.
1.2.2.6. Kế toán thanh toán với khách hàng
Tại Công ty Vilexim, với số lƣợng khách hàng thƣờng xuyên quen thuộc tƣơng đối lớn. Các khoản công nợ phát sinh cần đƣợc theo dõi chặt chẽ để đảm bảo thu nợ đầy đủ, đúng hạn bởi đây cũng đồng thời là nguồn trả nợ vay Ngân hàng (chiếm tỷ lệ rất lớn trong nguồn vốn của Công ty). Đây là phần hành quan trọng có tác động tới uy tín của Cơng ty trong quan hệ tín dụng với Ngân hàng và các tổ chức tín dụng.
Phần mềm kế toán Fast Accounting áp dụng tại Công ty Vilexim cho phép theo dõi công nợ phải thu của từng hoá đơn, thời hạn thu tiền của từng hoá đơn. Để chỉ rõ thời hạn thu tiền của từng hoá đơn, khi cập nhật các hoá đơn ta phải điền số ngày đến hạn thu tiền kể từ ngày lập hố đơn. Dữ liệu này có thể đƣợc thông báo ngầm định cho từng khách hàng khi khai báo các thông tin liên quan đến khách hàng trong danh mục khách hàng; hoặc có thể sửa đổi số ngày ngầm định này cho từng hoá đơn cụ thể.
Đối với mỗi hoá đơn Fast Accounting chỉ cho phép theo dõi một hạn thanh tốn mà thơi. Do đó, chƣơng trình sẽ hiểu rằng số tiền phải thu vào ngày phải thu là toàn bộ số tiền trên hoá đơn. Nếu ta chỉ cần theo dõi thu tiền trên hoá đơn mà khơng cần theo dõi thời hạn phải thu thì khơng cần nhập thời hạn thanh tốn trong q trình cập nhật các hố đơn.
Số tiền đầu kỳ còn phải thu của từng hoá đơn bán hàng và hạn thu tiền đƣợc cập nhật ở menu “Vào số dƣ đầu kỳ của các hoá đơn”. Thao tác trong menu này tƣơng tự nhƣ thao tác nhập liệu chung.
Phiếu thu tiền của khách hàng đƣợc cập nhật từ phân hệ “Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay”. Sau khi các phiếu thu tiền đƣợc cập nhật, ta có thể
phân bổ số tiền thu đƣợc cho từng hoá đơn bán hàng đã xuất. Công việc này đƣợc tiến hành đồng thời khi nhập phiếu thu tiền hoặc ở chức năng “Phân bổ tiền hàng cho các hoá đơn”.
Biểu 2.14. Phân bổ số tiền thanh toán cho các hoá đơn
Fast Accounting áp dụng tại Cơng ty Vilexim có khả năng cung cấp các Sổ kế tốn cơng nợ phải thu, Báo cáo quản trị về công nợ phải thu.
59
Biểu 2.15. Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng( TK131)
Các thao tác xem, in, kết xuất các loại Sổ kế toán, Báo cáo quản trị về công nợ phải thu tuân theo quy trình chung của Fast Accounting nhƣ trên đã trình bày.
1.2.3. Kế tốn chi phí lƣu thơng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 1.2.3.1. Kế tốn chi phí mua hàng.
Tại Cơng ty Vilexim, các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng nhƣ phí mở L\C, phí thanh tốn quan Ngân hàng, phí chuyển thuế bằng chuyển khoản… do bên mua chịu, kế tốn hạch tốn vào chí phí bán hàng cho từng lơ hàng.
Do chi phí mua hàng liên quan đến nhiều chủng loại hàng hóa, liên quan cả đến khối lƣợng hàng hóa trong kì và hàng hóa đầu kì, cho nên cần phân bổ chi phí mua hàng cho hàng đã bán trong kì.
Tiêu chuẩn phân bổ chi phí mua hàng thƣờng đƣợc lựa chọn là: Số lƣợng; trọng lƣợng; trị giá mua thực tế của hàng hóa.
Cơng thức: Chi phí mua hàng phân bổ cho HH đã bán trong kì = Chi phí mua hàng của HH tồn kho đầu kì + Chi phí mua hàng phát sinh trong kì x Tiêu chuẩn phân bổ của HH đã xuất bán trong kì Tổng tiêu chuẩn phân bổ của”
HH tồn cuối kì” và HH đã xuất bán trong kì
Căn cứ vào các chứng từ do Ngân hàng cung cấp (Giấy báo nợ), kế toán tiền gửi Ngân hàng sẽ hạch tốn các chi phí phát sinh đó vào từng lơ hàng và tiến hành nhập liệu vào phân hệ Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay.
Khi hồn thành tiêu thụ một lơ hàng, để quyết tốn cho lơ hàng đó chi phí bán hàng phát sinh đƣợc Fast Accounting sẽ tự động kết chuyển (theo các bút toán kết chuyển đƣợc khai báo) để kết chuyển xác định lãi lỗ cho từng lơ hàng.
1.2.3.2. Kế tốn chi phí bán hàng.
Chi phí bán hàng là tồn bộ các chi phí phát sinh trong q trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Tại Vilexim, chi phí bán hàng bao gồm: Chi phí nhân viên bán hàng; Chi phí vật liệu, bao bì; Chi phí dụng cụ đồ ding; Chi phí khấu hao TSCĐ; Chi phí bảo hành sản phẩm; Chi phí dịch vụ mua ngồi; Chi phí bằng tiền khác. Kế toán sử dụng TK 641 để tập hợp và kết chuyển CPBH thực tế phát sinh trong kì để xác định kết quả tiêu thụ hàng hố ổ Cơng ty.
Biểu 2.16. Sơ đồ hạch tốn TK 641 “chi phí bán hàng”
TK 641 TK 911
TK 334, 338, 335
TK 214
TK 142(2) Tiền lương và các
khoản trích theo lg QLDN để XĐKQ Kết chuyển CP
CP kết chuyển, xuất kho CCDC, VT… Trích KH TSCD K/c CP chờ p/bổ K/c CP để XĐKQ TK 142, 242, 152 153…
61
1.2.3.3. Kế tốn chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là tồn bộ chi phí có liên quan đến hoạt động quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và quản lý điều hành chung tồn doanh nghiệp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản chi phí sau: Chi phí nhân viên quản lý; Chi phí vật liệu quản lý; Chi phí đồ dùng văn phịng; Chi phí khấu hao TSCĐ; Thuế, phí và lệ phí; Chi phí dự phịng; Chi phí dịch vụ mua ngồi; Chi phí bằng tiền khác.
Kế toán tại Vilexim sử dụng TK 642 - Chi phí QLDN để phản ánh tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lí kinh doanh, quản lí hành chính và chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của cả Công ty.
Biểu 2.17. Sơ đồ hạch tốn TK 642 “ chi phí QLDN”
TK 642 TK 911 TK 334, 338, 335 TK 214, 139 TK 142 TK 111, 112, 331 Tiền lương và các
khoản trích theo lg QLDN để XĐKQ Kết chuyển CP
CP kết chuyển, xuất kho CCDC, VT Trích KH TSCD Lập dự phịng phải thu khó địi
Các chi phí khác PS trong kỳ bằng tiền, công nợ. K/c CP chờ p/bổ K/c CP để XĐKQ TK 142, 242, 152 153…
1.2.4. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hố tại Cơng ty Vilexim.
Kết quả tiêu thụ hàng hoá là tổng số chênh lệch giữa doanh thu thuần về tiêu thụ hàng hoá, cung cấp dịch vụ với giá vốn hàng tiêu thụ và với chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp tƣơng ứng.
Trong đó, doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ tính bằng tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trừ đi (-) các khoản giảm trừ (khoản chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế GTGT phải nộp tính theo phƣơng pháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu).
Kết quả tiêu thụ hàng hoá biểu hiện số tiền lãi hay lỗ từ hoạt động bán hàng của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Đây là kết quả cuối cùng của quá trình bán hàng của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định.
Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Vilexim sử dụng tài khoản Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
Ngoài ra, để phân phối kết quả hoạt động kinh doanh, Công ty Vilexim cũng sử dụng Tài khoản 421- Lợi nhuận chƣa phân phối. Tài khoản này dùng để phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình phân phối, xử lý kết quả kinh doanh của Công ty.
63
Biểu 2.18. Sơ đồ hạch toán TK 911 “ Xác định KQKD”
Fast Accounting đƣợc thiết kế phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh
của Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tƣ Vilexim. Sau khi các chứng từ kế toán đƣợc cập nhật, xử lý, phần mềm kế toán sẽ thực hiện các bút toán kết chuyển, phân bổ tự động để xác định kết quả lãi lỗ lô hàng:
TK 632 TK 641 TK 511 TK 911 TK 421 TK 642 635 TK635 7 11 71 1 (1) (2) (3) (5) (4) (6a) (6b) TK1422,242 Chú thích: (1) Kết chuyển giá vốn SP, HH tiêu thụ trong kỳ (2) (3) Kết chuyển CPBH, CPQLDN trong kỳ (4) Kết chuyển CPBN, CPQLDN kỳ trước chưa phân bổ hết (5) Kết chuyển doanh thu thuần
(6a) Kết chuyển lãi (6b) Kết chuyển lỗ
Biểu 2.19. Kế tốn chi phí và lỗ lãi lơ hàng
PHẦN 2
HỒN THIỆN KẾ RTỐN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HỐ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XNK VÀ HỢP TÁC ĐẦU
65
2.1. Đánh giá thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hố tại Cơng ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tƣ Vilexim. hàng hố tại Cơng ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tƣ Vilexim.
2.1.1. Những ƣu điểm.
Với quá trình xây dƣng và phát triển lâu dài, Vilexim đâ có một thị trƣờng truyền thống trong và ngồi nƣớc ổn định, khơng ngừng tăng cƣờng quan hệ gắn bó với các khách hàng quen thuộc, mở rộng tìm kiếm các bạn hàng mới. Hiện tại, Vilexim đang có quan hệ với các khách hàng ở trên 40 nƣớc trên thế giới với các mặt hàng xuất khẩu đa dạng nhƣ: nông sản, lâm sản, hàng dệt may, thủ công mỹ nghệ, sản phẩm cơ khí vừa và nhỏ. Cơng ty cũng đã xây dựng đƣợc mối quan hệ với các vùng miền chuyên cung cấp hàng thu mua để xuất khẩu ổn định.
Công ty cũng đã mở rộng lĩnh vực đầu tƣ kinh doanh, tham gia vào một số lĩnh vực nhƣ: thành lập Trung tâm xuất khẩu Lao động tại 139 Lò Đúc – Hà Nội, mở các chi nhánh tại Hải Phịng, TP Hồ Chí Minh, Hà Tây, Hƣng Yên, tham gia thành lập Công ty liên doanh cán thép tại Cộng hoà Dân chủ Nhân dân Lào.
Với kinh nghiệm gần 40 năm chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu, cùng đội ngũ cán bộ có kinh nghiệm đƣợc đào tạo chính quy, đồng thời đang hồn thành q trình trẻ hố cán bộ với trình độ chun mơn cao, năng động, sáng tạo trong kinh doanh, Vilexim đã và đang tạo dựng cho mình một nền tảng cho sự phát triển mạnh mẽ trong tƣơng lai, tạo đƣợc niềm tin vững chắc từ phía khách hàng trong và ngồi nƣớc.
Về tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tƣ Vilexim: Phƣơng thức bán hàng hiện nay của Công ty khá đơn giản, Công ty chƣa phải áp dụng các biện pháp marketing phức tạp tốn kém nhƣng hàng hố của Cơng ty vẫn đƣợc khách hàng lựa chọn làm bạn hàng tin cậy. Hiện tại, đây là một thế manh của công ty nhƣng trong tƣơng lai khi mà cạnh tranh ngày càng gay gắt, nếu không sớm đầu tƣ vào mảng này thì đây lại là điểm yếu của Cơng ty.
Đối với hoạt động bán hàng nhập khẩu, tại Công ty Vilexim, các thƣơng vụ mua bán đƣợc tiến hành tƣơng đối chắc chắn từ khâu lập phƣơng án kinh doanh, ký kết hợp đồng mua bán với khách hàng đến tổ chức thực hiện hợp đồng. Trong các hợp đồng mua bán hàng nhập khẩu thƣờng thoả thuận điểu khoản về trách nhiệm của bên mua đối với hàng nhập về nhƣ: Bên mua tự chịu trách nhiệm về só lƣợng và chất lƣợng hàng hoá theo thực tế đƣợc giao của khách hàng nƣớc ngồi; Bên mua phải mua tồn bộ lơ hàng nhập khẩu và không đƣợc từ chối thanh tốn vì bất kỳ một lý do nào; Bên mua phải đặt cọc 10% trị giá hợp đồng ngay sau khi hợp đồng đƣợc ký kết…Những điều khoản đó đã đảm bảo vững chắc đầu ra cho hàng hố nhập khẩu của Cơng ty.
Về bộ máy kế tốn, Vilexim là một doanh nghiệp có quy mơ vừa nhƣng hoạt động trong phạm vi rộng, phân tán trong cả nƣớc. Với đặc điểm nhƣ vậy, hình thức tổ chức cơng tác kế tốn mà cơng ty áp dụng (vừa tập trung, vừa phân tán) là khá phù hợp, cùng đội ngũ cán bộ kế toán đƣợc trẻ hố, đào tạo bài bản, có tinh thần trách nhiệm cao, năng động trong công việc đã đảm nhận khá tốt một khối lƣợng công việc tƣơng đối lớn của Công ty.
Hiện nay, Vilexim đã và đang áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế tốn. Tuy nhiên, máy tính và kỹ thuật tin học chỉ là phƣơng tiện trợ giúp cho kế tốn viên trong việc tính tốn, xử lý và cung cấp thơng tin kế tốn; ứng dụng công nghệ tin học trong cơng tác kế tốn là điều cần thiết, song không thể thay thế hoàn toàn con ngƣời, sử dụng và điều khiển máy tính vẫn phải là con ngƣời, những nhân viên kế tốn có chun mơn nghiệp vụ.
Nhận xét chung về cơng tác tổ chức kế tốn tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Vilexim đƣợc tổ chức một cách linh hoạt, phần mềm kế toán áp dụng cũng tƣơng đối đáp ứng đƣợc yêu cầu của cơng việc tại phịng Kế tốn, u cầu quản lý của Cơng ty. Sự phối hợp giữa phịng kế tốn, phịng kinh doanh xuất nhập khẩu đƣợc thực hiện ăn khớp, nhịp nhàng đảm bảo cho việc tiêu thụ hàng hố diễn ra thơng suốt, trơn tru.
67
Tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu là một lĩnh vực chịu ảnh hƣởng rất lớn cả từ phía nƣớc ngồi và trong nƣớc. Trên thế giới, tình hình kinh tế chính trị có nhiều biến động phức tạp, khó dự đoán. Năm 2005 vừa qua với những bất ổn tại Trung Đông đã làm cho nguồn cung cấp dầu mỏ không ổn định, giá dầu mỏ leo thang liên tục ảnh hƣởng tới giá cả các sản phẩm từ dầu mỏ nhƣ: Hoá chất, hạt nhựa, ga lạnh… cũng tăng giá có tác động xấu tới giá nhập khẩu và giá bán trong nƣớc của Cơng ty. Tình hình chính trị bất ổn cịn khiến cho chi phí vận tải quốc tế, chi phí bảo hiểm hàng hố cũng tăng cao, ảnh hƣởng tới sức cạnh tranh của hàng hố xuất nhập khẩu tại Cơng ty Vilexim. Ngồi ra, trong năm qua, đồng USD bị mất giá so với đồng EUR và đồng JPY cũng có tác động ngƣợc chiều tới hoạt động nhập khẩu của các thị trƣờng truyền thống của Công ty là Châu Âu và Nhật Bản.
Về hoạt động nhập khẩu hàng về bán trong nƣớc của Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu tƣ Vilexim: Trong quá trinh nhập khẩu hàng hoá, nhƣ trên đã đề cập, phần lớn các khoản chi phí liên quan đều đƣợc khách hàng trong nƣớc chịu! Tại sao khách hàng sẵn sàng chấp thuận các điều khoản đó? Uy tín của Cơng ty trong hoạt động xuất nhập khẩu với kinh nghiệm lâu năm, hay trình độ nghiệp vụ ngoại thƣơng của cán bộ kinh doanh trong Công ty đều không trả lời thoả đáng câu hỏi này. Vấn đề đặt ra ở đây là Công ty chƣa tổ chức đƣợc kênh tiêu thụ hàng hoá chuyên nghiệp: thiếu hệ thống kho tàng, phƣơng tiện vận chuyển làm nhiệm vụ bảo quản và lƣu thơng hàng hố; mạng lƣới cửa hàng, cửa hiệu trƣng bày và bán hàng. Điều này khiến cho việc bán hàng nhập khẩu bị hạn chế, hàng hố Cơng ty nhập về thƣờng chỉ bán đƣợc cho khách hàng nhất định, và những cuộc mua bán thƣờng mang tính chất mua bán tay ba. Trong đó, Cơng ty đóng vai trò là cầu nối, đứng ra làm thủ tục nhập khẩu, khi hàng về tới cảng đã có phƣơng tiện của khách hàng trong nƣớc chờ sẵn để chuyển đi với giá rất tốt. Sự vội vàng nhƣ vậy của phía khách hàng nội đã khẳng định rằng, nhu cầu về hàng hố mà Cơng ty nhập khẩu tại thị trƣờng nội địa là không nhỏ.
Do những đặc điểm trên mà hoạt động của kế tốn bán hàng của Cơng ty hiện vẫn rất đơn giản. Thông tin mà kế toán bán hàng cung cấp chủ yếu để phục vụ cho việc theo dõi công nợ của khách hàng. Việc xác định kết quả lãi lỗ bán hàng cho thấy tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu thuần về bán hàng tại công ty là rất thấp.
Về tổ chức bộ máy kế tốn, tại các phịng kinh doanh hiện phải bố trí một