Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty phụ thuộc rất nhiều vào hoạch định các chính sách kinh doanh trong dài hạn, cho nên công ty cần đẩy nhanh công tác nghiên cứu thị trường và đưa ra các dự báo về xu hướng biến động của thị trường. Điều này, các doanh nghiệp Việt Nam thường bỏ qua hoặc
xem nhẹ, do Việt Nam chưa có tác phong cơng nghiệp, chưa có tầm nhìn chiến lược.
Vì vậy cơng ty nên thành lập một bộ phân chuyên nghiên cứu thị trường, xem xét xu hướng biến động về giá, những thay đổi trong chính sách của đối tác. Bộ phận này có chức năng thu thập, phân tích và xử lý thơng tin để từ đó có đề ra các biện pháp phù hợp lên ban lãnh đạo công ty. Bộ phận này phải đáp ứng được yêu cầu sau:
+ Nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu của khác hàng để từ đó có các chiến lược phù hợp.
+ Xác định vòng đời của sản phẩm để có những định hướng tạo nguồn cung ứng mặt hàng hợp lý.
+ Dự báo được xu hướng biến động của môi trường kinh tế - chính trị xã hội, những thay đổi trong chính sách luật pháp, xu hướng tiêu dùng, biến động về tỷ giá, tỷ lệ lạm pháp, và tác động của nó đến giá cả các mặt hàng kinh doanh của THH.
+ Có hiểu biết nhất định về đổi thủ cạnh tranh trên thị trường, và các doanh nghiệp chuẩn bị gia nhập thị trường, những điểm mạnh, điểm yếu, những tác động của các doanh nghiệp đó đến hoạt động kinh doanh của cơng ty. Để từ đó cơng ty có những biện pháp hạn chế những tác động xấu.
Việc có thêm một bộ phận chuyên nghiên cứu thị trường là thực sự cần thiết, tuy nhiên nếu lập hẳn một phòng ban phụ trách vấn đề này thì lại khơng khả thi. Nó sẽ làm cho cơ cấu tổ chức cơng ty cơng kềnh khó quản lý. Tốt nhất nên để bộ phận này nằm trong một phịng ban nào đó, như thế sẽ thuận lợi trong vấn đề quản lý. Ví dụ như phịng kế hoạch - xuất nhập khẩu, có lẽ là hợp lý nhất. Bộ phận nghiên cứu thị trường sẽ bao gồm hai thành viên: một cán bộ thông tin ngoại và một cán bộ thông tin ngoại.
Cán bộ thông tin ngoại: Nghiên cứu thị trường nước ngoài, thu thập tin tức của tất cả các nhà cung ứng hiện tại của THH, phân chia các nhà cung ứng này thành các nhóm dựa theo các tiêu chí sau đây:
1. Chất lượng sản phẩm, giá cả, kiểu dáng…
2. Phân theo khu vực địa lý và mối quan hệ với Việt Nam.
3. Khả năng giao hàng đúng số lượng, chất lượng, quy cách chủng loại, đúng hạn.
4. Quy mơ uy tín, nguồn lực tài chính của các doanh nghiệp.
Trên cơ sở đó, cán bộ thông tin nội sẽ so sánh giá cả, chất lượng, quy cách chủng loại, độ chính xác về thời gian giao hàng, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh tốn…để từ đó, có lựa chọn được nhà cung cấp có nhiều ưu đãi nhất cho cơng ty.
Bên cạnh việc thu thập thông tin về các đối tác cũ, cán bộ thơng tin ngoại có nhiệm vụ tìm kiếm các nhà cung cấp mới, hoặc các nhà cung ứng các sản phẩm tương tự. Việc tìm kiếm đối tác cung ứng mới là rất quan trong, nó đảm bảo cho THH ln cập nhập được tin tức về thị trường đầu vào, không bị nhà cung cấp ép giá. Nắm vững thơng tin cịn giúp cơng ty có điều kiện để đàm phán ký kết hợp đồng, sao cho có lợi cho mình nhất.
Cán bộ thông tin nội: Nghiên cứu về thị trường trong nước. Các cán bộ này sẽ chịu trách nhiệm thu thập thông tin về bạn hàng trong nước của công ty THH. Cũng giống như cán bộ thông tin ngoại, cán bộ thông tin nội phải nắm rõ tình hình hoạt động, khả năng tài chính, tình trạng lỗ lãi, quy mơ, uy tin và hiệu quả kinh doanh của các công ty này trong thời gian gần đây, để quyết định xem có nên ký kết hợp đồng giao hàng cho các công ty này hay khơng. Nếu ở trên, sự chính xác trong giao hàng của đối tác nước ngoài là quan trọng nhất, thì ở đây khả năng tài chính của bạn hàng trong nước lại giữ vai trị quyết định. Nó quyết định khả năng thanh tốn của các công ty này. Nghiên
cứu kỹ những thông tin này giúp công ty giảm thiểu ro về các khoản nợ khó địi, hoặc chiếm dụng vốn của doanh nghiệp.
Nhiệm vụ quan trọng của cán bộ thơng tin nội là, tìm hiểu xu hướng biến động trong tiêu thụ thiết bị văn phòng ở thị trường trong nước, cụ thể là thị trường miền Bắc để từ đó có cái nhìn sơ bộ về tổng cầu. Đồng thời cán bộ thơng tin nội cũng tìm kiếm thơng tin về khách hàng tiềm năng, để biết được chính xác lượng hàng nhập khẩu. Vì thị trường ln biến động, ví dụ một khách hàng luôn mua hàng của công ty với một số lượng lớn, bỗng dưng giảm lượng mua trong năm tới do một số nguyên nhân chủ quan hoặc một số nguyên nhân khách quan (doanh nghiệp giải thể, kinh doanh thua lỗ, sát nhập…) điều đó có thể dẫn đến cơng ty thiếu hàng cung cấp làm giảm uy tín, tăng doanh số bán, hoặc hàng tồn kho khiến ư đọng vốn kinh doanh và có thể phải thanh lý do lỗi mốt.
Trên cơ sở chọn lọc lấy các khách hàng tiềm năng, chúng ta sẽ tìm hiểu giá cả họ chấp nhận được là bao nhiêu, yêu cầu về số lượng, chất lượng như thế nào.
Đồng thời chúng ta cũng phải nghiên cứu đối thủ cạnh tranh, điểm mạnh hơn mình, ưu điểm của mình so với họ, danh sách khách hàng của họ, thị trường của họ, để từ đó học hỏi kinh nghiệm của họ, khắc phục điểm yếu của mình.