.
1.2.2.4. Kế toán doanh thu bán hàng
1) Nội dung.
Kế toán bán hàng tại Vilexim bao gồm hai mảng chính yếu sau đây:
a) Xuất khẩu hàng hố ra nước ngồi
Khi hàng gửi đi xuất khẩu đƣợc xác định là hoàn thành xuất khẩu, căn cứ vào các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lƣợng, giá trị hàng hoá thực tế xuất khẩu, kế toán bán hàng tiến hành lập Hoá đơn GTGT của hàng xuất khẩu, đồng thời định khoản bút toán phản ánh doanh thu bán hàng xuất khẩu đã đƣợc ngƣời mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh tốn (thơng thƣờng ngƣời nhập khẩu phía nƣớc ngồi thanh tốn ngay bằng điện chuyển tiền qua mạng SWIFT tại ngân hàng):
Nợ TK 111(2), 112(2), 131 (Tỷ giá hối đoái ngày giao dịch)
Có TK 511(1) (Tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá BQLNH) Hàng hoá trong hoạt động xuất khẩu theo quy định hiện hành đều thuộc đối tƣợng chịu thuế suất thuế GTGT là 0% (khác đối tƣợng khơng chịu thuế GTGT). Do đó, doanh thu bán hàng xuất khẩu là toàn bộ số tiền bán hàng xuất khẩu.
b) Nhập khẩu hàng hoá về bán trong nước
Kế toán nhập khẩu hàng về bán trong nƣớc tƣơng tự nhƣ trong kinh doanh thƣơng mại nội địa, khi hàng hoá xuất kho đƣợc xác định là đã tiêu thụ và ghi nhận doanh thu bán hàng, tức là ngƣời mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán bán hàng sẽ định khoản nhƣ sau:
Có TK 5111(1) Có TK 333(1)
Công ty Vilexim là đơn vị nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ, hàng hố kinh doanh ở cơng ty đều thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT. Vì vậy, doanh thu bán hàng của cơng ty chính là tồn bộ số tiền bán hàng khơng bao gồm thuế GTGT.
2) Chứng từ kế toán sử dụng
Kế tốn bán hàng tại Cơng ty Vilexim sử dụng các chứng từ chủ yếu sau đây:
- Hoá đơn GTGT.
- Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, Ủy nhiệm thu, Séc, Giấy báo Có của ngân hàng, Sổ phụ ngân hàng...
- Chứng từ kế toán liên quan khác nhƣ : Hợp đồng kinh tế, Hoá đơn thƣơng mại Commercial Invoice (dùng trong bán hàng xuất khẩu).
Hoá đơn GTGT xác nhận số lƣợng, đơn giá, số tiền bán và tổng giá thanh toán của hàng xuất bán. Hoá đơn do kế toán tiêu thụ lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): Liên 1 lƣu tại phòng kinh doanh XNK, sau này sẽ chuyển cho cơ quan Thuế; Liên 2 giao cho ngƣời mua làm chứng từ đi đƣờng và ghi sổ kế toán ở đơn vị mua; Liên 3 lƣu tại phịng Tài chính Kế tốn để thanh tốn và làm cơ sở hạch toán.
3) Quy trình nhập liệu.
Để nhập liệu một chứng từ vào phần mềm kế toán Fast Accounting, kế toán bán hàng cần nắm đƣợc quy trình nhập một chứng từ mới trong Fast Accounting. Trên cơ sở minh họa nhập liệu một Hoá đơn GTGT lập cho khách hàng của phòng XNK2 (đây là tên cũ của phòng KD1) mua Ổ bi nhập khẩu thanh tốn theo D\P022 sau đây, các q trình nhập liệu các chứng từ khác cũng lặp lại tƣơng tự.
45
Biểu 2.7. Hoá đơn GTGT
HOÁ ĐƠN Mẫu số : 01 GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG LX/2005B
Liên 3 : Lƣu tại Phịng Kế tốn
Ngày 31 tháng 03 năm 2006 0030669 Đơn vị bán : Công ty CP XNK&HTĐT VILEXIM
Địa chỉ : 170 Giải Phóng, Phƣơng Liệt, Thanh Xuân, HN Số tài khoản: Điện thoại : MST : 010007035 Họ tên ngƣời mua hàng:
Đơn vị : Cty chế tạo máy XD& Khai thác mỏ Hoà Phát
Địa chỉ : Xã Giai Phạm, Yên Mỹ, Hƣng Yên Số tài khoản : Hình thức thanh tốn : CK/TM MST : 0900198095 STT Tên hàng hố, dịch vụ Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2
1 Ổ BI Chiếc 88.000 9.259.000
Cộng tiền hàng : 9.259.000 Thuế suất GTGT : 5 % Tiền thuế GTGT : 462.950 Tổng cộng tiền thanh toán : 9.721.950 Số tiền viết bằng chữ : Chín triệu, bảy trăm hai mốt ngàn, chín trăm năm mƣơi đồng, chẵn./.
Ngƣời mua hàng Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Trưởng phòng TC-KT Giám đốc
Vũ Đình Phúc Nguyễn Trƣờng Sơn
Các bƣớc để nhập Hoá đơn GTGT trên vào Fast Accounting
Bƣớc 1) Chọn menu cần thiết bằng gõ phím Enter hoặc bấm chuột trái vào menu lựa chọn:
Biểu 2.8. Cập nhật số liệu vào các chứng từ tiêu thụ hàng hố
Trong ví dụ này là “Bán hàng và công nợ phải thu” => “Cập nhật số liệu” => “Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”
Bƣớc 2) Fast Accounting sẽ lọc ra 5 chứng từ đƣợc nhập liệu gần nhất và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng đƣợc nhập. Bấm phím ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Chỉ có các nút “Mới”, “Lọc” và “Quay ra” là có hiệu lực thực hiện, các nút khác đều vô hiệu lực. Con trỏ nằm tại nút “Mới”
Bƣớc 3) Tại nút “Mới” bấm phím Enter để bắt đầu vào chứng từ mới. Con trỏ sẽ chuyển đến trƣờng đầu tiên trong màn hình cập nhật thơng tin về chứng từ.
Bƣớc 4) Lần lƣợt cập nhật các thơng tin trên màn hình: Các thơng tin chung cho toàn bộ chứng từ, các định khoản / mặt hàng trong chứng từ và các thơng tin khác nhƣ thuế, chi phí, chiết khấu, …
Màn hình nhập liệu
47
- Mã khách: XN2019, tức là khách thứ 19 của phòng XNK2 theo mã khách hàng trong danh mục khách hàng. Khi con trỏ ở trƣờng mã khách gõ phím Enter, Fast Accounting tự động mở cửa sổ Danh mục khách hàng để lấy mã khách cần chọn. Các thông tin liên quan đến khách hàng nhƣ địa chỉ, mã số thuế… đƣợc Fast Accounting tự động điền vào.
- Mã TK Nợ là TK131101 – Phải thu của khách hàng trong nƣớc phòng
KD1 (tên mới của phòng XNK2)
- Gõ phím Enter liên tục cho con trỏ chạy tới trƣờng Số HĐ thì nhập số HĐ là “0030669”; xong gõ Enter để chuyển sang trƣờng số seri, nhập số seri là “LX/2005B”.
- Gõ phím Enter để con trỏ chuyển tới trƣờng ngày hạch tốn, nếu khơng nhập ngày mà tiếp tục gõ Enter thì Fast Accounting tự động điền ngày hạch toán là ngày theo đồng hồ máy tính lúc đó (today). Đối với ngày lập hoá đơn cũng tƣơng tự nhƣ vậy.
- Tại trƣờng tỷ giá, gõ Enter để bỏ qua, chƣơng trình mặc định là tỷ giá VND =1,0000.
- Tại trƣờng mã hàng, gõ Enter để mở cửa sổ Danh mục hàng hoá, chọn mã hàng là KD1OBI, chƣơng trình sẽ tự điền tên hàng và đơn vị tính. Các trƣờng mã kho, mã vụ việc cũng tƣơng tự nhƣ vậy.
- Tại trƣờng số lƣợng, nhập nhƣ trên Hoá đơn là “88.000”, giá bán mặc định là 0.000 do Công ty chỉ quan tâm đến số lƣợng và trị giá của cả lô hàng. Trị giá lô hàng đƣợc điền vào trƣờng Thành tiền VND.
- Gõ phím Enter liên tục đến khi, Fast Accounting hỏi “Có nhập tiếp khơng?”. Do ta chỉ nhập một mặt hàng nên sẽ trả lời là “Không”.
- Tiếp theo tới trƣờng mã thuế, gõ Enter cho cửa sổ Danh mục thuế suất hiện lên, chọn mã thuế tƣơng ứng với thuế suất trên hoá đơn là mã thuế 5. Chƣơng trình tự động tính thuế và định khoản các nghiệp vụ:
Nợ TK 131101 Có Tk 33311
Bƣớc 5) Tại nút “Lƣu”, bấm phím Enter để lƣu chứng từ. Khi chƣơng trình thực hiện lƣu xong thì sẽ hiện lên thông báo “Đã thực hiện xong!”.
Bƣớc 6) Sau khi lƣu xong chứng từ vừa mới cập nhật thì con trỏ sẽ chuyển đến nút “Mới” và lúc này có các khả năng sau để lựa chọn công việc tiếp theo:
- Mới: Vào chứng từ mới
- In chứng từ: In chứng từ hiện thời - Sửa: Sửa lại chứng từ hiện thời - Xoá: Xoá chứng từ hiện thời
- Xem: Xem các chứng từ vừa mới cập nhật
- Lọc: Lọc các chứng từ đã cập nhật trƣớc đó để xem, sửa, xố - PgUp: Xem chứng từ trƣớc chứng từ hiện thời
- PgDn: Xem chứng từ sau chứng từ hiện thời - Quay ra: Kết thúc cập nhật chứng từ
49
Trên đây là các bƣớc quy trình nhập liệu một Hố đơn GTGT, q trình nhập liệu đối với các chứng từ khác trong Fast Accounting cũng tiến hành tƣơng tự.
Khi nhập Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho cần quan tâm các vấn đề sau: Liên quan đến hạch toán TK hàng tồn kho, TK doanh thu, TK giá vốn thì chƣơng trình Fast Accounting sẽ tự động dựa trên khai báo các tài khoản này cho từng mặt hàng trong phần danh mục hàng hoá vật tƣ ở phân hệ hàng tồn kho và khai báo hạch toán thuế trong phần danh mục thuế suất.
Các thơng tin liên quan đến hố đơn và khách hàng sẽ đƣợc chuyển vào bảng kê hố đơn đầu ra. Nếu khách hàng chƣa có địa chỉ hoặc mã số thuế thì khi lƣu chứng từ, chƣơng trình sẽ bắt nhập thêm địa chỉ và mã số thuế . Nếu khách hàng là thƣờng xun nhƣng khơng có mã số thuế, để tránh việc chƣơng trình hiện lên màn hình địi nhập mã số thuế thì trong khai báo thơng tin liên quan đến khách hàng ở trƣờng mã số thuế ta chỉ cần nhập một ký tự bất kỳ.
Giá bán của mặt hàng sẽ đƣợc lấy từ danh mục giá bán nhƣng có thể sửa đƣợc trƣờng giá bán. Khi lƣu hố đơn thì chƣơng trình sẽ tự động lƣu lại giá bán lần cuối cùng vào danh mục giá bán. Trong trƣờng hợp Cơng ty Vilexim do khơng có hệ thống giá bán thống nhất nên Fast Accounting đã đƣợc thiết kế riêng thích ứng với đặc thù của công ty.
Fast Accounting cho phép sửa lại cặp định khoản thuế, số tiền thuế và cập nhật tiền chiết khấu. Để thực hiện các việc này chỉ việc chọn các nút tƣơng ứng: “Sửa hạch toán”, “Sửa tiền thuế”, “Nhập tiền chiết khấu”
Đối với trƣờng “Số dƣ”: Số dƣ đầu kỳ của khách hàng đƣợc cập nhật ở phần vào số dƣ công nợ đầu kỳ. Ngƣời sử dụng chỉ phải cập nhật số dƣ đầu kỳ 1 lần khi bắt đầu sử dụng Fast Accounting. Đến các kỳ tiếp theo trong năm và cả các năm sau, số dƣ cơng nợ sẽ do chƣơng trình tự động tính tốn và kết chuyển. Sau khi cập nhật số dƣ cơng nợ đầu kỳ, chƣơng trình sẽ chuyển số dƣ tổng hợp cho cả tài khoản công nợ sang phần số dƣ tài khoản đầu kỳ.
Với chƣơng trình phần mềm kế tốn đã cài đặt, khi có lệnh, chƣơng trình tự động chạy và cho phép kết xuất, in ra các sổ và báo cáo kế toán tƣơng ứng.
Trong Fast Accounting các thao tác để lên các báo cáo đều thống nhất và tuân theo một quy trình chung. Vì vậy, để lên các báo cáo có thể tiến hành tƣơng tự nhƣ minh hoạ sau đây đối với “Báo cáo bán hàng”
Bƣớc 1) Chọn chức năng báo cáo tƣơng ứng với nghiệp vụ kế toán cụ thể, ở đây là “Báo cáo bán hàng”. Fast Accounting sẽ cho ra một danh sách các báo cáo kế toán liên quan đến phân hệ bán hàng.
Biểu 2.10. Báo cáo bán hàng
Bƣớc 2) Chọn báo cáo cần thiết. Ví dụ: “Sổ nhật ký bán hàng”.
Bƣớc 3) Vào điều kiện lọc số liệu để lên báo cáo. Ví dụ: Từ ngày 01/03/2006 đến 31/03/2006.
Bƣớc 4) Sau khi tính tốn xong, chƣơng trình sẽ hiện lên kết quả dƣới dạng bảng số liệu.
Bƣớc 5) Để xem các thông tin cần thiết ta sử dụng phím mũi tên để di chuyển tìm kiếm.
Bƣớc 6) Trong đa số các báo cáo, chƣơng trình sẽ cho phép thay đổi kiểu trình bày, ví dụ nhƣ sắp xếp các dòng theo mã, theo tên, theo giá trị…Ta sử dụng phím F10 để thay đổi các kiểu trình bày.
Biểu 2.11. Sổ chi tiết tài khoản
Để in số liệu hoặc kết xuất ra các tệp dữ liệu Excel (*.EXL), hoặc tệp DBF: Bấm phím F7 để hiện lên hộp thoại tƣơng tự nhƣ trên, lựa chọn kiểu dữ liệu đƣa ra (In, xem, kết xuất…) và các yêu cầu cụ thể khác, cuối cùng bấm phím “Nhận” để kết thúc.
(Xem trích “Sổ nhật ký bán hàng” tháng 03/2006 của Vilexim) như sau:
CÔNG TY CỔ PHẦN XNK VÀ HỢP TÁC ĐÀU T VILEXIM
170 Giải Phóng, Hà Nội, Việt Nam
SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG
Tháng 03/2006
Chứng từ
Tên khách Diễn giảI khoản Tài TK Đối ứng Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
01/3/06 HD 0030322
Cơng ty TNHH sản xuất -
XNk và đầu t - KD1021 LC404 (KD1LC05.404) Mua sắt lá tráng thiếc 131101 511101 777 808 559
777 808 559
01/3/06 HD 0030322
Công ty TNHH sản xuất -
XNk và đầu t - KD1021 LC404 (KD1LC05.404) Mua sắt lá tráng thiếc 131101 33311 38 890 428 38 890 428 01/3/06 HD 0030323 Công ty TNHH TM & DV Trấn Hng - XN2015 Mua ổ bi Dp022 (KD1DP05.022) 131101 511101 3 050 000 3 050 000 01/3/06 HD 0030323 Công ty TNHH TM & DV Trấn Hng - XN2015 Mua ổ bi Dp022 (KD1DP05.022) 131101 33311 152 500 152 500 01/3/06 HD 0030357 Cty TNHH TM Hà Thu - XN5009 Mua phụ kiện bình lọc nớc LC5138 (KD3LC05.T5138) 131103 511103 30 000 000 30 000 000 01/3/06 HD 0030357 Cty TNHH TM Hà Thu - XN5009 Mua phụ kiện bình lọc nớc LC5138 (KD3LC05.T5138) 131103 33311 3 000 000 3 000 000 31/3/06 HD 0030668
Cty chế tạo máy XD & khai thác mỏ Hoà Phát - XN2019 Mua ổ bi DP022 (KD1DP05.022) 131101 511101 123 000 000 123 000 000 31/3/06 HD 0030668
Cty chế tạo máy XD & khai thác mỏ Hoà Phát - XN2019 Mua ổ bi DP022 (KD1DP05.022) 131101 33311 6 150 000 6 150 000 31/3/06 HD 0030669
Cty chế tạo máy XD & khai thác mỏ Hoà Phát - XN2019 Mua ổ bi DP022 (KD1DP05.022) 131101 511101 9 259 000 9 259 000 31/3/06 HD 0030669
Cty chế tạo máy XD & khai thác mỏ Hoà Phát - XN2019 Mua ổ bi DP022 (KD1DP05.022) 131101 33311 462 950 462 950 31/3/06 HD 0030670
Cty chế tạo máy XD & khai thác mỏ Hoà Phát - XN2019 Mua ổ bi Dp022 (KD1DP05.022) 131101 511101 10 615 000 10 615 000 31/3/06 HD 0030670
Cty chế tạo máy XD & khai thác mỏ Hoà Phát - XN2019 Mua ổ bi Dp022 (KD1DP05.022) 131101 33311 530 750 530 750 31/3/06 HD 0030671
Cty TNHH TM&DV Triển Hùng - XN2007 Mua ổ bi Dp034 (KD1DP05.034) 131101 511101 11 572 000 11 572 000 31/3/06 HD 0030671
Cty TNHH TM&DV Triển Hùng - XN2007 Mua ổ bi Dp034 (KD1DP05.034) 131101 33311 578 600 578 600 31/3/06 HD 0030672 Công ty TNHH Nguyên
Thái Sơn - XN1010 LC303 (KD1LC05.303) Mua thép không gỉ 131101 511101 684 122 859
684 122 859 31/3/06 HD 0030672 Công ty TNHH Nguyên Thái Sơn - XN1010 Mua thép không gỉ LC303 (KD1LC05.303) 131101 33311 34 206 143 34 206 143 31/03/20 06 HD 0030673
Cty TNHH TM&DV Triển Hùng - XN2007 Mua ổ bi DP022 (KD1DP05.022) 131101 511101 17 416 660 17 416 660 31/3/06 HD 0030673
Cty TNHH TM&DV Triển Hùng - XN2007
Mua ổ bi DP022
(KD1DP05.022) 131101 33311 870 833 870 833
55