3 .Thanh toán với nhà nƣớc
4. Hoạt động thanh toán với khách hàng trong nƣớc
4.1. Nội dung của hoạt động thanh toán
Thanh toán với khách hàng trong nƣớc thực chất là thanh tốn với ngƣời mua. Ta biết rằng cơng ty họat động dựa vào các hợp đồng đặt hàng trong nƣớc, rồi sau đó liên lạc với nhà cung cấp nƣớc ngoài để mua và hƣởng chênh lệch giữa giá mua vào – bán ra hoặc hoa hồng môi giới. Do vậy quan hệ với khách hàng trong nƣớc là việc doanh nghiệp có cho thanh tốn chậm hay khơng ?.
Thông thƣờng khi thực hiện hợp đồng nào đó hoặc là doanh nghiệp mua theo hình thức tín thác hƣởng hoa hồng hoặc là dùng tiền mình để mua. Với hình thức đầu thì khơng phát sinh cơng nợ, nên chỉ xét chủ yếu là hình thức sau.
Do quan hệ thƣơng mại lâu dài nên doanh nghiệp phải cho khách hàng trả chậm từ 1 – 3 tháng hoặc hơn. Số tiền trong hợp đồng thƣờng đƣợc chia làm 2 đợt: Đợt 1 là thanh toán ngay khi giao hàng, đợt 2 là trả chậm nhƣng với tỉ lệ bao nhiêu thì tùy thuộc vào khách hàng mà doanh nghiệp quan hệ. Việc thanh tốn chậm sẽ hình thành nên các khoản phải thu từ khách hàng hay phải thu khác.
Tuy nhiêu cũng có lúc do nhu cầu của khách hàng khơng q phức tạp nên doanh nghiệp có thể mua ngay trong nƣớc mà không cần mua ở nƣớc ngoài. Cho nên ngoài lƣợng tiền thanh toán ngay, doanh nghiệp còn đƣợc thanh tốn chậm một thời gian vì doanh nghiệp hoạt động có uy tín và sự đảm bảo nên sẽ hình thành các khoản phải trả ngƣời bán.
Ngồi ra, trong q trình hoạt động doanh nghiệp còn mua – bán các loại hàng hóa khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh nhƣ: Mua sắm tài sản, bán các dịch vụ thƣơng mại…. đã tạo thành các khoản phải thu, phải trả khác. Do thế mà quan hệ thanh toán với khách hàng trong nƣớc của doanh nghiệp phong phú và với khối lƣợng lớn hơn.
Sau đây là thống kê tình hình thanh tốn với khách hàng trong nƣớc của doanh nghiệp trong 3 năm qua.
BẢNG THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG TRONG NƢỚC
Đơn vị: Đồng
Chỉ tiêu
Năm 2001 Năm 2002 I. NĂM 2003 2002/2001 2003/2002
Số tiền % Số tiền % Số tiền % II. LẦN % Lần %
1. Phải thu từ khách hàng 56.218.192.662 40.22 103.061.859.376 54.92 53.934.000.000 31.4 1.8332 83.32 0.5233 - 47.67 2. Phải thu khác 24.395.440 0.03 440.662.218 0.23 332.475.000 0.19 18.063 1706.3 0.7545 - 24.55 3. Phải trả ngƣời bán 2.789.431.534 1.99 10.204.946.754 5.44 4.515.000.000 2.63 3.6584 265.84 0.4424 - 55.76 4. Phải trả, phải nộp khác 43.726.866.243 31.28 27.615.704.986 14.71 31.935.400.000 18.59 0.6315 -36.85 1.1564 15.64 5. Đƣợc khách hàng trả rồi 33.116.818.268 23.69 43.213.904.512 23.03 78.066.000.000 45.46 1.305 30.05 1.8065 80.65 6. ST đã trả ngay 3.910.287.535 2.79 3.133.331.752 1.67 2.960.500.000 1.73 0.8013 -19.87 0.9448 -5.52
Nhƣ vậy bảng trên đã thể hiện toàn bộ hoạt động thanh toán với khách hàng trong nƣớc của doanh nghiệp mà chủ yếu là phải thu từ khách hàng và số tiền đã giao ngay khi bán hàng. Năm 2001 phải thu từ khách hàng chiếm 40.22%; đƣợc khách hàng trả ngay là 23.69% và những năm sau đều tăng hơn thế, chứng tỏ rằng khách hàng trong nƣớc chủ yếu là ngƣời mua hàng, còn các khoản phải thu khác chiếm tỉ trọng rất ít, chƣa đầy 1%. Nhƣng phải nộp, phải trả khác lại chiếm tỉ trọng khá cao trong kim ngạch thanh toán. Vậy là các khoản chi ngồi thanh tốn cho khách hàng rất nhiều. Đây là vấn đề doanh nghiệp cần nghiên cứu lại đã hợp lý hay chƣa ?.
Cũng giống nhƣ các loại thanh toán khác, thanh toán với khách hàng trong nƣớc của năm 2002 lại đạt kim ngạch cao nhất, sau đó đến năm 2003 và năm 2001.
Bên cạnh đó ta cũng thấy rằng số tiền thanh toán ngay chiếm tỉ trọng ngày càng cao và số tiền đó cũng tăng lên qua các năm vì dụ: Số tiền đã thanh tốn với ngƣời mua năm 2002 tăng 30.5% so với năm 2001; năm 2003 tăng đến 85.65% so với năm 2002. Nhƣ vậy là doanh nghiệp đã cho thanh toán chậm ít hơn, đỡ bị chiếm dụng vốn hơn.
Quan sát khối lƣợng thanh toán ngay và thanh tốn chậm thì thấy là thanh tốn chậm chiếm tỉ trọng cao hơn trong các giao dịch kinh tế. Thanh toán với khách hàng trong nƣớc là phần thanh toán quan trọng nhất trong doanh nghiệp. Vì doanh nghiệp hoạt động theo nhu cầu của khách hàng nên phải thƣờng xuyên tìm kiếm khách hàng và mối hàng mới, do vậy thanh toán chậm là điều khoản thu hút nhiều khách hàng nhất, tuy giá cả thanh toán chậm cao hơn thanh tốn ngay. Ngồi ra doanh nghiệp cũng cố gắng để có thể đƣợc trả chậm từ ngƣời bán.
Khi xem xét bảng cân đối phát sinh công nợ tài khoản 131 – phải thu của khách hàng các năm cho thấy khách hàng thƣờng xuyên của doanh nghiệp là các bệnh viện, cơng ty cơ khí, xây dựng và thiết bị phụ tùng, các trung tâm y tế, các phòng khám tƣ,….
Chứng tỏ sản phẩm mà khách hàng thƣờng mua là các loại máy móc, thiết bị y tế, xây dựng và cơ khí. Cịn khách hàng là cá nhân hầu nhƣ khơng có. Do có quan hệ thƣờng xuyên nên thanh tốn chậm là điều cần thiết.
Cịn về rủi ro trong thanh tốn thì khơng thể tránh khỏi, một số khách hàng sau đã khi giao hàng, đến thời hạn thanh tốn thì khơng có tiền để thanh tốn, do vậy doanh nghiệp phải chịu chậm thêm một thời gian nữa. Tuy nhiêu
là khơng có việc khách hàng khơng trả tiền nhƣng số tiền quá hạn thanh toán chiếm tỉ trọng từ 3 –5 % tổng giá trị thanh tốn. Nhƣ vậy trƣớc khi kí hợp đồng, doanh nghiệp cũng phải xem xét tỉ lệ thanh toán chậm cho từng đối tƣợng khách hàng để hạn chế nợ quá hạn mà DN phải chịu.
4.2. Phương thức và phương tiện thanh toán
a) Phương thức thanh toán
Trong nƣớc do hoạt động ngân hàng rất phổ biến, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều có tài khoản mở tại ngân hàng nên hoạt động thanh toán qua ngân hàng là chủ yếu.
Đối với cơng ty, tiền mặt sử dụng rất ít chỉ chiếm dƣới 17% và có xu hƣớng giảm dần. Năm 2001 tỉ trọng sử dụng tiền mặt là 17.8%, năm 2002 là 14.07% và năm 2003 là 5.31% cịn lại là hình thức chuyển tiền để thanh tốn cho nhau. Cơng ty thƣờng sử dụng tiền mặt với các phòng khám tƣ, trung tâm y tế địa phƣơng cịn với các cơng ty hay bệnh viện thì sử dụng chuyển tiền là nhanh và hiệu quả nhất.
Ngoài tỉ trọng của phƣơng thức chuyển tiền ngày càng cao thì khối lƣợng cũng tăng. Cụ thể là năm 2002 tăng 40.34% so với năm 2001, năm 2003 tăng 0.8% so với năm 2002. Điều đó cho thấy thanh tốn khơng dùng tiền mặt ngày càng chiếm ƣu thế và sử dụng thƣờng xuyên giữa các doanh nghiệp, công ty với nhau.
Với cơng ty, thì khơng sử dụng hình thức ghi sổ vì quan hệ tuy là thƣờng xuyên nhƣng một năm chỉ đơi ba lần, nên chỉ có hình thức chuyển tiền là phù hợp nhất.
Sau đây là số liệu cụ thể về phƣơng thức và phƣơng tiện thanh toán qua 3 năm: 2001, 2002, 2003 tại doanh nghiệp
BẢNG THỐNG KÊ PHƢƠNG THỨC THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG TRONG NƢỚC
Đơn vị: Đồng
Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 2002/2001 2003/2002
SỐ TIỀN % Số tiền % Số tiền % Lần % Lần %
1. Trực tiệp bằng tiền mặt 24.879.316.969 17.8 26.406.890.555 14.07 9.115.682.300 5.31 1.0614 6.14 0.3452 -65.48 2. PH chuyển tiền 114.906.594.713 82.2 161.263.519.043 85.93 162.624.692.700 94.69 1.4034 40.34 1.008 0.8 Tổng 139.785.911.682 187.670.409.598 171.743.375.000 1.3426 34.26 0.9151 -8.49
BẢNG THỐNG KÊ VỀ CƠNG CỤ THANH TỐN VỚI KHÁCH HÀNG TRONG NƢỚC
Đơn vị: Đồng
Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 2002/2001 2003/2002
Số tiền % Số tiền % Số tiền % Lần % Lần %
1. Tiền mặt 24.879.316.969 17.8 26.406.890.555 14.07 9.115.682.300 5.31 1.0614 6.14 0.3452 -65.48
2. Séc 4.665.908.513 3.34 3.146.577.412 1.68 23.103.490.800 13.45 0.6744 -32.56 7.3424 634.24
3. UNC 21.034.651.419 15.05 32.599.043.421 17.37 10.429.670.900 6.07 1.5498 54.98 0.3199 -68.01
4.UNT 89.206.534.701 63.81 125.517.907.210 66.88 129.094.531.000 75.17 1.407 40.7 1.0285 2.85
b) Phương tiện thanh toán
Chúng ta biết rằng khách hàng chủ yếu là ngƣời mua, do thế công ty thƣờng dùng UNT để thanh tốn. Sau khi giao hàng, cơng ty sẽ lập bộ UNT và nhờ ngân hàng thu hộ. Ngân hàng mà doanh nghiệp thƣờng giao dịch là Ngân Hàng Công Thƣơng Việt Nam, NHCT Chƣơng Dƣơng và Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn. Do giá trị mỗi hợp đồng khá lớn trên 1 tỉ đồng nên séc rất ít khi đƣợc dùng. Khi sử dụng hình thức UNT thì sẽ bảo đảm khả năng thanh tốn và nâng cao trách nhiệm của ngân hàng. Cụ thể năm 2001, thanh toán bằng UNT chiếm 63.81%, năm 2002 là 66.88% và năm 2003 là 75.17%. Nhƣ vậy ngày càng sử dụng UNT nhiều hơn trong thanh tốn. Hơn nữa cơng ty cho rằng trong các phƣơng tiện thanh tốn thì UNT chắc chắn thu đƣợc tiền, lại có một khoảng thời gian từ khi giao hàng đến khi nhận tiền nên thuận lợi cho cả đơi bên. Khối lƣợng thanh tốn bằng UNT năm 2002 cao hơn năm 2001 là 40.7%, năm 2003 tăng hơn năm 2002 là 2.85% mặc dù khối lƣợng giá trị thanh tốn năm 2003 ít hơn năm 2002.
Bên cạnh đó khi thanh tốn cho ngƣời bán, UNC cũng hay đƣợc sử dùng và chiếm tỉ trọng khá cao. Sử dụng đƣợc phƣơng tiện này là do cơng ty hoạt động có uy tín vì sau khi giao hàng mới lập bộ UNC nên rủi ro sẽ rất lớn. Tuy nhiên với những hợp đồng có giá trị nhỏ thì sử dụng séc là thuận tiện nhất, nên séc cũng đƣợc dùng trong cơng ty nhƣng rất ít và ngày càng giảm. Chỉ có các khoản phải thu, phải trả khác thì doanh nghiệp hay dùng séc trong giao dịch vì đối tác thƣờng là cá nhân khơng có tài khoản tại ngân hàng nên khơng thể sử dụng UNT hoặc UNC đƣợc.
Cuối cùng là tiền mặt thì khơng thể thiếu trong thanh tốn và chiếm tỉ trọng khá lớn, nhƣng vẫn có xu hƣớng giảm xuống, giữa các tổ chức kinh doanh với nhau thì tiền mặt khơng cịn là thích hợp nữa, thanh tốn qua ngân hàng có nhiều ƣu điểm hơn.
Mặc dù thế thì tổng kim ngạch thanh tốn với khách hàng trong nƣớc cũng giảm xuống vào năm 2003 (giảm 8.49% so với năm 2002) vì tổng giá trị các hợp đồng năm 2002 cao hơn, lại phát sinh nhiều chi phí hơn.
Qua đó ta thấy tiền mặt đang có xu hƣớng ít sử dụng trong thanh tốn, thay vào đó là UNT, UNC. Cịn séc và những phƣơng tiện khác chỉ dùng với những món nhỏ, giá trị khơng nhiều và có lẽ năm tiếp theo thì xu hƣớng ấy sẽ
5. Thanh tốn với khách hàng nƣớc ngồi
Đây có thể coi là phần thanh toán quan trọng thứ hai đối với doanh nghiệp, với lĩnh vực XNK thì thanh tốn quốc tế là khơng thể thiếu. Công ty đã hoạt động trong lĩnh vực này khoảng gần 7 năm, do đó đã có quan hệ với rất nhiều nƣớc trên thế giới chủ yếu là thị trƣờng Châu Âu, Châu Á, là những nƣớc có nền khoa học phát triển, máy móc tiên tiến phù hợp với nhu cầu của khách hàng trong nƣớc.
Do vậy quan hệ với nhà cung cấp nƣớc ngồi chính là tìm kiếm thị trƣờng đầu vào cho cơng ty, nên hoạt động thanh tốn chủ yếu là cho hoạt động mua hàng hóa theo hợp đồng đã kí kết với ngƣời mua trong nƣớc. Cho nên thanh toán quốc tế của cơng ty là thanh tốn với các nhà cung cấp.
Do công ty không xản xuất nên hoạt động xuất khẩu là khơng có, nhƣng sắp tới cơng ty sẽ đƣa vào họat động một số nhà máy sản xuất hàng xuất khẩu nên khối lƣợng thanh toán sẽ tăng lên rất nhiều.
3 năm qua do chủ yếu là thanh toán với nhà cung cấp nên chỉ sử dụng phƣơng thức thanh tốn tín dụng chứng từ và chuyển tiền. Một phần cũng là do uy tín của doanh nghiệp trên trƣờng quốc tế không cao nên nhà cung cấp yêu cầu dùng các phƣơng thức đảm bảo chắc chắn sẽ thanh tốn.
BẢNG THỐNG KÊ THANH TỐN QUỐC TẾ
Đơn vị: Đồng
CHỈ TIÊU Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 2002/2001 2003/2002
Số tiền % Số tiền % Số tiền % Lần % Lần %
1. Phƣơng thức tín dụng chƣng từ 56.063.494866 72.32 113.295.643.807 89.76 97.647.320.000 85.04 2.021 102.1 0.8618 -13.82 2. chuyển tiền ngay 21.456.319.500 27.68 12.931.506.400 10.24 17.175.180.000 14.96 0.6027 -39.73 1.328 32.8 Tổng 77.519.814.366 126.227.150.207 114.822.500.000 1.6283 62.83 0.9096 -9.04
Với phƣơng thức tín dụng chứng từ thì doanh nghiệp sử dụng theo yêu cầu của khách hàng, khi xác định ngân hàng thanh toán theo yêu cầu nhà cung cấp mà doanh nghiệp sẽ mở L/C tại ngân hàng đó. Thơng thƣờng đó là Ngân Hàng Ngoại Thƣơng Việt Nam (VIETCOMBANK), vì đây là ngân hàng có nhiều uy tín trong thanh tốn quốc tế lại là ngân hàng mà doanh nghiệp mở tài khoản nên sẽ dễ dàng trong q trình thanh tốn.
Loại L/C doanh nghiệp thƣờng dùng là L/C một lần, cứ một lần giao dịch lại lập một bộ L/C dựa trên hợp đồng đã kí kết, loại L/C này thƣờng là L/C không thể hủy ngang và L/C khơng thể hủy ngang có xác nhận vì khách hàng không tin vào ngân hàng thanh tốn, nên sẽ u cầu có sự xác nhận một ngân hàng khác có uy tín hơn.
Với số liệu trên rõ ràng là phƣơng thức này đƣợc dùng nhiều nhất trong các hợp đồng kinh tế. Cụ thể tỉ trọng năm 2001 là 72.32%, năm 2002 là 89.76% và năm 2003 là 85.04%. Chứng tỏ đây là phƣơng thức chính trong thanh tốn, hơn nữa đây cũng là phƣơng thức phổ biến trong thanh toán quốc tế hiện nay.
Do nhu cầu ngƣời mua năm 2003 giảm xuống, nên giá trị thanh toán năm này cũng giảm so với năm 2002 (cụ thể giảm 13.82%). Đây cũng là điều dễ hiểu vì cơng ty hoạt động dựa vào đơn đặt hàng của khách hàng trong nƣớc, nên khối lƣợng giá trị thanh tốn cịn tùy thuộc vào việc tìm kiếm khách hàng của công ty.
Nếu dùng phƣơng thức này sẽ kéo dài thời gian thanh tốn mà số tiền đã kí quỹ thì khơng thể sử dụng đƣợc. Nhƣng do uy tín của các doanh nghiệp Việt Nam trên thƣơng trƣờng quốc tế không cao nên đây là phƣơng thức chặt chẽ nhất và an toàn nhất cho khách hàng.
Bên cạnh phƣơng thức tín dụng chứng từ, cơng ty cịn sử dụng phƣơng thức chuyển tiền nhanh. Để dùng đƣợc phƣơng thức này địi hỏi phải có sự tin cậy lẫn nhau rất cao và chủ yếu dùng cho khách hàng thƣờng xuyên. Khi dùng phƣơng thức này thì hàng về đến cảng Hải Phịng (địa điểm giao nhận hàng thƣờng xuyên của công ty), công ty sẽ yêu cầu ngân hàng chuyển tiền cho bên bán và trong vòng 24 giờ bên bán sẽ nhận đƣợc tiền ( hình thức này ở cơng ty gọi tắt là TTR). Ngồi phƣơng thức tín dụng chứng từ, giá trị thanh tốn cịn lại là dùng theo phƣơng thức này. Theo bảng thống kê trên thì năm 2002 giá trị thanh toán theo phƣơng thức này giảm 39.73% so với năm 2001, còn năm 2003 lại tăng 32.8% so với năm 2002. Nhƣ vậy năm 2003 cơng ty có
quan hệ với nhiều khách hàng quen hơn, do quen biết đã lâu nên tin tƣởng nhau và sử dụng phƣơng thức chuyển tiền.
Khi sử dụng các loại thanh tốn này của ngân hàng thì doanh nghiệp phải trả một số phí nhất định, thƣờng là 0.2% giá trị hợp đồng. Do vậy ngoài giá trị phải trả trong hợp đồng, doanh nghiệp cịn phải thanh tốn phí cho ngân hàng.
Tuy là khối lƣợng thanh tốn quốc tế có chiều hƣớng tăng nhƣng năm 2002 vẫn là cao nhất, hơn năm 2001 62.83%, hơn năm 2003 9.04%.
Để thực hiện các phƣơng thức trên, doanh nghiệp sử dụng hối phiếu để làm phƣơng tiện thanh toán trong tất cả các hợp đồng. Hối phiếu là do ngƣời bán kí phát cho ngƣời mua, vì vậy mà các nhà cung cấp đã sử dụng hối phiếu để thanh toán trong các giao dịch. Nguyên nhân là do hối phiếu đã đƣợc ban