Để tiến hành hoạt động xây dựng, công ty cần có máy thi cơng. Máy thi cơng của cơng ty bao gồm: máy trộn bê tông, cẩu thiếu nhi, máy vận thăng, cần cẩu KATO, đầm cóc Nhật,... Ngồi ra, cơng ty cịn cần nhiều loại máy thi cơng khác, lý do là đối với những loại này, chi phí đi thuê rẻ hơn so với mua, vì vậy, cơng ty cử người đi thuê. Thông thường công ty thuê luôn cả máy, người lái và các loại vật tư cho chạy máy (thuê trọn gói).
Khi bắt đầu đi thuê, công ty và đơn vị cho thuê máy lập hợp đồng thuê thiết bị. Quá trình hoạt động của máy sẽ được theo dõi qua nhật trình sử dụng máy thi công và lệnh điều động máy. Hàng tháng, căn cứ vào hợp đồng thuê máy, nhật trình sử dụng máy và lệnh điều động xe máy, kế tốn tính ra chi phí th máy một tháng cho từng cơng trình theo từng loại máy.
Ví dụ: chi phí thuê máy búa rung cho cơng trình khách sạn La Thành tháng 12 là: 800.000đ/ngày x 19 = 15.200.000
Ngồi ra có trường hợp cơng ty th máy tính trọn gói trong một tháng như chi phí th máy cẩu KRON cho cơng trình khách sạn La Thành một tháng là: 12.500.000đ.
Trên cơ sở xác định được chi phí thuê của từng máy trên từng cơng trình, kế tốn lập bảng tổng hợp chi phí thuê máy.
Bảng 10:
BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ TH MÁY
Cơng trình: Khách sạn La Thành Tháng 12/1999
Loại máy Số ca hoạt động Đơn giá Thành tiền
1. Búa rung 19 800,000 15.200.000 2. Phát điện 23,5 700,000 16.450.000
3. Cẩu KRON 12.500.000
... ... ... ...
Cộng 65.976.000
Xác định được chi phí th máy cho từng cơng trình, kế tốn ghi bút tốn xác định chi phí thuê máy vào tờ chứng từ gốc riêng của công ty và nhập vào máy lên sổ Nhật ký chung từ sổ Nhật ký chung, kế toán vào sổ cái, sổ chi tiết TK 627,331. Sau đó kế tốn tổng hợp kết chuyển chi phí thuê máy sang TK 154. * Đối với những loại máy móc thuộc sở hữu của công ty, để tiện cho việc quản lý và tiến hành thi công, công ty giao cho các đội tự quản lý những máy móc cần dùng. Đối với những loại chi phí phát sinh trong q trình sử dụng máy móc, các đội phải báo cáo kịp thời về cơng ty để hạch tốn chi phí
Chi phí cho chạy máy bao gồm chi phí nhiên liệu (xăng, dầu, mỡ,...) tiền lương cho cơng nhân lái máy, phụ máy và các chi phí khác (chi phí khấu hao máy móc, chi phí điện, nước mua ngồi).
- Chi phí vật liệu cho chạy máy: việc hạch tốn chi phí xăng, dầu, mỡ cho chạy máy tương tự như hạch tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, khi có nhu cầu, các đội tự lo mua sắm bằng tiền tạm ứng, sau đó hạch tốn lại cho cơng ty theo ngun tắc: chi phí phát sinh tại cơng trình nào, ứng với máy nào thì tập hợp riêng cho cơng trình đó, cho máy đó. Sau đó, kế tốn phần hành liên quan ghi nghiệp vụ phát sinh vào tờ chứng từ gốc của công ty làm căn cứ để vào sổ Nhật ký chung và từ sổ Nhật ký chung vào sổ cái và sổ chi tiết TK 141,621. Cuối tháng, trên cơ sở bảng chi tiết vật tư sử dụng cho máy thi cơng, kế tốn kết chuyển chi phí vật tư cho chạy máy thi cơng sang TK 154.
- Tiền lương của công nhân lái máy và phụ máy: chứng từ ban đầu cũng là bảng chấm cơng, nhật trình sử dụng xe máy và các hợp đồng làm khoán. Hàng ngày, đội trưởng theo dõi quá trình làm việc của tổ lái máy qua bảng chấm công. Kết thúc hợp đồng làm khốn, đội trưởng tính tiền lương cho tổ, cho phân việc đó. Cuối tháng, căn cứ vào bảng tổng hợp lương, thanh toán lương và bảng phân bổ tiền lương, kế toán tiền lương và kế toán tổng hợp ghi nghiệp vụ vào tờ chứng từ gốc lấy đó làm căn cứ để vào sổ Nhật ký chung và từ sổ Nhật ký chung vào sổ cái và sổ chi tiết TK 622, 141. Sau khi khớp số liệu, kế toán tổng hợp kết chuyển chi phí nhân cơng lái máy vào TK 154 (xem bảng 8).
- Chi phí khấu hao máy thi công: hàng tháng, căn cứ vào bảng tính khấu hao, cơng ty lập cho mọi loại TSCĐ trong công ty đã đăng ký với Cục quản lý vốn và tài sản, sổ chi tiết TSCĐ, lệnh điều động xe máy của công ty, kế tốn trích khấu hao máy móc thi cơng cho từng loại máy, cho từng cơng trình.
Phương pháp tính khấu hao TSCĐ cơng ty sử dụng là phương pháp khấu hao theo tỷ lệ (máy thi cơng hoạt động ở cơng trình nào thì trích cho cơng trình đó). Trên cơ sở đó, kế tốn lập bảng tính và phân bổ khấu hao.
Bảng 11:
BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO
Tháng 12/1999
STT Loại tài sản
Số năm sử dụng
cịn lại
Tồn doanh nghiệp Chi tiết ra cơng trình
Ngun giá Giá trị còn lại Khấu hao KS La Thành NH LD V-L .....
A Máy thi công ...
1 Máy vận thăng 27m 5 24.500.000 21.560.000 359.333 359.333 - ... 2 Máy trộn bê tông 3 5.000.000 2.900.000 80.556 - 80.556 ... 3 Máy kinh ví DT 106 6 24.953.000 24.953.000 346.153 346.153 - ... 4 Cẩu KATO Nhật 6 1.754.283.000 1.754.283.000 24.356.043 8.118.681 2.706.217 ... ... ... .... ... .... ... ... .... ... B Phương tiện vận tải
1 Ơ tơ tải KTA 6 122.850.000 122.850.000 1.706.250 1.706.250
... ... ... ... .... ... ... .... ... C Trụ sở công ty 15 226.005.292 198.824.870 1.104.582 -
... .... ... ... .... ... ... .... ...
Sau đó, kế tốn phần hành liên quan ghi chi phí khấu hao vào tờ chứng từ gốc, từ số liệu ở chứng từ gốc kế toán vào sổ Nhật ký chung và từ sổ Nhật ký chung vào sổ cái và sổ chi tiết TK 627, 214. Đồng thời căn cứ vào bảng thanh toán lương và bảng phân bổ tiền lương, kế toán ghi bút tốn trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào Nhật ký chung sau đó từ sổ Nhật ký chung vào sổ cái và sổ chi tiết TK 627,141. Sau khi kiểm tra số liệu, kế toán tổng hợp kết chuyển chi phí khấu hao và các khoản trích theo lương cơng nhân lái máy vào TK 154.
Căn cứ vào chi phí th ngồi, chi phí vật tư, chi phí nhân cơng, chi phí khác và các khoản trích theo lương cơng nhân lái máy tính vào chi phí, số liệu căn cứ trên bảng phân bổ tiền lương và bảng phân bổ khấu hao, kế toán tổng hợp lập bảng tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công. Số liệu trên bảng tổng hợp chi phí sử dụng máy thi cơng là căn cứ để vào sổ chi tiết chi phí sản xuất cho mỗi cơng trình.
Bảng 12:
BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ MÁY THI CƠNG
Tháng 12/1999
Cơng trình: Khách sạn La Thành
Loại chi phí Số tiền
1. Chi phí thuê ngồi 65.976.000 2. Chi phí vật tư 1.200.000 3. Chi phí nhân cơng 5.220.000 4. Chi phí khác 12.004.400
Cộng 84.400.400