3.2.1.1: Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên trong Cơng ty
Trong điều kiện hiện nay, khi mà nước ta đang hội nhập mạnh mẽ với nền kinh tế khu vực và thế giới thì bất cứ doanh nghiệp nào muốn có được kết quả kinh doanh tốt cũng đều cần có nguồn nhân lực có trình độ cao, đủ khả năng đáp ứng sự thay đổi trong yêu cầu của cơng việc. Điều đó càng đặc biệt quan trọng đối với các cơng ty có hoạt động kinh doanh quốc tế nói chung và đối với Cơng ty Khải Minh nói riêng. Căn cứ vào thực trạng của Cơng ty và định hướng phát triển Công ty thời gian sắp tới, Cơng ty rất cần có kế hoạch và giải pháp để tuyển chọn, đào tạo và bố chí nguồn nhân lực cho hoạt động kinh doanh của mình.
Một là, Cơng ty cần có một phịng riêng phụ trách về hoạt động nhập khẩu; các
công việc liên quan đến hoạt động nhập khẩu phải được thực hiện một cách chuyên trách, tránh tình trạng một nhân viên phải làm các cơng việc có tính chất nghiệp vụ q khác nhau. Với định hướng phát triển của Cơng ty như đã trình bày ở trên thì việc thực hiện chuyên trách đối với nhân viên thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động nhập khẩu là hoàn toàn khả thi cả về mặt nguồn nhân lực và nguồn tài chính để chi trả cho hoạt động của họ.
Hai là, việc tuyển chọn và đào tạo nhân viên cho phòng nhập khẩu của Công ty phải
được thực hiện một cách khoa học và có bài bản, phải đề ra các tiêu chí và yêu cầu cụ thể đối với người được tuyển dụng. Cụ thể, Công ty cần lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho phịng nhập khẩu, thơng báo tuyển dụng ( trong thông báo tuyển dụng nêu rõ u cầu mà các ứng viên cần có như: trình độ chun mơn về hoạt động Thương mại quốc tế, khả
năng giao tiếp…), tiếp nhận hồ sơ, tiến hành phỏng vấn và chọn ra những người đáp ứng tốt nhất yêu cầu của phòng nhập khẩu. Những người đạt yêu cầu sẽ được kí hợp đồng thử việc trong thời hạn 02 tháng. Trong thời gian này, Công ty sẽ phối hợp giao cho họ thực hiện các công việc nhất định liên quan đến hoạt động nhập khẩu như: giao dịch qua máy fax, làm thủ tục nhận hàng, làm thủ tục Hải quan. Sau thời gian thử việc, những ai đáp ứng được u cầu của Cơng ty thì Cơng ty thoả thuận và kí kết hợp đồng lao động chính thức với họ.
Việc quản lý nhân viên phải được thực hiện thường xun, có hình thức khen thưởng và kỉ luật cơng khai để một mặt khuyến khích nhân viên phát huy năng lực, cống hiến hết mình cho hoạt động kinh doanh của Cơng ty mặt khác hạn chế những điểm yếu của họ.
3.2.1.2: Mở rộng công tác công tác nghiên cứu thị trường
Dựa vào thực trạng kinh doanh của Công ty và định hướng của Công ty trong thời gian sắp tới có thể thấy đối với nguồn phụ tùng đầu vào phải nhập khẩu thì Cơng ty vẫn sẽ chỉ nhập khẩu từ các nhà cung cấp quen thuộc. Do vậy, Công ty cần khai thác các thông tin về thị trường các nước xuất khẩu từ các nguồn khác nhau như: báo chí, thống kê thương mại, thông tin từ Bộ Thương mại, thơng tin từ Phịng Thương mại và Công
nghiệp Việt Nam.
Đối với thị trường trong nước thì thơng tin thị trường Cơng ty có thể thu thập được từ các nguồn như: bạn hàng của Cơng ty, thơng tin từ báo chí, các thống tài liệu thống kê của Tổng cục thống kê. Từ các thông tin thu thập được, Công ty sẽ cử những người có trình độ và kinh nghiệm phân tích, và đưa ra những quyết định cho hoạt động nhập khẩu và hoạt động kinh doanh nói chung của Cơng ty.
3.2.1.3: Nâng cao hiệu quả của hoạt động giao dịch, đàm phán và kí kết hợp đồng
Để đạt được kết quả tốt nhất trong giao dịch, ngoài việc áp dụng phương thức giao dịnh trực tiếp như Cơng ty vẫn làm thì Cơng ty cần xem xét và mở rộng việc áp dụng các
phương thức giao dịch khác như: Giao dịch qua trung gian, mua bán đối lưu, giao dịch tại các hội trợ triển lãm. Công ty nên tham gia các hội chợ để một mặt tìm kiếm nguồn cung cấp mới, kí kết được các hợp đồng mới mặt khác qua đó khẳng định tên tuổi, uy tín của mình. Làm tốt được việc này thì nguồn cung ứng của Cơng ty sẽ ngày càng được mở rộng, làm tăng khả năng lựa chọn nguồn hàng nhập khẩu của Cơng ty.
Trong hoạt động nhập khẩu thì giao dịch, đàm phán là khâu nhất định phải có trước khi đi đến ký hợp đồng. Bởi lẽ, để có thể ký kết được hợp đồng, hai bên cần phải đạt được sự thỏa thuận thống nhất trên cơ sở mục tiêu đề ra. Công ty cần nghiên cứu kĩ và áp dụng các nguyên tắc cơ bản trong đàm phán hợp đồng ngoại thương như: lợi ích chung của cả hai bên phải được quan tâm hàng đầu; đàm phán phải mang tính cơng khai và bình đẳng; người đàm phán hợp đồng phải là người biết thoả hiệp, biết xác lập phương án và xác định đúng mục tiêu đàm phán. Ngồi ra, Cơng ty phải biết dựa vào các tiêu chuẩn để đánh giá mức độ thành công của các giao dịch đàm phán mà mình đã thực hiện, các tiêu chuẩn chung nhất là: mục tiêu của đàm phán, giảm thiểu đến mức tối thiểu chi phí cho đàm phán, lợi ích vơ hình của đàm phán có đạt được hay khơng.
Một cuộc đàm phán muốn đi đến thắng lợi đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu sau: - Yêu cầu trong quá trình đàm phán: Người tiến hành đàm phán nên biết ngôn ngữ dùng để đàm phán vì như vậy sẽ chủ động linh hoạt, nâng cao được tốc độ đàm phán; khi cần người phiên dịch, người phiên dịch này cũng phải nắm được nội dung đàm phán để hiểu và dịch được nội và yêu cầu của phía đối tác; trước mỗi q trình đàm phán, Cơng ty cần lập phương án đàm phán trong đó nêu rõ mục đích của đàm phán, dự kiến những vấn đề mà đối tác nêu ra và cách giải quyết vẫn đề đó; việc ký kết hợp đồng đàm phán cần được tiến hành kịp thời, đúng lúc; trong đàm phán, sách lược chung là giấu kín bối cảnh của mình, thăm dị bối cảnh đối phương, thời gian đàm phán cũng phải được cân nhắc tùy theo cuộc đàm phán.
- Yêu cầu đối với người đàm phán: Công ty cần cử người đàm phán đáp ứng được các yêu cầu sau: Nắm được cơ sở thông tin để xây dựng hợp đồng (thơng tin về hàng hố;
thông tin về thị trường giá cả; thông tin về đối tác; thông tin về cơ chế quản lý xuất nhập khẩu trong nước đặc biệt là vào thời điểm giao dịch đàm phán; thông tin về điều kiện vận tải; các thơng tin khác có liên quan); giỏi về ngoại ngữ được sử dụng trong đàm phán; hiểu biết về pháp luật, chính sách của Nhà nước, pháp luật và tập quán Thương mại của nước đối tác cũng như luật pháp, tập quán thương mại quốc tế; hiểu biết biết kỹ thuật liên quan đến hàng hóa mua bán; nắm được tình hình sản phẩm, tài chính của Cơng ty; có khả năng thuyết phục đối phương.
Trong quá trình ký kết hợp đồng nhập khẩu. Công ty thường nhập khẩu hàng theo giá CIF Hải phòng hoặc DAF Hữu nghị. Nhập hàng theo giá này tránh cho Công ty những rủi ro về hàng hóa do thiên tai, tai nạn... trong q trình vận chuyển nhưng lại có hạn chế là hàng hóa theo các giá này lại khá cao, Cơng ty không chủ động được làm ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của Công ty.
Đối với Công ty, trước mắt vẫn nên áp dụng hai hình thức tính giá kể trên. Nhưng trong thời gian tới, Công ty nên nghiên cứu để tiến hành nhập khẩu hàng hóa theo giá FOB. Với giá này Cơng ty có thể mua được hàng hóa với giá cả rẻ hơn vì Cơng ty tự tìm hiểu thuê tàu hoặc ủy thác vận chuyển cho ai có lợi nhất nhằm tiết kiệm được chi phí cho Cơng ty. Ngồi ra, việc thực hiện th tàu, mua bảo hiểm sẽ làm cho Công ty chủ động hơn trong thời gian nhận hàng, trong các điều kiện chuyên trở và bảo hiểm. Tuy nhiên, áp dụng hình thức tính giá theo giá FOB sẽ làm tăng rủi ro cho Cơng ty về hàng hóa trong khi vận chuyển đòi hỏi vốn kinh doanh phải lớn, đội ngũ cán bộ kinh doanh phải giỏi. Việc hồn thiện cơng xác định và tính giá là một khâu rất quan trọng trong việc chuẩn bị, tạo cơ sở cho hoạt động giao dịch, đàm phán và kí kết hợp đồng.
Ký kết hợp đồng là hành vi xác nhận bằng văn bản chính thức những thỏa thuận đạt được trong quá trình đàn phán. Hợp đồng ký kết sẽ xác định trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện hợp đồng. Vì vậy, trong hợp đồng quyền và nghĩa vụ phải được xác định rõ ràng. Tuy nhiên, để việc kí kết hợp đồng của Cơng ty diễn ra trơi chảy và đem lại lợi ích cao cho Cơng ty thì việc đầu tiên Cơng ty cần làm đó là từng bước nâng
cao trình độ của nhân sự về đàm phán và kí kết hợp đồng ngoại thương. Trước khi đi đến kí kết bất kì một hợp đồng ngoại thương nào, Cơng ty cũng cần có những hiểu biết cơ bản về hợp đồng ngoại thương như: khái niệm, đặc điểm, yêu cầu, bố cục của một hợp đồng ngoại thương. Điều quan trọng là, Công ty phải nắm chắc và áp dụng linh hoạt kĩ thuật xây dựng nội dung của hợp đồng, các điều khoản của hợp đồng như: Điều khoản tên hàng, điều khoản về phẩm chất, điều khoản về só lượng, điều khoản về giao hàng, điều khoản về giá cả, điều khoản về thanh toán, điều khoản về trọng tài, điều khoản về khiếu nại… Hợp đồng phải đủ các điều khoản cần thiết nhằm tạo thuận lợi cho việc thực hiện hợp đồng.
Ký kết hợp đồng là một khâu quan trọng. Một hợp đồng được ký kết là kết quả của quá trình chuẩn bị kỹ càng mọi mặt. Đồng thời cũng là cơ sở để hai bên cùng thực hiện mọi nghĩa vụ và quyền lợi với nhau có hiệu quả nhất. Khi ký kết hợp đồng nên chú ý một số điểm sau: cần có sự thỏa thuận thống nhất với nhau tất cả các điều khoản cần thiết trước khi ký kết; văn bản hợp đồng thường do một bên dự thảo rồi đưa cho bên kia ký kết, bên ký phải xem xét, tránh để đối phương thêm vào những phần không thỏa thuận và bỏ qua phần đã thỏa thuận từ trước; hợp đồng phải thể hiện rõ ràng, dễ hiểu, tránh những câu văn tối nghĩa hoặc mập mờ có thể hiểu theo nhiều cách khác nhau; những điều kiện của hợp đồng phải xuất phát từ đặc điểm cụ thể của hàng hóa nhập khẩu; ngôn ngữ xây dựng hợp đồng là ngôn ngữ mà cả hai bên đều thơng thạo hoặc nhất trí lựa chọn.
3.2.1.4: Nhanh chóng hồn thiện thủ tục Hải quan nhập khẩu
Công ty phải cố gắng tạo mọi điều kiện để Hải quan làm thủ tục nhanh chóng. Cụ thể là Công ty phải chuẩn bị đầy đủ và chính xác bộ hồ sơ Hải quan khi đi khai báo Hải quan; chuẩn bị đủ mọi chi phí cần thiết liên quan đến việc thực hiện thủ tục Hải quan; cố gắng trong vịng 01 ngày là giải phóng được hàng. Công ty phái nhân viên chuyên trách của Phòng nhập khẩu trực tiếp đi làm thủ tục Hải quan chứ không làm theo kiểu kiêm nhiệm như hiện nay nữa. Nhân viên này phải được uỷ nhiệm quyền giải quyết những vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục Hải quan, tránh tình trạng kéo dài
thời gian làm chậm tiến độ giải phóng hàng. Trong kê khai Hải quan, nhân viên phịng nhập khẩu của Cơng ty phải tiến hành khai báo trung thực chính xác, đầy đủ các khoản mục để tránh những sai sót. Việc áp mã thuế, tính thuế phải thận trọng, tiến hành nộp thuế đầy đủ, đúng thời hạn quy định. Ngồi ra, Cơng ty cần theo dõi, cập nhật các thông tin mới nhất về những thay đổi trong khâu quản lý của Tổng cục Hải quan như: sự đổi mới trong khai báo, kiểm tra Hải quan. Tránh tình trạng bị động, lúng túng, gây khó khăn cho việc thơng quan hàng hố.
3.2.1.5: Áp dụng linh hoạt các phương thức thanh tốn
Như đã nói ở trên, phương thức thanh tốn chủ yếu của Cơng ty hiện nay là thư tín dụng trả ngay, khơng huỷ ngang. Cơng ty nên nghiên cứu áp dụng các phương thức thanh toán khác như: phương thức chuyển tiền, phương thức đổi chứng từ trả tiền, thư tín dụng trả chậm. Việc áp dụng linh hoạt các phương thức thanh tốn quốc tế giúp Cơng ty chủ động hơn trong việc thanh tốn tiền hàng nhập khẩu. Từ đó tạo được sự tin tưởng đối với nhà cung cấp, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
3.2.2: Kiến nghị trong dài hạn
3.2.2.1: Nhà nước cần có có chính sách hỗ trợ hoạt động nhập khẩu
Theo đánh giá chung hiện nay, hệ thống thuế xuất nhập khẩu của nước ta vẫn còn là một hạn chế đối với hoạt động nhập khẩu. Tuy Nhà nước đã giảm mức thuế đối với một số mặt hàng song mức thuế nói chung vẫn cao. Điều này, khơng phù hợp với xu hướng chung về cắt giảm thuế quan đang được thực hiện trên thế giới để khuyến khích việc trao đổi buôn bán giữa các nước. Mặt khác, đây cũng là yêu cầu bắt buộc để tham gia Tổ chức Thương mại thế giới WTO, khu vực mậu dịch tự do Đông nam á AFTA… Do vậy, Nhà nước càng cần cắt giảm thuế để mở rộng quan hệ buôn bán giữa các nước trong khu vực và trên thế giới
3.2.2.2: Nhà nước cần tiếp tục cải cách thủ tục hành chính
Thực tế hiện nay, bộ máy hành chính nước ta còn cồng kềnh, các thủ tục còn rườm rà. Muốn giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả cao hơn nữa trong hoạt động nhập khẩu, Nhà nước cần cải cách bộ máy hành chính, đơn giản hố các thủ tục hành chính. Nhà nước cần chỉ đạo các cơ quan chức năng có sự phối hợp chặt chẽ trong việc quản lý xuất nhập khẩu. Bộ thương mại có trách nhiệm phê duyệt các dự án theo thẩm quyền, Tổng cục Hải quan có trách nhiệm giám sát và kiểm tra hàng hoá nhập khẩu, thu thuế nhập khẩu. Đặc biệt Hải quan phải đổi mới mạnh mẽ phương thức hoạt động của mình vì đây vẫn là nơi gây nhiều phiền hà nhất cho doanh nghiệp. Hơn nữa trình độ của cán bộ Hải quan chưa cao nên hoạt động chưa có hiệu quả. Hải quan và doanh nghiệp cần phải phối hợp cùng nhau để việc giải phóng hàng diễn ra nhanh chóng mà vẫn đảm bảo được sự quản lý giám sát. Muốn vậy, Hải quan cần phải rà sốt lại các bước quy trình thủ tục Hải quan, giảm các đầu mối, các loại giấy tờ, tiêu chí bắt buộc phải kê khai, phối hợp giữa các khâu trong thủ tục Hải quan để vừa đảm bảo sự chặt chẽ trong quản lý hoạt động nhập khẩu của Nhà nước vừa tạo điều kiện thơng quan hàng hố nhanh cho doanh nghiệp.
Để tránh tình trạng cưỡng chế, giám định tràn lan gây thiệt hại cho doanh nghiệp, Hải quan cần phải kiểm tra kĩ thơng tin, cưỡng chế phải chính xác và trước khi ra quyết định cưỡng chế, Hải quan phải thông báo trước cho công ty 01 đến 02 ngày để cơng ty có đủ thời gian kiểm tra, giải trình. Trước khi cưỡng chế, hai bên nên lập bản cam kết để khi cưỡng chế sai, Hải quan phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp.
Ngồi ra, hiện nay cịn có rất nhiều doanh nghiệp làm ăn khơng trung thực, có hành vi buôn lậu và gian lận thương mại trong hoạt động nhập khẩu hàng hố. Các biểu hiện chính của hành vi gian lận thương mại là: khai báo sai về số lượng hàng nhập để giảm