Chƣơng 3 : MỘT SỐ KỸ NĂNG BÁN HÀNG CHUYÊN NGHIỆP
5. Kỹ năng trình bày
5.3. Chuẩn bị thuyết trình
5.3.1. Xác nhận địa điểm của buổi thuyết trình
Xác định địa điểm của buổi thuyết trình thơng qua việc trả lời các câu hỏi sau:
50 - Họ cần biết cái gì?
- Hành động nào của họ mà tơi muốn? - Làm thế nào tơi có thể nói cho họ biết? - Tơi có bao lâu thời gian?
- Tơi sẽ trình bày như thế nào?
5.3.2. Viết nội dung bài thuyết trình
Nội dung bài thuyết trình ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành bại của việc thuyết trình. Sau đây là một số vấn đề liên quan đến việc viết một bài thuyết trình thuyết phục:
Những yêu cầu cơ bản khi viết bài thuyết trình:
- Viết đúng những điều sẽ nói (viết để nói, khơng để đọc)
- Viết bài thuyết trình tuân thủ nguyên tắc đơn giản: từ dễ hiểu, câu ngắn gọn, tập trung ý chính và sử dụng câu hay nhóm từ chuyển tiếp các ý.
- Đánh số trang.
- Sử dụng các tín hiệu: gạch dưới, nút chấm, các con số. - Sử dụng kiểu chữ to, có khoảng trống phù hợp để dễ đọc. 10 lời khuyên để viết một bài thuyết trình tốt:
- Sử dụng câu ngắn gọn phù hợp ngữ cảnh để dễ theo dõi. - Sử dụng chiều dài các câu khác nhau để thu hút thính giả. - Sử dụng các kiểu rút gọn.
- Tránh những từ sáo rỗng. - Tránh sử dụng thuật ngữ.
- Chia bài viết thành những đoạn nhỏ.
- Chỉ sử dụng các con số để so sánh/thể hiện sự tương phản. - Những hình vẽ và bản đồ phải đặt nơi phù hợp.
- Thể hiện mối liên hệ của bản thân với vấn đề thuyết minh. - Thể hiện những thông tin mới lạ và những ý tưởng độc đáo. Kết cấu của một bài thuyết trình thuyết phục (bài nói)
51
- Chào mừng và giới thiệu. (Trong phần này bao gồm một số nội dung: chào mọi người, hoan nghênh mọi người có mặt và nói sơ lược bản thân)
- Mục đích thuyết trình. (Phần này cơng bố mục đích thuyết trình, phát thảo sườn bài nói, nói rõ thời gian nói và nói rõ khi nào trả lời các câu hỏi)
- Nội dung chính.
Viết nội dung chính thành từng phần như sau: + Ý chính 1 và kích động thính giả
+ Ý chính 2 và kích động thính giả + Ý chính 3 và kích động thính giả
- Kết luận: (Trong phần này cần tóm tắt lại, khích động hành động, lại lợi ích của thính giả khi hành động, cảm ơn và từ biệt.
5.3.3. Chuẩn bị các công cụ hỗ trợ
Một số cơng cụ thường dùng trong thuyết trình như: - Các phẩn mềm tin học
- Máy chiếu, laptop, màn hình, video,… - Bảng trình bày, viết, micro…
- Sản phẩm mẫu, Catalouge, hồ sơ,…
5.3.4. Thơng tin đến thính giả tham dự
Thơng tin đến thính giả tham dự phải được thực hiện đầy đủ và nghiêm túc, lưu ý đến tính trang trọng khi thơng tin. Bên cạnh đó, có thể thông tin qua phương tiện truyền thông nhưng cách tốt nhất là gặp trực tiếp, nếu không thuận tiện nên gửi thư mời cho riêng từng đối tượng. Thêm vào đó, quy trình phổ biến về cơng tác thơng tin như sau:
1. Lập danh sách đối tượng liên quan.
2. Phân tính và quyết định đối tượng cần thơng tin. 3. Tìm hiểu cách thức liên lạc.
4. Tiến hành thông tin.
Thêm vào đó, khi cận ngày thuyết trình, cần kiểm tra việc tham dự của thính giả.
52
5.3.5. Thực hiện một số yêu cầu trƣớc khi thuyết trình
- Luyện tập trước cách phân phối bài thuyết trình thơng qua luyện tập nhiều lần như đứng trên bục thuyết trình tập nói nhiều lần và canh giờ nói, đồng thời luyện phát âm các từ khó, luyện cách lên xuống giọng tại các điểm trọng âm.
- Kiểm tra đầy đủ các dụng cụ cần thiết để sử dụng khi thuyết trình như bài thuyết trình, các phương tiện hỗ trợ và đồng phục sẽ mặc khi thuyết trình.
- Đến phịng thuyết trình sớm. Mỗi phịng thuyết trình khác nhau vì thế phải đến sớm để kiểm tra bục đứng thuyết trình, thử micro, kiểm tra đèn, chạy thử các thiết bị âm thanh,…