IV. Đặc điểm hạch tốn chi phí sản xuất theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ
2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh
2.1. Sơ đồ tổ chức quản lý của Công ty Du lịch và xúc tiến thƣơng mại
2.2. Cơ cấu tổ chức và quản lý Cơng ty
Qua sơ đồ ta có thể thấy cơ cấu tổ chức và quản lý của Công ty tƣơng đối đơn giản và thống nhất. Công ty du lịch và xúc tiến thƣơng mại có phạm vi kinh doanh rộng và bên cạnh khách sạn Thƣơng mại (giữa vai trị quan trọng nhất của
Giám đốc Phó giám đốc
Công ty liên doanh khách sạn Hà Nội Sunway Phịng tổ chức hành chính Lễ tân Phịng kế tốn tài vụ Phòng kinh doanh nghiệp vụ Cửa hàng KD tổng hợp Tràng Tiền Khách sạn Thương mại Trung tâm dịch vụ Thương mại Đội Cấn Buồng Nhà hàng Quầy bar Bảo vệ Kỹ thuật
Kho¸ ln tèt nghiƯp
Cơng ty) cịn có cửa hàng Tràng Tiền và trung tâm dịch vụ Đội Cấn nên các Công ty trực thuộc cũng vẫn có sự độc lập cần thiết để chủ động trong kinh doanh.
Khách sạn Sunway là một khách sạn liên doanh với tập đoàn Sunway của Malayxia, phần góp vốn của Cơng ty là 29 %, có 2 thành viên trong hội đồng quản trị nên có thể dễ dàng thấy rằng tiếng nói của Cơng ty trong liên doanh không thể so sánh với nƣớc bạn. Tuy nhiên chủ trƣơng liên doanh là tất yếu trong bối cảnh hội nhập nền kinh tế thế giới và để thúc đẩy ngành du lịch đầy tiềm năng nhƣng thiếu vốn đầu tƣ của chúng ta.
Trung tâm dịch vụ Đội Cấn cũng có ngành nghề kinh doanh chính là khách sạn. Trung tâm hoạt động theo kiểu lấy thu bù chi, nộp khấu hao tài sản, hạch toán báo sổ. Trung tâm tự chủ về kế hoạch kinh doanh, tài chính, nhân sự lao động và tiền lƣơng song phải phù hợp với kế hoạch chung của Công ty và báo cáo với Công ty trƣớc khi thực hiện.
Cũng giống với trung tâm dịch vụ Đội Cấn, cửa hàng Tràng Tiền hoạt động theo nguyên tắc lấy thu bù chi, tuy nhiên cửa hàng có thể chủ động dễ dàng trong việc thay đổi ngành nghề kinh doanh để phù hợp với thị trƣờng. Ví dụ, trƣớc kia cửa hàng kinh doanh đồng hồ còn bây giờ cửa hàng chuyển sang kinh doanh đồ thủ công mỹ nghệ.
2.3. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
Theo sơ đồ trên thì Giám đốc là ngƣời điều hành cao nhất, là ngƣời có tồn quyền quyết định và chịu trách nhiệm chung đối với hoạt động kinh doanh của Công ty trƣớc Bộ thƣơng mại và pháp luật. Giám đốc trực tiếp điều hành, quản lý hoạt động của 3 phòng: Phòng tổ chức hành chính, phịng kế tốn tài vụ, phịng kinh doanh nghiệp vụ. Riêng khách sạn Sunway là khách sạn liên doanh với Malayxia thì hoạt động có những đặc thù riêng. Phần vốn góp của Cơng ty trong liên doanh là 29%, công ty cử hai thành viên tham gia vào hội đồng quản trị, một
Kho¸ luËn tèt nghiƯp
giữ chức phó tổng giám đốc, một tham gia vào phịng quản lý nhân sự, ngồi ra cịn có một ngƣời phụ trách kế tốn.
Phó giám đốc có trách nhiệm giúp việc cho giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch các chính sách kinh doanh và trực tiếp phụ trách công việc kinh doanh của Công ty và khách sạn.
Các phòng giúp việc cho Giám đốc sẽ điều phối hoạt động của cửa hàng kinh doanh tổng hợp Tràng Tiền, trung tâm dịch vụ thƣơng mại Đội Cấn và khách sạn Thƣơng Mại theo chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng. Cụ thể nhƣ sau:
+ Phịng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ quản lý cơ sở vật chất phục vụ kinh doanh, tổ chức xây dựng bộ máy quy hoạch cán bộ, quản lý nhân sự, xây dựng và quản lý định mức lao động, tiền lƣơng, ...
+ Phịng kế tốn: có nhiệm vụ xây dựng và quản lý về ngân quỹ, theo dõi thu chi, quản lý tài chính vốn, quản lý hƣớng dẫn hố đơn chứng từ, tình hình thực hiện chi tiêu tài chính và các hoạt động kế tốn của Cơng ty.
+ Phịng kinh doanh: có nhiệm vụ xây dựng chiến lƣợc chính sách kinh doanh, lập kế hoạch kinh doanh. Ngồi ra, phịng kinh doanh còn trực tiếp kinh doanh các mặt hàng xuất nhập khẩu thủ công mỹ nghệ, trang trí nội thất, thực phẩm ăn uống phục vụ cho kinh doanh khách sạn. Việc tổ chức tiếp thị quảng cáo, tổ chức hội nghị, tiệc cƣới, hƣớng dẫn du lịch, lữ hành cũng là nhiệm vụ của phòng.
Khách sạn Thƣơng mại bao gồm các bộ phận: Lễ tân, tổ buồng, tổ bar, nhà hàng, tổ bảo vệ, tổ kỹ thuật đây là những bộ phận lao động trực tiếp trong khách sạn.
Bộ phận lễ tân: là bộ phận quan trọng nhất đòi hỏi nhân viên phải thành thạo ít nhất 1 ngoại ngữ và nắm vững nghiệp vụ kinh doanh của khách sạn, nhạy bén trong giao tiếp. Mọi yêu cầu của khách hàng đều đƣợc thơng qua phịng lễ tân, rồi từ đó nhân viên lễ tân sẽ liên lạc đến các bộ phận cần thiết khác để phục vụ khách nhanh nhất, tốt nhất.
Kho¸ ln tèt nghiƯp
Bộ phận nhà hàng: phục vụ khách hàng 24/24 giờ và cũng đảm nhiệm phục vụ tiệc hay hội thảo khi có sự kiện đó diễn ra.
Bộ phận buồng: bộ phận này chịu trách nhiệm về tồn bộ nội ngoại thất phịng ở khách sạn. Các nhân viên thuộc bộ phận này có nhiệm vụ phải dọn dẹp, làm vệ sinh phòng cho khách hàng ngày và theo yêu cầu của khách, ngoài ra họ còn phải đảm bảo đầy đủ đồ dùng hàng ngày cho khách nhƣ: khăn mặt, khăn tắm, xà bông, ...
Bộ phận bếp: có chức năng chế biến các món ăn phục vụ theo yêu cầu hàng ngày của khách hàng. Chất lƣợng phục vụ của bộ phận này đƣợc đánh giá rất cao, đặc biệt là các món ăn Trung Quốc, Hàn Quốc, Pháp. Đây là kết quả của việc tuyển chọn khắt khe cùng với chế độ ƣu đãi đặc biệt với các đầu bếp của Cơng ty.
Bộ phận bảo vệ: Bộ phận này có nhiệm vụ đảm bảo an tồn an ninh cho khách sạn và cho khách hàng đang lƣu trú tại khách sạn.
Bộ phận kỹ thuật: Có nhiệm vụ theo dõi, bão dƣỡng, sửa chữa các thiết bị về điện nƣớc ... của khách sạn.
Bộ phận tạp vụ: bộ phận này phụ trách công việc thu dọn vệ sinh sạch sẽ toàn khn viên của khách sạn. Ngồi ra, bộ phận này có trách nhiệm cung cấp đầy đủ dụng cụ, đồ dùng cần thiết cho nhà hàng và khách sạn.
3. Những hoạt động kinh doanh của công ty Du lịch và xúc tiến thƣơng mại
Công ty Du lịch và xúc tiến thƣơng mại chủ yếu kinh doanh ngành khách sạn. Khách sạn Thƣơng mại của công ty chiếm tỷ trọng 93% tồn cơng ty. Khách sạn Thƣơng mại kinh doanh dịch vụ lƣu trú là chủ yếu. Khách san có 60 phịng nghỉ với mức giá khác nhau từ loại 1 đến loại 3. Bên cạnh dịch vụ lƣu trú các hoạt động nhƣ nhận đặt tiêc cƣới, phục vụ hội thảo, cho thuê hội trƣờng, kinh doanh đồ lƣu niệm, dịch vụ massage... cũng thuộc sự quản lí của khách sạn. Ngồi khách sạn Thƣơng mại , nhà hàng Thƣơng mại và nhà hàng Hàn Quốc kinh doanh hoạt động ăn uống đáp ứng nhu cầu ẩm thực của khách lƣu trú tại khách sạn và khách du lịch.
Kho¸ ln tèt nghiƯp
Nhà hàng Hàn Quốc chuyên phục vụ các món ăn hải sản và các món ăn truyền thống của Hàn Quốc. Nhà hàng Thƣơng mại phục vụ đồ ăn sáng cho khách lƣu trú và đảm nhận tiệc cƣới, phục vụ hội thảo khi các sự kiện đó diễn ra. Các quầy Mini Bar, Lobby Bar phục vụ các đồ uống và đồ ăn nhanh cho khách.
II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế tốn tại Cơng ty Du lịch và xúc tiến thƣơng mại. xúc tiến thƣơng mại.
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn.
Cơng ty tổ chức cơng tác kế tốn theo hình thức tập trung, theo hình thức tổ chức cơng tác kế tốn này, tồn đơn vị chỉ tổ chức một phịng kế tốn trung tâm (đơn vị kế toán cơ sở) ở đơn vị chính, cịn ở các đơn vị trực thuộc đều khơng có tổ chức kế tốn riêng. Phịng kế tốn trung tâm chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ cơng tác kế tốn, cơng tác tài chính và cơng tác thống kê trong tồn cơng ty. Cịn ở các đơn vị trực thuộc, phịng kế tốn trung tâm chỉ bố trí nhân viên hạch tốn làm nhiệm vụ hƣớng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ (thƣờng là một tuần) chuyển chứng từ về phịng kế tốn trung tâm. Ngoài ra để phục vụ cho yêu cầu quản lý về hạch toán thống kê, phịng kế tốn trung tâm giao cho các nhân viên hạch toán thực hiện một số phần hành cơng việc hạch tốn khác nhƣ ghi chép các chỉ tiêu cần thống kê, ghi chép hạch toán một số nghiệp vụ cụ thể. Về cơ cấu bộ máy kế tốn của cơng ty bao gồm có 5 ngƣời. Một nhân viên kế toán trƣởng kiêm kế toán tổng hợp, một kế toán khách sạn, một kế toán về thanh toán, một kế toán về ngun vật liệu, hàng hố, cơng cụ, một nhân viên làm thủ quỹ.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty Du lịch và xúc tiến thương mại.
Kho¸ ln tèt nghiƯp
Kế tốn khách sạn có nhiệm vụ ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong các lĩnh vực nhƣ phịng nghỉ, điện thoại, giặt là, massage… kế tốn phản ánh nghi chép doanh thu từ các dịch vụ, các khoản điều chỉnh doanh thu nhƣ hoạt động massage chịu thuế tiêu thụ đặc biệt – một khoản giảm trừ doanh thu, kế tốn theo dõi tình hình kinh doanh phịng nghỉ trên cơ sở các bảng thống kê của nhân viên lễ tân về số lƣợng phòng đang đƣa vào kinh doanh hay phịng có khách, số lƣợng phòng vẫn cịn trống. Ngồi ra kế tốn cịn theo dõi tình hình kinh doanh hàng hoá là các đồ lƣu niệm bán cho khách du lịch v.v…
Kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh tốn có nhiệm vụ ghi chép phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các khoản vốn bằng tiền (tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng). Kế toán ghi chép, tổng hợp và kế toán chi tiết các khoản tiền vay, các khoản công nợ (các khoản nợ phải thu, phải trả) và nguồn vốn chủ sở hữu.
Kế tốn tài sản cố định, vật liệu có nhiệm vụ ghi chép kế tốn tổng hợp và kế tốn chi tiết tài sản cố định, cơng cụ dụng cụ tồn kho, nguyên vật liệu tồn kho, kế toán định kỳ khấu hao tài sản cố định, phân bổ cơng cụ dụng cụ tính trị giá vốn vật liệu xuất kho. Lập các báo cáo kế toán nội bộ về tăng giảm tài sản cố định, báo cáo nguyên vật liệu tồn kho, theo dõi tình hình sử dụng tài sản cố định, báo cáo nguyên vật liệu tồn kho, theo dõi tình hình sử dụng tài sản cố định, công cụ dụng cụ ở các bộ phận trong công ty.
Thủ quỹ là ngƣời chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản toàn bộ lƣợng tiền mặt trong két sắt, nhập-xuất quỹ tiền mặt.
Kế toán trƣởng kiêm kế toán tổng hợp: trực tiếp phụ trách phịng kế tốn, chịu trách nhiệm trƣớc cơ quan tài chính cấp trên và giám đốc công ty về các vấn đề có liên quan đến tình hình tài chính và cơng tác hạch tốn kế tốn của cơng ty, kiểm
Kho¸ ln tèt nghiƯp
tra cơng tác chỉ đạo, cơng tác quản lý, tạo nguồn vốn, sử dụng tiền vốn theo đúng chế độ tài chính nhà nƣớc ban hành. Ngồi ra, kế tốn trƣởng là ngƣời tổng hợp tất cả các số liệu từ nhật ký chứng từ, bảng kê để lập báo cáo kế toán quyết toán tài chính theo quy định nhà nƣớc và đảm nhiệm các phần hành kế tốn cịn lại.
Để góp phần đảm bảo độ chính xác cho thơng tin kế tốn, đồng thời giảm nhẹ khối lƣợng công việc, công ty đã áp dụng phần mềm kế tốn vào cơng tác quản lý hạch toán. Hệ thống tài khoản kế toán của công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 114TTC-QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính đã bổ xung.
Kế tốn cơng ty sử dụng hình thức Nhật ký-chứng từ.
2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế tốn tại Cơng ty Du lịch và xúc tiến thƣơng mại. 2.1. Đặc điểm hình thức hạch tốn Nhật ký chứng từ. 2.1. Đặc điểm hình thức hạch tốn Nhật ký chứng từ.
Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký-chứng từ. Hình thức này có một số đặc điểm đó là kết hợp trình từ ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế cùng loại phát sinh vào sổ kế toán tổng hợp riêng biệt gọi là sổ Nhật ký-chứng từ. Sổ này vừa là sổ nhật ký của các nghiệp vụ cùng loại vừa là chứng từ ghi sổ để ghi sổ Cái cuối tháng (số tổng công cuối tháng ở Nhật ký chứng từ là định khoản kế toán để ghi sổ cái). Nhật ký chứng từ đƣợc sử dụng ở cơng ty, phân loại các nghiệp vụ có liên quan đến bên có và bên nợ của một tài khoản ví dụ nhƣ nhật ký chứng từ số 1 đƣợc ghi vào cuối tháng dựa trên cơ sở sổ thu tiền, sổ chi tiền ( các sổ này đƣợc ghi chép hàng ngày).
2.2. Các loại sổ kế tốn của hình thức nhập ký chứng từ.
Ở hình thức kế tốn này, sổ kế tốn tổng hợp bao gồm các nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái. Các sổ chi tiết là các sổ kế toán đƣợc mở theo từng hoạt động kinh doanh, từng đối tƣợng tập hợp chi phí, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp.
Kho¸ ln tèt nghiƯp
Hệ thống sổ tổng hợp của hình thức nhật ký chứng từ bao gồm 10 Nhật ký chứng từ đƣợc đánh số từ 1 đến 10. Trong thực tế, doanh nghiệp thƣờng sử dụng 4 Nhật ký chứng từ chủ yếu và một số bảng kê thông dụng.
Sau đây là hệ thống sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chứng từ đƣợc sử dụng ở doanh nghiệp.
Bảng kê một số Nhật ký chứng từ và bảng kê đƣợc sử dụng ở cơng ty
Ngồi việc sử dụng một số sổ kế tốn tổng hợp, để phục vụ cho cơng tác quản lý hạch toán và yêu cầu của doanh nghiệp, kế tốn cịn mở thêm các sổ kế tốn chi tiết nhƣ sổ thu, sổ chi, sổ theo dõi tiền lƣơng và thu nhập đối với cán bộ công nhân viên, sổ chi tiết thanh toán đối với ngƣời bán TK 331, sổ chi tiết thanh toán dối với khách hàng TK 131…
Bảng kê Nhật ký chứng từ
-Bảng kê chi tiết TK 131. -Bảng kê chi tiết TK 133. -Bảng kê chi tiết TK 138. -Bảng kê các khoản tạm ứng. -Bảng kê chi tiết TK 152. -Tổng hợp bảng kê TK 156. -Bảng kê chi tiết TK 214. -Bảng kê chi tiết TK 311. -Bảng kê chi tiết TK 331. -Bảng kê chi tiết TK 333
-Nhật ký chứng từ số 1. -Nhật ký chứng từ số 2. -Nhật ký chứng từ số 7. -Nhật ký chứng từ số 8.
Kho¸ ln tèt nghiƯp
2.3. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chứng từ
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết
Bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết
Kho¸ ln tèt nghiƯp
Qua sơ đồ trên ta thấy việc hạch toán xuất phát từ chứng từ gốc sau đó đƣợc hạch tốn vào sổ quỹ, sổ kế toán chi tiết và ghi vào bảng phân bổ. Công ty áp dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên do đó việc hạch tốn đƣợc thực hiện hàng ngày. Cuối tháng, số liệu đƣợc tổng hợp trên sổ chi tiết để ghi vào các bảng kê, các nhật ký chứng từ có liên quan. Từ nhật ký chứng từ, việc ghi các sổ cái đƣợc thực hiện dựa vào số cơng có, cơng nợ trên các nhật ký chứng từ có liên quan. Báo cáo