2.1.3. Bộ máy tổ chức và quản lý của SACOMBANK CN LONG
2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ chính của các phòng ban:
Ban Giám đốc:
Giám đốc
- Là ngƣời trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của Ngân hàng.
- Tiếp nhận và hƣớng dẫn cán bộ, nhân viên của Ngân hàng những nhiệm vụ của cấp trên bàn giao.
- Chiu trách nhiệm trƣớc pháp luật về những quyết định của mình. - Có quyền sắp xếp, bổ nhiệm, khen thƣởng kỷ luật cán bộ nhân viên của chi nhánh Ngân hàng do giám đốc quản lý.
Phó giám đốc
Hỗ trợ cho giám đốc, theo dõi hoạt động hằng ngày của các phịng, xử lý những cơng việc có tính chất ngồi phạm vi của trƣởng phịng.
Phòng Doanh nghiệp:
Quản lý và thực hiện các chỉ tiêu bán hàng theo các sản phẩm cụ thể
- Đánh giá về tình hình thị trƣờng và địa bàn định kỳ để phản hồi, phát triển sản phẩm doanh nghiệp và tham mƣu cho ban lãnh đạo chi nhánh. Phòng doanh nghiệp Phòng cá nhân KD ngoại hối Phòng hổ trợ Phịng kế tốn và quỹ Phịng hành chánh Phịng Giao dịch BP TT Quốc Tế Bộ phận xử lý tín dụng Bộ phận xử lý giao dịch Bộ phận kế toán Bộ phận ngân quỹ BAN GIÁM ĐỐC
- Tham mƣu Ban lãnh đạo chi nhánh giao, điều phối hợp chỉ tiêu bán hàng cho đơn vị trực thuộc chi nhánh.
- Hổ trợ các đơn vị trực thuộc chi nhánh thực hiện các chỉ tiêu bán hàng.
Tiếp thị và quản lý khách hàng:
- Xây dựng, thực hiện kế hoạch tiếp thị khách hàng.
- Trực tiếp tiếp thị khách hàng hoặc tiếp thị theo yêu cầu của đơn vị trực thuộc chi nhánh.
- Triển khai thực hiện các chƣơng trình, sự kiện quảng cáo cho các sảm phẩm dịch vụ.
- Hƣớng dẫn, giới thiệu, tƣ vấn khách hàng về sản phẩm dịch vụ. - Thu thập, tổng hợp và quản lý thông tin khách hàng phục vụ cho hoạt động của chi nhánh và tồn Sacombank.
- Chăm sóc khách hàng:
- Thực hiện cơng tác chăm sóc khách hàng.
- Triển khai chƣơng trình tập huấn, huấn luyện kỹ năng chăm sóc khách hàng cho đơn vị trực thuộc.
- Thu thập, tiếp nhận, xử lý và phản hồi về các ý kiến đóng góp, khiếu nại, thắc mắc của khách hàng.
Chức năng khác:
- Thực hiện thủ tục khi khách hàng sử dụng sảm phẩm dịch vụ và hƣớng dẫn khách hang đến quầy giao dịch liên quan.
- Hƣớng dẫn khách hàng bổ túc hồ sơ, tài liệu để điều chỉnh hồ sơ. - Thông báo quyết định của ngân hàng đến khách hàng liên quan đến đề nghị sử dụng sản phẩm dịch vụ của khách hàng.
- Đôn đốc khách hàng trả vốn và lãi đúng kỳ hạn.
- Xây dựng kế hoạch hành động theo định kỳ tuần, tháng, quý; theo dõi đánh giá tình hình thực hiện và đề xuất cho Ban lãnh đạo chi nhánh các biện pháp cải tiến, tăng cƣờng năng lực cạnh tranh và phát triển thị phần khắc phục khó khăn.
- Quản lý, kiểm tra, giám sát, hƣớng dẫn các bộ phận tại đơn vị trực thuộc chi nhánh trong mãng chức năng đƣợc giao.
Bộ phận thanh toán quốc tế:
Xử lý giao dịch thanh toán quốc tế.
- Xử lý các nghiệp vụ liên quan đến L/C Sài Gòn Thƣơng Tín.
- Xử lý các nghiệp vụ liên quan đến nhờ thu Sài Gịn Thƣơng Tín
- Xử lý nhờ thu trơn.
- Mua bán ngoại tệ phục vụ nhu cầu thanh tốn Sài Gịn Thƣơng Tín thei đúng quy định, quy chế kinh doanh ngoại hối của Ngân hàng.
Xử lý các giao dịch chuyển tiền quốc tế
- Xử lý các nghiệp vụ chuyển tiền đi nƣớc ngoài. - Thực hiện việc xác nhận mang ngoại tệ.
- Đầu mối thực hiện phát hành bankdraft theo uỷ quyền của Ban tổng giám đốc, xử lý nghiệp vụ huỷ bankdraft theo yêu cầu của khách hàng.
- Phối hợp kiểm kê bankdraft rỗng theo quy định.
- Mua bán ngoại tệ phục vụ nhu cầu chuyển tiền đi nƣớc ngoài hợp pháp theo đúng quy định, quy chế kinh doanh ngoại hối của Ngân hàng.
Chức năng khác
- Lập chứng từ có liên quan đến cơng việc do bộ phận phụ trách.
- Quản lý và lƣu trữ hồ sơ thanh toán quốc tế theo đúng quy định.
- Triển khai thực hiện các phần công việc trong các quy định tác nghiệp liên quan đến chức năng của bộ phận.
- Tham gia thực hiện các phần công việc trong các quy định có liên quan đến bộ phận.
- Lập bảng phân công cho các nhân sự để thực hiện các nghiệp vụ trên.
Phòng Cá nhân:
Quản lý và thực hiện các chỉ tiêu bán hàng theo các sản phẩm cụ thể
- Đánh giá về tình hình thị trƣờng và địa bàn định kỳ để phản hồi, phát triển sản phẩm cá nhân và tham mƣu cho ban lãnh đạo chi nhánh.
- Tham mƣu Ban lãnh đạo chi nhánh giao, điều phối hợp chỉ tiêu bán hàng cho đơn vị trực thuộc chi nhánh.
- Hổ trợ các đơn vị trực thuộc chi nhánh thực hiện các chỉ tiêu bán hàng.
Tiếp thị và quản lý khách hàng:
- Xây dựng, thực hiện kế hoạch tiếp thị khách hàng.
- Trực tiếp tiếp thị khách hàng hoặc tiếp thị theo yêu cầu của đơn vị trực thuộc chi nhánh.
- Triển khai thực hiện các chƣơng trình, sự kiện quảng cáo cho các sảm phẩm dịch vụ.
- Hƣớng dẫn, giới thiệu, tƣ vấn khách hàng về sản phẩm dịch vụ.
- Thu thập, tổng hợp và quản lý thông tin khách hàng phục vụ cho hoạt động của chi nhánh và tồn Sacombank.
Chăm sóc khách hàng:
- Thực hiện cơng tác chăm sóc khách hàng.
- Triển khai chƣơng trình tập huấn, huấn luyện kỹ năng chăm sóc khách hàng cho đơn vị trực thuộc.
- Thu thập, tiếp nhận, xử lý và phản hồi về các ý kiến đóng góp, khiếu nại, thắc mắc của khách hàng.
Chức năng khác:
- Thực hiện thủ tục khi khách hàng sử dụng sản phẩm dịch vụ và hƣớng dẫn khách hàng đến quầy giao dịch liên quan.
- Hƣớng dẫn khách hàng bổ túc hồ sơ, tài liệu để điều chỉnh hồ sơ.
- Thông báo quyết định của ngân hàng đến khách hàng liên quan đến đề nghị sử dụng sản phẩm dịch vụ của khách hàng.
- Đôn đốc khách hàng trả vốn và lãi đúng kỳ hạn.
- Xây dựng kế hoạch hành động theo định kỳ tuần, tháng, quý; theo dõi đánh giá tình hình thực hiện và đề xuất cho Ban lãnh đạo chi nhánh các biện pháp cải tiến, tăng cƣờng năng lực cạnh tranh và phát triển thị phần khắc phục khó khăn.
- Quản lý, kiểm tra, giám sát, hƣớng dẫn các bộ phận tại đơn vị trực thuộc chi nhánh trong mãng chức năng đƣợc giao.
Phòng hổ trợ kinh doanh: Quản lý tín dụng:
Hổ trợ cơng tác tín dụng:
- Thực hiện thủ tục bảo đảm tiền vay. - Tiếp nhận tài sản bảo đảm.
- Kiểm sốt lại hồ sơ cấp tín dụng và phản hồi lại cho Ban lãnh đạo những vấn đề chƣa đúng quy định (nếu có).
- Hồn chỉnh hồ sơ và thủ tục giải ngân, thu phí(nếu có): hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm, giấy nhận nợ, tiếp nhận bản chính giấy tờ sở hữu tài sản bảo đảm và các giấy tờ có liên quan.
- Tham gia cùng với Phòng Doanh nghiệp/Cá nhân kiểm tra sử dụng vốn định kỳ và đột xuất sau khi cho vay đối với khách hàng có nợ xấu.
- Lập thủ tục giải chấp tài sản bảo đảm: kiểm sốt tình hình dƣ nợ trƣớc khi lập giấy giải chấp, hồn trả bản chính giấy tờ sở hữu tài sản bảo đảm cho khách hàng.
- Kiểm soát hồ sơ cấp tín dụng tại các đơn vị trực thuộc Chi nhánh theo quy định của Ngân hàng.
Quản lý nợ:
- Quản lý danh mục cho vay, bảo lãnh theo danh mục ngành nghề kinh doanh, loại hình cho vay, hạn mức tín dụng... theo chính sách tín dụng của Ngân hàng trong từng thời kỳ và đề xuất biện pháp thích hợp để hạn chế rủi ro, nâng cao hiệu quả.
- Theo dõi và báo cáo cho Ban lãnh đạo Chi nhánh, thơng báo cho Phịng Cá nhân/Doanh nghiệp về tình hình thu vốn, lãi của Chi nhánh và diển biến của từng món vay. - Kiểm sốt chặt chẽ tình hình nợ gia han, nợ quá hạn, đề
xuất các biện pháp cụ thể để giảm thiểu nợ quá hạn, nợ không thu đƣợc lãi.
- Đề xuất biện pháp thực hiện việc thu nợ đối với các khoản nợ trễ hạn, nợ quá hạn, nợ xấu.
- Thực hiện các báo cáo định kỳ và đột xuất: tình hình nợ đến hạn trong 10 ngày kế tiếp, nợ trễ hạn, nợ đƣợc gia hạn, nợ quá hạn, nợ quá hạn đến 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng, 12 tháng, trên 12 tháng, danh mục cho vay theo ngành nghề, theo loại kỳ hạn, theo lãi suất, theo hạn mức và một số báo cáo khác có liên quan đến tín dụng.
- Lập kế hoạch nợ quá hạn, kế hoạch dự phòng rủi ro và theo dõi thực hiện.
- Lƣu trữ, bảo quản bản chính hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo lãnh, giấy nhận nợ, giấy gia hạn nợ và giấy tờ liên quan khác.
- Tổ chức lƣu trữ toàn bộ các bản sao hồ sơ cấp tín dụng đang lƣu hành, đã tất toán và các hồ sơ đã từ chối cho vay để tham khảo, cung cấp khi yêu cầu.
- Thông báo nhắc nợ nội bộ cho Phịng Doanh nghiệp/ Cá nhân.
Phịng kế tốn và ngân quỹ: Bộ phận kế toán:
- Hƣớng dẫn, kiểm tra cơng tác hạch tốn kế toán tại Chi nhánh và các đơn vị trực thuộc Chi nhánh.
- Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán và kiểm soát các hoạt động thanh tốn trong nội bộ tồn Chi nhánh, giữa Chi nhánh đối với các đơn vị khác trong hệ thống Sacombank và giữa Chi nhánh thanh toán trực tiếp với các Ngân hàng khác.
- Tiếp nhận, kiểm tra và tổng hợp số liệu kế toán phát sinh hàng ngày/tháng/quý/năm của các đơn vị trực thuộc.
- Chịu trách nhiệm hậu kiểm kịp thời chứng từ kế toán tại Chi nhánh, thực hiện, đề xuất các biện pháp xử lý các trƣờng hợp sai sót.
- Lƣu trữ và bảo quản kho chứng từ kế toán theo quy định. - Đầu mối tiếp nhận các yêu cầu về thanh toán, kiểm tra. - Xây dựng kế hoạch, cho phí điều hành và quản lý chi phí
điều hành toàn Chi nhánh.
- Quản lý số dƣ tài khoản của Chi nhánh tại các Ngân hàng và tài khoản của các Ngân hàng khác tại Chi nhánh phục vụ cho giao dịch liên Ngân hàng.
- Quản lý điều hoà thanh khoản toàn Chi nhánh và các đơn vị trực thuộc.
- Lập các chứng từ kế tốn có liên quan đến cơng việc do Phòng đảm trách.
- Tổng hợp kế hoạch kinh doanh, tài chính hàng tháng, năm do Phòng tác nghiệp và các đơn vị trực thuộc xây dựng, lập kế hoạch tài chính, theo dõi tổng hợp các phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch theo định kỳ
của toàn Chi nhánh và các đơn vị trực thuộc, thực hiện báo cáo số liệu hàng tháng/quý/năm theo yêu cầu.
Bộ phận ngân quỹ:
- Thu chi và xuất nhập tiền mặt, tài sản quý và giấy tờ có giá .
- Tạm ứng quỹ, thanh toán tạm ứng với quỹ phụ và các đơn vị trực thuộc theo quy định.
- Kiểm đếm, phân loại, đóng bó tiền theo quy định.
- Bốc xếp tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá lên xuống các phƣơng tiện vận chuyển theo quy định.
- Quản lý, theo dõi, giám sát quá trình vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá.
- Thực hiện kiểm kê tồn quỹ hàng ngày, định kỳ và đột xuất theo quy định.
- Lƣu trữ, bảo quản tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong kho theo quy định.
- Thực hiện các công tác nhằm bảo đảm tuyệt đối an tồn kho quỹ theo quy định.
Phịng hành chánh.
Quản lý công tác hành chánh:
- Tiếp nhận, phân phối, phát hành và lƣu trữ văn thƣ. - Đảm nhiệm công tác lễ tân, hậu cần của Chi nhánh.
- Thực hiện mua sắm, tiếp nhận, quản lý, phân phối tất cả các loại tài sản, vật phẩm liên quan đến hoạt động tại Chi nhánh.
- Thực hiện quản lý, bảo dƣỡng cơ sở hạ tầng toàn chi nhánh.
- Chủ trì việc kiểm kê tài sản của Chi nhánh và các đơn vị trực thuộc.
- Tham mƣu, theo dõi thực hiện chi phí điều hành trên cơ sở có kế hoạch đã đƣợc duyệt.
- Chịu trách nhiệm tổ chức theo dõi kiểm tra công tác áp tải tiền bảo vệ an ninh, phòng cháy chữa cháy và bảo đảm tuyệt đối an toàn cơ sở vật chất trong và ngoài giờ làm việc.
- Quản lý hệ thống kho hàng cầm cố của Sacombank và nhân sự phụ trách kho hàng cầm cố(chi thực hiện đối với
các Chi nhánh hoạt động tại địa bàn khơng có hệ thống kho hàng của công ty quản lý nợ và khai thác tài sản trực thuộc Sacombank).
Quản lý công tác nhân sự:
- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự tại Hội sở trong công việc tuyển dụng tại Chi nhánh.
- Phối hợp với Phòng Nhân sự tại Hội sở trong việc tuyển dụng tại Chi nhánh.
- Quản lý các vấn đề nhân sự liên quan đến luật lao động: hợp đồng lao động. Nghỉ phép.. tại Chi nhánh.
- Tham gia giải quyết các tranh chấp lao động tại Chi nhánh.
- Tổng hợp kết quả thi đua khen thƣởng toàn Chi nhánh. - Báo cáo lao động định kỳ theo quy định của chính quyền
địa phƣơng.
- Tham mƣu cho Giám đốc Chi nhánh việc sắp xếp, bố trí, điều động, đề bạt và xử lý kỷ luật đối với các nhân viên của Chi nhánh.
Công tác IT
- Giám sát hệ thống công nghệ thông tin tại Chi nhánh và các đơn vị trực thuộc(mạng, server, các chƣơng trình ứng dụng).
- Hỗ trợ sử dụng và khai thác tài nguyên công nghệ thông tin tai Chi nhánh và các đơn vị trức thuộc.