Để đạt được kết quả tốt nhất trong giao dịch, ngoài việc áp dụng phương thức giao dịnh trực tiếp như Cơng ty vẫn làm thì Cơng ty cần xem xét và mở rộng việc áp dụng các
phương thức giao dịch khác như: Giao dịch qua trung gian, mua bán đối lưu, giao dịch tại các hội trợ triển lãm. Công ty nên tham gia các hội chợ để một mặt tìm kiếm nguồn cung cấp mới, kí kết được các hợp đồng mới mặt khác qua đó khẳng định tên tuổi, uy tín của mình. Làm tốt được việc này thì nguồn cung ứng của Cơng ty sẽ ngày càng được mở rộng, làm tăng khả năng lựa chọn nguồn hàng nhập khẩu của Công ty.
Trong hoạt động nhập khẩu thì giao dịch, đàm phán là khâu nhất định phải có trước khi đi đến ký hợp đồng. Bởi lẽ, để có thể ký kết được hợp đồng, hai bên cần phải đạt được sự thỏa thuận thống nhất trên cơ sở mục tiêu đề ra. Công ty cần nghiên cứu kĩ và áp dụng các nguyên tắc cơ bản trong đàm phán hợp đồng ngoại thương như: lợi ích chung của cả hai bên phải được quan tâm hàng đầu; đàm phán phải mang tính cơng khai và bình đẳng; người đàm phán hợp đồng phải là người biết thoả hiệp, biết xác lập phương án và xác định đúng mục tiêu đàm phán. Ngồi ra, Cơng ty phải biết dựa vào các tiêu chuẩn để đánh giá mức độ thành cơng của các giao dịch đàm phán mà mình đã thực hiện, các tiêu chuẩn chung nhất là: mục tiêu của đàm phán, giảm thiểu đến mức tối thiểu chi phí cho đàm phán, lợi ích vơ hình của đàm phán có đạt được hay khơng.
Một cuộc đàm phán muốn đi đến thắng lợi đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu sau: - Yêu cầu trong quá trình đàm phán: Người tiến hành đàm phán nên biết ngôn ngữ dùng để đàm phán vì như vậy sẽ chủ động linh hoạt, nâng cao được tốc độ đàm phán; khi cần người phiên dịch, người phiên dịch này cũng phải nắm được nội dung đàm phán để hiểu và dịch được nội và yêu cầu của phía đối tác; trước mỗi q trình đàm phán, Cơng ty cần lập phương án đàm phán trong đó nêu rõ mục đích của đàm phán, dự kiến những vấn đề mà đối tác nêu ra và cách giải quyết vẫn đề đó; việc ký kết hợp đồng đàm phán cần được tiến hành kịp thời, đúng lúc; trong đàm phán, sách lược chung là giấu kín bối cảnh của mình, thăm dị bối cảnh đối phương, thời gian đàm phán cũng phải được cân nhắc tùy theo cuộc đàm phán.
- Yêu cầu đối với người đàm phán: Công ty cần cử người đàm phán đáp ứng được các yêu cầu sau: Nắm được cơ sở thông tin để xây dựng hợp đồng (thơng tin về hàng hố;
thông tin về thị trường giá cả; thông tin về đối tác; thông tin về cơ chế quản lý xuất nhập khẩu trong nước đặc biệt là vào thời điểm giao dịch đàm phán; thông tin về điều kiện vận tải; các thơng tin khác có liên quan); giỏi về ngoại ngữ được sử dụng trong đàm phán; hiểu biết về pháp luật, chính sách của Nhà nước, pháp luật và tập quán Thương mại của nước đối tác cũng như luật pháp, tập quán thương mại quốc tế; hiểu biết biết kỹ thuật liên quan đến hàng hóa mua bán; nắm được tình hình sản phẩm, tài chính của Cơng ty; có khả năng thuyết phục đối phương.
Trong q trình ký kết hợp đồng nhập khẩu. Công ty thường nhập khẩu hàng theo giá CIF Hải phòng hoặc DAF Hữu nghị. Nhập hàng theo giá này tránh cho Công ty những rủi ro về hàng hóa do thiên tai, tai nạn... trong q trình vận chuyển nhưng lại có hạn chế là hàng hóa theo các giá này lại khá cao, Công ty không chủ động được làm ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của Công ty.
Đối với Công ty, trước mắt vẫn nên áp dụng hai hình thức tính giá kể trên. Nhưng trong thời gian tới, Công ty nên nghiên cứu để tiến hành nhập khẩu hàng hóa theo giá FOB. Với giá này Cơng ty có thể mua được hàng hóa với giá cả rẻ hơn vì Cơng ty tự tìm hiểu thuê tàu hoặc ủy thác vận chuyển cho ai có lợi nhất nhằm tiết kiệm được chi phí cho Cơng ty. Ngồi ra, việc thực hiện thuê tàu, mua bảo hiểm sẽ làm cho Công ty chủ động hơn trong thời gian nhận hàng, trong các điều kiện chuyên trở và bảo hiểm. Tuy nhiên, áp dụng hình thức tính giá theo giá FOB sẽ làm tăng rủi ro cho Cơng ty về hàng hóa trong khi vận chuyển đòi hỏi vốn kinh doanh phải lớn, đội ngũ cán bộ kinh doanh phải giỏi. Việc hồn thiện cơng xác định và tính giá là một khâu rất quan trọng trong việc chuẩn bị, tạo cơ sở cho hoạt động giao dịch, đàm phán và kí kết hợp đồng.
Ký kết hợp đồng là hành vi xác nhận bằng văn bản chính thức những thỏa thuận đạt được trong quá trình đàn phán. Hợp đồng ký kết sẽ xác định trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện hợp đồng. Vì vậy, trong hợp đồng quyền và nghĩa vụ phải được xác định rõ ràng. Tuy nhiên, để việc kí kết hợp đồng của Cơng ty diễn ra trơi chảy và đem lại lợi ích cao cho Cơng ty thì việc đầu tiên Cơng ty cần làm đó là từng bước nâng
cao trình độ của nhân sự về đàm phán và kí kết hợp đồng ngoại thương. Trước khi đi đến kí kết bất kì một hợp đồng ngoại thương nào, Cơng ty cũng cần có những hiểu biết cơ bản về hợp đồng ngoại thương như: khái niệm, đặc điểm, yêu cầu, bố cục của một hợp đồng ngoại thương. Điều quan trọng là, Công ty phải nắm chắc và áp dụng linh hoạt kĩ thuật xây dựng nội dung của hợp đồng, các điều khoản của hợp đồng như: Điều khoản tên hàng, điều khoản về phẩm chất, điều khoản về só lượng, điều khoản về giao hàng, điều khoản về giá cả, điều khoản về thanh toán, điều khoản về trọng tài, điều khoản về khiếu nại… Hợp đồng phải đủ các điều khoản cần thiết nhằm tạo thuận lợi cho việc thực hiện hợp đồng.
Ký kết hợp đồng là một khâu quan trọng. Một hợp đồng được ký kết là kết quả của quá trình chuẩn bị kỹ càng mọi mặt. Đồng thời cũng là cơ sở để hai bên cùng thực hiện mọi nghĩa vụ và quyền lợi với nhau có hiệu quả nhất. Khi ký kết hợp đồng nên chú ý một số điểm sau: cần có sự thỏa thuận thống nhất với nhau tất cả các điều khoản cần thiết trước khi ký kết; văn bản hợp đồng thường do một bên dự thảo rồi đưa cho bên kia ký kết, bên ký phải xem xét, tránh để đối phương thêm vào những phần không thỏa thuận và bỏ qua phần đã thỏa thuận từ trước; hợp đồng phải thể hiện rõ ràng, dễ hiểu, tránh những câu văn tối nghĩa hoặc mập mờ có thể hiểu theo nhiều cách khác nhau; những điều kiện của hợp đồng phải xuất phát từ đặc điểm cụ thể của hàng hóa nhập khẩu; ngôn ngữ xây dựng hợp đồng là ngôn ngữ mà cả hai bên đều thơng thạo hoặc nhất trí lựa chọn.