CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÍ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC
3.2 Các giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại công ty sản xuất
3.2.1 Giải pháp nâng cao chất lượng thực hiện chức năng thu hút nguồn nhân lực
3.2.1.1 Giải pháp nâng cao chất lượng hoạch định nguồn nhân lực
Hoạt động hoạch định nguồn nhân lực là một hoạt động quan trọng. Trọng tâm của hoạt động này là nhằm dự báo chính xác sự phát triển trong tương lai về nguồn nhân lực của doanh nghiệp, như: cơ cấu trình độ, cải thiện chất lượng lao động, đào tạo chuyên môn cho nguồn nhân lực...
Để hoạt động hoạch định nguồn nhân lực có hiệu quả, phù hợp với kế hoạch mục tiêu, khối lượng công việc của công ty đến năm 2020, công ty nên thực hiện tốt cung cầu nhân lực với các giải pháp cụ thể như sau:
(1) Cần phân tích xác định khối lượng cơng việc mà lực lượng lao động hiện tại đang làm và phân tích các chức danh cơng việc nhằm xác định được những u cầu địi hỏi đối với các ứng viên.
(2) Cơng ty phải xây dựng được bảng tiêu chuẩn đánh giá nhân viên để nhận biết được nhân viên nào có năng lực làm việc tốt và nhân viên nào năng lực yếu để tránh sử dụng lãng phí nguồn lực
(3) Cần mạnh dạn giảm biên chế đối với những lao động không đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh của cơng ty.
(4) Kế hoạch hố nguồn nhân lực phải thực hiện trên cơ sở kết hợp giữa các phịng Tổ chức hành chính, phịng Kinh doanh, phịng Kế hoạch và đầu tư, phịng Kế tốn tài chính để cân đối cung cầu nhân lực sát với kế hoạch sản xuất kinh doanh. Từ đó tránh đưa ra những quyết định thiếu thơng tin và thiếu chính xác.
3.2.1.2 Phân tích cơng việc:
Hoạt động phân tích cơng việc tại Công ty trong thời gian qua không được thực hiện. Hiện tại công ty vẫn chưa có bảng mơ tả cơng việc, bảng tiêu chuẩn công việc và bảng tiêu chuẩn thực hiện cơng việc. Đây là một thiếu sót của hoạt động quản trị nhân sự mà công ty cần tiến hành ngay
Để hoạt động phân tích cơng việc được thực hiện có hiệu quả Cơng ty nên tiến hành theo trình tự sau:
a. Xây dựng một tổ phân tích cơng việc: tổ phân tích này bao gồm những
người có kinh nghiệm lâu năm, am tường về cơng việc, có uy tín và có khả năng thực hiện tốt các công việc được giao. Cơng việc chính của nhóm phân tích bao gồm:
(1) Xây dựng bảng công việc cho bất kỳ loại lao động nào dù đó là lao động trực tiếp hay gián tiếp, phải nêu được tên công việc những trách nhiệm, nhiệm vụ, điều kiện làm việc và những vấn đề nảy sinh trong q trình thực hiện cơng việc.
(2) Xây dựng bảng tiêu chuẩn cơng việc. Đó là các yêu cầu mà người thực hiện công việc phải có được như kiến thức, trình độ học vấn, trình độ lành nghề cần phải có, ngoại ngữ, tin học, sức khoẻ, kinh nghiệm làm việc…
(3) Xây dựng bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc: là một tập hợp các chỉ tiêu phản ánh các yêu cầu về số lượng, chất lượng về sự hồn thành các nhiệm vụ trong bảng mơ tả cơng việc.
(4) Xác định chu kỳ phân tích cơng việc sao cho đáp ứng được những yêu cầu, đòi hỏi của công việc hiện tại và phù hợp với khả năng tài chính của Cơng ty.
(5) Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin: yêu cầu phải thu thập thông tin nhanh, chính xác với chi phí trong khn khổ cho phép.
b. Công ty cần lập một tổ công tác, đánh giá hoạt động phân tích cơng việc của nhóm phân tích
Để kiểm tra độ tin cậy các thơng tin mà nhóm phân tích đưa ra. Nhóm này có thể là giám đốc, trưởng, phó phịng, cơng nhân viên có kinh nghiệm hoặc chủ tịch cơng đồn.
Hoạt động phân tích cơng việc địi hỏi phải được Cơng ty tiến hành phân tích tất cả các chức danh cơng việc hiện có trong Cơng ty.
Ví dụ về hoạt động phân tích cơng việc (tham khảo phụ lục 5)
3.2.1.3Tuyển dụng:
Tìm nguồn nhân lực phù hợp cho từng thời kỳ phải được tiến hành một cách thường xuyên và linh hoạt nhằm tạo ra một đội ngũ nhân lực luôn phù hợp với kế
hoạch sản xuất kinh doanh của Công Ty.
Mặt khác, nhu cầu lao động của doanh nghiệp có sự co dãn theo từng thời kỳ, phụ thuộc nhiều vào đơn hàng của cơng ty. Chính điều này làm cho cơng tác quản trị nhân lực trong Công Ty gặp nhiều khó khăn, vấn đề về thừa thiếu lao động thường xuyên xảy ra.
Do đó theo Tơi các cơng tác lập kế hoạch nhu cầu nhân lực trong Công Ty cần được tiến hành một cách thường xuyên để cơng ty có thể tạo được sự linh hoạt trong cơng tác tuyển dụng của mình.
Ngồi ra, để hoạt động tuyển dụng được khách quan và hiệu quả công ty nên thực hiện những bước cơng việc sau:
(1) Xác định vị trí, chức danh cơng việc cần tuyển chọn.
(2) Xác định kinh phí tuyển mộ, tuyển chọn. Phịng tổ chức hành chính nên kết hợp với phịng Kế tốn tài chính để đưa ra mức kinh phí phù hợp với khả năng tài chính của cơng ty.
(3) Lựa chọn thời điểm tuyển mộ, tuyển chọn.
(4) Đề ra yêu cầu tuyển chọn: công ty nên căn cứ vào bản yêu cầu thực hiện công việc đối với các chức danh cơng việc cần tuyển chọn. Trong đó gồm có các yêu cầu về sức khoẻ như phải có sức khoẻ tốt, yêu cầu về kiến thức gồm có u cầu về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực sẽ đảm nhận, hiểu biết về xã hội, kinh tế, chính trị…biết sử dụng thơng thạo tiếng Anh, vi tính.v.v… (5) Đưa ra thời gian tiếp nhận hồ sơ: công ty nên đưa ra một thời gian nhận hồ sơ là
15 ngày kể từ khi thông báo. Địa điểm nhận hồ sơ là tại phịng Nhân Sự.
Sau khi đã có được tập hợp các ứng viên qua quá trình tuyển mộ. Để việc tuyển chọn thu được kết quả cao nhất công ty nên tiến hành các công việc sau: (1) Lập hội đồng tuyển chọn: bao gồm trưởng phịng, phó phịng hoặc giám đốc,
phó giám đốc đơn vị là những phòng ban hoặc đơn vị trực tiếp cần tuyển người và trưởng phịng Tổ chức hành chính, đại diện của cơng đồn, thư ký hội đồng tuyển chọn.
(2) Phân loại hồ sơ xin việc, công ty nên loại bỏ những hồ sơ không đúng với yêu
cầu tuyển mộ. Việc phân loại hồ sơ xin việc dành cho thư ký.
(3) Phương pháp tuyển chọn: công ty nên thực hiện phương pháp trắc nghiệm để
loại bỏ bớt những ứng viên không đạt yêu cầu nhằm giúp công ty tiết kiệm hơn về thời gian cũng như chi phí. Sau khi tiến hành trắc nghiệm những ứng viên đạt yêu cầu sẽ được tiến hành phỏng vấn trực tiếp. Với câu hỏi xoay quanh các kiến thức về chuyên ngành, xã hội, tiếng anh, tin học…và cho điểm những ứng viên đó. Để tăng tính chính xác và dễ dàng hơn trong việc tuyển chọn công ty nên lấy thang điểm 100.
(4) Sau cùng là lựa chọn những ứng viên có điểm cao nhất. Nếu có một vài ứng
viên có điểm số bằng nhau, hội đồng tuyển chọn có thể tiến hành những câu hỏi phụ . Hồ sơ của các ứng viên khác thư ký phải lưu trữ lại, bởi nếu ứng viện được lựa chọn khơng qua được giai đoạn thử việc thì có thể gọi các ứng viên khác.
(5) Kiểm tra sức khoẻ ứng viên được lựa chọn.
(6) Thời gian thử việc là 1 tháng.
(7) Kết thúc giai đoạn thử việc, nếu hồn thành tốt cơng việc được giao công ty nên
tiếp nhận ứng viên đó chính thức. Nếu khơng, loại bỏ ứng viên đó, q trình tuyển chọn lặp lại từ bước 4.
3.2.2 Giải pháp nâng cao đào tạo và phát triển nguồn nhân lực:3.2.2.1Đào tạo 3.2.2.1Đào tạo
Chức năng đào tạo và phát triển được thực hiện từ khâu lập kế hoạch như xác định nhu cầu đào tạo, xác định kinh phí đào tạo, lựa chọn phương pháp đào tạo và đánh giá kết quả đào tạo. Để hoạt động đào tạo và phát triển được thực hiện tốt, đảm bảo về chất lượng người lao động đáp ứng công việc sản xuất kinh doanh trong tương lai cơng ty nên thực hiện các trình tự sau:
a. Xác định nhu cầu đào tạo:
Cơng ty nên căn cứ vào:
(1) Phân tích cơ cấu nhân lực của từng phòng, ban, đơn vị chức năng. Phân tích nhiệm vụ cụ thể cũng như kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty trong năm tiếp
theo như khối lượng hàng hoá bán ra, các chỉ tiêu về doanh thu, lợi nhuận, các chỉ tiêu về chất lượng sản phẩm dịch vụ mà công ty sẽ cung cấp trong năm sau.
(2) Phân tích trình độ, năng lực của mỗi cá nhân thông qua kết quả đánh giá thực hiện cơng việc của cá nhân đó.
(3) Tiếp tục so sánh những kỹ năng hiện có của họ với yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty và yêu cầu của hoạt động phân tích cơng việc. Từ đó cơng ty có thể lựa chọn được những đối tượng đào tạo, đáp ứng được những yêu cầu về nhân lực của giai đoạn sản xuất kinh doanh sắp tới.
b. Xác định nguồn kinh phí đào tạo:
Cơng ty nên thực hiện như sau:
(1) Sau khi đã xác định được nhu cầu đào tạo, phịng Tổ chức hành chính kết hợp với phịng Kinh doanh, phịng Kế hoạch và đầu tư, phịng Kế tốn tài chính xác định kinh phí đào tạo phù hợp với khả năng tài chính của cơng ty nhằm tránh đưa ra những quyết định thiếu thông tin.
(2) Nếu kinh phí của cơng ty cịn hạn chế có thể yêu cầu người được đào tạo đóng góp bổ sung vào nguồn kinh phí. Mức đóng góp tối đa của họ là 20% trên tổng kinh phí đào tạo của mỗi chức danh.
c. Xác định hình thức đào tạo và thời gian đào tạo:
Cơng ty căn cứ vào các vấn đề sau: (1) Nội dung và chất lượng cơng việc. (2) Kinh phí đào tạo.
(3) Số lượng người đào tạo.
Ví dụ: như cần đào tạo lại cho 50 người chức danh công việc là như nhau.
Công ty không thể gửi tất cả những người đó đi học tại một trường chính quy, mà nên mời thầy về giảng dạy tại hội trường của công ty với thời gian đào tạo sau giờ hành chính để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty vẫn được hoạt động.
d. Đánh giá kết quả đào tạo:
Với mỗi lực lượng lao động trực tiếp, gián tiếp công ty nên căn cứ đánh giá như sau:
Với lao động trực tiếp:
Công ty nên căn cứ vào kết quả thực hiện công việc, căn cứ vào mức độ hồn thành cơng việc, thời gian hồn thành cơng việc, chất lượng cơng việc được hồn thành, mức độ hao phí ngun vật liệu.
Với lao động gián tiếp: Cơng ty căn cứ vào
• Hạng của bằng cấp, chứng chỉ sau khi đào tạo.
• Sự giúp đỡ, phối hợp của đồng nghiệp sau khi được đào tạo.
• Kết quả thực hiện công việc sau khi đào tạo.
3.2.2.2 Phát triển nhân sự
Để có khả năng tồn tại và đáp ứng tốt mọi tình huống trong cuộc cạnh tranh ngày càng khốc liệt, công ty cần phải đẩy mạnh vấn đề phát triển nguồn nhân lực của mình.
Để có thể đạt kết quả tốt nhất, tránh gây lãng phí tiềm năng và nguồn nhân lực, công ty nên phát triển nhân sự bao gồm tất cả các nhân viên ở tất cả các cấp. Trong khi các chương trình đào tạo chỉ chú trọng đến một số vấn đề, hoặc các kỹ năng, kỹ thuật thuần tuý thì các chương trình phát triển nên chú trọng đến việc giúp cho nhân viên hiểu biết và nắm bắt được nhiều kỹ năng hoặc nhiều vấn đề rộng hơn. Cơng ty có thể giúp cho nhân viên của mình được ln phiên cơng tác qua đó mà có thể giúp họ đa dạng hố kinh nghiệm nghề nghiệp
3.2.3 Giải pháp hồn thiện chức năng duy trì nguồn nhân lực3.2.3.1Đánh giá, thực hiện công việc 3.2.3.1Đánh giá, thực hiện công việc
Hiện tại công ty đang áp dụng đánh giá bình bầu mỗi tháng 1 lần để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên. Tuy nhiên, cách đánh giá này mang tính chất chủ quan nên thực tế năng suất hiệu quả công việc của nhân viên qua các năm vẫn không được cải thiện nhiều và số lượng nhân sự vẫn biến động (xét trên phương diện: lượng đơn hàng tương đối ổn định).
Sau khi trao đổi với ban lãnh đạo, quản lý các phòng ban và tham khảo ý kiến của các chuyên gia trong ngành thì tác giả xin đưa ra giải pháp hồn thiện vấn đề đánh giá thực hiện công việc của công ty như sau:
Bước 1: Thành lập hội đồng đánh giá thực hiện công việc gồm giám đốc Cơng
ty, trưởng các phịng ban, các công nhân viên dày dạn kinh nghiệm.
Bước 2: Tiến hành phỏng vấn công nhân viên trong công ty để đưa ra tiêu chí
“Đánh giá thực hiện cơng việc”.
Bảng 3. 1. Phiếu phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc tại công ty gia công xuất khẩu giày ADIDAS
PHIẾU PHỎNG VẤN ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY GIA CÔNG GIÀY ADIDAS XUẤT KHẨU, TRÊN ĐỊA BÀN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Ngày…tháng…năm…
Mục đích: Nhằm tìm ra một chu kỳ đánh giá, phương pháp đánh giá và tiêu chí đánh giá sao cho công việc đánh giá được diễn ra một cách đều đặn, khách quan, công bằng và dân chủ.
Anh (chị) cho chúng tôi biết ý kiến với những nội dung sau: Họ và tên:
………………………………………………….. Địa chỉ : …………………………………………………. Chức vụ hiện nay:…………………………………………. Phòng/ban/đơn vị:…………………………………………
1. Theo Anh (chị) việc đánh giá thực hiện công việc nên được tiến hành bao nhiêu lâu một lần?
3 tháng 6 tháng 1 năm
2. Theo Anh (chị) đối tượng được đánh giá nên được đánh giá như thế nào trong hai trường hợp sau:
3.Theo Anh (chị) phương pháp đánh giá hiện nay là bình bầu và biểu quyết có thực sự cơng bằng hay chưa?
Rất cơng bằng Cơng bằng
Hồn tồn khơng cơng bằng Khơng cơng bằng
4.Theo Anh (chị) có nên áp dụng hình thức khác đánh giá khác khơng?
Có Khơng
5.Nếu áp dụng hình thức khác. Theo Anh (chị) nên áp dụng hình thức nào trong
các hình thức sau đây?
Thang điểm Xếp hạng luân phiên So sánh cặp
6.Anh (chị) hãy cho chúng tôi biết một số quan điểm về đánh giá thực hiện công việc hiện nay?
……………………………………………………………………… 7.Anh (chị) hãy cho chúng tôi biết những ý kiến khác của anh (chị) về việc đánh
giá thực hiện công việc?
………………………………………………………………………
Bước 3: Đưa ra những tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc cho nhân viên
Bảng 3. 2. Mức thang điểm đánh giá thực hiện côngviệc việc
MỨC THANG ĐIỂM ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CƠNG VIỆC
Họ và tên:
Chức danh cơng việc: Phòng/ ban/ đơn vị: Ngày….tháng….năm…. Các yếu tố đánh giá Mức độ đạt được Kém Yếu Trung Bình Khá Giỏi Xuất sắc Tổng điểm Điểm 0-29 30 – 49 50 – 69 70 – 79 80 – 89 90 – 100 Khối lượng cơng việc hồn thành Chất lượng cơng việc hồn thành Phát minh, sáng kiến Hợp tác, giúp đỡ Tư cách, đạo đức Tổng hợp kết quả
Những vấn đề cần lưu ý khi “Đánh giá thực hiện công việc” cho cán bộ công nhân viên trong công ty
(1) Lựa chọn chu kỳ đánh giá thực hiện công việc (2) Phạm vi đánh giá thực hiện công việc
(3) Căn cứ để đánh giá thực hiện công việc: Công ty nên dựa vào hoạt động phân tích cơng việc như bảng mơ tả cơng việc, bảng yêu cầu thực hiện công việc và bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc.
(4) Phương pháp đánh giá: Phương pháp này được thực hiện như sau: Xác định các yếu tố đánh giá như:
+ Khối lượng cơng việc hồn thành. + Chất lượng cơng việc hồn thành.
+ Những sáng kiến, phát minh trong q trình thực hiện cơng việc. + Sự hợp tác giúp đỡ đồng nghiệp.
+ Phẩm chất, đạo đức, tác phong trong khi thực hiện công việc.
Mức độ đạt được:
Xác định từ hạng kém, yếu, trung bình, khá, giỏi, xuất sắc. Với mỗi hạng ta cho một nấc điểm cụ thể: kém(từ 0-29 điểm), yếu (từ 30-49 điểm), trung bình (từ 50-69 điểm), khá (từ 70-79 điểm), giỏi (từ 80-89 điểm), xuất sắc (từ 90-100 điểm). Với mỗi yếu tố đánh giá ta đều có một mức điểm mà họ đạt. Số điểm mà nhân viên đó đạt được là tổng điểm từ các yếu tố đánh giá.
(5) Biểu dương những cán bộ cơng nhân viên có thành tích xuất sắc, sau khi đánh giá thực hiện công việc. Kết quả của cuộc đánh giá cần được công bố kịp thời xuống