II. Các bƣớc tiến hành trong quy trình lập kế hoạch của Traphaco 36
5. Lập các kế hoạch chức năng 4 1-
Ở Traphaco việc lập các kế hoạch chức năng đƣợc tiến hành khá đầy đủ, nó là sự phân cấp thực hiện và cụ thể hoá các mục tiêu của doanh nghiệp để thực hiện có thể diễn ra dễ dàng hơn. Khi đã có kế hoạch chiến lƣợc, Traphaco triển khai chúng thành các kế hoạch chức năng để tiến hành thực hiện.Việc đánh giá, phân tích nội dung của các kế hoạch chức năng này sẽ đƣợc trình bày ở phần sau của bài viết.
6. Điều chỉnh các bước của kế hoạch
Khi kế hoạch đƣợc lập ra sẽ đƣợc trình bày với ban lãnh đạo, nếu kế hoạch đƣợc thơng qua thì phịng kế hoạch có trách nhiệm triển khai và chuyển xuống các phòng ban để bắt đầu tổ chức thực hiện, nếu nhƣ kế hoạch chƣa đƣợc thơng qua thì sẽ đƣợc điều chỉnh lại và chờ đƣợc phê duyệt. Thực tế bƣớc này đã đƣợc Traphaco tiến hành khá tốt, nó thể hiện ý chí của nhà lãnh đạo và khả năng chuyên môn của đơn vị lập kế hoạch.
Kế hoạch thể hiện quyền lực điều hành của các nhà lãnh đạo, cùng với định hƣớng phát triển lâu dài của doanh nghiệp, chính vì thế các kế hoạch rất cần sự tham gia của các nhà lãnh đạo. Thực tế khi càng có sự ủng hộ này thì kế hoạch sẽ càng có khả năng thực hiện thành cơng.
Qua sự đóng góp ý kiến của nhà lãnh đạo, các bƣớc của kế hoạch hoá sẽ đƣợc điều chỉnh lại từ các kế hoạch chiến lƣợc, các chƣơng trình, dự án sao cho phù hợp với các mục tiêu chung đƣợc đã điều chỉnh. Từ đó điều chỉnh các kế hoạch tác nghiệp sao cho phù hợp với các mục tiêu chung và các bƣớc triển khai để bắt đầu đƣa vào hoạt động.
Sự đóng góp của các nhà lãnh đạo là rất có ý nghĩa, nó thể hiện sự đồng tình với kế hoạch đã đƣợc thơng qua, nhƣ thế kế hoạch dễ dàng đƣợc sự ủng hộ
những ngƣời không chuyên về lập kế hoạch trong doanh nghiệp, nó cũng sẽ có ảnh hƣởng tới chất lƣợng của bản kế hoạch.
III. Nội dung các kế hoạch chức năng của Traphaco
Sau khi đã xem xét, đánh giá qui trình lập kế hoạch của Traphaco, tôi sẽ tiếp tục đi sâu vào xem xét nội dung các kế hoạch chức năng của Traphaco.
1. Kế hoạch Marketing.
Nhƣ đã nói về kế hoạch marketing, nó cũng phụ thuộc vào các chính sách chung của doanh nghiệp, mọi kế hoạch marketing phải phù hợp với những định hƣớng chung cuả doanh nghiệp mà lãnh đạo đã vạch ra. Mặt khác kế hoạch marketing lại chú trọng tới những điều kiện của thị trƣờng. Với những nội dung quan trọng của mình, kế hoạch marketing có thể đƣợc xem là kế hoạch phát triển doanh nghiệp.
Trong thực tế, Traphaco dựa vào các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra, dựa vào phân đoạn thị trƣờng mà doanh nghiệp đã lựa chọn, và các hoạt động marketing mà doanh nghiệp đã tiến hành trong những năm trƣớc để xúc tiến các hoạt động marketing cho doanh nghiệp trong năm tiếp theo. Trong kế hoạch marketing của doanh nghiệp chỉ đề cập tới các hoạt động mà doanh nghiệp sẽ tiến hành trong năm nay và xác định kinh phí cho các hoạt động này. Các số liệu dự báo về doanh thu, sản lƣợng của doanh nghiệp đƣợc dự báo dựa vào số liệu thống kê các năm trƣớc bằng cách sử dụng hàm hồi quy tuyến tính và cơng tác này do phịng kế hoạch tính tốn chứ khơng phải do phịng kinh doanh (phịng lập kế hoạch marketing), bởi vì ở Traphaco thì phịng kế hoạch lập kế hoạch sản xuất và tính tốn doanh thu.
Dựa vào các tính tốn trên của doanh nghiệp, thì Traphaco đã xác định các hoạt động marketing mà mình tiế hành và kinh phí cho các hoạt động đó nhƣ sau:
Bảng 2.3. Kế hoạch marketing của Traphaco năm 2007. Đơn vị: tỷ đồng STT Hoạt động Kinh phí 1 Hoạt động PR 5 2 Hội chợ 5 3 Hội nghị khách hàng 3 4 Công cụ Marketing 1 5 Quảng cáo + Truyền hình 1 + Truyền thanh 0.5 + Báo chí 0.5 Tổng cộng 16 Nguồn: phòng Kế hoạch
Căn cứ vào bảng số liệu trên chúng ta nhận thấy Traphaco rất quan tâm cho việc quảng bá thƣơng thiệu của mình tới ngƣời tiêu dùng. Cơng ty tiến hành các hoạt động quảng cáo của mình bằng tất cả các phƣơng tiện Marketing. Để đảm bảo giữ vững uy tín của mình và quảng bá cho các sản phẩm mới Traphaco đã tổ chức các gian hàng trong các hội chợ, thúc đẩy giao lƣu với các đối tác thông qua các hội nghị với khách hàng thƣờng xuyên để có đƣợc những đơn đặt hàng đáp ứng nhu cầu mở rộng thị trƣờng hiện nay của doanh nghiệp.
Các hoạt động trong kế hoạch Marketing của Traphaco chƣa thực sự cụ thể khi mà chỉ xác định các kinh phí dành cho các hoạt động mà doanh nghiệp định tiến hành. Trong kế hoạch Marketing của doanh nghiệp cần nêu rõ số lƣợng
các hoạt động mà doanh nghiệp định thực hiện, địa điểm và thời gian cho các hoạt động đó.
Hoạt động Marketing đã đƣợc quan tâm khá tốt, đã mang lại những hiệu quả đáng kể cho doanh nghiệp. Tuy nhiên dƣới góc độ là ngƣời nghiên cứu, tơi vẫn thấy những khuyết điểm cần lƣu ý trong kế hoạch Marketing của Traphaco:
- Kế hoạch Marketing xuất phát từ sự phân tích mơi trƣờng và thị trƣờng, tuy nhiên trong kế hoạch Marketing của cơng ty lại chỉ nói về các hoạt động của Marketing, khơng có bảng phân tích chi tiết về khả năng thị trƣờng của doanh nghiệp. Chính điểm này sẽ khơng cho phép doanh nghiệp xác địng rõ ràng khả năng tiêu thụ của thị trƣờng, dễ dẫn tới các nguy cơ dƣ thừa mặt hàng cụ thể nào đó, cũng có thể là để lỡ mất cơ hội trong phân đoạn thị trƣờng nào đó.
- Kế hoạch Marketing cần đƣa ra những định giả thiết phát triển của doanh nghiệp trong tƣơng lai và đƣa ra các diễn giải về các giả thiết đó. Để thể hiện đƣợc tính định hƣớng của mình kế hoạch Marketing phải đƣa ra đƣợc chiến lƣợc cho doanh nghiệp trong thời gian tới, chứ không chỉ làm nhiệm vụ xúc tiến trong một năm kế hoạch cụ thể.
- Kế hoạch Marketing dựa trên các số liệu dự báo, các phân tích về thị trƣờng xác định các mục tiêu thƣơng mại của mình, phản ánh sự cố gắng nỗ lực của doanh nghiệp để đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Trong bản kế hoạch Marketing của doanh nghiệp lại không đề cập tới các mục tiêu mà doanh nghiệp sẽ hƣớng tới.
- Để hợp lý thì phịng kinh doanh phải là nơi tính tốn doanh thu khi họ có những hiểu biết rõ về thị trƣờng hơn, khi mà cơng việc của họ liên tục phải tìm hiểu nhu cầu và khả năng của khách hàng. Mặt khác, phƣơng pháp tính tốn của doanh nghiệp cũng có nhiều vấn đề, trong xu thế thị trƣờng biến động thì việc tính tốn sản lƣợng tiêu thụ còn phụ thuộc nhiều vào các yếu tố khác nhƣ: thu
nhập của ngƣời tiêu dùng, tính ổn định theo mùa của thời tiết… Sử dụng hàm tuyến tính đơn giản sẽ mang lại các số liệu tính tốn khơng thật sự đáng tin cậy.
2.2. Kế hoạch sản xuất và phát triển sản phẩm mới
Nhu cầu của thị trƣờng và năng lực của doanh nghiệp trong thực tế ln có sự chênh lệch, chính vì thế kế hoạch sản xuất phải đƣợc xây dựng trên các căn cứ đó và đƣợc điều chỉnh linh hoạt, sao cho thích ứng với sự biến động liên tục của môi trƣờng kinh doanh. Kế hoạch sản xuất tạo ra sản phẩm cho doanh nghiệp có thể thực hiện đƣợc quá trình kinh doanh của mình, và đáp ứng nhu cầu của ngƣời tiêu dùng, đồng thời nó tạo ra nguồn thu cho doanh nghiệp trang trải các chi phí. Ở Traphaco dựa vào các số liệu kinh doanh năm trƣớc của doanh nghiệp, phịng kế hoạch tính tốn số lƣợng sản xuất cho danh mục các sản phẩm của mình, trong kế hoạch này doanh nghiệp dựa vào các tính tốn chi phí và dự tính giá thành của các sản phẩm, qua đó dự tính doanh thu của các sản phẩm. Qua tính tốn đó, xác định nhu cầu sản xuất bình qn cho các phân xƣởng trong cơng ty.
Vì Traphaco hiện có tới 231 sản phẩm đƣợc cấp phép nên tơi xin phép chỉ lấy ví dụ cụ thể về một số sản phẩm để có thể thấy đƣợc các nội dung trong kế hoạch sản xuất của Traphaco.
Bảng 2.4. Kế hoạch sản xuất của Traphaco năm 2007.
STT Tên hàng Đơn vị Số lƣợng Giá bán Doanh thu
1 Lục vị ẩm Hộp 500.000 12.500 6.250.000.000
2 Slaska Hộp 1.600.000 10.500 16.800.0000.000
3 Cadif Hộp 60.000 16.000 960.000.000
4 Dƣỡng cốt hoàn Hộp 250.000 17.000 4.250.000.000 5 Hoàn an thần Hộp 120.000 17.000 2.040.000.000
6 Tricare Chai 60.000 15.500 930.000.000
7 Sáng mắt Hộp 600.000 7.300 4.380.000.000
8 Trà casoran Hộp 140.000 6.300 882.000.000
9 Trà gừng Hộp 650.000 5000 3.250.000.000
Nguồn: phòng Kế hoạch.
Dựa vào bảng trên chúng ta thấy rằng kế hoạch sản xuất của Traphaco đã tính tốn khá đầy đủ các chỉ tiêu cho một sản phẩm để tiến hành sản xuất và tung ra thị trƣờng tiêu thụ, tính tốn giá cả và khối lƣợng sản xuất tức là trong đó doanh nghiệp đã phải tính tốn các chi phí liên quan nhƣ: tiền lƣơng, chi phí nguyên vật liệu, chi phí quảng cáo… qua đây cho phép Traphaco chuẩn bị nguồn lực bù đắp cho các chi phí trên và thực hiện quá trình sản xuất của mình.
Kế hoạch sản xuất của Traphaco đã xác định đƣợc khối lƣợng sản xuất cho mỗi sản phẩm, từ đây sẽ xác định đƣợc các nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết cho các phân xƣởng thực hiện công tác sản xuất. Cũng dựa vào số liệu tính tốn này mà Traphaco xác định khả năng dự trữ của kho nguyên vật liệu đáp ứng cho nhu cầu sản xuất trong năm.
Cùng với quá trình sản xuất các sản phẩm đã có truyền thống, Traphaco luôn nỗ lực trong nghiên cứu để dƣa ra các sản phẩm mới để phục vụ nhu cầu của ngƣời tiêu dùng ngày càng tốt hơn. Trong những năm vừa qua, trung bình hàng năm Traphaco cho ra mắt khoảng 20 sản phẩm mới. Có thể nói chính nỗ lực của tập thể doanh nghiệp nói chung, và phịng nghiên cứu đã góp phần làm cho tên tuổi Traphaco ngày càng có uy tín trên thị trƣờng dƣợc phẩm nƣớc ta. Hàng năm Traphaco luôn dành khoảng 5% doanh thu để phục vụ cho công tác nghiên cứu sản phẩm mới, sự đầu tƣ đúng đắn này đã phát huy tác dụng và ngày càng giúp doanh nghiệp ra tăng uy tín trên thị trƣờng.
Ln có những đổi mới với những sản phẩm cũ cũng góp phần làm cho sản phẩm của Traphaco đƣợc ngƣời tiêu dùng chú ý, có lẽ vì lí do trên mà Traphaco cịn có kế hoạch tạo mẫu cho các sản phẩm của mình. Chúng ta có thể thấy điều này qua kế hoạch tạo mẫu của Traphaco năm 2008:
- Tạo mẫu cho các sản phẩm hết SĐK để đăng kí lại, sản xuất: thay đổi nội dung, hình thức, quy cách đóng gói theo danh mục đăng kí lại.
- Tạo mẫu cho các sản phẩm mới: đăng kí và sản xuất sản phẩm.
- Tạo mẫu cho các sản phẩm xuất khẩu: theo kế hoạch xuất khẩu khoảng 6Sp x 3 nƣớc = 18 mẫu.
- Tạo mẫu, in ấn các tạp chí:
+ Đồng hành cùng khách hàng: 4 số. + Thông tin sống khoẻ: 4 số.
+ Catalog: Bản tiếng Anh và bản tiếng Việt.
- Các poste, pano, khẩu hiệu… phục vụ họi nghị triển lãm. - Các markets quảng cáo trên các tạp chí và báo.
Qua đây chúng ta có thể thấy các hoạt động này rất giống nhƣ làm Marketing cho các sản phẩm, có thể nói là Traphaco rất quan tâm tới quảng bá cho các sản phẩm của mình.
Trong giai đoạn trƣớc khi mà nhà máy tại Hƣng Yên của doanh nghiệp chƣa đƣợc xây dựng thì khả năng sản xuất của doanh nghiệp chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu thị trƣờng. Tuy nhiên khi nhà máy này đã đƣa vào sản xuất với công suất rất lớn thì doanh nghiệp xác định khối lƣợng sản xuất còn phải dựa vào khả năng của doanh nghiệp, chứ không chỉ những sự tăng tiến của thị trong thời gian qua. Nhƣ vậy sẽ giúp doanh nghiệp tránh đƣợc sản xuất vƣợt quá khả năng tiêu thụ của thị trƣờng.
Việc chú trọng tạo mẫu cho các sản phẩm để đăng kí lại cho thấy sự quan tâm của doanh nghiệp tới những thành quả nghiên cứu của doanh nghiệp trong thời gian trƣớc đó. Sự quan tâm thích đáng này chống lại sự lãng phí thành quả của doanh nghiệp trong thời gian trƣớc đó, nó cũng có tác dụng khuyến khích các thành viên, khi mà kết quả lao động của họ luôn đƣợc quan tâm.
2.3. Kế hoạch nhân sự
Quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp đảm bảo cho doanh nghiệp giữ đƣợc số lƣợng lao động với trình độ, kỹ năng phù hợp với các vị trí và đáp ứng đƣợc yêu cầu vào những thời điểm cần thiết. Với thực tế thị trƣờng ngày càng có nhiều thay đổi và càng đòi hỏi chất lƣợng nguồn nhân lực ngày càng cao. Để đảm bảo thực hiện các mục tiêu phát triển của mình, Traphaco đã rất chú trọng đầu tƣ vào chất lƣợng đội ngũ cán bộ công nhân viên. Xuất phát từ các nhu cầu của doanh nghiệp và những đòi hỏi khi mà doanh nghiệp ngày càng hội nhập với thị trƣờng doanh nghiệp xác định khối lƣợng cán bộ đào tạo, lĩnh vực mà các thành viên của công ty tham gia đào tạo. Từ đó xác định kinh phí cho các hoạt động đào tạo của doanh nghiệp. Trong quá trình nghiên cứu trong nội bộ doanh nghiệp, cơng ty lập bảng nghiên cứu về các thành viên của doanh nghiệp, xác định khả năng của họ và qua nhu cầu của doanh nghiệp xác định số lƣợng cần đào tạo. Hàng năm cơng ty ln có những đợt cử cán bộ đi đào tạo.
Bảng 2.5. Kế hoạch đào tạo công ty Traphaco năm 2007.
STT Nội dung đào tạo Lƣợt ngƣời Tổng kinh phí
A Đào tạo dành cho hội đồng quản trị
20 300.000.000
B Đào tạo Ban điều hành và CBCNV
I Đào tạo quản lý 20 150.000.000
1 Đào tạo quản lý trong nƣớc về các
nội dung: 10 50.000.000
Hành chính quốc gia, quản lý tài chính, thuế, quản lý xây dựng, dự án, thị trƣờng chứng khoán, các nghiệp vụ quản lý khác…
2 Tham gia học tập trong và ngoài
nƣớc 10 100.000.000
II Đào tạo kỹ năng cho cán bộ khối
văn phòng 105 165.000.000
1 Vi tính cơ sở, nâng cao 30 30.000.000
2 Ngoại ngữ 10 25.000.000
3 Văn thƣ lƣu trữ, sử dụng máy
photo, thiết bị văn phòng… 20 20.000.000
4 Chế độ chính sách cho ngƣời lao
động 30 60.000.000
5 Nghiệp vụ văn phòng khác 15 30.000.000
III Đào tạo kỹ năng cho cán bộ khối
kinh doanh 27 125.000.000
1 Nghiên cứu thị trƣờng 8 40.000.000
2 Kỹ năng bán hàng 6 30.000.000
4 Nghiệp vụ kinh doanh khác 8 30.000.000
IV Đào tạo kỹ năng cán bộ XNK 15 100.000.000
1 Thanh toán quốc tế 5 25.000.000
2 Đàm phán, ký kết HĐLĐ ngoại
thƣơng 5 25.000.000
3 Tham quan học tập trong và ngoài
nƣớc 5 50.000.000
V Đào tạo kỹ năng cho cán bộ nghiên cứu
13 65.000.000
1 Nghiên cứu thị trƣờng 3 15.000.000
2 Nghiên cứu sản phẩm 10 50.000.000
VI Đào tạo kỹ năng cho khối sản xuất
115 130.000.000
1 Tập huẩn phòng cháy chữa cháy 15 15.000.000
2 Tập huấn an toàn lao động 20 20.000.000
3 Sử dụng máy móc thiết bị điện 15 15.000.000
4 Bồi dƣỡng nghiệp vụ vệ sinh 10 10.000.000
5 Đào tạo hiểu biết và tay nghế CN 20 20.000.000
6 Đào tạo nghiệp vụ bảo vệ 5 5.000.000
7 Đào tạo kỹ thuật vế sinh CN 10 15.000.000
8 Đào tạo khác 20 30.000.000
VII Đào tạo chung cho CBCNV 15 30.000.000 VIII Đào tạo GMP, GLP, GSP… 10 15.000.000 IX Đào tạo ISO 10 15.000.000 X Dự trữ cho các đào tạo khác 40 100.000.000
Tổng cộng 390 1.195.000.000
Nguồn: phòng Kế hoạch.
Dựa vào bảng số liệu trên chúng ta nhận thấy rằng: Traphaco đã có kế hoạch rất chi tiết cho công tác đào tạo nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực của