II. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lập kế hoạch kinh doanh của
1. Các giải pháp về nghiệp vụ kế hoạch 69
1.1. Các giải pháp về quy trình lập kế hoạch
Qua các phân tích từ chƣơng trƣớc tơi xin phép trình bày một số giải pháp nhằm hồn thiện hơn nữa các bƣớc trong quy trình lập kế hoạch kinh doanh của Traphaco.
Xuất phát từ bƣớc đầu tiên trong quy trình, đó là giai đoạn phân tích mơi trƣờng của doanh nghiệp: trong giai đoạn này, Traphaco đã tiến hành phân tích các yếu tố tác động đến doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh của mình. Đã xác định đƣợc những thách thức và cơ hội từ môi trƣờng bên ngồi, và đã có những thơng tin trong nội bộ doanh nghiệp. Tuy nhiên điểm yếu của bƣớc này là chƣa dự tính đƣợc qui mơ thị trƣờng trong tƣơng lai, triển vọng của thị trƣờng mà doanh nghiệp tiến hành kinh doanh. Hạn chế này ảnh hƣởng tới các quyết định kinh doanh của doanh nghiệp, nó có thể thừa so với nhu cầu thị trƣờng, cũng có thể chƣa đáp ứng đƣợc hết nhu cầu đó. Chính vì thế để tạo thuận lợi cho các bƣớc sau của cơng tác kế hoạch thì trong bƣớc đầu tiên này, Traphaco nên
tiến hành các đánh giá triển vọng thị trƣờng của doanh nghiệp trong tƣơng lai dựa trên các phân tích thị trƣờng và số liệu kinh doanh của những năm vừa qua.
Ở bƣớc xác định mục tiêu của doanh nghiệp cũng có những ƣu điểm và hạn chế mà doanh nghiệp cần lƣu ý: Ƣu điểm của Traphaco là đã xác định các mục tiêu cho mình dựa trên các phân tích mơi trƣờng bên ngồi, dựa trên các đặc thù riêng của lĩnh vực kinh doanh của mình và định hƣớng phát triển của ngành mình. Các mục tiêu của doanh nghiệp thể hiện sự mềm dẻo, linh hoạt khi đã xác định các mục tiêu dài hạn dƣới dạng định tính. Cùng với các ƣu điểm trên thì bƣớc này của Traphaco cũng có hạn chế, khi các mục tiêu xác định mà chƣa dựa trên những ƣớc tính các nguồn lực của doanh nghiệp, các đánh giá trong nội bộ doanh nghiệp. Nó sẽ có ảnh hƣởng tới các bƣớc triển khai các mục tiêu này thành các hoạt động cụ thể. Chính vì thế trong bƣớc này, các mục tiêu mà doanh nghiệp đƣa ra nên dựa vào các phân tích các nguồn lực mà trong nội bộ đã đƣợc đánh giá trong bƣớc phân tích mơi trƣờng mà doanh nghiệp đã thực hiện. Khi các mục tiêu dựa trên các nguồn lực mà doanh nghiệp đã có nó sẽ tạo cơ sở cho các hoạt động cụ thể thực hiện các mục tiêu này có khả năng thực hiện hơn.
Trong bƣớc lập kế hoạch chiến lƣợc của doanh nghiệp thì kế hoạch của doanh nghiệp không dựa trên sự so sánh giữa các mục tiêu và phân tích các điều kiện mơi trƣờng, nhƣ thế sẽ khơng có sự điều chỉnh kế hoạch theo các giới hạn mà doanh nghiệp chịu tác động. Điều này ảnh hƣởng không nhỏ tới khả năng thực hiện của các kế hoạch. Để các mục tiêu trong bản kế hoạch gắn với khả năng của doanh nghiệp thì doanh nghiệp nên thực hiện so sánh giữa các mục tiêu đó với các phân tích mơi trƣờng mà doanh nghiệp đã tiến hành.
Bƣớc triển khai kế hoạch thành các chƣơng trình, dự án để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp đã thực hiện khá thành công khi mà các dự án mà doanh nghiệp của doanh nghiệp đang hoạt động có hiệu quả và đúng hƣớng với
những yêu cầu của thị trƣờng hiện nay. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên xác định rõ các cơng việc mình làm, trong các khoảng thời gian để đảm bảo triển khai các dự án một cách thành cơng, bởi vì chúng ta biết rằng các chƣơng trình và dự án của doanh nghiệp tập trung vào những hoạt động trọng điểm nhất mà doanh nghiệp cần thực hiện.
Bƣớc đánh giá và điều chỉnh các bƣớc của kế hoạch: ở bƣớc này sự điều chỉnh kế hoạch thể hiện mặt tốt là có đƣợc sự góp ý của các nhà lãnh đạo, nó nhƣ là sự đảm bảo các nhu cầu cần thiết cho các hoạt động mà doanh nghiệp cần tiến hành để thực hiện các mục tiêu của kế hoạch. Tuy nhiên, trong khâu này doanh nghiệp cũng cần lƣu ý sự can thiệp của các nhà lãnh đạo khơng nên q sâu. Bởi vì qua quá trình tiến hành nghiên cứu phục vụ cho nghiệp vụ của mình thì các thành viên tham gia lập kế hoạch hơn ai hết là những ngƣời hiểu về môi trƣờng mà doanh nghiệp đang chịu tác động, qua đó các mục tiêu mà kế hoạch đƣa ra sẽ hợp lý phần nào. Để bƣớc điều chỉnh kế hoạch này có hiệu quả nhất, doanh nghiệp nên tổ chức họp mặt các phòng ban để lấy ý kiến đóng góp. Qua đó sẽ tạo khả năng phối hợp các mục tiêu của lãnh đạo với ý kiến của các thành viên và khả năng của doanh nghiệp.
1.2. Giải pháp về nội dung của các kế hoạch tác nghiệp
* Đối với kế hoạch Marketing: nhƣ đã phân tích thì kế hoạch Marketing
của doanh nghiệp đã dự tính cho mình các cơng việc phải làm trong một năm và xác định nguồn kinh phí cho các hoạt động này có thể diễn ra. Tuy nhiên, Marketing không chỉ đơn giản làm nhiệm vụ quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp, quảng cáo cho các sản phẩm của doanh nghiệp. Trong kế hoạch Marketing của doanh nghiệp cần có các giả thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp và giải thích cho các khả năng đó. Trong kế hoạch Marketing của doanh
các hoạt động Marketing của doanh nghiệp nên đƣợc cụ thể hố: ví dụ nhƣ thời gian và địa điểm mà doanh nghiệp thực hiện các hội chợ, hoặc các hội nhị khách hàng, và một năm thì tiến hành bao nhiêu các hoạt động nhƣ vậy. Khi cụ thể các hoạt động này, Traphaco sẽ có đƣợc sự chuẩn bị chu đáo cho các công việc mà họ định làm về các mặt có thể chủ động đƣợc.
* Kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp: Kế hoạch sản xuất của Traphaco
là khá đầy đủ các nội dung mà doanh nghiệp cần xác định, họ đã xác định đƣợc danh mục các sản phẩm sản xuất, số lƣợng cho các sản phẩm đó, và cũng đã xác định doanh thu dự tính khi bán các mặt hàng này. Nói chung, trong kế hoạch sản xuất của Traphaco đã khá đầy đủ. Nhƣng nên chăng khi mà tuỳ theo thời tiết, theo mùa mà nhu cầu của ngƣời tiêu dùng có sự thay đổi, doanh nghiệp cũng nên xác định các mặt hàng nào đó mình sản xuất nhiều tuỳ theo sự biến động chung trên để dáp ứng tốt nhất nhu cầu cảu ngƣời tiêu dùng.
Kế hoạch nhân sự của doanh nghiệp: Chúng ta nhận thấy Traphaco khá
chú trọng đào tạo cho nhân sự trong công ty, tuy nhiên các nội dung của kế hoạch này nên xuất phát từ nhu cầu thực tế trong doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực dƣợc phẩm, có lẽ Traphaco khơng cần thiết đầu tƣ cho các cán bộ theo học các lớp về tài chính quốc gia, hoặc quản lý. Các nội dung này thực sự không phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Để nâng cao chất lƣợng nhân sự của mình nhƣ những nội dung đã nói, Traphaco có thể cho các cán bộ của mình theo học các lớp về lĩnh vực mà doanh nghiệp thực hiện kinh doanh, đồng thời doanh nghiệp cần có kế hoạch cho các cán bộ tham gia công tác lập kế hoạch theo học các lớp về chuyên môn mà họ đảm nhận.