hố ở Cơng ty TNHH Tân Hồng Hà
Qua nghiên cứu tình hình thực tế của công ty kết hợp với phân tích đánh giá, q trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hố ở THH, tơi xin đưa ra một số giải pháp góp phần hồn thiện hơn nữa quy trình nghiệp vụ này, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu của công ty trong tương lai.
3.2.1 Một số cải tiến trong quy trình tổ chức thực hiện nhập khẩu hàng hố ở Cơng ty TNHH Tân Hồng Hà hố ở Cơng ty TNHH Tân Hồng Hà
3.2.1.1 Trong nghiệp vụ mở L/C
Trong cơng việc mở L/C có hai bước mà cơng ty cần phải tiến hành là lập đơn xin mở và ký quỹ mở L/C.
Đơn xin mở L/C ràng buộc trách nhiệm của ngân hàng mở L/C với nhà nhập khẩu, đồng thời nó là cơ sở giải quyết tranh chấp (nếu có) giữa nhà nhập khẩu và ngân hàng, Đơn xin mở L/C cũng là căn cứ để ngân hàng phát hành L/C. Cơ sở để viết đơn xin mở L/C là hợp đồng được ký kết giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu.
Để tránh phải điều chỉnh L/C vừa mất thời gian vừa tốn kém chi phí, ngay từ đầu cơng ty cần cân nhắc kỹ nội dung, sao cho vừa chặt chẽ, ngắn gọn, vừa tôn trọng điều khoản đã thoả thuận trong hợp đồng, và nhà xuất khẩu chấp nhận được.
Cơng ty có thể fax đơn xin mở L/C cho nhà xuất khẩu xem trước và cho ý kiến. Hai bên sẽ trao đổi thông tin qua fax, email, telephone…sao cho đi đến sự thống nhất giữa hai bên. Như vậy nếu có thiếu sót, hay có chỗ nào cịn vướng mắc, nhà xuất khẩu sẽ fax lại yêu cầu, vừa đơn giản, vừa nhanh chóng vừa tiết kiệm chi phí. Khi hai bên đã hoàn toàn thống nhất, THH sẽ tiến hành mở L/C.
3.2.1.2 Trong nghiệp vụ thanh toán
Phương thức thanh tốn tín dụng chứng từ có rất nhiều ưu điểm. Tuy nhiên khơng phải khơng có những hạn chế. Việc thanh tốn chỉ dựa trên chứng từ mà không dựa trên thực tế hàng hố, cho nên bên bán có thể lợi dụng điều đó để được thanh tốn. Ví dụ: xuất trình chứng từ giả, chứng từ không thống nhất với hàng hố. Nếu cơng ty vẫn thanh tốn, cơng ty phải chấp nhận rủi ro là không nhận được hàng hoặc nhận hàng khơng đúng với hợp đồng. Để tránh tình trạng này, công ty phải quy định chặt chẽ nội dung, và hình thức của bộ chứng từ. Bộ chứng từ bên bán xuất trình được ngân hàng chấp nhận thanh tốn, phải đảm bảo những yêu cầu sau:
- Vận đơn phải do hàng tàu đích danh lập.
- Hoá đơn thương mại nên có sự xác nhận của đại diện phía cơng ty, của phịng thương mại hay hố đơn lãnh sự.
- Giấy chứng nhận về số lượng, chất lượng phải do cơ quan có uy tín ở nước xuất khẩu cấp
Trước đó, cơng ty nên tìm hiểu kỹ càng về đối tác. Cơng ty có thể tham vấn ý kiến ngân hàng về tinh hình hoạt động kinh doanh của nhà xuất khẩu, tránh tình trạng khơng nhận được hàng, hoặc nhận hàng khơng đúng vẫn phải thanh toán.
Trong hợp đồng, THH có thể quy định thêm một số điều khoản thưởng phạt, và mức thưởng phạt cụ thể nếu người bán không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ quy định trong hợp đồng.
Nếu hai bên mới có quan hệ làm ăn, và THH vẫn chưa thật sự tin tưởng đối tác, cơng ty có thể yêu cầu nhà xuất khẩu gửi bản sao bộ chứng từ thanh toán, để tham khảo, điều chỉnh hoặc yêu cầu thêm, phòng trường hợp hàng đến nơi mà cơng ty vẫn chưa thể xuất trình bộ chứng từ để nhận hàng, hoặc bộ chứng từ không hợp lệ.
Nếu hai bên đã có mối quan hệ làm ăn lâu dài, và thực sự tin tưởng nhau, thì việc áp dụng hình thức thư tín dụng huỷ ngay, trả ngay rất cứng ngắc, và tốn kém thời gian và chi phí. Trong trường hợp này, cơng ty có thể linh hoạt hơn bằng việc sử dụng hình thức chuyển tiền, hoặc thư tín dụng khơng huỷ ngang, trả chậm. Nếu cơng ty thoả thuận được với khách hàng hình thức L/C trả chậm thì giúp ích rất nhiều cho cơng ty trong thời gian thu hồi vốn kinh doanh trong nước để thanh tốn, giảm lãi suất vay nóng ngân hàng.
Để tránh mất thời gian trong khâu làm thủ tục hải quan, công ty nên chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ về lô hàng nhập khẩu mà cơ quan hải quan yêu cầu. Bộ hồ sơ này phải đầy đủ số lượng và chất lượng, chủng loại cần thiết. Việc kê khai hàng hoá phải đảm bảo đúng theo quy định của biểu thuế, để thuận lợi, nhanh chóng trong khâu kiểm hố. Do đó cơng ty nên có một cán bộ chuyên phụ trách về vấn đề này nhằm tiết kiêm thời gian và chi phí cần thiết.
Cán bộ làm thủ tục hải quan sẽ chịu trách nhiệm về toàn bộ thủ tục, giấy tờ liên quan đến lơ hàng nhập khẩu. Anh ta có mối liên hệ thường xuyên với bộ phận hải quan để luôn cập nhật mọi thông tin, những diễn biến tình hình, hay những thay đổi liên quan đến lô hàng. Cán bộ này cũng phải ln nghiên cứu tìm hiểu những quy định mới liên quan đến thủ tục hải quan: như danh mục hàng hoá cấm xuất nhập khẩu, danh mục hàng hoá miễn thuế, miễn kiểm tra…
Cơng ty cũng nên áp dụng hình thức thơng quan điện tử để tiết kiệm thời gian và công sức.
Hiện nay, nhà nước cũng có quy định về cấp thẻ ưu tiên làm thủ tục hải quan, cho doanh nghiệp. Thẻ chỉ có giá trị trong 6 tháng, và khơng áp dụng cho làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu uỷ thác. Trong thời gian trước mắt, cơng ty cố gắng hồn thiện tốt thủ tục hải quan, để được xem xét đưa vào danh sách những doanh nghiệp được cấp thẻ ưu tiên làm thủ tục hải quan vì như vậy thủ tục hải quan sẽ được đơn giản hố, và đẩy mạnh q trình lên rất nhiều.