Tất nhiên việc tổ chức quản lý hợp đồng khơng thuộc quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hố của cơng ty nhưng cơng việc này sẽ gây nhiều khó khăn nếu nó khơng được chuẩn bị tốt hay chưa khoa học. Đó là khó khăn trong
công việc sửa chữa và cập nhật chi tiết và theo dõi tiến bộ thực hiện của hợp đồng. Để khắc phục nhược điểm này cơng ty nên có một nhân viên chuyên phụ trách hợp đồng. Sự chun mơn hố này tạo điều kiện thuận tiện trong việc quản lý, số hợp đồng mà một cá nhân phụ trách khơng nhiều, do đó họ nắm chắc các khoản mục trong hợp đồng. Nhờ vậy các thông tin nhầm lẫn được hạn chế đi rất nhiều, thậm chí có thể loại bỏ hồn tồn. Hơn nữa, khi hợp đồng có trục trặc thì cơng ty dễ dàng quy thuộc trách nhiệm của ai, từ đó có biện pháp xử lý và rút kinh nghiệm.
Để chun mơn hố nhân viên phụ trách hợp đồng của công ty cần dựa vào số lượng hợp đồng được thực hiện trong cùng một thời gian và số lượng nhân viên có đủ trình độ nghiệp vụ để trách nhiệm theo dõi hợp đồng đó, khả năng của từng người. Từ đó cơng ty có thể xác định được mỗi nhân viên phụ trách bao nhiêu hợp đồng. Những nhân viên có trình độ nghiệp vụ giỏi, có kinh nghiệm sẽ phụ trách những hợp đồng có giá trị lớn, thời gian thực hiện ngắn hơn. Bên cạnh đó, cơng ty nên sắp xếp các hợp đồng theo một trật tự nhất định tạo điều kiện theo dõi, tìm kiếm dễ dàng, khoa học, đỡ tốn thời gian cơng sức, tránh được nhầm lẫn. Cơng ty có thể dựa vào các tiêu chí sau để sắp xếp các hợp đồng một cách trật tự:
+ Theo thời gian ký kết hợp đồng ngoại thương: Hợp đồng của lô hàng nhập khẩu nào được ký kết trước thì được sắp xếp lên trước. Vì những hợp đồng này sẽ nhận được các yêu cầu tu chỉnh chi tiết hợp đồng từ phía đối tác trước, yêu cầu mở và tu chỉnh L/C từ phía đối tác và ngân hàng trước so với những hợp đồng được ký kết sau.
+ Theo thời gian hoàn thành hợp đồng uỷ thác: Không hẳn là bất kỳ lô hàng nhập khẩu nào có hợp đồng được ký kết trước cũng được thực hiện trước. Nếu hai lơ hàng có thời gian ký kết hợp đồng gần nhau thì lơ hàng nào
phải hoàn thành hợp đồng uỷ thác trước sẽ được ưu tiên thực hiện trước, do đó sẽ được sắp xếp lên trước.
Ngồi ra cơng ty có thể đầu tư một chiếc giá để xếp các hợp đồng. Chi phí để có chiếc giá này khơng lớn lắm, hồn tồn phù hợp với khả năng của cơng ty. Chiếc giá này nhỏ gọn, có nhiều ngăn có thể được đặt ngay trên bàn để thuận tiện cho nhân viên sử dụng. Mỗi ngăn của giá dành cho một hợp đồng và có ghi số hợp đồng và mặt hàng nhập khẩu. Khi có điều chỉnh liên quan đến hợp đồng nào đó thì nhân viên phụ trách có thể ngay lập tức lấy được đúng hợp đồng đó, hồn tồn khơng tốn kém thời gian, cơng sức và hạn chế sự nhầm lẫn, thậm chí sự nhầm lẫn có thể được loại bỏ hồn tồn. Ngay cả khi nhân viên phụ trách hợp đồng vắng mặt thì các cá nhân khác cũng có thể ghi nhận thông tin thay đổi liên quan đến hợp đồng bằng cách lưu sự thay đổi đó vào một mảnh giấy rồi bỏ vào đúng ơ chứa hợp đồng đó. Có sự xác nhận của người thay đổi đó, và sự thay đổi đó xuất phát từ đâu.
Việc tổ chức quản lý hợp đồng một cách khoa học hợp lý, sẽ tạo rất nhiều điều kiện thuận lợi cho cơng ty. Nó giảm bớt những khâu cơng việc không cần thiết, những thời gian nhầm lẫn, sửa chữa khơng đáng có.