.894.500.000 11/4/2014 95.000 12.640 1.200.800.000 18/04/2014 125.000 12.620 1.577.500.000 22/04/2014 135.000 12.625 1.704.375.000 28/04/2014 105.000 12.600 1.323.000.000 Tổng cộng 645.000 8.138.375.000
Theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ, giá của 1kg thức ăn Hỗn hợp lợn thịt siêu nạc 552S (#TAHH 552S) là: (Đơn vị tính: nghìn đồng/ KG)
438.200+1.894 .500+1.200 .800+1.577 .500+1.704 .375+1.323 .000
35.000+150.000+95.000+125.000+135.000+105.000 =12.618 Vậy giá xuất kho của lô hàng xuất bán cho Cơng ty Cổ phần Sơn Trà theo hóa đơn GTGT số 0009785 là:
5000 X 12.618= 63.008.178 VNĐ
2.2.2 Thực trạng kế tốn bán nhóm hàng thức ăn chăn ni tại Cơng ty cổ phần Chăn nuôi C.P. Việt Nam – Chi nhánh Hải Dương.
2.2.2.1 Tổ chức hạch toán ban đầu
Kế tốn bán hàng tại Cơng ty cổ phần Chăn nuôi C.P. Việt Nam – Chi nhánh Hải Dương sử dụng các chứng từ chủ yếu sau:
- Lệnh xuất kho: Do công ty tự lập. Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết
(hoặc thơng báo đặt hàng của khách hàng), phịng kinh doanh viết lệnh xuất hàng, sau đó chuyển sang phịng kế tốn để lập phiếu xuất kho.
- Phiếu xuất kho: Dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng. Trên phiếu
xuất kho chỉ ghi số lượng hàng hóa, khơng ghi số tiền. Số liệu trên PXK phải trùng khớp với số liệu ghi trên hóa đơn GTGT để thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu.
- Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01 GTKT – 3LL): Căn cứ vào PXK kiêm
vận chuyển nội bộ, kế tốn viết hóa đơn GTGT. Hóa đơn được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Lưu tại quyển gốc + Liên 2: Giao cho khách hàng + Liên 3: Lưu tại phịng kế tốn.
- Phiếu thu: Do kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, hạch toán các khoản liên quan.
- Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi
- Các chứng từ kế toán khác: Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quan, kế toán lập các chứng từ khác để phản ánh và lưu lại công ty.
b.Trình tự luân chuyển chứng từ:
Luân chuyển chứng từ kế tốn bán hàng tại Cơng ty cổ phần Chăn nuôi C.P. Việt Nam – Chi nhánh Hải Dương sẽ được thực hiện qua các bước sau:
- Bước 1: Lập, ký duyệt chứng từ: Bước này phản ánh nghiệp vụ bán hàng đã phát sinh và thực sự hồn thành, từ đó làm cơ sở ghi vào sổ kế toán. Khi phát sinh nghiệp vụ nào thì kế tốn bán hàng tiến hành lập các chứng từ liên quan như lệnh xuất kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu
chi,… Các chứng từ kế toán sau khi được lập sẽ được chuyển tới những thành viên, bộ phận có liên quan ký duyệt, phê chuẩn.
- Bước 2: Kiểm tra chứng từ: Để đảm bảo tính thận trọng trong cơng tác kế tốn, sau khi chứng từ bán hàng được lập, kế toán bán hàng sẽ kiểm tra những hóa đơn, chứng từ đó, chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng chứng từ đó để ghi sổ kế tốn.
- Bước 3: Sử dụng chứng từ: Sau khi kế toán bán hàng kiểm tra các yếu tố cơ bản trên chứng từ bán hàng đã lập hồn tồn hợp lý thì tồn bộ số liệu và thơng tin trên chứng từ bán hàng là cơ sở và căn cứ để ghi vào sổ kế toán (Sổ cái, sổ Nhật ký chứng từ, sổ Chi tiết các tài khoản, sổ chi tiết bán hàng…)
- Bước 4: Bảo quản và lưu trữ chứng từ: Tại Công ty cổ phần bia, rượu Sài Gịn – Đồng Xn, các hóa đơn chứng từ sau khi được sử dụng để ghi sổ đều được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ. Kế toán bán hàng sắp xếp các chứng từ bán hàng theo trình tự thời gian và đảm bảo an tồn
2.2.2.2 Tài khoản kế toán sử dụng
Hiện tại công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo QĐ 15/2006 ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC.
- TK 511 – “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” + TK 5111 – “Doanh thu bán thức ăn gia súc”
TK 51111- Doanh thu bán #TAHH 550S. TK 51112- Doanh thu bán #TAHH 551 TK 51113- Doanh thu bán #TAHH 552S …..
+ TK 5112 – “ Doanh thu bán thức ăn gia cầm” TK 51121 – Doanh thu bán #TAHH 510 TK 51122 – Doanh thu bán #TAHH 511 + TK 5113 – “Doanh thu bán thức ăn cá”
TK 51132 – Doanh thu bán #TAHH 969 …..
TK 131 – “Phải thu khách hàng” TK 3331- Thuế GTGT phải nộp
- TK 155 – “Thành phẩm”. Theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng bán và mỗi loại có đánh mã riêng biệt:
+ TK 155(1): Thành phẩm TAHH gia súc + TK 155(2): Thành phẩm TAHH gia cầm + TK 155(3): Thành phẩm TAHH cá
Tài khoản chi tiết 155(1) – “Thành phẩm TAHH gia súc” được chi tiết thành các tài khoản cấp 3: + TK 15511: #TAHH Lợn - TK 155111: #TAHH 550S - TK 155112: #TAHH 551 ….. + TK 15512:#TAHH Trâu, Bò -TK 155121: #TAHH 590 -TK 155122: #TAHH 593
- TK 632 – “Giá vốn hàng bán”. Phản ánh trị giá vốn hàng bán đã tiêu thụ trong kỳ. Tài khoản này được mở các sổ chi tiết theo dõi cho các loại mặt hàng khác nhau. Công ty tiến hành mở sổ chi tiết giá vốn theo từng mặt hàng.
- Ngồi ra, cơng ty sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 1111 – Tiền mặt Việt Nam, TK 112 – “Tiền gửi ngân hàng”, TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ, TK 333- Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (Chi tiết TK 3331, TK 33311)…
2.2.2.3 Vận dụng tài khoản kế tốn
Qua nghiên cứu kế tốn bán nhóm hàng thức ăn chăn nuôi tại công ty, trong tháng 4 năm 2014 có phát sinh một số nghiệp vụ:
Nghiệp vụ bán buôn trả tiền mặt
Ngày 1 tháng 4 năm 2014, công ty xuất kho bán thành phẩm TAHH lợn siêu nạc 552S (#TAHH 552S) cho Công ty Cổ phần Huy Quang. Số lượng 7500kg (300bao), đơn giá 340.500đ/bao. Thuế GTGT 5%. Khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt.
Căn cứ vào đơn đặt hàng của Công ty Cổ phần Huy Quang (phụ lục số 08), nhân viên bán hàng nhập vào phần mềm, kiểm tra hàng và in lệnh xuất kho số 64338( phụ lục số 09) chuyển cho thủ kho. Kế toán thanh toán kiểm tra số tiền phải trả của khách hàng, thông báo cho khách hàng số tiền phải nộp. Thủ quỹ tiền hành thu tiền của khách hàng, kế toán thanh toán tiền hành lập phiếu thu cho công ty Cổ phần Huy Quang số 31319869(phụ lục số 10). Sau khi nộp tiền, khách hàng tiến hành xuống kho nhận hàng. Nhận hàng xong quay lại để kế tốn tiến hành lập hóa đơn GTGT số 0009792( phụ lục số 11) và phiếu xuất kho số 0009792( phụ lục số 12).
Khi kế tốn nhập Hóa đơn GTGT và phần mềm kế toán, phần mềm sẽ tự động định khoản nghiệp vụ kế toán:
Nợ TK 1111: 110.257.500 Có TK 51113: 102.150.000 Có TK 33311: 5.107.500
Phần mềm sẽ đồng thời cũng định khoản nghiệp vụ giá vốn, tuy nhiên sẽ không ghi số tiền, đến cuối tháng sẽ ghi số tiền sau:
Nợ TK 63212: Có TK 15513:
Cuối tháng, phần mềm kế toán ghi số tiền vào nghiệp vụ định khoản giá vốn:
Nợ TK 63212: 94.635.000 Có TK 15513: 94.635.000
Ngày 1 tháng 4 năm 2014, Công ty xuất kho bán thành phẩm TAHH gà đẻ 524 (#TAHH 524) cho đại lý Nguyễn Thị Nhung. Số lượng 10000kg (400 bao), đơn giá 255.600đ/ bao, thuế GTGT 5%, đại lý xin ký nợ đến 29 tháng 4 thanh toán.
Căn cứ vào đơn đặt hàng của đại lý Nguyễn Thị Nhung (phụ lục số 13), nhân viên bán hàng kiểm tra và in lệnh xuất kho số 64410 (phụ lục số 14) chuyển cho thủ kho. Khách hàng xuống kho nhận hàng sau đó quay lại để kế tốn tiền hành lập hóa đơn GTGT số 0009810 (phụ lục số 15) và phiếu xuất kho số 0009810 (phụ lục số 16).
Khi kế tốn bán hàng nhập hóa đơn GTGT số 0009810 vào phần mềm kế toán, phần mềm kế toán sẽ tự động định khoản nghiệp vụ phát sinh:
Doanh thu: Nợ TK 131(200005214):107.352.000 Có TK 51124: 102.240.000 Có TK 33312: 5.112.000 Giá vốn Nợ TK 63224: Có TK 33312:
Cuối tháng phần mềm kế tốn ghi số tiền vào định khoản giá vốn:
Nợ TK 63224: 89.900.000
Có TK 15524: 89.900.000
Ngày 29 tháng 4, đại lý Nguyễn Thị Nhung thanh toán tiền hàng ngày 1 tháng 4 bằng tiền mặt. Kế toán thanh toán kiểm tra số tiền phải nộp của đại lý trên sổ theo dõi cơng nợ, sau đó thơng báo cho thủ quỹ để tiến hành thu tiền. sau khi thu tiền, kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu thu số 31320198 (phụ lục số 17).
Sau đó kế tốn tiến hành nhập vào phần mềm kế toán, phần mềm kế toán sẽ tự động định khoản làm giảm số tiền phải thu của đại lý Nguyễn Thị Nhung:
Nợ TK 1111: 107.352.000
Có TK 131(200005214): 107.352.000
Nghiệp vụ bán hàng có chiết khấu thương mại.
Vào ngày 10 hàng tháng, công ty tiến hành trả chiết khấu thương mại cho khách hàng. Căn cứ vào thư chiết khấu của giám đốc kinh doanh, kế tốn bán hàng tính chiết khấu thương mại cho khách hàng. Số tiền chiết khấu sẽ được trừ vào số tiền hàng trên hóa đơn nhưng khơng được q ½ tổng số tiền phải thanh tốn trên hóa đơn.
VD: ngày 10 tháng 4, công ty xuất kho thành phẩm bán TAHH lợn siêu nạc 550S, và TAHH lợn siêu nạc 551 cho đại lý Phạm Thị Mây. Số lượng TAHH 550S: 1000kg ( 40bao) đơn giá 506.300đ/ bao, TAHH 551 4000kg (160bao) đơn giá 426.500đ/bao, thuế GTGT 5%.
Khi nhận được đơn đặt hàng của đại lý Phạm Thị Mây (phụ lục số 18), nhân viên kinh doanh tiến hành lập lệnh xuất kho số 6580 (phụ lục số 19) chuyển cho thủ kho. Kế toán thanh toán kiếm tra số tiền khách hàng phải tra sau khi đã trừ phần chiết khấu trên sổ chi tiết chiết khấu, thông báo cho khách hàng số tiền phải thanh tốn. Thủ quỹ tiến hành thu tiền, sau đó kế tốn thanh toán lập phiếu thu số 31321187 (phụ lục số 21). Khách hàng nhận hàng tại kho, sau đó quy lại để kế tốn tiến hành lập hóa đơn GTGT số 0010136 (phụ lục số 22) và phiếu xuất kho số 0010136 (phụ lục số 23).
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0010136 mà kế tốn bán hàng nhập vào, phần mềm kế toán sẽ tự động định khoản các nghiệp vụ liên quan:
Doanh thu:
Nợ TK 1111: 46.458.300
Có TK 51111: 20.252.000 Có TK 51112: 68.240.000 Có TK 33311: 2.212.300 Giá vốn: Nợ TK 63211: Nợ TK 63212: Có TK 15511: Có TK 15512:
Cuối tháng, phần mềm kế toán tự động ghi số tiền vào định khoản giá vốn: Nợ TK 63211: 17.214.000 Nợ TK 63212: 59.368.000 Có TK 15511: 17.214.000 Có TK 15512: 59.360.000 2.2.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế tốn.
Cơng ty Cổ phần Chăn nuôi C.P. Việt Nam – Chi nhánh Hải Dương áp dụng hình thức kế tốn nhật ký chung cósử dụng phần mềm kế tốn SAP vào hạch toán kế toán.
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toánhoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra dùng làm chứng từ ghi sổ để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn SAP.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế tốn tổng hợp (Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 131, 511, 333, 111,