CHƢƠNG 4 : TÂM LÝ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ
4.4. TÂM LÝ TRONG QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH VÀ THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
4.4.3. Các giai đoạn của quá trình ra quyết định
Quá trình ra quyết định là một hoạt động tâm lý phức tạp bao gồm các giai đoạn
sau:
a) Phát hiện vấn đề và nhận thức vấn đề: Quyết định nào cũng xuất phát từ hồn cảnh
có vấn đề (chẳng hạn doanh số bán ra thấp, lợi nhuận thu đƣợc ít...). Khi gặp phải những tình huống nhƣ vậy, nhà quản trị phải ý thức đƣợc đó là hồn cảnh có vấn đề, tức là đặt ra vấn đề cần giải quyết, phát hiện ra mâu thuẫn chứa đụng trong tình huống đó. Trên cơ sở hiểu đƣợc vấn đề, nhà quản trị đƣa ra nhiệm vụ chính thức.
Đây là giai đoạn khởi đầu của quá trình ra quyết định. Nó đóng vai trị rất quan trọng, bởi vì nhà quản trị có nhìn ra vấn đề, có hiểu đúng vấn đề thì mới đƣa ra đƣợc quyết định đúng đắn. Trong SXKD, nhà quản trị kinh doanh phải có đơi mắt tinh tƣờng, có cái đầu nhạy bén, am hiểu thị trƣờng mới có thể phát hiện ra vấn đề, từ đó đề ra đƣợc những quyết định kinh doanh có hiệu quả.
b) Xuất hiện các liên tưởng: Sau khi đã đƣa ra nhiệm vụ chính thức, nhà quản trị thu
thập thơng tin, huy động các tri thức, vốn kinh nghiệm có liên quan đến vấn đề, làm xuất hiện trong đầu các mối liên tƣởng xung quanh vấn đề đang cần giải quyết.
c) Đưa ra các phương án quyết định có thể có: Gạt bỏ những liên tƣởng khơng cần thiết,
chỉ giữ lại những kiến thức liên quan trực tiếp đến việc giải quyết vấn đề. Kết quả là hình thành nên các giả thuyết, tức là các phƣơng án quyết định.
d) Lựa chọn phương án quyết định: Từ các phƣơng án đã đƣa ra ở trên, nhà quản trị
phải lựa chọn một phƣơng án tốt nhất. Ở đây đòi hỏi nhà quả trị phải có sự chuẩn bị cơ bản về ý chí hành động, khắc phục sự giằng co giữa các động cơ nội tâm theo hƣớng có lợi cho cơng việc thơng qua quyết định.
Việc lựa chọn phƣơng án này hay phƣơng án khác đó là kết quả của sự tác động lẫn nhau giữa các yếu tố khách quan và yếu tố chủ quan. Những yếu tố khách quan tác động đến việc lựa chọn quyết định đó là: đặc điểm của nhiệm vụ, tính bất định cao hay thấp, khối lƣợng và chất lƣợng thông tin mà nhà quản trị nắm đƣợc, điều kiện vật chất kỹ thuật của công ty thời hạn để chuẩn bị và thông qua quyết định, những đặc điểm của bầu khơng khí tâm lý-xã hội trong tập thể... Những yếu tố chủ quan có thể kể đến là: những đặc điểm hoạt động thần kinh cao cấp của nhà quản trị; nhu cầu và tâm thế; tình cảm và năng lực; tồn bộ hệ thống thói quen và kinh nghiệm của nhà quản trị...
4.4.4. Những yêu cầu tâm lý trong tổ chức thực hiện quyết định
Tổ chức thực hiện quyết định là giai cấp tiếp theo của q trình quản trị. Có thể đề ra đƣợc những quyết định đúng đắn, hứa hẹn kết quả cao, nhƣng nếu việc tổ chức thực hiện khơng tốt thì quyết định đó khơng thể mang lại hiệu quả mong muốn. Trong quá trình tổ chức thực hiện quyết định, nhà quản trị phải chú ý khắc phục những yếu tố tâm lý cản trở sau đây:
- Sức ỳ về thói quen: Mỗi một quyết định, dù ít hay nhiều, đều chứa đựng những yếu
tố mới, nhất là những quyết định có liên quan đến việc thay đổi nhân sự, thay đổi chế độ làm việc, thay đổi quy trình cơng nghệ của một cơng ty, xí nghiệp. Thực hiện những quyết định nhƣ vậy nghãi là làm đảo lộn những thói quen, lề lối làm việc cũ. Vì vậy việc thực hiện đó sẽ gặp nhiều cản trở về tâm lý của những ngƣời thừa hành, đòi hỏi một khoảng thời gian nhất định để thích nghi với hồn cảnh mới.
- Sức ỳ về tư tưởng: Khi quyết định đƣợc ban hành và đƣa vào thực hiện, những
ngƣời thừa hành thƣờng cảm thấy bỡ ngỡ, thậm chí hoang mang. Ở đây cũng cần một thời gian để những ngƣời thừa hành nghiên cứu, tìm hiểu và làm quen với tƣ tƣởng chủ đạo của quyết định, nắm bắt đƣợc nhiệm vụ của bản thân cũng nhƣ của tập thể. Khi đã hiểu đƣợc ý nghĩa của quyết định, nhiệm vụ của bản thân, họ sẽ tiến hành thực hiện quyết định một cách tích cực.
- Những khiếm khuyết trong việc truyền đạt quyết định: Nhà quản trị ra đƣợc quyết định
đúng đắn, nhƣng không biết cách truyền đạt đến ngƣời thực hiện, không biết diễn đạt ý tƣởng của mình, khơng biết khêu gợi sự hƣng phấn của những ngƣời thừa hành, thì cũng khơng đem lại hiệu quả cao đƣợc. Ở đây địi hỏi nhà quản trị phải có nghệ thuật truyền đạt quyết định: năng lực diễn đạt, nghệ thuật biểu hiện tƣ tƣởng, sự truyền cảm và khả năng kích thích tính tích cực của quần chúng. Khi truyền đạt quyết định, nhà quản trị phải tác động vào động cơ, nhu cầu, tình cảm của những ngƣời thừa hành, nhằm làm khuấy động suy nghĩ, tình cảm, sự quan tâm tới nghề nghiệp, lợi ích của cá nhân, của tập thể, trên cơ sở đó mà say mê với cơng việc.
Khi phân công nhiệm vụ thực hiện quyết định cho những ngƣời dƣới quyền cần chú ý những yêu cầu sau:
- Phải phân công nhiệm vụ tƣơng xứng với năng lực và các phẩm chất tâm-sinh lý của ngƣời thực hiện. Khi phân công nhiệm vụ cho cấp dƣới phải dựa vào năng lực, sở trƣờng, trình độ chun mơn, kỹ năng, kỹ xảo của họ, tránh hiện tƣợng “thợ rèn thì bảo đóng tủ, thợ mộc thì bảo rèn dao”. Cơng việc đƣợc phân công phải phù hợp với những đặc điểm tâm-sinh lý, đặc biệt là khí chất của ngƣời thừa hành.
- Nhiệm vụ đƣợc phân cơng phải kích thích những tình cảm tốt đẹp của tập thể. Cần phải phân công sao cho những cái rủi ro của ngƣời này không biến thành may mắn của kẻ khác mà phải biến những cái rủi ro đó thành sự kích thích tình cảm tập thể ở ngƣời khác, tạo thành sự giúp đỡ lẫn nhau, phát triển đồng đều về nghiệp vụ nghề nghiệp.
- Phải duy trì sự bảo hộ giúp đỡ lẫn nhau của những đồng nghiệp. Quyết định quản trị là một ý tƣởng tồn vẹn, địi hỏi thu hút nỗ lực của cả tập thể. Việc chia ra từng nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân cũng chỉ nhằm phục vụ mục đích chung. Vì vậy khi phân công nhiệm vụ, nhà quản trị cần xác định rõ cho những ngƣời thừa hành hiểu rằng mỗi kết quả của họ có liên quan, ảnh hƣởng đến kết quả của ngƣời khác, trên cơ sở đó khắc phục tâm
lý cục bộ trong hoạt động của từng cá nhân, giáo dục ý thức tập thể, tinh thần giúp đỡ, tƣơng trợ lẫn nhau.