5. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI:
2.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY
2.2.1. Sơ đồ bộ máy quản lý:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC QUẢN LÝ II PHĨ GIÁM ĐỐC QUẢN LÝ I PHỊNG KẾ HOẠCH PHỊNG KẾ TỐN – TÀI CHÍNH THỦ KHO KIÊM THU NGÂN Ở CHỢ CÁC ĐỘI NHỎ CỦA TRUNG TÂM CÁC BAN QUẢN LÝ ĐỘI QUÉT RÁC XE+ĐỘI THU GOM RÁC ĐỘI CÂY XANH BAN QL BẾN XE BAN QUẢN LÝ CHỢ ĐỘI ĐIỆN
24
2.2.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
Giám đốc
Là người có quyền quyết định cao nhất về điều hành đơn vị, tuyển dụng, bố trí sử dụng khen thưởng kỷ luật đối với người lao động theo quy định của pháp luật.
Được quyết định các biện pháp vượt thẩm quyền của mình trong những trường hợp khẩn cấp như thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, sự cố và chịu trách nhiệm về quyết định này.
Chịu trách nhiệm toàn bộ thành viên trong trung tâm và pháp luật về những sai phạm gây tổn thất cho đơn vị.
Chịu sự kiểm tra giám sát của Ban kiểm soát và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đối với việc thực hiện điều hành của đơn vị.
Ủy quyền khi vắng mặt: Phó giám đốc. Phó giám đốc:
Là người quản lý các phòng ban được giám đốc giao và trực tiếp ký các giấy tờ văn bản trong quyền hạn. Chịu trách nhiệm trước giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công, tham gia ý kiến với giám đốc về công việc chung của cơ quan.
Tham gia điều hành các hoạt động tại đơn vị. Tiếp thị và tìm kiếm các nguồn hàng.
Ký kết các hợp đồng kinh tế theo luật định.
Tham mưu cho giám đốc về việc bảo toàn và sử dụng nguồn vốn.
Quản lý điều hành mọi hoạt động về lĩnh vực kinh doanh - tài chính của trung tâm. Cấp báo cáo: Giám đốc trung tâm.
Ủy quyền vắng mặt: Các trưởng phòng ban, bộ phận liên quan. Phịng kế tốn - tài chính :
Quản lý toàn bộ tài sản, các loại vốn, tổ chức ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình hoạt động. Quản lý vốn, lập dự tốn ngân sách, theo dõi tình hình thu chi theo chế độ.
Tham mưu với giám đốc trung tâm trong quản lý và điều hành quá trình sử dụng vốn của trung tâm.
Theo dõi và báo cáo giám đốc trung tâm tình hình sử dụng và xoay vịng vốn. Theo dõi, tổng hợp báo cáo tài chính theo chế độ của Nhà nước, hướng dẫn của Tổng cục thuế theo quy định của đơn vị.
Phân chia lợi nhuận thực hiện theo điều lệ và chế độ phân phối lợi nhuận của Nhà nước.
Theo dõi tình hình thu - chi, nhập - xuất của trung tâm.
25
Đề xuất với giám đốc trung tâm quy chế tính lương, thưởng, trợ cấp của cán bộ cơng nhân viên. Theo dõi tính lương, thanh tốn lương cho cán bộ, cơng nhân viên theo quy chế hiện hành của trung tâm được phê duyệt.
Làm báo cáo tài chính và báo cáo cho Ban lãnh đạo trung tâm hàng tháng, hàng quý.
Nộp bảng kê khai thuế hàng tháng cho cơ quan thuế đúng thời hạn và đúng pháp luật.
Cập nhật những thơng tư, quyết định kế tốn do Nhà nước ban hành để có sự thay đổi kịp thời và phù hợp.
Các nhiệm vụ bất thường khác do Ban giám đốc giao. Phòng kế hoạch:
Quản lý các dự án: Phòng kế hoạch thực hiện, lập kế hoạch dự án chuyên nghiệp, phức tạp, đồng thời nghiên cứu và phân tích chúng nhằm đạt được mục tiêu công việc. Làm công tác giám sát các chức năng chuyên ngành như đề xuất phát triển quy mô, nghiên cứu thị trường.
Đánh giá đề xuất phát triển, đảm bảo tuân thủ các quy tắc, quy định của đơn vị, pháp luật, giải thích và xem xét các tài liệu pháp lý, pháp luật liên quan đến dự án.
Quản lý nhân sự: Phân công công việc cho nhân viên, giám sát, đôn đốc cấp dưới thực hiện tốt các dự án, nhiệm vụ được giao. Đưa ra quyết định khen thưởng, kỷ luật phù hợp.
Tư vấn, tham mưu: Phòng kế hoạch có nhiệm vụ tư vấn cho Ban giám đốc, tất cả các bên liên quan đến kế hoạch và các hội đồng, ủy ban, các quan chức được bầu trong vấn đề liên quan đến kế hoạch.
Quản lý ngân sách, theo chi tiêu: Lập kế hoạch cũng ln gắn liền với ngân sách, chi phí nên Trưởng phịng kế hoạch phải biết cách điều chỉnh vấn đề tài chính sao cho phù hợp với tiêu chuẩn mà đơn vị, đối tác đưa ra, hạn chế tối đa lãng phí.
Tạo lập các mối quan hệ: Trưởng phịng kế hoạch phải tiếp xúc với nhiều người ở các tầng lớp khác nhau, do đó chức năng của họ là thực hiện tốt các mối quan hệ, xử lý khiếu nại, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, duy trì khách hàng cũ, tạo mối quan hệ bền lâu.
Thủ kho kiêm thu ngân ở chợ:
Lập và hoàn thiện phiếu nhập kho hoặc xuất kho theo yêu cầu bằng cách xử lý các yêu cầu và đơn hàng cung ứng, ngun vật liệu, đóng gói và bố trí đơn hàng ở khu vực giao hàng.
Nhận và xử lý sản phẩm tồn trong kho.
Tiến hành quản lý hàng tồn kho và bảo quản hàng hóa theo tiêu chuẩn chất lượng. Dọn dẹp môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn và tối ưu hiệu quả sử dụng không gian.
26 Báo cáo khi phát sinh sai lệch.
Giao tiếp và hợp tác với giám sát viên và đồng nghiệp.
Vận hành và bảo dưỡng các phương tiện, thiết bị của bộ phận kho. Thu tiền các kiot chợ….
Ban quản lý chợ
Phê duyệt Phương án sử dụng điểm kinh doanh và bố trí, sắp xếp các ngành nghề kinh doanh tại chợ.
Quy định cụ thể việc sử dụng, thuê, thời hạn và các biện pháp quản lý điểm kinh doanh tại chợ.
Phê duyệt Nội quy chợ.
Phê duyệt Phương án bảo đảm Phịng cháy chữa cháy, vệ sinh mơi trường, an ninh trật tự và an toàn thực phẩm trong phạm vi chợ.
Phê duyệt Kế hoạch sửa chữa lớn, nâng cấp cơ sở vật chất và phát triển các hoạt động của chợ khi có nhu cầu.
Ký hợp đồng với thương nhân sử dụng hoặc thuê điểm kinh doanh tại chợ theo phương án đã được duyệt.
Tổ chức quản lý, điều hành chợ hoạt động, tổ chức thực hiện Nội quy chợ và xử lý các vi phạm nội quy chợ.
Phối hợp với chính quyền địa phương và các cơ quan chuyên môn tổ chức bảo đảm phịng cháy chữa cháy, vệ sinh mơi trường, an ninh trật tự và an toàn thực phẩm trong phạm vi chợ.
Tổ chức kinh doanh, phát triển các dịch vụ hỗ trợ như: trông giữ phương tiện vận chuyển, bốc xếp hàng hóa, cho thuê kho bảo quản cất giữ hàng hóa, cung cấp thông tin thị trường, kiểm định số lượng, chất lượng hàng hóa, vệ sinh mơi trường, ăn uống, vui chơi, giải trí và các hoạt động khác trong phạm vi chợ phù hợp với các quy định của pháp luật và theo hướng ngày càng văn minh hiện đại.
Tổ chức thu, nộp tiền thuê, sử dụng điểm kinh doanh của thương nhân và các loại phí, lệ phí về chợ theo quy định của pháp luật.
Phối hợp với chính quyền địa phương và các cơ quan, đoàn thể tổ chức thông tin kinh tế - xã hội, phổ biến, hướng dẫn thực hiện các chính sách, các quy định của pháp luật và nghĩa vụ đối với Nhà nước của thương nhân kinh doanh tại chợ; tổ chức các hoạt động văn hóa, xã hội tại chợ.
Chịu trách nhiệm quản lý tài sản và kết quả tài chính của Ban Quản lý chợ theo quy định của pháp luật.
Tổng hợp tình hình hoạt động kinh doanh của chợ và báo cáo định kỳ cho các cơ quan quản lý Nhà nước theo quy định của Bộ Thương mại.
27
Thực hiện quét, thu gom rác đường phố, rác sinh hoạt, rác y tế và công tác dịch vụ vệ sinh mơi trường, theo qui trình của cơ quan có thẩm quyền hoặc theo hợp đồng Trung tâm đã ký kết.
Xúc hốt giao rác lên phương tiện vận chuyển.
Phát hoang, dẫy cỏ, dọn xà bần nhằm đảm bảo vệ sinh thuộc phạm vi quét thu gom rác do đơn vị đảm nhiệm.
Thu gom rác kênh rạch theo hợp đồng hoặc chỉ đạo của Ban giám đốc. Tổng vệ sinh theo qui định của cơ quan thẩm quyền.
Tham gia nghiệm thu công tác thực hiện.
Đề xuất danh mục cơng trình cần qt thu gom rác.
Quản lý, bảo dưỡng, sử dụng các loại xe chuyên dụng, công cụ lao động, nguyên nhiên vật liệu phục vụ cho cơng tác được an tồn hiệu quả.
Lái xe rác tới nơi phân hủy, tái chế rác. Đội cây xanh
Chăm sóc, bảo dưỡng, cắt tỉa cây xanh, hoa kiểng theo hợp đồng do trung tâm ký kết.
Phát quang, dọn dẹp cây xanh, hoa kiểng ở các tuyến đường, nơi công cộng khi gãy đổ hoặc nguy cơ gãy đổ phục vụ cho lưu thơng và an tồn cho Nhân dân hoặc khi có yêu cầu của Ban lãnh đạo trung tâm.
Quản lý, bảo dưỡng, sử dụng các loại xe chuyên dụng, công cụ lao động, nguyên, nhiên vật liệu để phục vụ cho cơng tác được an tồn và hiệu quả.
Nhận và phát bảo hộ lao động, dụng cụ lao động cho công nhân trong phạm vi định mức.
Mua phân bón, thuốc trừ sâu hoặc nguyên vật liệu, cây hoa kiểng phục vụ công tác được giao.
Ươm cây hoa kiểng phục vụ cho cơng trình và kinh doanh. Đội điện
Lập hồ sơ thiết kế dự toán, theo dõi giám sát các cơng trình, sản phẩm thuộc lĩnh vực cơ điện của trung tâm, thẩm định các hồ sơ thiết kế kỹ thuật theo phân cấp.
Lập thủ tục chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư các dự án: Đầu tư mới, cải tạo nâng cấp hoặc chế tạo mới các sản phẩm thuộc lĩnh vực cơ điện của trung tâm.
Quản lý kỹ thuật đối với các cơng trình, sản phẩm gia cơng chế tạo mới, sửa chữa thuộc lĩnh vực cơ điện của trung tâm.
Giám sát quyền tác giả việc gia cơng chế tạo các cơng trình, sản phẩm cơ điện do phịng thiết kế. Giám sát chủ đầu tư các cơng trình, sản phẩm cơ điện theo phân cấp.
28
Tham gia hội đồng và cử các chuyên viên theo từng lĩnh vực phối hợp, giám sát thực hiện việc thanh lý các loại tài sản thuộc lĩnh vực cơ điện theo nhiệm vụ và quyền hạn. Tham gia công tác an toàn lao động trong lĩnh vực cơ điện.
2.2.3 Mối quan hệ giữa các bộ phận quản lý
Tổ chức bộ máy quản lý của trung tâm là việc bố trí, sắp xếp mọi người trong trung tâm vào những vai trị, những cơng việc cụ thể. Nói cách khác, tổ chức bộ máy quản lý là tổng thể những trách nhiệm hay vai trò được phân chia cho nhiều người khác nhau nhằm đạt được mục tiêu và nhiệm vụ chung.
Trong bộ máy quản lý, Giám đốc là người chỉ đạo trực tiếp hoạt động của các phòng ban. Các bộ phận phòng ban làm tham mưu giúp việc, hỗ trợ cho Giám đốc chuẩn bị các quyết định. Mơ hình quản lý này phù hợp với các Trung tâm như Trung Tâm Môi Trường Và Dịch Vụ Đô Thị Ngọc Hồi, mọi thông tin đều được phản hồi giữa Ban Giám đốc và các phịng ban một cách chính xác và nhanh chóng. Cả bộ máy quản lý tạo thành một khối thống nhất thúc đẩy nhau cùng phát triển tạo đà đưa trung tâm tăng trưởng ngày một mạnh mẽ đưa trung tâm lên một tầm cao mới.