bổ sung chứng từ nợ thuế trước khi tiếp nhận dữ liệu khai báo hải quan điện tử để cho số tờ khai (vì khi doanh nghiệp còn treo nợ thuế thì chương trình quản lý nợ thuế tự động không cho doanh nghiệp được ân hạn thuế 30 ngày, nếu muốn mở tờ khai ở trường hợp này doanh nghiệp phải đóng thuế ngay trước khi nhận hàng). Khi nào doanh nghiệp bổ sung đủ chứng từ nợ thuế thì công chức mở tờ khai mới tiếp nhận chứng từ và cho số tờ khai, xác nhận lên lệnh hình thức phần “doanh nghiệp được ân hạn thuế”.
Bước 5: Phân luồng kiểm hóa, tính thuế và phúc tập tờ khai.
Sau khi đã cho số tờ khai và đã kiểm tra xong công chức đăng ký tờ khai sẽ mang hồ sơ cho vào bộ phận phân công tờ khai để cán bộ hải quan trực văn phòng – bộ phận luân chuyển tờ khai sẽ mang bộ tờ khai vào trình cho lãnh đạo cấp chi cục trưởng hoặc
phó chi cục trưởng (thường công việc này do phó chi cục trưởng phụ trách) để ký phân luồng kiểm tra (đánh dấu vào ô số 18 trên tờ khai hải quan mục “kết quả phân luồng và hướng dẫn làm thủ tục hải quan: miễn kiểm tra, đề nghị xuất trình hồ sơ giấy kiểm tra giá, thuế hay kiểm tra thực tế hàng hóa”). Lô hàng này được phân là đề nghị xuất trình hồ sơ giấy kiểm tra giá, thuế.
Sau khi xong thủ tục kiểm tra hồ sơ, tờ khai được chuyển đến cán bộ tính thuế được phân công ghi trên lệnh hình thức và bảng phân công kiểm tra tại đây cán bộ tính thuế sẽ dựa vào kết quả kiểm tra của cán bộ kiểm hóa để kiểm tra giá khai báo, thuế suất thuế nhập khẩu để tính thuế.
Nếu giá khai báo của doanh nghiệp phù hợp với giá của cơ quan hải quan quản lý thì cán bộ tính thuế sẽ ký xác nhận đóng dấu công chức vào ô số 36 trên tờ khai và chuyển qua bộ phận phúc tập tờ khai.
Nếu giá khai báo của doanh nghiệp thấp hơn giá của cơ quan hải quan quản lý thì có thể ghi thêm vào “Phần kiểm tra thuế” trên tờ khai “chấp nhận trị giá giao dịch” hoặc “chấp nhận giá”…. Kết thúc phần kiểm tra giá thuế.
Sau khi kết thúc khâu kiểm tra giá thuế cán bộ kiểm tra giá thuế sẽ mang bộ tờ khai chuyển đến cho đội phó đội thủ tục xuất nhập khẩu, tại đây cán bộ đội sẽ kiểm tra lại khai báo của doanh nghiệp, tính hợp lệ của bộ chứng từ và các kết quả kiểm tra của các cán bộ kiểm hóa, giá thuế. Sau đó sẽ lấy phiếu phúc tập hồ sơ theo mẫu lưu hành nội bộ của cơ quan hải quan với nội dung bộ hồ sơ gồm những giấy tờ gì, bao nhiêu tờ sẽ được cán bộ đội ghi chú và đóng dấu “đã làm thủ tục hải quan” vào mặt trước tờ khai thường là gần ở vị trí của số tờ khai.
Bước 6:Đóng thuế, đóng lệ phí hải quan và trả tờ khai.
Sau khi phúc tập xong tờ khai được chuyển ra cho bộ phận trả tờ khai, để nhận lại tờ khai chủ hàng (bản lưu người khai hải quan) nhân viên giao nhận của Công ty phải làm các công việc sau:
Nộp thuế: Vì đây là mặt hàng “nhang trừ muỗi” thuộc hàng tiêu dùng phải nộp thuế ngay, khi đăng ký tờ khai cho hải quan thì nhân viên giao nhận sẽ nhận được chứng từ ghi số thuế phải nộp và trong thời gian chờ đợi phân luồng kiểm hóa cho tờ khai thì
nhân viên giao nhận đến phòng nộp thuế xuất nhập khẩu của kho bạc Nhà nước đặt văn phòng tại cảng để đóng thuế, lấy chứng từ nộp thuế (đối với hàng phải nộp thuế ngay). Ngoài ra, có thể nộp thuế xuất nhập khẩu tại kho bạc Nhà nước ở nơi gần trụ sở công ty, trong trường hợp công ty chưa chuẩn bị kịp tiền để đóng thuế, nhân viên giao nhận sẽ làm các bước khác còn việc đóng thuế sẽ do một nhân viên khác của Công ty thực hiện sau đó sẽ Fax chứng từ nộp thuế hoặc sẽ photocopy chứng từ nộp thuế, mang lên gửi trực tiếp cho nhân viên giao nhận.
Trả tờ khai: Sau khi nộp thuế và đóng lệ phí xong, nhân viên giao nhận liên hệ với bộ phận trả tờ khai. Khi tờ khai được chuyển sang bộ phận trả tờ khai. Bộ phận trả tờ khai sẽ nhập số tờ khai vào máy tính, chiếu lên màn hình để nhân viên giao nhận có thể biết được tờ khai mình đã có hay chưa. Sau đó nhân viên giao nhận sẽ xuất trình biên lai thu lệ phí và chứng từ nộp thuế, chứng từ nợ thuế (nếu có) để nhận tờ khai, biên lai lệ phí, thu tiền, chứng từ thu lệ phí gồm 02 liên màu tím (để lưu vào bộ tờ khai hải quan tại cảng) và màu đỏ (để Doanh nghiệp lưu chứng từ). Hiện tại riêng cảng Cát lái biên lai thu lệ phí được thay bằng Tem theo mẫu của Bộ Tài Chính qui định.
Bước 7: Đối chiếu MANIFEST, đóng tiền thương vụ, in phiếu giao nhận Container (EIR).
Sau khi đã có số tờ khai và chờ luân chuyển tờ khai nhân viên giao nhận đến bộ phận đối chiếu Manifest để làm thủ tục “đối chiếu”. Tại đây nhân viên giao nhận lấy 01 lệnh giao hàng, ghi số tờ khai, ngày tờ khai, tên mặt hàng nhập khẩu lên lệnh Giao hàng để xuất trình cho công chức hải quan làm thủ tục đối chiếu (riêng cảng Tân cảng khi đối chiếu cần phải xuất trình 02 lệnh giao hàng (1 giao cho thương vụ cảng để in phiếu EIR, 01 để xuất trình cho hải quan cổng). Sau khi đối chiếu thông tin trên Manifest và thông tin trên lệnh giao hàng: tên nhà nhập khẩu, tên hàng, số Container, số Seal, trọng lượng Net, Gross… xong công chức hải quan sẽ ghi lại số tờ khai vào Manifest (hoặc phần mềm quản lý Manifest của hải quan) đã đối chiếu và ký tên, đóng dấu công chức lên lệnh giao hàng và giao trả lệnh giao hàng lại cho nhân viên giao nhận của Công ty (tại cửa
Trong khi chờ luân chuyển tờ khai Nhân viên giao nhận đến phòng thương vụ để làm thủ tục đóng tiền, in phiếu EIR – phiếu nâng container có hàng. Tại đây nhân viên giao nhận xuất trình cho phòng thương vụ lệnh giao hàng có đóng dấu “hàng giao thẳng” đồng thời cung cấp thông tin của công ty, mã số thuế để cho phòng thương vụ xuất hóa đơn phí dịch vụ. Tại đây nhân viên phòng thương vụ sẽ nhập thông tin số Bill, số container vào chương trình quản lý container để in phiếu “EIR”. Trên phiếu Eir thể hiện tên chủ hàng, số và vị trí container để khi xe vào cảng làm thủ tục nhận container sẽ dễ tìm.
Bước 8: Thanh lý cổng, thông quan tờ khai và làm thủ tục lấy Container.
Sau khi đối chiếu và in phiếu EIR đầy đủ nhân viên giao nhận công ty đến bộ phận hải quan giám sát cổng để làm thủ tục thanh lý cổng. Tại đây nhân viên giao nhận xuất trình: tờ khai bản lưu người khai hải quan (đã hoàn tất thủ tục hải quan); lệnh giao hàng đã đối chiếu Manifest; phiếu giao nhận container (EIR).
Công chức hải quan sẽ đối chiếu các thông tin số Bill, số container, tên hàng… giữa 3 chứng từ trên và ghi vào sổ theo dõi thanh lý cổng: Tên công ty, số, ngày tờ khai, tên hàng, tên cán bộ đối chiếu trên lệnh giao hàng đã đối chiếu và ký tên đóng dấu công chức lên phiếu EIR (phiếu EIR này tùy theo cảng có mẫu và số lượng tờ của phiếu EIR cũng khác nhau, tùy theo cách quản lý của mỗi cảng).
Sau khi thanh lý cổng xong nhân viên giao nhận giao phiếu EIR cho xe vận chuyển để làm thủ tục “bấm giờ vào cảng” và cho xe chạy đến vị trí để container ở cảng để làm thủ tục lấy container, đã hoàn tất thủ tục thì cán bộ điều độ sẽ điều xe nâng gắp container hàng giao lên xe cho công ty. Khi container đã được đưa lên xe, nhân viên công ty sẽ kiểm tra container có tình trạng hư hỏng gì hay không để làm thủ tục xác nhận tình trạng container với cảng (nếu container có hư hỏng mà không có xác nhận của cảng, sau này khi trả container công ty sẽ phải bồi thường tiền sửa chữa container cho hãng tàu). Sau khi làm thủ tục kiểm tra container xong nhân viên công ty cho xe chạy ra cổng xuất trình phiếu Eir có đóng dấu hoàn thành thủ tục hải quan cho cổng cảng để kéo hàng về kho của công ty.
Bước 9: Trả Container rỗng và nhận lại tiền cược Container.
Sau khi xe kéo container vào làm thủ tục nhập kho xong, nhân viên giao nhận của công ty ghi lại tên công ty, địa chỉ, mã số thuế để cho tài xế xe mang cont rỗng đến nơi hạ rỗng theo chỉ định của hãng tàu được ghi trên giấy mượn container (hoặc giấy hạ rỗng) để làm thủ tục hạ container rỗng. Tại đây cán bộ của nơi nhận container rỗng sẽ kiểm tra tình trạng container, đối chiếu với phiếu “EIR” (liên chủ hàng) lúc lấy container có hàng tại cảng để đối chiếu kiểm tra tình trạng container. Nếu có hư hỏng tình trạng mới hoặc cũ đều ghi chú trên giấy “giao nhận container rỗng” để sau này hãng tàu đối chiếu để trả tiền cược container. Sau khi kiểm tra xong, nhân viên nơi nhận container rỗng cho xe đóng tiền phí hạ rỗng và điều xe nâng làm thủ tục hạ container.
Sau khi trả rỗng xong nhân viên giao nhận mang giấy cược container cùng 2 giấy nâng hạ container có hàng và container rỗng đến hãng tàu nơi cược container để nhận lại tiền cược container. Tại đây nhân viên của hãng tàu sẽ đối chiếu chứng từ giao nhận container rỗng, nếu container có hư hỏng do lỗi của công ty trong quá trình xếp dỡ thì sẽ yêu cầu công ty đóng phí sửa chữa và trừ vào số tiền cược container của công ty, nếu container không có tình trạng hư hỏng mới nào thì sẽ trả lại tiền cược container sau đó nhân viên công ty ký nhận lại tiền cược.
Bước 10: Bàn giao chứng từ cho công ty.
Sau khi hoàn tất thủ tục giao nhận nhân viên công ty mang chứng từ giao lại cho Phòng kinh doanh XNK bao gồm: tờ khai hải quan, chứng từ nộp thuế, các chứng từ kèm theo của lô hàng và ký vào sổ giao nhận chứng từ. Kết thúc thủ tục, quy trình giao nhận hàng nhập khẩu tại công ty.
Tóm lại, các bước nói trên đều thực hiện cho các trường hợp nhập khẩu hàng hóa với số lượng lớn, hàng được vận chuyển bằng nguyên container và chỉ một chủ hàng. Nhưng trong thực tế đâu phải lúc nào hàng hóa công ty nhập về đều với số lượng lớn và hàng nguyên container hết tất cả, chính vì vậy mới phát sinh thêm trường hợp nhận hàng với số lượng ít và gồm nhiều chủ hàng đóng trong một container nhưng các bước thực hiện cũng không thay đổi nhiều chỉ thay đổi một số bước thực hiện và sau đây là các bước thực hiện:
Nhân viên nhận hàng mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O. Dùng D/O đổi phiếu xuất kho và làm theo các thủ tục như trên để nhận hàng tại kho gom hàng lẻ CFS, thanh lý hải quan và đưa hàng về kho của công ty.
Trách nhiệm của người nhận hàng lẻ: