- Khoảng cỏch dũng trớc của đoạn (Spacing before): 6 Khoảng cỏch dũng sau của đoạn (Spacing after):
1 Nguyền Văn Nam Tốt Tốt Khá Khá 2 Trần Thanh Bỡnh Tốt Tốt Khá Tốt
2.2.1 Định dạng dữ liệu trong ụ
Việc định dạng phụng chữ, màu chữ trờn bảng biểu thực hiện theo nh− phần định dạng chữ đà trỡnh bày ở (mục 1.2).
Định dạng lề
B−ớc 1: Chọn (bụi đen) cỏc ụ cần định dạng;
B−ớc 2: Nhỏy phải chuột lờn vựng bụi đen, mở mục chọn rồi chọn kiĨu lỊ muốn định dạng theo bảng:
Định dạng hớng văn bản
Bạn cú thể định dạng h−ớng văn bản trong ụ (hiển thị theo chiều dọc, hay chiỊu ngang). ĐĨ định dạng hớng, bạn làm nh− sau:
B−ớc 1: Chọn ụ cần định dạng hớng;
B−ớc 2: Nhỏy phải chuột lờn vựng đà chọn, mở mục chọn , hộp thoại Text Direction xuất hiện:
Hãy dùng chuột nhấn vào h−ớng mn thiết lập ở mơc Orientation.
B−ớc 3: Nhấn OK để hoàn tất. 2.2.2 Tụ nền, kẻ viền
Để tụ màu nền hay kẻ viền cho một vựng của bảng, cỏch làm nh− sau:
B−ớc 1: Chọn cỏc ụ (bụi đen) cần tụ nền hay đặt viền;
Hộp thoại Border and Shading xuất hiện:
ThỴ Border cho phộp thiết lập cỏc định dạng về đ−ờng kỴ của vùng lựa chọn:
- Mục Style: chọn kiĨu đ−ờng định thiết lập;
- Mục Color: chọn màu cho đ−ờng thẳng;
- Mục Width: chọn độ dày, mỏng cho đ−ờng;
- Mục Setting: chọn phạm vi đ−ờng cần thiết lập. Ngoài ra bạn cú thể chọn phạm vi cỏc đờng cần thiết lập định dạng ở mục Preview;
- Mục Apply to: để chọn phạm vi cỏc ụ thiết lập cho phù hỵp: Table – sẽ thiết lập định dạng này cho toàn bộ bảng; Cell- chỉ thiết lập cho cỏc ụ đà chọn;
- Nhấn Ok để kết thỳc cụng việc.
ThỴ Shading cho phộp thiết lập cỏc định dạng về tụ nền bảng:
- Mục Fill: chọn chọn màu cần tụ. ĐÃ cú sẵn một hộp với rất nhiều mà Bạn cú thĨ nhấn nút More Colors.. để tự chọn cho mỡnh những màu khỏc:
- Mục Apply to: để chọn phạm vi cỏc ơ cấn tơ mầu nỊn: Table tụ tồn bộ bảng;
Cell- chỉ tụ cho cỏc ụ đà chọn;
- Nhấn Ok đĨ kết thúc cụng việc.
2.3 Tớnh toỏn trờn bảng
Bạn cú thể thực hiện một số phộp tớnh đơn giản trờn bảng cđa Word. Một khía cạnh nào đấy thỡ Word cũng cú khả năng nh− một bảng tớnh điện tử (Excel), tuy nhiờn nú chỉ xư lý đợc những phộp toỏn đơn giản, rất là đơn giản.
2.3.1 Tính tổng
Giả sư có một bảng số liƯu nh− sau:
TT Họ tên L−ơng Phụ cấp Thực lĩnh 1 Nguyễn Nam 507000 150000 ? 2 Trần Khỏnh 600000 150000 ? 3 Minh Hoa 630000 200000 ?
Tổng cộng: ? ? ?
Hàm tính tổng SUM của Word để điền giỏ trị tổng vào cỏc ụ cú dấu ?
B−ớc 1: Đặt điểm trỏ lờn ụ cần chứa giỏ trị tổng. Vớ dụ một ụ trờn dũng Tổng cộng: B−ớc 2: Mở mơc chọn Table | Formulạ., hộp thoại Formula xuất hiện:
ở mục Formula, gừ vào cụng thức cần tớnh. Cú 3 loại cụng thức tớnh tổng:
=SUM(ABOVE) – tính tổng cỏc dũng từ trờn dũng đặt điểm trỏ. Cụng thức này
đợc ỏp dụng đĨ tính tỉng cho dịng Tổng cộng;
=SUM(LEFT) – tính tổng cho cỏc dũng bờn trỏi dũng đặt điểm trỏ. Cụng thức này
đợc ỏp dơng tính tỉng cho cột Thực lĩnh ( = L−ơng + Phụ cấp);
T−ơng tự, =SUM(RIGHT) tớnh tổng cho cỏc dũng bờn phải dũng đỈt điĨm trỏ. Ci cùng nhấn OK để hoàn tất việc tớnh tổng.
Sau khi thực hiện dỏn cỏc cụng thức tính tỉng cho dịng Tỉng cộng, và cột Thực lĩnh ta đợc bảng kết quả nh− sau:
TT Họ tên L−ơng Phơ cấp Thực lĩnh 1 Nguyễn Nam 507000 150000 657000 2 Trần Khỏnh 600000 150000 750000 3 Minh Hoa 630000 200000 830000 Tổng cộng: 1737000 500000 2237000 =SUM(LEFT) =SUM(ABOVE) 2.3.2 Tính trung bình cộng
Giả sư có một bảng số liƯu nh− sau:
TT Họ tờn ĐTB HK1 ĐTB HK2 ĐTB cả năm
1 Nguyễn Nam 5.7 6.5 ?
2 Trần Khánh 7.6 7.4 ?
3 Minh Hoa 7.5 8.3 ?
ĐTB chung cả lớp: ? ? ?
Hàm tính trung bình cộng AVERAGE của Word để điền giỏ trị vào cỏc ụ cú dấu ?
B−ớc 1: Đặt điểm trỏ lờn ụ cần tớnh. Vớ dụ một ụ trờn dũng ĐTB cả năm:
ở mục Formula, gừ vào cụng thức cần tớnh. Cú 3 loại cụng thức tớnh trung bỡnh cộng:
=AVERAGE(ABOVE) tớnh trung bỡnh cộng cỏc dũng từ trờn dũng đặt điểm
trỏ. Cụng thức này đợc ỏp dụng để tớnh giỏ trị cho dũng ĐTB chung cả lớp:;
=AVERAGE(LEFT) – tính trung bỡnh cộng cho cỏc dũng bờn trỏi dũng đặt điểm
trỏ. Cụng thức này đ−ỵc áp dơng tính giá trị cho cột ĐTB cả năm = (ĐTB HK1 + ĐTB HK2)/2;
T−ơng tự, =AVERAGE(RIGHT) tớnh trung bỡnh cộng cho cỏc dũng bờn phải dũng đặt điểm trỏ.
Cuối cùng nhấn OK để hoàn tất viƯc tính tỉng.
Sau khi thực hiện dỏn cỏc cụng thức tớnh trung bỡnh cộng cho dũng ĐTB chung cả
lớp:, và cột ĐTB cả năm: ta đợc bảng kết quả nh− sau:
TT Họ tên ĐTB HK1 ĐTB HK2 ĐTB cả năm 1 Nguyễn Nam 5.7 6.5 6.1 2 Trần Khánh 7.6 7.4 7.5 3 Minh Hoa 7.5 8.3 7.9 ĐTB chung cả lớp: 6.93 7.4 7.17 2.4 Sắp xếp dữ liệu trờn bảng
Dữ liệu trờn bảng cú thể đ−ợc sắp xếp theo một thứ tự nào đú. Giả sử cú bảng dữ liệu sau:
TT Họ đƯm Tờn Điểm TB
1 Nguyễn Quang Anh 7.5
2 Trần Mạnh Hà 8.0
3 Nguyễn Đức Bỡnh 7.2
4 Nguyễn Xuân Thắng 6.5
5 Nguyễn Thị Oanh 8.0
Đặt điểm trỏ lờn bảng cần sắp xếp rồi mở mục chọn Table | Sort.., hộp thoại Sort xuất hiện:
Thiết lập thuộc tính cho hộp thoại này nh sau:
- Mục Sort by: chọn cột đầu tiờn cần sắp xếp (cột Tên);
- Mục Type : chọn kiểu dữ liệu của cột đú để sắp xếp. Cú 3 kiểu dữ liệu mà Word hỗ trợ: Text – kiểu ký tự; Number – kiĨu số học và Date – kiĨu ngày;
- Các mơc Then By: Sẽ đ−ợc so sỏnh khi giỏ trị sắp xếp trờng đầu tiên trùng nhaụ Ví dơ trên, khi Tên trựng nhau thỡ sắp xếp tiếp theo Họ đƯm;
- Mục My list has: chọn Header row- dũng đầu tiờn của bảng sẽ khụng tham gia vào quỏ trỡnh sắp xếp (làm dũng tiờu đề); nếu chọn No header row- máy tính sẽ sắp xếp cả dũng đầu tiờn của bảng (chọn khi bảng khụng cú dũng tiờu đề);
- Cuối cùng nhấn OK đĨ thực hiƯn. Cột cần sắp xếp Sắp xếp theo
kiểu dữ liệu
Sắp theo chiều tăng Sắp theo chiều giảm
Bạn chỉ cú thể sắp xếp đợc dữ liệu của bảng trờn phạm vi cỏc ụ khụng bị trộn (Merged)
Sau khi sắp xếp theo Tờn và Họ đệm, thu đợc bảng kết quả nh− sau:
TT Họ đƯm Tờn Điểm TB
1 Nguyễn Quang Anh 7.5
3 Ngun Đức Bình 7.2
2 Trần Mạnh Hà 8.0
5 Ngun Thị Oanh 8.0
Sắp xếp bảng theo Điểm TB rồi đến Tờn
Đặt điểm trỏ lờn bảng cần sắp xếp rồi mở mục chọn Table | Sort.., hộp thoại Sort xuất hiện và thiết lập cỏc thụng số cho hộp thoại này nh− sau:
Kết quả sắp xếp thu đợc là:
TT Họ đƯm Tờn Điểm TB
2 Trần Mạnh Hà 8.0
5 Ngun Thị Oanh 8.0
1 Nguyễn Quang Anh 7.5
3 Ngun Đức Bình 7.2
4 Nguyễn Xũn Thắng 6.5
2.5 Thanh công cơ Tables and Borders
Thanh cụng cụ này chứa cỏc tớnh năng giỳp bạn dễ dàng thực hiện những thao tỏc xử lý trờn bảng biể
Để hiển thị thanh cụng cụ, kích hoạt mơc chọn View | Toolbars | Tables and
Borders:
ý nghĩa cỏc nỳt trờn thanh cụng cụ này nh− sau: : Dựng để kẻ hoặc định dạng cỏc đ−ờng; : Dùng đĨ tẩy bỏ đ−ờng thẳng;
: Chọn độ đậm cđa đ−ờng; : Định dạng màu cho đ−ờng; : Kẻ khung cho cỏc ụ;
: Tụ mầu nền cỏc ụ;
: Để chốn thờm bảng mới lờn tài liệu; : Để trộn cỏc ụ đà chọn thành 1 ô; : ĐĨ chia một ụ thành nhiều ụ nhỏ; : Để định dạng lề văn bản trong ụ;
: Để kớch hoạt tớnh năng tự động định dạng : Định dạng h−ớng văn bản trong ụ;
: Sắp xếp giảm dần theo cột đang chọn; : Sắp xếp tăng dần theo cột đang chọn; : Tớnh tổng đơn giản.
Cõu hỏi và bài tập Ch−ơng 2
Trả lời cỏc cõu hỏi kiểm tra lý thuyết sau:
1. Có mấy ph−ơng phỏp để chốn một bảng mới lờn tài liệu Word? HÃy liệt kờ tên từng phơng phỏp và cho biết những −u điĨm cđa từng phơng phỏp nà 2. Trộn nhiều ụ thành một ụ ng−ời ta sử dụng tớnh năng Merge trờn thanh cụng
cụ Tablẹ Nếu bỏ trộn một ụ để về trạng thỏi cỏc ụ nhỏ ban đầu phải làm thế nà
Thực hiện chế bản cỏc bảng biểu theo yờu cầu sau đõy:
1.