THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TÂN MỸ
2.6.2.2.1 Cách hạch toán 1 Hạch toán chi tiết
2.6.2.2.1.1 Hạch tốn chi tiết
Sổ sách mà cơng ty sử dụng + Phiếu nhập kho
+ Phiếu xuất kho + Thẻ kho
+ Bảng kê nhập + Bảng kê xuất
+Bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn
Đối với vật liệu nhập kho
Thủ tục nhập kho
Theo chế độ quy định khi nguyên vật liệu mua về đến kho công ty tiến hành làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Thủ kho kết hợp với phòng quản lý sản xuất kinh doanh tiến hành kiểm nhận số lƣợng hàng nếu nguyên vật liệu đúng qui cách, chủng loại và đạt yêu cầu về chất lƣợng cũng nhƣ số lƣợng thì tiến hành biên bản kiểm nghiệm vật tƣ.
Cán bộ phịng kinh doanh xem xét hố đơn kiêm phiếu xuất kho của đơn vị bán nguyên vật liệu có đúng chủng loại và chất lƣợng hợp đồng không nếu nguyên vật liệu mua vào đầy đủ thì tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đƣợc chia thành 3 liên.
+ 1 Liên phòng kinh doanh giữ làm chứng từ nhập
+ 1 Liên đƣa sang phịng kế tốn làm chứng từ thanh toán
+ 1 Liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán nguyên vật liệu
+ Hoá đơn giá trị gia tăng +Biên bản kiểm nghiệm + Phiếu nhập kho
+ Thẻ kho
Nguyên vật liệu của cơng ty chủ yếu là mua ngồi nên gia thực tế nhập kho là giá ghi trên hố đơn ( khơng bao gồm thuế GTGT) cộng chi phí vận chuyển bốc dỡ trừ các khoản giảm trừ ( nếu có ).Đối với vật tƣ mua ngồi mà chi phí vận chuyển bốc dỡ do bên bán chịu thì chi phí này đƣợc cộng vào giá mua nguyên vật liệu và trị giá thực tê vật liệu đúng bằng giá ghi trên hoá đơn.
*Đối với nguyên vật liệu xuất kho
Nguyên vật liệu xuất kho của công ty sử dụng phƣơng pháp hệ số giá Trị giá hạch toán đầu kỳ + Trị giá hạch toán nhập trong kỳ Hệ số giá =
Trị giá hạch toán đầu kỳ + Trị giá hạch tốn nhập trong kỳ Sau đó tính trị giá của hàng xuất trong kỳ
Trị giá thực tế của = Trị giá hạch toán * Hệ số giá (H) hàng xuất trong kỳ của hàng xuất trong kỳ
Thủ tục xuất kho
Khi các phân xƣởng sản xuất có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu. Phòng kinh doanh dựa vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu tiến hành viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho cũng đƣợc chia thành 3 liên
+ 1 Liên lƣu tại phòng kinh doanh tổng hợp
+ 1 Liên giao lại cho ngƣời nhận vật tƣ
+1 Liên chuyển sang phịng kế tốn .
Phịng kế tốn nhận đƣợc thì kiểm tra lại mục đích nội dung số lƣợng nguyên vật liệu xuất dùng. Kiểm tra tồn kho từng thứ nguyên vật liệu trên sổ kế toán. Nếu đúng và đủ thì kế tốn vật tƣ trình phiếu xuất kho lên kế tốn trƣởng xác nhận sau đó chuyển xuống kho.
Ở kho thủ kho sẽ xuất nguyên vật liệu cho nhân viên phân xƣởng ký tên vào phiếu xuất kho.
Sau đây là sơ đồ luân chuyển chứng từ
Thẻ kho
Phiếu nhập Phiếu xuất
Bảng kê nhập
Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân
Ghi chú:
( ) Ghi hàng ngày ( ) Ghi cuối tháng
( ) Đối chiếu cuối tháng
Ở kho thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập – xuất - tồn kho của vật tƣ theo chỉ tiêu số lƣợng khi nhận đƣợc chứng từ thì thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý của chứng từ rồi ghi chép phản ánh số thực nhập, thực xuất cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột trên thẻ kho định kỳ gửi lên phòng kế tốn.
Ở phịng kế tốn sử dụng “ sổ đối chiếu luân chuyển ” để ghi chép cho từng thứ vật tƣ sổ này đƣợc mở cho cả năm
Hàng ngày khi nhận đƣợc chứng từ nhập – xuất kế tốn tiến hành kiểm tra hồn chỉnh chứng từ.Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ vật tƣ chứng từ nhập, chứng từ xuất riêng hoặc có thể lập bảng kê nhập, xuất
Cuối tháng tổng hợp số liệu từ các chứng từ ( hoặc bảng kê ) để ghi vào “ sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng tiến hành đối chiếu số liệu
Công ty áp dụng phƣơng pháp này vì cơng ty có chủng loại vật tƣ ít khơng có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày.
Phƣơng pháp tổng hợp nguyên vật liệu
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty diễn ra thƣờng xuyên liên tục nên u cầu phải có thơng tin chính xác và cập nhật kịp thời với khả năng trình độ kế tốn vững vàng. Cơng ty đã áp dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên để hạch toán hàng tồn kho và tính thuế giá trị gia tăng theo phƣơng pháp khấu trừ. Với phƣơng pháp này có thể theo dõi phản ánh tình hình hiện có, tình hình biến động tăng, giảm ngun vật liệu một cách thƣờng xuyên và tại bất kỳ thời điểm nào kế tốn cũng có thể xác định chính xác tình hình tồn kho của nguyên vật liệu.
A)Tài khoản sử dụng trong kế tốn của cơng ty
Để theo dõi tình hình biến động của nguyên vật liệu công ty đã sử dụng tài khoản 152 nguyên vật liệu , nội dung và kết cấu của tài khoản này nhƣ sau
Nội dung: Tài khoản 152 “ Nguyên vật liệu ” dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu.
* Kết cấu
Bên nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên vật liẹu nhập kho số tiền điều chỉnh tăng giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại và trị giá của nguyên vật liệu khi phát hiện thừa khi kiểm kê.
Bên có: Phản ánh trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất trong kỳ số tiền giảm giá chiết khấu thƣơng mại hàng mua, số tiền điều chỉnh giảm giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại, trị giá nguyên vật liệu thiếu khi kiểm kê.
Số dƣ nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ * Tài khoản 152 mà công ty sử dụng đƣợc mở chi tiết ra thành
+TK 1521 – Nguyên vật liệu chính +TK 1522- Nguyên vật liệu phụ +TK 1523 – Nhiên liệu
+ TK 1524 – Phụ tùng thay thế
Ngoài ra cơng ty cịn sử dụng thêm tài khoản 151 “ Hàng đang đi đƣờng” phản ánh trị giá vốn thực tế vật tƣ mà doanh nghiệp đã mua nhƣng chƣa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đƣờng đã về nhập kho.
Kết cấu
Bên nợ:Trị giá vật tƣ đang đi đƣờng
Bên có: Trị giá vật tƣ đang đi đƣờng tháng trƣớc tháng này đã về nhập kho hay đƣa vào sử dụng ngay.
Số dƣ nợ: Phản ánh trị giá vật tƣ đang đi đƣờng cuối kỳ B) Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu nhập kho do mua ngoài
+Trƣờng hợp hàng và hoá đơn cùng về căn cứ vào hoá đơn phiếu nhập kho vật liệu gồm giá mua hàng và chi phí vận chuyển , giá trị thuế giá trị gia tăng.
+Trả tiền ngay cho ngƣời bán bằng tiền mặt , tiền gửi ngân hàng , vay ngắn hạn
Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng Có TK 111,TK 112,TK 311,TK 141
+Trƣờng hợp hàng mua khơng có hố đơn khơng đƣợc khấu trừ Nợ TK 152 Giá ghi trong hố đơn
Có TK 111,TK 112
+Trƣờng hợp chƣa trả tiền ngay có thuế giá trị gia tăng đƣợc khấu trừ Nợ TK 152- Giá mua chƣa thuế
Nợ TK 133 Thuế giá trị gia tăng Có TK 331 Phải trả ngƣời bán *Hàng đang đi đƣờng
Công ty đã trả tiền mua nguyên vật liệu nhƣng cuối tháng hàng chƣa về kế toán sử dụng tài khoản 151
TK 152
TK 111,112,311,141,331 TK 154
Nợ TK 151 Hàng đang đi đƣờng Nợ TK 133 Thuế giá trị gia tăng Có TK 111,TK 112
Sang tháng khi hàng về đến doanh nghiệp tiến hành nhập kho kế toán nghi
- Chƣa trả tiền
Nợ TK 331 Chƣa trả tiền cho ngƣời bán Có TK 151 Hàng đang đi đƣờng - Đã trả tiền
Nợ TK 111,TK 112 Có TK 152
Và để theo dõi tình hình thanh tốn với ngƣời bán cơng ty đã dùng sổ chi tiết TK 331 Phải trả ngƣời bán.
Sổ chi tiết này đƣợc mở dùng để theo dõi chi tiết quá trình nhập nguyên vật liệu theo từng phiếu nhập kho.Đồng thời theo dõi quá trình thanh tốn với ngƣời cung cấp của cơng ty khi phát sinh nghiệp vụ vật liệu trong tháng kế toán ghi sổ chi tiết 331 Theo bút toán
Nợ TK 152- Giá thành ghi trong hoá đơn Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng
Có TK 331 Phải trả ngƣời bán *Kế toán xuất kho nguyên vật liệu
Cơng ty TNHH Tân Mỹ có qui sản xuất nhỏ và vừa chi phí sản xuất khơng lớn lắm chính vì vậy mà khi xuấtkho cơng ty đƣa luôn vào tài khoản 154 “ chi phí sản xuất kinh doanh dơ dang”và đƣợc chi tiết thành các tài khoản cấp 2
+TK 1541 +TK 1542 +TK 1544 +TK 1546
Khi xuất vật liệu công ty định khoản nhƣ sau Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 152 Nguyên vật liệu
TK 151
Nhập do mua ngoài
TK 133
Nhập kho hàng đang đi đường kỳ trước
Xuất tự chế th ngồi gia cơng chế biến
Thuế GTGT
Ví dụ minh hoạ:Trong tháng 05 năm 2004 cơng ty có mua của cơng ty TNHH Thƣơng Mại Tồn Thắng Chụp 760 số lƣợng 6 cái vơí đơn giá 128600đ/ cái số vật liệu này công ty mua chịu. Khi đó cơng ty nhận đƣợc hố đơn kiêm phiếu xuất kho của công ty TNHH Thƣơng Mại Toàn Thắng.Dƣới đây là mẫu hoá đơn thuế của cơng ty
Biểu 01:Hố đơn giá trị gia tăng của công ty Cơng Ty TNHH Tồn Thắng Mẫu số 01 Phát hành theo TCT HOÁ ĐƠN GTGT Liên 2 (giao khách hàng) Ngày 02 tháng05 năm 2004
Đơn vị bán hàng: Công Ty TNHH Thơng Mại Toàn Thắng Địa chỉ: 54 A Đờng Hoàng Hoa Thám,HN
Điện thoại:…………..
Họ tên ngời mua hàng :Nguyễn Tiến Anh Đơn vị : Công Ty TNHH Tân Mỹ
Địa chỉ: 48B,Vũ Trọng Phụng,HN
STT Tên hàng hố dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2 Chụp 760 Cái 6 128600 771600 Cộng tiền hàng: 771600 Thuế suất GTGT 5% 38580
Tổng tiền thanh toán 810180
Số tiền viết bằng chữ:Tám trăm mời nghàn một trăm tám mời đồng chẵn
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơnvị
(Ký, ghi rõ họ tên) Ký, ghi rõ họ tên) Ký, ghi rõ họ tên)
Phịng kinh doanh tổng hợp sau khi nhận đƣợc hố đơn giá trị gia tăng về việc mua vật liệu trên, thì tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm. Khi biên bản kiểm nghiệm có kết luận về việc mua vật liệu trên đủ điều kiện nhập kho, phòng kinh doanh tổng hợp tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho này đƣợc lập thành 3 liên.Từ phiếu nhập kho,xuất kho kế toán làm căn cứ để ghi vào thẻ kho.Thẻ kho đƣợc ghi hàng ngày.Và cũng từ phiếu nhập, xuất kế toán tiến hành vào các bảng kê nhập, bảng kê xuất sau đó từ bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán vào sổ tổng hợp nhập – xuất – tồn.
Sau khi tiến hành nhập kho kế toán định khoản nhƣ sau Nợ TK 152 771600
Nợ TK 133 38580 Có TK 331 810180
Dƣới đây là Biên bản kiểm nghiệm của công ty(Biểu 02)
Ngày 10/05 Năm 2004 Phân xƣởng có nhu cầu sử dụng 4 chup 760 mà cơng ty mua của Cơng Ty TNHH Thƣơng Mại Tồn Thắng.Theo trình tự của thủ tục xuất kho nguyên vật liệu, cần có chứng từ xuất kho, Cơng ty đã dùng phiếu xuất kho theo mẫu của bộ tài chính ban hành.
Khi xuất kho thì giá của vật tƣ xuất kho đƣợc tính theo phƣơng pháp hệ số giá
Số liệu và tình hình nhập vật liệu từ ngày 01đến ngày 08 Nhƣ sau.Với giá hạch toán của vật liệu là 135000 đ/Cái.
Ngày Tình hình N -X số lợng Đơn giá Số tiền
01/05 Tồn 0 02/05 Nhập 6 128600 771600 03/05 Nhập 40 128600 5144000 08/05 Nhập 160 128600 20576000 09/05 Xuất 40 0 10/05 Xuất 4 0 15/05 Nhập 80 128600 10288000 16/05 Xuất 200 0 20/05 Nhập 100 128600 12860000 25/05 Xuất 100 0 26/05 Nhập 56 128600 7201600 27/05 Xuất 56 0 Tổng 56841200 Xác định hệ số giá: 56841200 Hệ số giá = =1,05 400*135000
Trị giá vật liệu Chụp 760 xuất kho = 400*135000*1,05 = 56243200 Nợ TK 154 56243200
Có TK 152 562432
Hệ thống chứng từ ghi sổ của công ty :
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian sau đó căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái .
Đối với các tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế tốn chi tiết thì sau khi ghi sổ nhật ký chung phải căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan cuối tháng cộng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với bảng cân đối với số phát sinh.
Sau khi vào các sổ chi tiết, bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn, bảng phân bổ, chứng từ, kế toán tiến hành vào Sổ Cái TK 152 công ty đã mở tài khoản tổng hợp này cho cả năm. Sổ này đƣợc ghi một lần vào ngày cuối tháng, kiểm tra và đối chiếu số liệu trên nhật ký chung.