III. Phân tích q trình đàm phán và thực hiện hợp đồng
1.1. Qúa trình giao dịch mua bán hàng hóa thơng thường
Thơng thường, qúa trình giao dịch mua bán hàng hóa thơng thường gồm có những bước như sau:
- Hỏi hàng - Chào hàng - Đặt hàng - Hoàn giá - Chấp nhận
- Xác nhận
Tuy nhiện, công ty Jang Jung Vina và công ty Yuseong Hitec đã là đối tác lâu năm với nhau. Họ bắt đầu giao dịch buôn bán từ năm 2013 và tính đến nay là 4 năm. Chính vì vậy cơng ty Jang Jung đã hiểu rõ đối tác làm ăn với mình và đủ khả năng để tin cậy về mặt pháp lí và tài chính. Cơng ty Yuseong cũng hiểu rõ đối tác của mình cần gì và u cầu ra sao. Chính vì vậy, họ có thể dễ dàng lựa chọn sản phẩm và biết cách làm hài lịng đối tác của mình.
1.2. Thực hiện hợp đồng
Bước 1: Kí kết hợp đồng nhập khẩu Bước 2: Xin giấy phép nhập khẩu
Theo quy định của chính phủ các mặt hàng như quạt điện cơng suất dưới 100 w, bao bì dệt bằng sợi plastic, mơt số loại dầu thực vật, hàng tiêu dùng sành sứ thủy tinh kinh trắng (dày dưới 7mm) gạch ốp ceramic và granit …phải xin giấy phép của Bộ Thương Mại khi nhập khẩu.
Một số mặt hàng có ảnh hưởng đến kinh tế quốc gia như ciment, sắt thép, phân bón… cần có giấy phép của Bộ TM, một số mặt hàng như thuốc tây, hóa chất… cần có giấy phép của Bộ Y tế, Bộ Cơng Nghệ Môi Trường .
Nếu nhập hàng được quản lý bằng hạn ngạch, phải có quota nhập khẩu .
Do đang trong quá trình hội nhập kinh tế và hồn chỉnh hệ thống kiểm sốt hải quan cho phù hợp với các nước. Với các mặt hàng mới Doanh Nghiệp nên tìm hiểu ở cục Hải Quan tỉnh hay tại Sở thương mại để biết về biểu thuế quan, về danh mục hàng hoá ưu tiên… trước khi tiến hành thương thảo ký hợp đồng.
Bước 3: Chuẩn bị cho việc thanh toán tiền hàng.
Tuỳ theo việc thanh toán đã thỏa thuận giữa người bán và người mua, thanh toán bằng CAD (phải ký thác 100% trị giá lô hàng), TTR before, DA hay DP ( thông báo với ngân hàng về thương vụ và xem lại tài khoản), thanh toán bằng L/C (phải xin mở L/C và thực hiện việc ký quỹ ) ..
Việc thực phiện bước đầu của thanh toán, bên cạnh khẳng định ý chi mua hàng, còn ràng buộc người bán phải tiến hành làm hàng và giao hàng theo hợp đồng.
Bước 4: Thuê phương tiện vận tải
Nếu mua hàng theo điều kiện nhóm E và F , nhà nhập khẩu tức công ty TNHH Yuseong Hitec phải thuê phương tiện.
Bước 5: Mua bảo hiểm cho hàng hóa
Nếu mua hàng theo nhóm E, F, hoặc theo giá CFR, CPT nhà nhập khẩu nên mua bảo hiểm cho hàng hóa.
Bước 6: Làm hồ sơ, thủ tục Hải Quan.
Nhận hàng từ sân bay: Người nhập khẩu liên hệ với đại lý hàng không để nhận chứng từ và làm các thủ tục cần thiết cho việc nhận hàng.
Nhận hàng từ tàu biển: Người nhập khẩu liên hệ với khách hàng, với hảng vận tải tàu biển hay với ngân hàng để nhận chứng từ, sau đó đến Hải quan làm hồ sơ thủ tục nhận hàng.
Bước 7: Kiểm tra hàng hóa
Do đặc thù của lơ hàng, hợp đồng có thể cho phép người nhập kiểm tra đối chiếu lại số lượng, chất lượng khi nhận hàng. Trong trường hớp phát hiện sự thiếu hụt hoặc
hư hỏng hàng hoá, người nhận hàng phải tiến hành lập các biên bản cần thiết để chứng minh sự vụ, trong biên bản cần có chữ ký của thuyền trưởng hoặc người vận tải.
Bước 8: Khiếu nại, bồi thường.
Trong trường hợp xảy ra sự cố là tổn hại đến quyền lợi vật chất của mình, người nhập khẩu có thể tiến hành việc khiếu nại địi bồi thường, hoặc đưa ra trọng tài kinh tế, tòa án kinh tế tùy theo thỏa thuận đã có ghi trong hợp đồng.
Bước 9: Thanh toán hợp đồng. Bước 10: Khiếu nại
Trong trường hợp xảy ra sự cố là tổn hại đến quyền lợi vật chất của mình, người nhập khẩu có thể tiến hành việc khiếu nại đòi bồi thường, hoặc đưa ra trọng tài kinh tế, tịa án kinh tế tùy theo thỏa thuận đã có ghi trong hợp đồng.
Khi có tranh chấp, dù có giải quyết bằng đường thương lượng, hai bên cũng phải làm bản thanh lý hợp đồng để trách trường hợp rắc rối về sau. Hợp đồng sẽ tự động thanh lý khi thực hiện xong việc mua bán, hoặc sẽ tự động thanh lý khi hết hạn hiệu lực.
2. Quá trình thực hiện hợp đồng cụ thể 2.1. Qúa trình thuê tàu
Do số lượng hàng hóa khơng q lớn nên cơng ty TNHH Yuseong Hitec sử dụng hình thức th tàu chợ để vận chuyển hàng hóa cho cơng ty TNHH Jang Jung
- Tàu chợ (Liner) là tàu chở hàng chạy thường xuyên trên một tuyến đường nhất định, ghé vào các cảng quy định theo một lịch trình định trước.
- Thuê tàu chợ (Booking Shipping Space) là việc chủ hàng liên hệ với chủ tàu hoặc đại lý của chủ tàu yêu cầu dành chỗ trên tàu để chuyên chở hàng hóa từ cảng này đến cảng khác.
- Là những tàu chở hàng bách hoá, tốc độ tương đối nhanh, 18-20 hải lý/giờ. - Có trang thiết bị xếp dỡ riêng.
- Chạy giữa các cảng theo một lịch trình cơng bố trước.
- Quan hệ của chủ tàu và chủ hàng được điều chỉnh bởi Vận đơn đường biển (Bill of Lading).
- Điều kiện, điều khoản chuyên chở được in sẵn trên vận đơn.
- Cước phí tàu chợ thường bao gồm cả chi phí xếp dỡ, được tính theo biểu cước (Tarif) của hãng tàu.
- Chủ tàu là người chuyên chở, chịu trách nhiệm về hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.
Ưu điểm
- Số lượng hàng gửi không hạn chế. - Thủ tục Gửi – Nhận hàng đơn giản. - Biểu cước ổn định.
- Chủ động. Nhược điểm:
- Cước cao.
- Chủ hàng không được thỏa thuận các điều kiện chuyên chở. - Thời gian vận chuyển lâu
* Trình tự các bước tiến hành thuê tàu chợ:
(1) Công ty TNHH Yuseong Hitec liên hệ với hãng tàu là công ty TNHH Total World Sea & Air để thuê tàu
(2) Sau khi tìm được con tàu phù hợp để vận chuyển đường biển, phía Yuseong Hitec sẽ gửi giấy lưu cước tàu chợ (Liner booking note).
dỡ và vận chuyển. - Điều kiện thuê tàu:
+ Tàu chịu được sóng gió và thích nghi được với những điều kiện khí hậu trên biển + Tàu phải đáp ứng được một số yêu cầu nhất định để có thể vận chuyển được hàng hịa ( hàng hóa ở đây là hàng container)
+ Có thuyền bộ thích hợp
+ Độ tuổi tàu vừa phải: trong khoảng 20-25 tuổi (4) Thông báo cho chủ hàng kết quả lưu cước.
(5) Chủ hàng đón lịch tàu để vận chuyển hàng hóa ra cảng giao lên tàu.
(6) Chủ tàu hay đại diện của chủ tàu cấp cho chủ hàng vận đơn theo yêu cầu của chủ hàng.
* Ưu điểm và nhược điểm đối với hai bên công ty:
Ưu điểm Nhược điểm
Công ty TNHH Yuseong Hitec
- Chủ động trong việc thuê tàu và vận chuyển hàng hóa, khơng bị mất thời gian để chờ phía nhập khẩu gửi các điều kiện về việc thuê tàu
- Có thể thuê được một con tàu phù hợp với khả năng tài chính của cơng ty
- Phải tìm được tàu thật phù hợp với hàng hóa xuất khẩu là vải bởi vì hàng vải rất dễ ẩm mốc trong vận chuyển - Mất khá nhiều thời gian để thuê tàu và lấy các giấy tờ liên quan để thuê tàu - Trả chi phí thuê tàu và các chi phi skhasc liên quan
- Dễ dàng làm việc với các công ty, hãng tàu ở Hàn Quốc, thậm chí có thể đàm phán được giá thuê tàu một cách hợp lí
đến việc thuê tàu do điều kiện áo dụng là CIF Hai Phong theo Incoterms 2010
Công ty TNHH Jang Jung Vina
-Không mất chi phí thuê tàu, hay bất cứ chi phí nào liên quan đến việc chuyên chở và bốc dỡ hàng hóa tại cảng xuất khẩu
- Có thể nhận được thơng tin về tàu; dễ dàng kiểm tra được quá trình tàu chạy ở trên các trang chuyên ngành
- Bị động trong việc thuê tàu; có thể nhận được một con tàu không vừa ý
- Nếu như tàu không có đủ các điều kiện thích hợp thì có thể mắc cạn và phía xuất khảu có thể sẽ phải trả các chi phí phát sinh liên quan đến việc tàu mắc cạn ví dụ tăng chi phí lưu kho lưu bãi, bảo quản hàng hố,…
2.2. Qúa trình thanh tốn2.2.1. Cơ sở lý thuyết 2.2.1. Cơ sở lý thuyết
Thanh toán bằng chuyển tiền (remittance)
Đây là một phương thức thanh tốn trong đó khách hàng (người có yêu cầu chuyển tiền) yêu cầu ngân hàng phục vụ mình, chuyển một số tiền nhất định cho một người khác (người thụ hưởng) ở một địa điểm nhất định.
Có hai hình thức chuyển tiền
Quy trình thanh tốn bằng chuyển tiền:
(1) Người xuất khẩu chuyển giao hàng và bộ chứng từ hàng hoá cho người nhập khẩu
(2) Người nhập khẩu sau khi kiểm tra hàng hoá (hoặc bộ chứng từ hàng hoá), nếu thấy phù hợp yêu cầu theo thoả thuận đôi bên, lập thủ tục chuyển tiền gửi ngân hàng phục vụ mình
(3) Ngân hàng chuyển tiền lập thủ tục chuyển tiền qua ngân hàng đại lý (hoặc chi nhánh)- ngân hàng trả tiền
(4) Ngân hàng trả tiền thanh toán tiền cho người thụ hưởng
- Chuyển tiền bằng điện có bồi hồn TTR là từ viết tắt của Telegraphic Transfer Reimbursement, thường được sử dụng trong thanh toán L/C
Nghĩa là ngân hàng chiết khấu được phép địi hồn trả bằng điện. Thực tế cho thấy rất ít L/C cho phép địi tiền hồn trả bằng điện, trừ khi đó là L/C xác nhận bởi Ngân hàng Xác nhận thường yêu cầu điều kiện này nhằm bảo đảm có thể nhận được tiền hồn trả sớm hơn so với việc đòi tiền bằng thư kèm chứng từ giao hàng.
2.2.2. Q trình thanh tốn theo hợp đồng
Trước hết, có thể tóm gọn timeline lơ hàng trên như sau: - 08/12/2017: Hai bên cơng ty kí hợp đồng
- 26/12/2017: Ngày ra hóa đơn
Ngày in phiếu đóng gói - 29/12/2017: Ngày cấp C/O
Ngày lên tàu (On board date) - 03/01/2018 : Ngày hoàn thành thủ tục hải quan
Như ở bên trên đã phân tích, “trên thực tế, hai bên thực hiện phương thức thanh toán 30% trả trước, 70% trả sau thông qua ngân hàng. Trên Invoice và hợp đồng có ghi giá trị hàng là US$34,103.94. Như vậy 30% giá trị lơ hàng được thanh tốn trước sẽ
khoảng USD10231.182 trước khi người nhập khẩu giao hàng. * Chuyển tiền trả trước giao hàng 30% thì bao gồm các bước:
B1: Người mua đến ngân hàng của người mua ra lệnh chuyển tiền để trả cho nhà xuất khẩu. Đến ngân hàng cần có:
- Phải có giấy phép (nếu cần) - Lệnh chuyển tiền: tên Ngân hàng
- Chứng từ xuất trình: kiểm tra tài khoản có tiền để trả cho ngân hàng không (bản sao y), giấy phép thành lập, giấy pháp kinh doanh XNK (bản sao y).
B2: Ngân hàng người mua gửi giấy báo nợ đến người mua. B3: Ngân hàng bên mua chuyển tiền cho ngân hàng bên bán. B4: Ngân hàng người bán gửi giấy báo có cho người bán.
B5: Người bán giao hàng và bộ chứng từ hàng hóa cho người mua. * Chuyển tiền trả sau giao hàng 70% thì có các bước:
B1: Người bán (NB) giao hàng hoá + chứng từ cơ bản
B2: Người mua(NM) ra lệnh chuyển tiền + tờ khai NK + giấy phép NK + P/O + bộ chứng từ cho NHNM.
B3: NHNM trích tài khoản để chuyển tiền. B4: NHNB báo có
B5: NHNM báo nợ.
Như vậy, chưa kể đến rủi ro của điều kiện CIF thì đã có rủi ro lớn do phương thức thanh tốn cho người mua. Nhưng có lẽ do quan hệ làm ăn lâu dài và uy tín hai bên nên hai cơng ty mới chọn phương thức thanh tốn này.
2.3. Thủ tục Hải quan
Các bước làm thủ tục hải quan như sau:
Tờ khai hải quan là văn bản mà chủ hàng (hoặc chủ phương tiện) phải kê khai về lô hàng (hoặc phương tiện) khi xuất hoặc nhập khẩu (xuất nhập cảnh) ra vào lãnh thổ Việt Nam. Từ này trong tiếng Anh là Customs Declaration.
Tờ khai hải quan được lập theo mẫu quy định. Trước đây viết tay theo mẫu in sẵn. Nay hầu hết các Chi cục đã chuyển sang khai và nộp tờ khai theo hình thức hải quan điện tử bằng phần mềm chuyên dụng.
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KHAI BÁO HẢI QUAN ECUS5VNACCS
b, Lấy kết quả phân luồng
Luồng xanh: doanh nghiệp chấp hành tốt các quy định của pháp luật về hải quan, miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ (chứng từ giấy) và miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa. Luồng vàng: hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ (chứng từ giấy), khơng kiểm tra chi tiết hàng hóa.
Lúc này cần phải xuất trình bộ hồ sơ giấy, gồm những chứng từ như: - Tờ khai hải quan (in từ phần mềm, khơng cần đóng dấu)
- Hóa đơn thương mại (GĐ doanh nghiệp ký, đóng dấu trịn + chức danh)
- Chứng từ khác: Vận đơn, C/O, giấy kiểm tra chất lượng (kiểm tra chuyên ngành)... Theo thơng tư 38, thì hồ sơ hải quan đã đơn giản hơn, không cần Hợp đồng ngoại thương và Chi tiết đóng gói, tuy nhiên nên chuẩn bị bản photo sẵn sàng để tham khảo tra cứu số liệu khi cần.
Theo Điều 11, Nghi định 154/2005/NĐ-CP: Miễn kiểm tra thực tế hàng hố đối với:
• Hàng hố xuất khẩu, nhập khẩu của chủ hàng chấp hành tốt pháp luật về hải quan; • Hàng hố xuất khẩu, nhập khẩu sau đây của các chủ hàng khác:
– Hàng hoá xuất khẩu (trừ hàng hoá xuất khẩu được sản xuất từ nguyên liệu nhập khẩu và hàng hố xuất khẩu có điều kiện theo quy định về chính sách quản lý xuất
khẩu hàng hố);
– Máy móc thiết bị tạo tài sản cố định thuộc diện miễn thuế của dự án đầu tư nước ngoài và đầu tư trong nước;
– Hàng hố từ nước ngồi đưa vào khu thương mại tự do, cảng trung chuyển, kho ngoại quan; hàng hoá quá cảnh; hàng hoá cứu trợ khẩn cấp theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 35 Luật Hải quan; hàng hoá chuyên dùng phục vụ trực tiếp cho an ninh quốc phịng; hàng hố viện trợ nhân đạo; hàng hố tạm nhập – tái xuất có thời hạn quy định tại các Điều 30, 31, 32 và 37 Nghị định này.
– Hàng hoá thuộc các trường hợp đặc biệt khác do Thủ tướng Chính phủ quyết định. – Hàng hố khác khơng thuộc các trường hợp trên được miễn kiểm tra thực tế khi kết quả phân tích thơng tin cho thấy khơng có khả năng vi phạm pháp luật hải quan (trừ hàng hóa nêu tại điểm b1, khoản 2 Điều này).
Chi tiết về hồ sơ hải quan & quy trình thủ tục tham khảo trong: - Điều 16 thông tư 38/2015/TT-BTC.
- Với hồ sơ hải quan điện tử, xem thêm Điều 8, thông tư 22/2014/TT-BTC
Luồng đỏ: Phải kiểm tra thực tế hàng hóa sau khi kiểm tra xong hồ sơ giấy. Đây là mức độ kiểm tra cao nhất, phải làm nhiều thủ tục và tốn kém chi phí, thời gian, cơng sức nhất cho cả chủ hàng và cán bộ hải quan.
Các mức độ kiểm tra thực tế lô hàng dựa theo thơng tư 112/2005/TT-BTC:
• Kiểm tra thực tế khơng q 5% lô hàng: được tiến hành nhằm đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật hải quan của chủ hàng, nếu khơng có dấu hiệu sai phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu có thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi xác định được mức độ vi phạm.
• Kiểm tra thực tế 10% lơ hàng: hàng hóa thuộc diện miễn kiểm tra thực tế nhưng cơ quan hải quan qua phân tích thơng tin phát hiện thấy có dấu hiệu sai phạm, tiến hành kiểm tra nếu khơng sai phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu có thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi xác định được mức độ vi phạm.
• Kiểm tra thực tế tồn bộ lơ hàng: đối với hàng hóa có chủ hàng nhiều lần vi phạm pháp luật về hải quan.
Hiện có 2 hình thức kiểm hóa: kiểm bằng máy soi (kiểm soi), và kiểm thủ công