II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty PHBCTW
phòng kinh doanh, chi nhánh
Kế tốn thanh tốn nội bộ Kế tốn TSCĐ (kiêm thủ quỹ) Kế tốn vật tư (kế tốn túi) Kế tốn kho báo lưu ký Kế tốn ngân hàng 28
Giang
Ngồi ra, các kế tốn nghiệp vụ cịn sử dụng hế thống chứng từ đặc trưng với nghiệp vụ PHBC, gọi là ấn phẩm PHBC. Các ấn phẩm này được mã hoá theo từng nghiệp vụ PHBC đồng thời theo dõi trên từng mã báo, tạp chí …
Ví dụ :
ấn phẩm PH.28 : Bảng phân phối báo chí ấn phẩm PH.29 : Giấy tính tiền báo chí
Bên cạnh đó, các kế tốn cơng ty cịn sử dụng hệ thống các báo cáo doanh thu, chi phí ( là các báo cáo kế tốn nơị bộ của cơng ty), đồng thời tổ chức lập và tổng hợp các báo cáo tài chính theo mẫu định kỳ. Q trình hạch tốn tại cơng ty được tiến hành từng tháng. Cụ thể, hàng tháng kế tốn cơng ty tiến hành tổng hợp chứng từ từ Bưu điện tỉnh, thành phố, phòng kinh doanh và các chi nhánh. Căn cứ từ những chứng từ này, vào số liệu trên mạng máy vi tính, tiến hành hạch tốn và hình thành sổ sách, báo cáo của đơn vị. Tiếp theo đó là q trình truyền số liệu lên Tổng cơng ty hồn tất thủ tục hạch tốn tồn ngành.
Q trình cơng tác kế tốn được thực hiện tại Công ty luôn thể hiện mối liên quan thống nhất mạng lưới nghiệp vụ PHBC thống nhất trong phạm vi cả nước. Tuy nhiên, trên sổ sách kế tốn thì mối quan hệ giữa Bưu điện tỉnh, thành phố với công ty PHBC TW là mối quan hệ với khách hàng mua báo. Thật vậy, hệ thống tài khoản kế tốn vận dụng trong doanh nghiệp có một số đặc điểm sau:
Mối quan hệ giữa Bưu điện tỉnh, thành phố với Công ty được theo dõi trên TK 131, với các tiết khoản được sử dụng như sau:
TK1311 : Phải thu cảu khách hàng sử dụng Bưu điện +) TK 131101 : Phải thu của Bưu điện mua báo Quốc văn +) TK 131102 : Phải thu của Bưu điện mua báo Ngoại văn +) TK 131103 : Phải thu của khách hàng khác mua báo TK1312 : Phải thu của khách hàng khác
- Mối quan hệ phụ thuộc với Tổng công ty được chi tiết ở TK 136 với tiết khoản 1362 - Phải thu giữa Tổng cơng ty và Bưu điện tỉnh
- Chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được tập hợp qua TK 154 với tiết khoản 1543- Chi phí kinh doanh PHBC
Ngồi ra cịn sử dụng TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng có các tiết khoản theo đúng chế độ quy định .
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị được theo dõi trên các chứng từ ghi sổ, là cơ sở để hình thành các Bảng kê chứng từ ghi sổ và là căn cứ để hình thành sổ sách kế toán
- Từ những TK chủ yếu trên, kế tốn thực hện cơng tác hạch toán kế toán cho nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp, sau đó lập sổ sách và hoàn thành hệ thống sổ của đơn vị.
Những sổ sách đơn vị thường sử dụng : - Sổ chi tiết
- Sổ tổng hợp
Trên cơ sở các chứng từ gốc, kế toán lập các sổ chi tiết theo dõi phát sinh của từng TK để làm căn cứ đối chiếu với sổ Cái TK đó.
Ví dụ, sau khi theo dõi q trình tiếp nhận báo chí từ Tồ soạn về, căn cứ vào ấn phẩm PH28, thống kê số lượng báo chí khai thác, phân phối đi các độc giả, kế toán thực hiện cơng việc tính tiền cho số lượng báo chí nhận chuyển giao, in ấn phẩm
Chuyên đề tốt nghiệp Đoàn Thị Giang
PH.29 (Giấy tính tiền báo chí ) và PH16 (Tổng hợp cơng nợ của khách hàng). Những chứng từ giao nhận báo chí và các ấn phẩm trên là căn cứ để hình thành các Sổ chi tiết TK 131.
Sau đây là một số mẫu sổ trong hệ thống sổ sách của doanh nghiệp
Sổ chi tiết TK 131101 - Phải thu của Bưu điện mua báo Quốc Văn Sổ Cái TK 131101 – Phải thu của Bưu điện mua báo Quốc văn
Sổ chi tiết TK 131101
Tháng... năm
Mã Tên đơn vị Phân
loại Tổng hợp Ngày Loại chứng từ Số chứng từ
Diễn giải Chi tiết TK Số tiền
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
1000 HNội(CĐG) ĐK 108300400
PS 90750440 78205900
28/2 PH29 Tiền báo nhận của HN (CĐG) 156121 60750440 28/2 PH29 Báo Nhi đồng Số 5/T2 (CĐG) 331002 105000 28/2 PH29 Báo Nhi đồng Số 6/ T2 (CĐG) 331002 675850 …
28/2 PH29 Báo Thanh niên Số 3/T2 ( CĐG)
331002 195840
…
Điều chỉnh doanh thu báo giảm 51131 55450 … CK 95755860 2000 Vũng Tàu ĐK … Cộng phát sinh PS 25344450469 23439231335 Ngày tháng năm Người lập bảng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Chuyên đề tốt nghiệp Đoàn Thị Giang