II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế tốn tại Cơng ty Du lịch và xúc
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Công ty tổ chức cơng tác kế tốn theo hình thức tập trung, theo hình thức tổ chức cơng tác kế tốn này, tồn đơn vị chỉ tổ chức một phịng kế tốn trung tâm (đơn vị kế tốn cơ sở) ở đơn vị chính, cịn ở các đơn vị trực thuộc đều khơng có tổ chức kế tốn riêng. Phịng kế tốn trung tâm chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ cơng tác kế tốn, cơng tác tài chính và cơng tác thống kê trong tồn cơng ty. Cịn ở các đơn vị trực thuộc, phịng kế tốn trung tâm chỉ bố trí nhân viên hạch tốn làm nhiệm vụ hƣớng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ (thƣờng là một tuần) chuyển chứng từ về phịng kế tốn trung tâm. Ngoài ra để phục vụ cho yêu cầu quản lý về hạch toán thống kê, phịng kế tốn trung tâm giao cho các nhân viên hạch toán thực hiện một số phần hành cơng việc hạch tốn khác nhƣ ghi chép các chỉ tiêu cần thống kê, ghi chép hạch toán một số nghiệp vụ cụ thể. Về cơ cấu bộ máy kế tốn của cơng ty bao gồm có 5 ngƣời. Một nhân viên kế tốn trƣởng kiêm kế toán tổng hợp, một kế toán khách sạn, một kế toán về thanh toán, một kế toán về ngun vật liệu, hàng hố, cơng cụ, một nhân viên làm thủ quỹ.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty Du lịch và xúc tiến thương mại.
Kho¸ ln tèt nghiƯp
Kế tốn khách sạn có nhiệm vụ ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong các lĩnh vực nhƣ phòng nghỉ, điện thoại, giặt là, massage… kế toán phản ánh nghi chép doanh thu từ các dịch vụ, các khoản điều chỉnh doanh thu nhƣ hoạt động massage chịu thuế tiêu thụ đặc biệt – một khoản giảm trừ doanh thu, kế tốn theo dõi tình hình kinh doanh phịng nghỉ trên cơ sở các bảng thống kê của nhân viên lễ tân về số lƣợng phòng đang đƣa vào kinh doanh hay phịng có khách, số lƣợng phịng vẫn cịn trống. Ngồi ra kế tốn cịn theo dõi tình hình kinh doanh hàng hố là các đồ lƣu niệm bán cho khách du lịch v.v…
Kế tốn vốn bằng tiền, vay và thanh tốn có nhiệm vụ ghi chép phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các khoản vốn bằng tiền (tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng). Kế toán ghi chép, tổng hợp và kế toán chi tiết các khoản tiền vay, các khoản công nợ (các khoản nợ phải thu, phải trả) và nguồn vốn chủ sở hữu.
Kế tốn tài sản cố định, vật liệu có nhiệm vụ ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết tài sản cố định, công cụ dụng cụ tồn kho, nguyên vật liệu tồn kho, kế toán định kỳ khấu hao tài sản cố định, phân bổ cơng cụ dụng cụ tính trị giá vốn vật liệu xuất kho. Lập các báo cáo kế toán nội bộ về tăng giảm tài sản cố định, báo cáo nguyên vật liệu tồn kho, theo dõi tình hình sử dụng tài sản cố định, báo cáo nguyên vật liệu tồn kho, theo dõi tình hình sử dụng tài sản cố định, cơng cụ dụng cụ ở các bộ phận trong công ty.
Thủ quỹ là ngƣời chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản toàn bộ lƣợng tiền mặt trong két sắt, nhập-xuất quỹ tiền mặt.
Kế toán trƣởng kiêm kế toán tổng hợp: trực tiếp phụ trách phịng kế tốn, chịu trách nhiệm trƣớc cơ quan tài chính cấp trên và giám đốc cơng ty về các vấn đề có liên quan đến tình hình tài chính và cơng tác hạch tốn kế tốn của cơng ty, kiểm
Kho¸ ln tèt nghiƯp
tra công tác chỉ đạo, công tác quản lý, tạo nguồn vốn, sử dụng tiền vốn theo đúng chế độ tài chính nhà nƣớc ban hành. Ngồi ra, kế tốn trƣởng là ngƣời tổng hợp tất cả các số liệu từ nhật ký chứng từ, bảng kê để lập báo cáo kế tốn quyết tốn tài chính theo quy định nhà nƣớc và đảm nhiệm các phần hành kế tốn cịn lại.
Để góp phần đảm bảo độ chính xác cho thơng tin kế tốn, đồng thời giảm nhẹ khối lƣợng công việc, công ty đã áp dụng phần mềm kế tốn vào cơng tác quản lý hạch toán. Hệ thống tài khoản kế tốn của cơng ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 114TTC-QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính đã bổ xung.
Kế tốn cơng ty sử dụng hình thức Nhật ký-chứng từ.