6.1Quản trị kho
Đặc điểm kho hàng
+ Được xây dựng với diện tích rộng lớn và ở các vị trí rộng rãi, bằằ̀ng phẳng, có khơng gian thống đãng; được xây dựng theo kiểu kiến trúc khép kín.
+ Có khoảng khơng gian hiệu quả và phù hợp với chức năng của nó, cung cấp mơi trường làm việc an tồn và thoải mái cho công nhân nhằằ̀m mục tiêu tăng năng suất và khả năng kiểm sốt, giảm chi phí khai thác cũng như tăng mức độ dịch vụ khách hàng.
+ Kho phân phối tại Việt Nam của công ty là kho phân phối cấp 1. Sản phẩm sau khi từ sản xuất từ nhà máy được chuyển đến kho này và phân phối tiếp tới các đại lýý́ cấp 1, … phân phối tới các cửử̉a hàng bán lẻ và người tiêu dùng cuối cùng. Nhờ đó đáp ứng nhanh hơn các nhu cầu của khách hàng.
Hệ thống quản lý trong kho
24
Sửử̉ dụng phần mềm quản lýý́ kho BS Silver cho phép quản lýý́ nhiều hàng hóa, vật tư với nhiều kho. Kiểm sốt sự biến động về số lượng và giá trị nhập, xuất của từng mặt hàng, từng kho, bộ phận, vụ việc, khách hàng, nhà cung cấp ...
Phần mềm cung cấp đầy đủ các sổ sách quản lýý́ hàng hóa như các sổ tổng hợp, thẻ kho, phiếu nhập, xuất theo mẫu chuẩn của Bộ tài chính. Ngồi ra phần mềm cung cấp phong phú các dạng biểu đồ giúp cho nhà quản lýý́ nắm bắt nhanh sự biến động về nhập xuất theo các mục đích sửử̉ dụng. Phần mềm cho phép chạy qua mạng LAN và Internet, vì vậy nhiều người (có thể hàng trăm người) có thể cùng kết nối chung vào CSDL để làm việc. Phần mềm quản trị người dùng chặt chẽ nhờ cơ chế phân quyền chi tiết theo từng nhóm người truy cập.
Các hệ thống và trang thiết bị trong kho
Ngoài ra để nâng cao hiệu suất làm việc, kho còn được trang bị thêm các thiết bị như: Máy quét mã vạch; Hệ thống điện và ánh sáng; Quạt thơng gió; Hệ thống cứu hỏa; Hệ thống thoát hiểm; Cao bản; Hệ thống báo động; Hệ thống an ninh; Hệ thống thông tin liên lạc; Máy chấm cơng.
Quy trình làm kho
Quy trình nhập hàng
Bước 1: Nhận phiếu yêu cầu nhập kho
Căn cứ vào phiếu xuất kho của nhà máy có phần thực xuất giúp phịng kế tốn có cơ sở lập phiếu nhập kho. Phịng tài chính – kế tốn sẽ gửử̉i phiếu yêu cầu nhập kho cùng phiếu xuất kho của nhà cung cấp thơng báo chi tiết về hàng hóa sẽ nhập về kho để sắp xếp định vị lại quầy kệ và chuẩn bị bãi chứa hàng. Thủ kho nhận phiếu u cầu nhập kho từ phịng tài chính – kế tốn gửử̉i cho để xác định thời gian, số lượng, loại hàng sẽ nhận. Sau đó sẽ tiến hành kiểm tra lại các khu vực chứa hàng xem có đủ diện tích để lưu trữ lượng hàng mới nhập này không và lập bảng kế hoạch xếp hàng, lên sơ đồ sắp xếp hàng hóa.
Bước 2: Nhận hàng
25
Thủ kho cho cơng nhân xếp hàng xuống khỏi xe ra khu vực cửử̉a kho đồng thời thông báo cho nhân viên xếp dỡ những điều kiện xếp dỡ đối với loại hàng hóa dễ đổ vỡ. Sau đó cho nhân viên kiểm đếm tiến hành kiểm mã hàng, số lượng hàng.
+ Nếu hàng hóa đầy đủ, khơng bị hư hỏng đổ vỡ thì thủ kho và người giao hàng kýý́ nhận sau phiếu xuất kho của nhà máy.
+ Nếu hàng hóa gặp sự cố trong q trình vận chuyển từ nhà máy về kho, bên giao là tài xế xe và bên nhận là kho thì sẽ lập biên bản. Phịng kỹ thuật lập phiếu thẩm định chất lượng hoặc biên bản nhập kho. Nếu hàng bị đổ bể nhiều thì trả lại, đề vào bìa hồ sơ biên bản “hàng trả lại”.
+ Scan mã hàng nhập từ dữ liệu vào máy tính, chuyền số liệu qua mạng (tên hàng, số lượng, địa chỉ, kệ hàng) cho bộ phận kế toán làm phiếu nhập kho. Nhập số liệu mặt hàng vào phần mềm quản lýý́ kho quầy kệ.
+ Nhân viên khu vực nhập vào thẻ kho của mình từng mặt hàng mình quản lýý́.
Quy trình tác nghiệp kho
Quy định sắp xếp hàng hoá.
– Thủ kho phải lập sơ đồ kho và dán ngay ngồi cửử̉a. Khi phát sinh hàng hố mới hay thay đổi cách sắp xếp thì thủ kho phải cập nhật vào sơ đồ kho (sơ đồ kho phải ghi rõ ngày cập nhật). Các kệ trong kho được kýý́ hiệu thành, A, B, C, D… tầng 1 của kệ A là A1, tầng 2 là A2… Nhãn dán chỉ vị trí của từng ơ trong kệ phải có mũi tên chỉ vị trí tương ứng – Thủ kho chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm soát việc xếp dỡ hàng hoá trong kho. – Thủ kho phải bảo đảm rằằ̀ng các công cụ và cách thức xếp dỡ được sửử̉ dụng là phù hợp và không làm tổn hại đến sản phẩm được xếp dở.
– Chỉ có thủ kho mới có quyền đưa hàng hố vào hay chuyển dịch chúng từ các vị trí trong kho, trừ những cá nhân được uỷ quyền.
– Trước khi nhập hàng, kho cần sắp xếp mặt bằằ̀ng sạch sẽ và ngăn nắp gọn gàng.
26
– Hàng hoá trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhàng tránh va chạm, đổ vỡ … – Các khu vực dễ có nước mưa hắt khi mưa lớn phải để hàng hoá trên pallet hoặc kê trên cao (tối thiểu 30 cm so với mặt đất).
– Hàng hoá sau khi xuất xong phải được thu xếp gọn gàng, lấy nơi để cho loại hàng hoá khác, các loại hàng hoá dư phải để vào khu vực riêng.
Bảo quản hàng hoá: Với các loại hàng hố có chỉ dẫn bảo quản trên bao bì thì phải thực hiện đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất.
Tập hợp đơn hàng chuẩn bị vận chuyển: Có nhiều cách mà hàng hóa được đóng gói trong các trung tâm phân phối nhưng vẫn tuân theo quy tắc sau: (1) Hàng hóa phải được theo dõi từ vị trí mà chúng được lưu trữ, cùng với ngày, thời gian và mã hàng.
(2) Kiểm tra độ chính xác và bảo đảm chất lượng phải được xây dựng trong quy trình.
(3) Việc lấy hàng từ các khu vực khác nhau trong nhà kho phải dễ dàng được kết hợp và được quản lýý́ bởi hệ thống để đảm bảo hồn thành đơn đặt hàng. (4) Hàng hóa phải được đóng gói theo kích thước, số lượng, nhiệt độ, độc tính, giá trị, mức độ dễ vỡ, yêu cầu vệ sinh và luật hiện hành. (5) Các lô hàng phải luôn được theo dõi bằằ̀ng hệ thống đối với các chứng từ và số hóa đơn để truy nguyên nguồn gốc trong tương lai.
Quy trình xuất hàng
Kế tốn vận đơn, nhân viên giao hàng sẽ nhận hàng dưới sụ giám sát của thủ kho và giao tới khách hàng đồng thời cập nhật tình hình đơn hàng lại cho kho.
Tổ chức lao động kho
Quản lý nhân lực vận hành kho hiệu quả góp phần quản lý thành cơng chuỗi cung ứng
- Nhân Viên Kho: là người thực hiện tất cả những cơng việc từ khâu xửử̉ lýý́ hàng hóa
trước khi vận chuyển đến hoặc đi. Kiểm kê hàng hóa chính xác, nắm bắt được hàng tồn, hàng xuất hết và cần nhập hàng nào. Nhân viên kho cũng là người tiếp nhận các đơn đặt hàng và kiểm tra hàng hóa trong kho để trả đơn cho khách dễ dàng và hiệu
27
quả nhất. Bên cạnh đó nhân viên kho cịn phải sắp xếp hàng hóa trong kho hợp lýý́, kiểm kê hàng, lọc những hàng hết date, mọi thứ cần rõ ràng và dễ nhìn nhất.
- Kế Tốn Kho: phải chịu trách nhiệm chính trong việc vận hành q trình xuất nhập.
Lập hóa đơn và chứng từ cho nhân viên kho xuất hàng, nhập hàng theo yêu cầu, theo dõi và giám sát hàng hóa trong kho, đối chiếu các hóa đơn cùng những số liệu thực tế. Kiểm kê liên tục để giảm bớt những thất thoát và rủi ro mất mát hàng hóa khơng mong muốn.
- Thủ Kho: đảm nhận vai trị trách nhiệm quản lýý́ hàng hóa trong kho ở mọi cơng đoạn
và mọi hình thức. Từ khi nhập hàng, xuất hàng, hàng tồn hay hàng hỏng... Tất cả những số liệu đều được thống kê cụ thể và rõ ràng nhất.
- Giám sát kho: giám sát mọi hoạt động diễn ra trong kho, giám sát hàng hóa xuất
nhập, giám sát nhân viên làm việc cùng các bước diễn ra theo đúng quy trình.
- Quản lý kho: chịu trách nhiệm quản lýý́ tất cả các hoạt động công việc diễn ra trong
kho, cả những chứng từ, lưu trữ và chuyển các giấy tờ đúng với quy định sắp xếp hàng hóa, quản lýý́ và bàn giao cơng việc cho nhân viên kho, kiểm tra hàng hóa định kỳ và báo cáo kịp thời mọi vấn đề liên quan đến kho hàng cho cấp trên khi cần thiết.
An toàn lao động kho
Với những đặc điểm của hoạt động nghiệp vụ kho thì cơng tác an tồn lao động và phòng cháy nổ trở nên rất quan trọng ở các nhà kho của Coca Cola. Chính vì vậy, cơng ty u cầu tồn bộ nhân viên và cán bộ làm việc tại kho cần tuân thủ các quy định về an toàn lao động trong kho, các thiết bị, cơ sở vật chất cũng được đảm bảo an toàn một cách tối đa.
Sự phát triển của khoa học công nghệ trong những năm gần đây đã tạo điều kiện cho Coca Cola áp dụng những khoa học hiện đại vào phục vụ cho công tác quản lýý́ kho, nâng cao hiệu suất và hiệu quả công việc. Coca Cola luôn quan tâm thực hiện xây dựng mơi trường thương mại văn hóa, an tồn lao động nhà kho khơng chỉ đảm bảo an tồn
28
cho cán bộ, công nhân viên trong doanh nghiệp mà còn là đảm bảo cho khách hàng đến giao dịch.
Đội ngũ lao động nhà kho tại Coca Cola đã chấp hành tốt các quy định về an toàn lao động, các quy định, an tồn liên quan đến cơng tác, nhiệm vụ được giao. Cùng với đó là sửử̉ dụng và bảo quản các phương tiện cá nhân đã được trang bị, cấp phát, các thiết bị an toàn lao động nơi làm việc. Đặc thù của lao động nhà kho Coca Cola đó là cần có sự hiểu biết sâu về tính chất lýý́, hóa của hàng hóa; các kỹ thuật nghiệp vụ như chất xếp, bảo quản sửử̉ dụng các thiết và dụng cụ lao động thành thạo và có tính kiên trì bền bỉ cao.
Đa số các lao động nhà kho đều có trình độ và hiểu biết về cơng tác an tồn lao động và được công ty quy định, phổ biến ngay từ khi mới bắt đầu tuyển vào làm việc. Vì vậy nên đều có những hiểu biết về cơng tác an tồn lao động, có những biện pháp bảo vệ chính bản thân mình, tránh những tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp.
Biện pháp hiện tại của công ty:
- Sửử̉ dụng máy móc vận chuyển, sắp xếp các hàng hóa trong kho.
- Hàng hóa trong kho được sắp xếp một cách hợp lýý́, khoa học.
- Thường xuyên kiểm tra sự an tồn của hàng hóa trong kho.
- Trang bị các thiết bị nhằằ̀m đảm bảo an toàn cho lao động nhà kho: hệ thống báo cháy nổ,...
- Trang bị các trang thiết bị cho nhân viên: khẩu trang, găng tay, quần áo,.... cùng với đó trang bị các thiết bị khửử̉ mùi, hút mùi,...
- Đóng bảo hiểm y tế cho nhân viên, thường xuyên tổ chức khám định kỳ cho nhân viên.
- Đào tạo hướng dẫn nhân viên làm việc cẩn thận, tuân thủ các quy tắc làm việc, quy trình làm việc