1. Đặc điểm tổ chức kinh doanh và công tác kế toán ở XNXL I
1.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của xí nghiệp xây lắp I
- Tên đơn vị: Xí nghiệp xây lắp I - Hà Nội
- Trụ sở giao dịch của xí nghiệp xây lắp I 72/150 Thượng Đình - Thanh Xuân - Hà Nội.
Xí nghiệp xây lắp I là đơn vị xây lắp công nghiệp và dân dụng trực thuộc công ty xây lắp và sản xuất cơng nghiệp. Xí nghiệp xây lắp I được thành lập theo quyết định số 230 QĐ/TLNSĐT do bộ công nghiệp ban hành ngày 20/5/1993 và được uỷ ban kế hoạch nhà nước cấp giấy phép kinh doanh số 302826 ngày 20/5/1995. Tiền thân của xí nghiệp xây lắp I là công trường thi công xây lắp I được thành lập ngày 13/10/2969.
- Sự phát triển của xí nghiệp xây lắp I được chia thành các giai đoạn. + Giai đoạn từ trước năm 1975 trong thời kỳ vừa xây dựng chủ nghĩa xã hội, vừa kháng chiến chống Mỹ cứu nước, xí nghiệp cần có nhiệm vụ phục vụ xây dựng quốc phịng như thi cơng đường bơm xăng dầu T72, tổng kho Hữu Lũng - Lạng Sơn, sơ tán máy móc thiết bị của nhà máy đến nưoi an toàn, cử cán bộ đi công tác phục vụ chiến trường, sẵn sàng tiếp ứng cho tiền tuyến lớn Miền Nam. Đồng thời được bộ công nghiệp năng giao cho thi công xây dựng các cơng trình như: Nhà máy cơ khí Hà Nội, nhà máy biến thế, nhà máy điện, cơ khí cơng nghiệp, nhà máy thép liên doanh Việt Úc, trung tâm công nghệ quốc tế…
+ Thời kỳ 1976 - 1986 giai đoạn đầu bước vào xây dựng chủ nghĩa xã hội, trong điều kiện hồn tồn độc lập thống nhất, xí nghiệp vẫn được giao các nhiệm vụ xây dựng các nhà máy, đầu tư chiều sâu và mở rộng trong bộ
giao đoạn từ 1987 tới nay với đường lối đổi mới của Đảng chuyển nền kinh tế từ quan niêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà nước, xí nghiệp xây lắp I đã tự tìm kiếm việc làm, tự hạch tốn kinh tế theo quy định của pháp luật xí nghiệp xây lắp I đã khẳng định được vị trí của mình giải quyết tương đối đủ việc làm cho cán bộ cơng nhân viên doanh thu hàng năm đều tăng, bình qn sản lượng đều tăng từ 30 - 40 tỷ đồng, năm sau ln đạt cao hơn năm trước, đóng góp đáng kể cho ngân sách nhà nước và tích lũy lớn cho xí nghiệp. Hiện nay xí nghiệp đang thi cơng xây dựng các cơng trình trong nước như: Đài phát thanh, trường học, văn phịng Bộ thuỷ sản… Và cả cơng trình nước ngồi tại Việt Nam như cơng trình XUYOU Liên doanh quốc tế, liên doanh thép Việt Nam - Úc, nhà máy sơn Thái Lan.
Lợi nhuận thu được ln có phần danh cho tích lũy để đầu tư cho trang bị kỹ thuật, phương tiện máy móc để cơ động và tiên tiến. Xí nghiệp ln hồn thành vượt mức các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất giải quyết đủ việc làm, cải thiện đời sống cho cơng nhân viên góp một phần ngân sách nhà nước.
Năm Chỉ tiêu Đơn vị tính 2000 2001 2002 KH TH KH TH KH TH Giá trị tổng sản lượng Trđ 40.000 43.000 40.000 47000 40.000 49.000 Tổng doanh thu Trđ 30.000 34.000 3400 36.659 36.000 48.165 Nộp ngân sách Trđ 1.727 1862 1600 1748 1.700 2.320 Lợi nhuận Trđ 650 693 650 800 700 750 Tổng quỹ lương Trđ 6000 6210 6200 7930 8.000 8.670 Thu nhập bình quân Ng/th 700 750 750 800 800 850
1.1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp xây lắp I
Là một doanh nghiệp xây lắp nên có 2 ngành nghề kinh doanh chủ yếu sau: + Xây dựng: Các cơng trình xây dựng cơng nghiệp: nhà máy, kho tàng, đường giao thông, đường điện cao, hạ thế, đường ống cấp thốt nước. Các cơng trình dân dụng như : nhà ở và khách sạn, trường học …
+ Sản xuất: Khung nhà thép kiểu khung kho Tiệp 720 m2 -900 m2 các kiểu nhà thép không theo tiêu chuẩn , các bộ phận lẻ của nhà thép theo đơn đặt hàng, tôn tráng kẽm và tôn màu lợp mái ,đà giáo thép,cốp pha,cột chống thép. + Xí nghiệp đã tham gia đấu thầu nhiều cơng trình lớn và đã bàn giao những cơng trình , hạng mục , có chất lượng cao được các đối tác đánh giá cao
- Nhà máy sản xuất gạch Granit , công ty Hồng Hà . - Nhà máy Lông Vũ liên doanh Hàn Quốc- Việt Nam .
- Việc nghiên cứu nuôi trồng thuỷ sản . - Nhà máy giầy gia Phú Thuỵ – Gia Lâm .
- Tháp nước liên doanh sản xuất ơ tơ Hồ Bình . - Xây dựng trạm biến thế treo.
- Sản xuất và lắp dựng đường điện trường 35KW Hồ Bình – Sơn La- Yên Bái, đường dây 500KW Quảng Nam.
Như vậy, sản phẩm của xí nghiệp mang đặc điểm của xí nghiệp xây lắp: đó là những sản phẩm xây lắp có quy mơ vừa và lớn mang tính chất đơn chiếc, thời gian sản xuất kéo dài, chủng loại yếu tố đầu vào đa dạng địi hỏi có nguồn vốn đầu tư lớn. Để đảm bảo sử dụng có hiệu quả vốn đàu tư, xí nghiệp phải dựa vào các bản vẽ thiết kế dự toán xây lắp, giá trúng thầu, hạng mục các cơng trình do bên A cung cấp để tiến hành sản xuất thi cơng. Chi phí giá thành sản phẩm được tính theo từng giai đoạn và so sánh với giá dự toán, giá trúng thầu là cơ sở để nghiệm thu, xác định giá quyết toán để đối chiếu thanh lý hợp đồng.
Q trình sản xuất của xí nghiệp là q trình thi công sử dụng các yếu tố vật liệu, nhân công máy thủ công và các yếu tố khác để tạo nên cơng trình. Có thể tóm tắt quy trình sản xuất sản phẩm của xí nghiệp xây lắp I như sau:
Căn cứ vào dự toán được duyệt, hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công, bản vẽ công nghệ quy phạm định mức kinh tế kỹ thuật từng cơng trình. Sử dụng các yếu tố chi phí ( vật tư + chi phí sản xuất chung…) để tiến hành tổ chức thi công xây lắp. Sản phẩm xây lắp ( cơng trình + hạng mục cơng trình) hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng.
1.1.3- Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp xây lắp I
Xí nghiệp xây lắp I là 1 trong 7 xí nghiệp trực thuộc cơng ty xây lắp và sản xt cơng nghiệp, xí nghiệp có 15 đội trực tiếp sản xuất. Tồn xí nghiệp có 275 cơng nhân viên trong đó nhân viên quản lý là 41 người cịn lại là cơng nhân bao gồm cơng nhân cơ khí, cơng nhân xây lắp, công nhân hợp đồng theo thời vụ, theo công việc 200 – 300 người. Do đặc điểm sản xuất của xí nghiệp và tính chất tổ chức sản xuất mang tính chun mơn hố nên mơ hình tổ chức sản xuất của xí nghiệp là mơ hình trực tuyến theo chiều dọc.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
.
Đứng đầu là giám đốc xí nghiệp. Giám đốc xí nghiệp là người có quyền hạn và trách nhiệm cao nhất , quyết định chỉ đạo xuống các phòng ban . Giám đốc là người đại diện pháp nhân của xí nghiệp về hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý, giúp cho giám đốc là các phó giám đốc
Phó giám đốc giúp giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo sự phân công của giám đốc ,tham mưu cho giám đốc và trực tiếp quản lý các dội cơng trình ,các phịng ban thuộc trách nhiệm của mình . Cụ thể là :
- Phó giám đốc phụ trách khối kỹ thuật sản phẩm cơ khí là đội trưởng trực tiếp chỉ huy một xưởng cơ khí xây dựng , là người có quyền tuyển dụng lao động và chịu trách nhiệm báo cáo kết quả xây dựng với giám đốc .
- Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật khối xây lắp đồng thời là đội trưởng trực tiép chỉ đạo một đội xây lắp phụ trách an toàn kỹ thuật xây lắp của tồn xí nghiệp . Giám đốc Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật khối sản phẩm cơ khí. Phó giám đốc phụ trách khối sản phẩm xây lắp. Phó giám đốc kiêm bí thư đảng uỷ. Phịng Tổ chức- Hành chính Phịng kế hoạch kỹ thuật. Phịng Tài chính Kế tốn Khối trực tiếp sản xuất ( 15 đội)
- Phó giám đóc kiêm Bí Thư Đảng uỷ thủ trưởng cơ quan đồng thời cũng là người chỉ đạo trực tiếp một đội xây lắp , phụ trách cơng tác bồi dưỡng nâng cao trình độ công nhân ,điều hành các hoạt động của Đảng bộ trong xí nghiệp. Các phịng ban chức năng cuả xí nghiệp xây lắp I bao gồm :
- Phịng tổ chức hành chính : có chức năng tổ chức lao động tiền lương, tuyển dụng đào tạo nâng cao tay nghề cho cán bộ công nhân viên . Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo xí nghiệp về cơng tác tổ chức nhân sự , tham mưu cho lãnh đạo xí nghiệp về cơng tác sắp xếp cán bộ công nhân theo khả năng , năng lực để phát huy tính năng động sáng tạo trong công tác quản lý cũng như trong sản xuất . Hướng dẫn kiểm tra các đội về quản lý , sử dụng lao động theo bộ lao động về chấp hành các chủ trương , chính sách của Đảng và của nhànước. Soạn thảo các văn bản liên quan đến công tác tổ chức các quyết định cung cấp số liệu một cấch chính xác và kịp thời
- Phịng kế tốn tài chính: có chức năng quản lý tài chính ,hạch tốn kế tốn , kiểm tra và phân tích hoạt đơng kinh tế . Chấp hành các chế độ chính sách pháp luật của nhà nước trong xí nghiệp, sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả các nguồn vốn của xí nghiệp. Tổ chức luân chuyển chứng từ , kiểm tra chứng từ cập nhật
lên bảng kê và hạch tốn kế tốn , thơng qua số liệu phát sinh đẻ vào các loại sổ sách chi tiết và tổng hợp theo pháp lệnh kế toán thống kê do nhà nước ban hành , đồng thời làm báo cáo kế toán hàng quý , hàng năm báo cáo với nhà nước . Liên hệ với các cấp , các ngành nhằm đảm bảo vốn hoạt động sản xuất kinh doanh , tiền lương của cơng nhân xí nghiệp : Nộp hồ sơ thanh quyết toán vay vốn ngân hàng . . . cân đối kiểm tra cụ thể các chứng từ hợp pháp để trả thưởng cho công nhân viên chức , trường hợp chứng từ khơng hợp lệ có quyền theo quy định của nhà nước .
- Phịng kế hoạch kỹ thuật : có chức năng lập kế hoạch , điều động sản xuất , đấu thầu và chào thầu các cơng trình , lập hồ sơ nhận thầu , tham mưu cho giám đốc về mặt kỹ thuật , nhận thiết kế trên cơ sở đó lập biện pháp thi cơng cụ thể cho từng cơng trình và hạng mục cơng trình . Lập cơng nghệ chi tiết phát hiện những sai sót trong thống kê để xử lý đồng thời giám sát cơng trình thi cơng , đảm bảo chất lượng cơng trình .Thanh quyết tốn cơng trình , nghiệm thu , bàn giao của cơng ty với chủ đầu tư và đơn vị . Hướng dẫn kiểm tra các đội về công tác xây lắp lập phương án kỹ thuật an toàn, các yếu tố dự thảo văn bản đấu thầu và các cơng trình đề giám đốc . Khảo sát điều tra các năng lực , lập dự toán thi công giao cho các đơn vị và tổ chức cung ứng vật tư theo phân cơng của xí nghiệp .
Các đội trực tiếp sản xuất : có nhiệm vụ thực hiện các công việc được giao, đảm bảo đúng thời gian và tiến độ quy định . Kết quả thi công quyết định sự tồn tại và phát triển của cơng ty . Vì vậy việc duy trì hoạt động có hiệu quả là yêu cầu quan trọng và là nhiệm vụ chung cho tất cả các phịng ban trong xí nghiệp .
Mối quan hệ giữa các phòng ban: mặc dù mỗi phịng ban trong xí nghiệp đảm nhận mỗi lĩnh vực riêng nhưng trong quá trình làm việc giữa các phịng có mối quan hệ với nhau . Sau khi trúng thầu ký kết được hợp đồng cán bộ xí nghiệp xuống thực địa khảo sát phân tích , lập báo cáo và xây dựng mơ hình kiến trúc , sau đó chuyển hồ sơ xuống phịng kế hoạch kỹ thuật , cán bộ thiết kế sẽ thiết kế cơng trình và lập dự tốn thiết kế , các nhân viên của phòng sẽ thực hiện việc lắp đặt đơn giá các loại để lập ra bảng dự tốn cơng trình về giá trị sau đó sẽ trình lên giám đốc , cơng trình sẽ được giao cho các đội thi công trực tiếp dựa vào năng lực của các đội và tính chất của cơng trình . Sau khi phịng tổ chức đã hoàn thành các thủ tục giấy tờ dự toán sẽ được chuyển xuống phịng kế tốn tài chính , phịng này sẽ lập luận chứng kinh tế để vay vốn ngân hàng đầu tư cho cơng trình . Trước khi các đội tiến
hành thi cơng xí nghiệp sẽ lập hợp đồng giao khoán cùng vối sự tham gia của các phịng ban có liên quan .
1.2.- Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại xí nghiệp xây lắp I
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý, xí nghiệp xây lắp I áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế tốn hình thức tập trung, tồn bộ cơng tác kế tốn được thực hiện ở phịng kế tốn tài chính của xí nghiệp từ khâu thu nhập chứng từ đến khâu ghi sổ và lập báo cáo tài chính . Xí nghiệp đã thực hiện đầy đủ các chế độ kế toán và phục vụ kịp thời cho các đối tượng cần thông tin .
Bộ máy kế tốn ở xí nghiệp xây lắp I gồm 6 cán bộ :
- Người đứng đầu là kế toán trưởng , kế toán trưởng trực tiếp giúp giám đốc xí nghiệp tổ chức chỉ đạo tồn bộ cơng tác thống kê thơng tin kinh tế và hạch toán kinh tế mọi hoạt động kinh doanh của xí nghiệp . Lập và theo dõi kế hoạch tài chính, kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch mua sắm đầu tư và khấu hao tài sản cố định kế hoạch thanh tốn cơng cụ nợ : phải thu, phải trả nội bộ, khách hàng cơng ty và nhà nước. Kế tốn trưởng phải chịu trách nhiệm với cấp trên về việc chấp hành pháp luật thể lệ, chế độ kế toán.
- Phó phịng kế tốn kiêm kế toán tổng hợp , kế toán ngân hàng ( tiền gửi và tiền vay) kế toán quỹ và thanh toán , kế tốn cơng nợ và nội bộ. Tổng hợp số liệu từ các bộ phận để lập báo cáo cần thiết cung cấp kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp giúp giám đốc đề ra các biện pháp hữu hiệu đem lại kết quả kinh doanh tốt nhất cho xí nghiệp, lập báo cáo tài chính, bảo quản lưu trữ hồ sơ, chứng từ .
- Kế toán bán hàng, theo dõi doanh thu, tiêu thụ và là kế tốn tổng hợp chi phí sản xuất và giá thành chung của xí nghiệp đồng thời kế tốn đội cơng trình 2, 6, 7 và 10, xưởng cơ khí xây dựng . Hạch tốn chi tiết và tổng hợp chi phí sản xuất phát sinh cho các đối tượng, lập báo cáo chi phí sản xuất theo yếu tố , kiểm tra , giám sát tình hình bán hàng , doanh thu . . .
- Kế tốn thuế VAT đồng thời kế tốn đội cơng trình 3, 4 và 8 có nhiệm vụ tính thuế đầu ra, đầu vào, khấu trừ thuế từng đội, từng cơng trình và hạng mục cơng trình. Sau mỗi cơng trình phảI lập bản tổng hợp số thuế và nộp chuyển cho kế toán tổng hợp .
- Kế toán vật tư dụng cụ lao động , kế tốn đội cơng trình 5, 9, đội xây lắp điện số 1, 2 và 3 là người theo dõi nhập , xuất , tồn các loại vật liệu , công cụ - dụng cụ trong kỳ . Định kỳ hàng năm phải ghi số liệu từ các chứng từ vào sổ chi tiết, tính giá thực tế xuất kho cuối tháng lập bảng tình hình nhập