CHƢƠNG 4 : TÂM LÝ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ
4.4. TÂM LÝ TRONG QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH VÀ THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
4.4.5. Phương pháp kiểm tra, đánhgiá việc thực hiện quyết định
Kiểm tra: Kiểm tra việc thực hiện quyết định có ý nghĩa rất quan trọng. Nhờ kiểm tra, nhà quản trị biết đƣợc tính đúng đắn của quyết định mà mình đƣa ra, biết đƣợc quyết định đó thực hiện đến đâu, cần bổ sung, điều chỉnh nhƣ thế nào. Việc kiểm tra còn tác động tới hành vi của con ngƣời, nâng cao trách nhiệm của họ và động viên họ thực hiện tốt công việc.
Để việc kiểm tra mang tính tích cực, nhà quản trị cần chú ý:
- Phải đƣa ra các tiêu chuẩn cụ thể, rõ ràng.
- Phải kiểm tra thƣờng xuyên và có hệ thống.
- Cơng tác kiểm tra phải đƣợc tiến hành trên tất cả các mặt hoạt động dù là mặt thứ yếu, theo một kế hoạch thống nhất, tránh tình trạng chất quan tâm tiến hành kiểm tra những yếu tố nhất định làm cho ngƣời thừa hành chỉ quan tâm chú ý vào yếu tố đó mà lãng quên những yếu tố khác.
- Phải phân công những ngƣời có thẩm quyền, có uy tín và có nghiệp vụ chuyên môn để kiểm tra.
- Khi kiểm tra phải làm sao cho ngƣời thừa hành coi kiểm tra là hình thức giúp đỡ về nghiệp vụ và là sự nâng đỡ tinh thần cho họ, từ đó xây dụng mối quan hệ hiểu biết và thông cảm lẫn nhau giúp ngƣời kiểm tra và ngƣời bị kiểm tra.
Đi đôi với việc kiểm tra là sự đánh giá kết quả thực hiện quyết định. Việc đánh giá cũng tác động rất mạnh đến từng cá nhân và cả tập thể. Nó thƣờng tạo nên một trạng thái cảm xúc nhất định chi phối toàn bộ hành vi của mọi ngƣời làm cho hành vi đó trở nên mạnh mẽ, tích cực, hay yếu đuối tiêu cực. Việc đánh giá đúng sẽ kích thích tính tích cực, nâng cao hiệu quả lao động của ngƣời đƣợc đánh giá và tạo ra bầu khơng khí tâm lý tốt đẹp trong tập thể. Ngƣợc lại sự đánh giá thiếu chính xác, sai lệch sẽ gây ra hiệu quả khơng tốt, làm mọi ngƣời bất bình, xơn xao bàn tán, nghi ngờ, tự ái... và ảnh hƣởng đến hiệu suất hoạt động của tập thể.
Để động viên, kích thích mọi ngƣời, khi đánh giá ngƣời dƣới quyền cần chú ý:
- Tâm lý con ngƣời là ai cũng muốn khen, vì vậy nên dùng cách đánh giá tốt là chủ yếu; còn khi đánh giá xấu cần thận trọng, tế nhị, cần chính xác, rõ ràng và nêu đƣợc nguyên nhân khắc phục.
- Cần đánh giá đúng sự cố gắng của mọi ngƣời, phải so sánh năng lực với kết quả thực hiện và cần lƣu ý tới những điều kiện khách quan ảnh hƣởng đến kết quả đó.
- Phải chú ý động viên tất cả mọi ngƣời, có sự quan tâm đánh giá tới tất cả, khơng nên để quên, để sót.
- Phải đánh giá một cách khách quan, loại bỏ những yếu tố chủ quan khi đánh giá (nhƣ tâm trạng, ấn tƣợng, thiện cảm, ác cảm...).
Những dạng đánh giá đặc biệt đó là khen, chê, thƣởng, phạt. Có thể nói rằng bất kì cán bộ to hay nhỏ, ngƣời cơng nhân làm việc lâu năm cho đến ngƣời mới đƣợc tuyển mộ đều thích đƣợc khen và khơng muốn bị chê. Quả là nhƣ vậy, nhƣng khen, chê nhƣu thế nào thì có tác dụng tốt hoặc ngƣợc lại?
Khen như thế nào?
Khen thƣởng bất cứ với hình thức nào, cá nhân hay tập thể đều có tác dụng kích thích rất lớn. Mỗi con ngƣời đều có cố gắng làm cho mọi ngƣời trong tập thể thừa nhận nhân cách của mình. Cho nên đối với nhân viên, bất cứ sự khen thƣởng nào cũng đều là phƣơng tiện để khẳng định mình trƣớc những ngƣời xung quanh. Thực tiễn cho thấy rằng, đối với những ngƣời có thành tích thì thích đƣợc đánh giá và khen trực diện và cơng khai trƣớc mọi ngƣời. Ngày nay có những ý kiến cho rằng khơng cần phải thi đua, khen thƣởng gì hết, chỉ cần trả lƣơng cao cho nhân viên thì khắc họ sẽ làm việc tốt hơn. Điều đó mới chỉ đáp ứng một mặt (“yếu tố vệ sinh tinh thần” trong mơ hình của Herzberg) mà thơi, chứ chƣa có “yếu tố động viên”. Ơng cha ta đã có câu “một nén tiền cơng khơng bằng một đồng tiền thƣởng” quả đúng vậy. Thực tế cho thấy rằng tiền thƣởng khơng đáng là bao, nhƣng nó kích thích rất lớn, làm cho ngƣời đƣợc khen thƣởng phấn chấn trong công tác hơn, tự hào và hãnh diện hơn nhiều.
Nhà quản trị chớ nên qn rằng khen thƣởng chỉ có tác dụng tích cực thật sự nếu khen một cách khách quan, đúng lúc với từng đối tƣợng và sự cống hiến của họ. Nếu chúng ta đánh giá cao công lao của ngƣời này, mà lại hạ thấp thành tích của ngƣời khác thì sẽ mất tác dụng động viên. Ngƣời đƣợc khen quá mức sẽ tự mãn, dễ dãi với bản thân, cịn ngƣời có cố gắng, có thành tích mà khơng đƣợc biểu dƣơng kịp thời thì sẽ sinh chán nản, tính tích cực và ý chí phấn đấu sẽ giảm sút.
Chê như thế nào?
Chê trách, phê phán là cả một nghệ thuật của nhà quản trị. Làm sao cho ngƣời dƣới quyền có khuyết điểm nhận ra lỗi và thiếu sót của mình, khơng tự ái, khơng tức tối, khơng đau khổ là những việc không dễ dàng. Cho nên sự phê bình của nhà quản trị phải ln ln xuất phát từ sự chân tình, thân ái với động cơ trong sáng, với mục đích là làm cho ngƣời có khuyết điểm tiếp thu đƣợc ý kiến phê bình một cách thoải mái, để trong công tác và việc làm tốt hơn, tiến bộ hơn.
Nhà quản trị cần nhớ rằng, đối với những ngƣời có sai lầm, có khuyết điểm thì khơng nên phê bình họ trƣớc mặt ngƣời thứ ba. Vì vậy họ sẽ dễ mặc cảm bị hạ thấp. Cho nên tốt nhất là nên gặp gỡ và trao đổi góp ý riêng, thật đúng lúc, đúng chỗ thích hợp với
tâm trạng của ngƣời góp ý và ngƣời bị góp ý. Khong bao giờ đƣợc tỏ thái độ thô bạo, lăng nhục và xúc phạm với ngƣời có khuyết điểm hoặc thiếu sót. Việc phê trách hay phê bình một ngƣời chỉ có hiệu quả nếu nhà quản trị biết bắt đầu bằng việc chỉ ra những ƣu điểm của ngƣời đó, tiếp sau đó là những sai lầm đã mắc phải và cuối cùng là hãy động viên bày tỏ sự tin tƣởng của mình vào việc khắc phục và sửa chữa thiếu sót của họ.