II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty PHBCTW
Báo cáo về chi phí quản lý doanh nghiệp
Tháng ...năm
Chỉ tiêu Mã
số Phát sinh trong kỳPHBC Khác Luỹ kế từ đầu nămPHBC Khác
1 2 3 4 5 6
1. Chi phí nhân viên QL 01 71286600 644371090
-Tiền lương 01.1 66880000 605220000
-BHXH, BHYT, KPCĐ 01.2 4406600 39151090
2.Chi phí vật liệu 02 21857190 91034682
-VL dùng cho quản lý 02.1 21857190 91034682
-Vật liệu cho sửa chữa TS 02.2
-Nhiên liệu 02.3
-Vật liệu bao bì 02.4
3.Chi phí đồ dùng văn
phòng 03 12432600 54124215.6
4. Chi phí khấu hao TSCĐ 04 101231920 301195760
5. Thuế, phí & lệ phí 05 161000 11804132.45
6. Chi phí dự phịng 06
7. Chi dịch vụ mua ngoài 07
-Sửa chữa TSCĐ thuê ngoài 07.1
-Điện nước mua ngoài 07.2
-Dịch vụ mua ngoài khác 07.8
8. Chi bằng tiền khác 08 26900520 181898799.6
-Bảo hộ lao động 08.1 1932000 1932000
-Bổ túc đào tạo 08.4 300000 11667000
-Chi sửa chữa TS 08.5
-Chi bằng tiền khác 08.8 24668520 168308199.6
Tổng cộng 233869830 1284428679.65
Ngày tháng năm
Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Trên đây là các mẫu sổ và báo cáo về chi phí kinh doanh PHBC tại Cơng ty
Chuyên đề tốt nghiệp Đồn Thị Giang
IV. Hạch tốn doanh thu kinh doanh PHBC 1. Khái niệm doanh thu kinh doanh PHBC
Doanh thu là khái niệm dùng để chỉ giá trị của khối lượng hàng hoá dịch vụ thực hiện, tiêu thụ trong kỳ đã cung cấp cho khách hàng. Doanh thu thực hiện được bao gồm toàn bộ phần thu về từ các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp . Khoản thu này có thể thu trực tiếp bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng hoặc cũng có thể doanh nghiệp kỳ này đang bị chiếm dụng vốn. Một doanh nghiệp có thể có nhiều nguồn thu khác nhau từ các hoạt động kinh doanh khác nhau trong doanh nghiệp . Đối với hoạt động kinh doanh Bưu điện thì doanh thu tại một đơn vị được gọi là doanh thu cước vì thực tế sản phẩm dịch vụ Bưu điện khơng thể hồn thành tại chỉ một đơn vị mà ít nhất phải có 2 đơn vị tham gia vào các khâu để hoàn thành sản phẩm dịch vụ Bưu điện. Đối với hoạt động PHBC cũng vậy, doanh thu từ hoạt động kinh doanh PHBC được tính là doanh thu cước trong doanh thu toàn phần từ cấp TW đến Bưu điện tỉnh, thành phố, Bưu điện huyện và đến độc giả ở khắp cả nước. Công ty PHBC TW là đơn vị trung gian trong q trình khai thác báo chí từ Tồ Soạn tới độc giả thông qua Bưu điện tỉnh (Bưu điện tỉnh lại thông qua Bưu điện huyện).
Doanh thu từ hoạt động kinh doanh tại Công ty PHBC TW bao gồm doanh thu từ hoạt động kinh doanh chính là PHBC và doanh thu từ hoạt động kinh doanh khác. Đối với hoạt động kinh doanh PHBC thì nguồn thu từ khách hàng là các Bưu điện tỉnh là chủ yếu và chiếm tỷ trọng rất lớn. Tại Công ty PHBC TW, doanh thu bao gồm cả đối với Báo Quốc văn giao nhận từ các Toà soạn và Báo Ngoại văn nhập khẩu. Còn đối với hoạt động kinh doanh khác thì doanh thu thực hiện được chiếm tỷ trọng rất nhỏ. Ngoài ra, khoản thu từ các hợp đồng phát hành sách, mặc dù doanh thu cước (hay tỷ lệ % hoa hồng) được hưởng là không nhỏ nhưng do sự cạnh tranh trên thị trường là rất gay gắt nên cơ hội tìm kiếm được những hợp đồng như thế khơng nhiều. Cịn nguồn thu từ hoạt động kinh doanh khác nữa như thu vận chuyển từ nhà in về nơi khai thác thì thực sự phát sinh khơng lớn nên đơn vị tập trung hạch tốn doanh thu đó 6tháng/lần . Nếu đem so sánh doanh thu thực hiện được và chi phí thực tế bỏ ra đối với các hoạt động kinh doanh PHBC thì chênh lệch lợi nhuận là rất nhỏ nhoi. Trên thực tế, hoạt động kinh doanh gặp khơng ít khó khăn, lợi nhuận thu được khơng cao nhưng sự tồn tại của ngành PHBC là tất yếu vì nhiệm vụ chính trị, vì mục tiêu tun truyền đường lối của Đảng và Nhà nước. Do vậy, để duy trì hoạt động của Công ty, hàng năm Tổng công ty được cấp một khoản thu nhất định tương ứng với nhiệm vụ được giao. Cơng ty phải đảm bảo hồn thành kế hoạch được giao về sản lượng báo khai thác ngày càng nhiều, mạng lưới tổ chức PHBC ngày càng rộng khắp. Chính vì thế, trong doanh thu của đơn vị có một khoản thu “cấp bù” hay còn gọi là doanh thu điều tiết của Tổng công ty. Như vậy, Doanh thu kinh doanh tại Công ty PHBC TW bao gồm doanh thu cước PHBC thực hiện được tại đơn vị và phần doanh thu được điều tiết của Tổng công ty. Đồng thời, doanh thu cước thực hiện được là doanh thu chính từ hoạt động PHBC.
2. Đặc điểm và nguyên tắc hạch toán chung doanh thu kinh doanh PHBC
2.1 Đặc điểm:
Tổng hợp nhu cầu, đặt in với Tồ soạn, giao nhận báo chí, tổ chức khai thác phân phối... là những nhiệm vụ mà tại Công ty PHBC TW phải thực hiện, như một khâu trong tồn bộ q trình thực hiện nhu cầu báo chí của độc giả được thoả mãn. Doanh thu tại đây chiếm phần lớn là từ hoạt động giao nhận báo chí và tổ chức khai TRường Ngơng ngữ quốc tế 44
Giang
thác đến các Bưu điện tỉnh và các khách hàng bán lẻ. Đây là nguồn thu ổn định bảo đảm thường xuyên hoạt động của doanh nghiệp vì khối lượng độc giả đặt mua báo chí dài hạn là nhu cầu cơ bản, lớn nhất tại Công ty.
Doanh thu PHBC bao gồm nhiều khoản mục thu. Ngồi ra, các có các khoản trực tiếp làm giảm doanh thu.
Một số khoản thu chủ yếu:
- Doanh thu từ báo nhận: là doanh thu thu được từ nghiệp vụ PHBC thông thường và quan trọng nhất. Lượng báo nhận từ Toà soạn về và tiến hành khai thác tới các BĐ tỉnh là nghiệp vụ chủ yếu bao trùm toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Doanh thu này bao gồm cả doanh thu báo chí Quốc Văn và báo chí Ngoại Văn. Q tình tập hợp nhu cầu đặt mua báo được tiến hành tại các Bưu điện tỉnh và được thống kê lên Công ty PHBC TW. Tại đây sẽ chịu trách nhiệm đặt báo với các Toà soạn và khai thác PHBC. Doanh thu được hưởng là từ đây.
- Doanh thu từ báo chuyển độc giả là khoản thu được từ nghiệp vụ PHBC mà độc giả, các khách hàng mua báo có nhu cầu trực tiếp với Tồ soạn, khơng qua Bưu điện tỉnh, Thành phố. Nhiệm vụ của đơn vị mình là khai thác và vận chuyển khối lượng báo chí đến độc giả nhưng khơng chịu trách nhiệm phải thu của độc giả, phải trả cho Toà soạn. Đơn vị hưởng hoa hồng cho nhiệm vụ khai thác từ khoản phải trả của Toà soạn. Tồ soạn trực tiếp thanh tốn với khách hàng.
- Doanh thu từ công lồng báo thực chất là khoản trả cho cơng khai thác, lồng và đóng gói túi báo chí chuẩn bị cho việc phân phối về các Tỉnh.
- Thu bổ sung phát hành phí: Đối với một số tập san, nguyệt san hay một số loại báo chí đặc biệt thì đơn vị được tính thêm doanh thu gọi là thu bổ sung phát hành phí. Ngồi doanh thu được hưởng theo tỷ lệ quy định còn được bổ sung thêm một khoản doanh thu khác.
- Thu Báo lưu ký : Báo lưu ký là báo xuất kho tháng này nhưng 3 tháng sau mới tính tiền cho khối lượng báo tiêu thụ được. Mục đích khi xuất lượng báo này là để quảng cáo, giới thiệu về một số loại báo nhất định như để tìm kiếm, thăm dị nhu cầu và thị trường. Khối lượng báo chí này được nhà xuất bản giao cho đơn vị theo dõi. Nếu sau 3 tháng một số loại nhất định được phân phối thì đơn vị được hạch tốn doanh thu từ khối lượng báo này, cịn số trả lại sẽ được hạch toán giảm doanh thu và xuất kho trả lại toà soạn.
- Doanh thu điều chỉnh báo chí : Hàng tháng có thể có sự thay đổi trong nhu cầu báo chí của các độc giả. Nếu nhu cầu tăng thêm thì doanh thu được điều chỉnh tăng thêm cùng với khối lượng báo chí đó gọi là doanh thu điều chỉnh tăng.
Một số khoản giảm doanh thu trực tiếp:
- Doanh thu thất thu báo chí : Đây là một khoản giảm doanh thu trực tiếp khi có sự thay đổi về giá phát hành báo chí mà khơng nằm trong phạm vi thời gian quy định được phép điều chỉnh nó. Nhu cầu báo chí đã được thanh tốn trước khi có sự điều chỉnh tăng giá. Nếu sự điều chỉnh về giá cả này không đúng với quy định, vượt quá về giới hạn thời gian cho phép được thay đổi giá phát hành báo chí thì Tồ soạn phải chịu một khoản thất thu và do đó doanh thu cũng bị giảm một khoản gọi là thất thu.
- Doanh thu điều chỉnh giảm là trường hợp khi nhu cầu báo chí giảm thì có sự điều chỉnh giảm trực tiếp doanh thu .
Chuyên đề tốt nghiệp Đoàn Thị Giang
- Doanh thu giảm do thiếu báo chí: Là giá trị doanh thu bị giảm do q trình phân phối, khai thác báo chí làm lượng báo chí giao, nhận khơng cịn đủ với nhu cầu. Nếu đơn vị khơng có lượng báo dự trữ bù vào lượng báo thất thu này thì đơn vị phải hạch tốn giảm doanh thu.
2.2.Nguyên tắc hạch tốn chung :
Vì là đơn vị trung gian về nhu cầu báo chí giữa Bưu điện tỉnh, thành phố và các khách hàng mua báo khác với Toà soạn nên doanh thu tại cơng ty chính là doanh thu cước. Doanh thu cước này được tính dựa trên tỷ lệ phí phát hành. Theo quy định thì khi tính tồn cơng cho q trình này thì cơng việc PHBC được hưởng 22%. Với tỷ lệ này thì phân chia Bưu điện Tỉnh, thành phố được hưởng 18% , cịn tại Cơng ty PHBC TW được hưởng 4%. Như vậy, Cơng ty chỉ phỉ trả cho NXB là 78%, cịn phải thu của bưu điện tỉnh, thành phố 82% và giữ lại cho mình 4%.
3. Nội dung kết cấu TK 5113
TK 5113 phản ánh khoản doanh thu đơn vị thực hiện được và doanh thu điều tiết đơn vị được cấp phát.
Bên Nợ : - Doanh thu giảm do báo Lưu ký trả lại
- Kết chuyển doanh thu cước đơn vị thực hiện được vào TK 911 Bên Có : Doanh thu cước đơn vị thực hiện được
TK này phản ánh Doanh thu từ hoạt động chính là hoạt động PHBC và doanh thu từ hoạt động kinh doanh khác. Cụ thể như sau:
TK 51131 : Doanh thu kinh doanh PHBC TK 51132 : Doanh thu kinh doanh khác
Doanh nghiệp rất ít sử dụng tới TK 51132 vì phát sinh của TK này là khơng nhiều. TK 5113 cuối kỳ khơng có số dư
4.TK khác liên quan đến hạch toán doanh thu
5.1 Khoản giảm trừ doanh thu
Đối với hoạt động kinh doanh tại công ty thì chỉ có TK giảm trừ 531 là được vận dụng với nội dung phản ánh Báo Lưu ký trả lại. Cụ thể, kết cấu như sau:
Bên Nợ : Phản ánh doanh thu giảm do báo lưu ký trả lại Bên Có : Kết chuyển doanh thu báo trả vào TK 51131 TK 531 cuối kỳ khơng có số dư
5.2 TK Phải thu của khách hàng mua báo
TK doanh nghiệp sử dụng là TK131 được chi tiết như sau: - TK1311: Phải thu của khách hàng sử dụng Bưu điện TK 131101: Phải thu của Bưu điện mua báo Quốc văn TK 131102: Phải thu của Bưu điện mua báo Ngoại văn TK 131103: Phải thu của khách hàng khác mua báo - TK 1312 : Phải thu của khách hàng khác
5.3 TK phản ánh giá mua báo chí
- TK 1561: Giá mua
TK 15612 : Giá vốn báo chí
TK 156121: Giá vốn báo chí đặt mua TK 156122: Kho báo lưu ký ế
- TK 1562 : Chi phí thu mua
6. Trình tự hạch tốn doanh thu kinh doanh PHBC
6.1 : Doanh thu báo nhận, báo CĐG,…
Giang
- Khi nhận báo từ Tồ soạn, kế tốn ghi: Nợ TK 156121 : 78% * giá phát hành(GPH) Có TK 331002 : Phải trả nhà xuất bản (NXB)
- Khi giao báo tới các Bưu điện tỉnh, thành phố
Nợ TK 131 : Phải thu khách hàng mua báo (82%* GPH) Có TK 5113 : Doanh thu cước phát hành (4% * GPH)
Có TK 156121: Phải trả NXB (78%* GPH)
Cụ thể, trình tự hạch tốn này được tiến hành cho từng loại báo ở từng Bưu cục, được theo dõi chi tiết các số liệu trên mạng máy vi tính, rồi tổng hợp theo từng bưu cục cho tồn bộ khối lượng báo.
6.2 : Doanh thu báo điều chỉnh
- Điều chỉnh tăng
Kế toán tiến hành hạch toán tương tự như trên cho số lượng báo tăng thêm so với nhu cầu kỳ trước.
- Điều chỉnh giảm
So sánh với kỳ trước và tìm ra con số chên lệch về nhu cầu và tiến hành điều chỉnh số lượng đặt với Tồ soạn và hạch tốn lại theo như bút tốn trên. Cịn nếu trường hợp đã hạch toán theo quý hoặc số lượng thống kê nhu cầu giảm là khơng đáng kể thì khi tiến hành điều chỉnh doanh thu giảm kế tốn ghi bút tốn đảo tính trừ cho lượng báo điều chỉnh giảm. Trình tự hạch tốn:
Nợ TK 51131 Nợ TK 331002
Có TK 131101
Cụ thể có thể thấy trên báo cáo kế tốn của Cơng ty số liệu chi tiết của Báo điều chỉnh giảm, ví dụ trong tháng 9 doanh thu điều chỉnh giảm báo VNBANKING REVIEW của tỉnh Bắc Ninh đã được hạch tốn:
Nợ TK51131 : 810.000
Có TK 131101: 810.000
Đồng thời phản ánh cả nghiệp vụ giảm khoản phải trả NXB.
6.3 Doanh thu báo lưu ký
Báo lưu ký xuất bán tháng này sẽ được tính doanh thu sau 3 tháng. Như vậy, khi tiếp nhận báo Lưu ký kế toán theo dõi trên các chứng từ, trên các bẳng kê chi tiết theo dõ trực tiếp tại kho và thống kê số lượng. Sau 3 tháng kế toán sẽ hạch tốn doanh thu :
Nợ TK 131101 Có TK 51131 Có TK 156122
Khi số lượng báo Lưu ký đã xuất đi và đã được hạch tốn khơng phân phối hết, khơng được chấp nhận thì kế tốn tiến hành trả lại số lượng báo lưu ký đó cho NXB, lúc này kế tốn ghi :
Nợ TK 531 Có TK 156122 và cuối kỳ kết chuyển: Nợ TK 51131 Có TK 531 47
Chuyên đề tốt nghiệp Đồn Thị Giang
Tại Cơng ty PHBC TW, doanh thu báo lưu ký được tính và theo dõi cho từng loại báo, từng số báo .Ví dụ, doanh thu báo lưu ký có mã báo B87 tháng 6 năm 2000, số 101 được hạch toán như sau:
Nợ TK 131101 : 918 Có TK 51131 : 918
Còn cũng phát sinh trong kỳ, khối lượng báo Lưu ký trả lại như sau: Nợ TK 531 : 1.240.795,8
Có TK 156122 : 1.240.795,8
6.4 Doanh thu PHBC khác
Cũng bút toán hạch toán như trên, vận dụng nguyên tắc hạch tốn chung đã trình bày chúng ta có thể hình dung ra cách hạch toán các nội dung doanh thu PHBC khác
7. Cuối kỳ kết chuyển doanh thu doanh nghiệp thực hiện được vào TK911 – TK xác định kết quả kinh doanh đồng thời ghi nhận bút toán phản ánh doanh thu được điều tiết:
- Bút tốn 1: Nợ TK 51131 Có TK 911 - Bút tốn 2: Nợ TK 13621 Có TK 911
Trong năm vừa qua, đơn vị được Tổng công ty cấp bù một khoản doanh thu điều tiết là 3,5 tỷ. Kế toán đã tiến hành phân bổ đều cho 12 tháng và cứ mỗi tháng doanh nghiệp được nhận một khoản doanh thu điều tiết:
Mức doanh thu Doanh thu điều tiết năm 3.500.000.000 = = điều tiết hàng tháng 12 12 = 292.000.000 Vì vậy, có bút tốn: Nợ TK 13621: 292.000.000 Có TK 911: 292.000.000
Chi tiết Chi phí sản xuất kinh doanh (TK 1543) Tháng... năm
Mục Tên khoản mục chi phí Ngày chứng từLoại chứngSố từ
Diễn giải Giá trị Tài khoản
Nợ Có
15431 1. Chi phí nhân cơng Tổng phát sinh TK 15431 490270395
FHT/LT 20 Phân bổ thu nhập 196719905 154311 334001 FHT/LT 20 Phân bổ thu nhập 7275770 154311 334002 FHT/LT 20 Phân bổ thu nhập 208724325 154311 334003 FHT/LT 19 Phân bổ KPCĐ cho chi phí sản xuất 27821395 154312 3382 FHT/LT 19 Phân bổ BHXHcho chi phí sản xuất 40056595 154312 3383