III. Nội dung các kế hoạch chức năng của Traphaco 42
1. Kế hoạch Marketing 42
2.3. Kế hoạch nhân sự 48
Quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp đảm bảo cho doanh nghiệp giữ đƣợc số lƣợng lao động với trình độ, kỹ năng phù hợp với các vị trí và đáp ứng đƣợc yêu cầu vào những thời điểm cần thiết. Với thực tế thị trƣờng ngày càng có nhiều thay đổi và càng đòi hỏi chất lƣợng nguồn nhân lực ngày càng cao. Để đảm bảo thực hiện các mục tiêu phát triển của mình, Traphaco đã rất chú trọng đầu tƣ vào chất lƣợng đội ngũ cán bộ công nhân viên. Xuất phát từ các nhu cầu của doanh nghiệp và những đòi hỏi khi mà doanh nghiệp ngày càng hội nhập với thị trƣờng doanh nghiệp xác định khối lƣợng cán bộ đào tạo, lĩnh vực mà các thành viên của công ty tham gia đào tạo. Từ đó xác định kinh phí cho các hoạt động đào tạo của doanh nghiệp. Trong quá trình nghiên cứu trong nội bộ doanh nghiệp, công ty lập bảng nghiên cứu về các thành viên của doanh nghiệp, xác định khả năng của họ và qua nhu cầu của doanh nghiệp xác định số lƣợng cần đào tạo. Hàng năm cơng ty ln có những đợt cử cán bộ đi đào tạo.
Bảng 2.5. Kế hoạch đào tạo công ty Traphaco năm 2007.
STT Nội dung đào tạo Lƣợt ngƣời Tổng kinh phí
A Đào tạo dành cho hội đồng quản trị
20 300.000.000
B Đào tạo Ban điều hành và CBCNV
I Đào tạo quản lý 20 150.000.000
1 Đào tạo quản lý trong nƣớc về các
nội dung: 10 50.000.000
Hành chính quốc gia, quản lý tài chính, thuế, quản lý xây dựng, dự án, thị trƣờng chứng khoán, các nghiệp vụ quản lý khác…
2 Tham gia học tập trong và ngoài
nƣớc 10 100.000.000
II Đào tạo kỹ năng cho cán bộ khối
văn phòng 105 165.000.000
1 Vi tính cơ sở, nâng cao 30 30.000.000
2 Ngoại ngữ 10 25.000.000
3 Văn thƣ lƣu trữ, sử dụng máy
photo, thiết bị văn phòng… 20 20.000.000
4 Chế độ chính sách cho ngƣời lao
động 30 60.000.000
5 Nghiệp vụ văn phòng khác 15 30.000.000
III Đào tạo kỹ năng cho cán bộ khối
kinh doanh 27 125.000.000
1 Nghiên cứu thị trƣờng 8 40.000.000
2 Kỹ năng bán hàng 6 30.000.000
4 Nghiệp vụ kinh doanh khác 8 30.000.000
IV Đào tạo kỹ năng cán bộ XNK 15 100.000.000
1 Thanh toán quốc tế 5 25.000.000
2 Đàm phán, ký kết HĐLĐ ngoại
thƣơng 5 25.000.000
3 Tham quan học tập trong và ngoài
nƣớc 5 50.000.000
V Đào tạo kỹ năng cho cán bộ nghiên cứu
13 65.000.000
1 Nghiên cứu thị trƣờng 3 15.000.000
2 Nghiên cứu sản phẩm 10 50.000.000
VI Đào tạo kỹ năng cho khối sản xuất
115 130.000.000
1 Tập huẩn phòng cháy chữa cháy 15 15.000.000
2 Tập huấn an toàn lao động 20 20.000.000
3 Sử dụng máy móc thiết bị điện 15 15.000.000
4 Bồi dƣỡng nghiệp vụ vệ sinh 10 10.000.000
5 Đào tạo hiểu biết và tay nghế CN 20 20.000.000
6 Đào tạo nghiệp vụ bảo vệ 5 5.000.000
7 Đào tạo kỹ thuật vế sinh CN 10 15.000.000
8 Đào tạo khác 20 30.000.000
VII Đào tạo chung cho CBCNV 15 30.000.000 VIII Đào tạo GMP, GLP, GSP… 10 15.000.000 IX Đào tạo ISO 10 15.000.000 X Dự trữ cho các đào tạo khác 40 100.000.000
Tổng cộng 390 1.195.000.000
Nguồn: phòng Kế hoạch.
Dựa vào bảng số liệu trên chúng ta nhận thấy rằng: Traphaco đã có kế hoạch rất chi tiết cho công tác đào tạo nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng găy gắt, ngày càng nhiều thách thức từ đối thủ và thị trƣờng thì chú trọng vào nguồn nhân lực là một hƣớng đi đúng đắn. Chất lƣợng nguồn nhân lực đƣợc nâng lên sẽ làm tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trƣờng, đầu tƣ cho nguồn nhân lực cũng là một biện pháp giữ chân các cá nhân có năng lực với cơng ty. Nó giúp tăng cƣờng mối quan hệ của doanh nghiệp với các nhân viên, từ đó tạo sức mạnh nội bộ trong thực hiện các quyết định chung của công ty.
Mặt khác các thành viên trong công ty cũng yên tâm làm việc khi mà mức thu nhập bình qn của nhân viên trong cơng ty có tốc độ tăng trung bình khoảng 10 – 15% . Sự chú trọng tới đào tạo nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực, và các biện pháp quan tâm tới ngƣời lao động trong những năm qua đã góp phần vào thành công của Traphaco nhƣ hiện nay.
Kế hoạch đào tạo của doanh nghiệp đã xuất phát từ nhu cầu của doanh nghiệp khi hội nhập, tìm hiểu các thành viên trong doanh nghiệp, sự phân tích trong nội bộ doanh nghiệp, nó cho thấy những điểm yếu mà doanh nghiệp cần tập trung vào giải quyết. Đây là điểm đáng khen của trong lập kế hoạch nhân sự của Traphaco.
Tuy nhiên chúng ta cũng thấy những hạn chế trong kế hoạch nhân sự của công ty:
Công ty chƣa dự đoán nguồn cung nhân sự trong cơng ty có đủ cho nhu cầu hay khơng để cịn có kế hoạch th lao động từ bên ngoài nhằm đáp ứng nhu cầu đó.
Kế hoạch nhân sự của cơng ty chƣa có nội dung về điều chỉnh trong nội bộ thông qua các kế hoạch đề bạt và thuyên chuyển nội bộ doanh nghiệp. Khi khơng có sự khuyến khích bằng các kế hoạch đề bạt những ngƣời có năng lực thực sự, nó sẽ ảnh hƣởng tới thái độ làm việc của một số nhân viên.
Dựa vào một số nội dung mà kế hoạch đào tạo của doanh nghiệp đề cập tới chúng ta cũng thấy một số nội dung không hợp lý:
- Là doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực dƣợc phẩm, doanh nghiệp có thể khơng đầu tƣ vào việc cho các thành viên của mình đi học các lớp hành chính quốc gia, nội dung này là không cần thiết đối với doanh nghiệp. Hoặc quản lý xây dựng cũng không thực sự cần thiết với doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên chú trọng tập trung cho đào tạo tay nghề lao động sản xuất, đào tạo đảm bảo các tiêu chuẩn chất lƣợng…
- Kế hoạch đào tạo của công ty đƣợc đánh giá là xuất phát từ nhu cầu của các phịng ban trong nội bộ cơng ty. Tuy nhiên, phòng các cán bộ của phòng kế hoạch là những ngƣời khơng có chun mơn kế hoạch thì lại khơng thấy có trong kế hoạch đào tạo của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần bổ sung nội dung này cho kế hoạch đào tạo của mình.
2.4. Kế hoạch chất lượng
Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong ngành dƣợc thì việc đảm bảo các tiêu chuẩn chất lƣợng là rất quan trọng, nó ảnh hƣởng tới sự tồn tại của doanh nghiệp. Chính vì thế mà đảm bảo chất lƣợng trong qui trình sản xuất ln đƣợc tiến hành song song với quá trình thực hiện sản xuất. Trong năm thực hiện các kế hoạch tác nghiệp của doanh nghiệp thì nhƣ sự phân tích ở sơ đồ 1.2 chúng
ta thấy đƣợc tầm quan trọng của kế hoạch chất lƣợng và tác động của nó tới các kế hoạch khác.
Để thực hiện các tiêu chuẩn chất lƣợng này, trong năm Traphaco tiến hành kiểm tra hệ thống của mình xem đạt các tiêu chuẩn đó chƣa, tự thanh tra và tìm ra những yếu kém trong quá trình thực hiện các tiêu chuẩn này. Khi xác định các khâu chƣa đạt đƣợc yêu cầu Traphaco lập danh sách các khâu này, và thực hiện khắc phục. Sau q trình đó là tiếp tục thanh tra nội bộ lần hai xem đã có thể tiến hành đăng kí kiểm tra chất lƣợng với cơ quan chức năng chƣa? Khi theo đánh giá nội bộ của công ty là các tiêu chuẩn đã đƣợc đảm bảo thì sẽ tiến hành đăng kí kiểm tra chất lƣợng và cấp giấy phép với các cơ quan chức năng. Tất cả các khâu kiểm tra chất lƣợng của doanh nghiệp đều đƣợc ghi vào sổ tay chất lƣợng để có thể kiểm tra lại.
Sau đây là các hệ thống chất lƣợng mà Traphaco thực hiện đảm bảo trong năm:
Bản 2.6. Hệ thống quản lý chất lượng.
STT Hệ thống Tiến trình Thời gian
1 ISO 14001/2000 Kiểm tra định kì Q I
2 5S Học tập và thực hiện Quí I và II
3 GDP Kiểm tra GDP-GPP lần 1 Quí II
4 GMP WHO Tái kiểm tra GMP WHO Quí IV
5 ISO 9001/2000 Tái ĐG ISO 9001/2000 lần 1 Q IV
Nguồn: phịng Kế hoạch.
Qua bảng trên chúng ta nhận thấy, Traphaco có kế hoạch kiểm tra đăng kí các tiêu chuẩn chất lƣợng khá đầy đủ, đáp ứng các tiêu chuẩn bắt buộc. Ngồi ra cịn khẳng định ƣu thế khi thực hiện khá thành cơng trong qui trình sản xuất và
đạt đƣợc các tiêu chuẩn ISO. Khi đã xác định rõ các tiêu chuẩn chất lƣợng cần đạt đƣợc, Traphaco lập kế hoạch khá rõ ràng để tiến hành thực hiện sao cho đảm bảo các tiêu chuẩn trên.
Bảng 2.7. Triển khai kế hoạch chất lượng.
STT Hệ thống Thời gian Tiến trình
1 GMP WHO
Q I
-Lên danh mục công việc cần làm của các bộ phận
- Sửa đổi, bổ sung Sổ tay chất lƣợng. Quí II
-Sửa đổi, bổ sung Sổ tay chất lƣợng - Thanh tra nội bộ lần I và khắc phục - Sửa chữa nhà xƣởng, máy móc…
GMP WHO
Q III
- Hồn thiện phần mềm GMP, hồ sơ thẩm định, hồ sơ máy móc thiết bị, sổ sách.
- Bảo trì hệ thống HVAC - Đào tạo thƣờng kỳ
Quí IV
- Thanh tra nội bộ lần 2 và khắc phục - Lập hồ sơ đăng kí tái kiểm tra nộp sở y tế Hà Nội.
- Tái kiểm tra và cấp chứng chỉ 2
GDP Qúi I
- Rà sốt hồn thiện phần mềm. - Tự thanh tra và khắc phục - Lập hồ sơ đăng kí tái kiểm tra Quí II - Đánh giá và cấp chứng chỉ
3 ISO 14001/2000 Quí I Cấp chứng chỉ 4 ISO9001/2000 Quí I - Xây dựng mục tiêu chất lƣợng - Chỉnh sửa hoàn thiện sổ tay chất lƣợng.
Quí II
- Chỉnh sửa hoàn thiện SOP và danh mục sản phẩm
- Tự thanh tra lần 1 và khắc phục - Xem xét đánh giá hệ thống quản lý chất lƣợng sau 6 tháng đầu năm Quí III
- Chỉnh sửa và hoàn thiện SOP và danh mục - Đào tạo thƣờng kỳ (cùng GPs) ISO 9001/2000 Quí IV - Tự thanh tra lần II và khắc phục - Xem xét đánh giá hệ thống chất lƣợng năm
- Lập hồ sơ đăng kí tái kiểm tra - Tái kiểm tra và cấp chứng nhận
Nguồn: Phòng kế hoạch.
Chúng ta nhận thấy rằng Traphaco đã rất quan tâm tới đảm bảo các tiêu chuẩn chất lƣợng trong ngành dƣợc. Các bƣớc tiến hành đảm bảo chất lƣợng đƣợc tiến hành khá bài bản và đầy đủ. Ngay từ khi chuẩn bị kết thúc năm kế hoạch này thì các kế hoạch chất lƣợng này đã đƣợc lập cho năm tiếp theo để chuẩn bị đƣa vào thực hiện cho đúng khung thời gian. Quy trình này đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện tốt các tiêu chuẩn chung một cách đầy đủ. Ngay
trong các bƣớc tiến hành sẽ đƣợc theo dõi và xem xét xem có những yếu điểm ở đâu và ngay lập tức sẽ kiểm tra để có các biện pháp khắc phục kịp thời sao cho đảm bảo yêu cầu. Sau đó doanh nghiệp mới xin cấp phép, chính sự chủ động và cố gắng này đã giúp cho Traphaco tạo dựng đƣợc uy tín đối với các cơ quan kiểm tra và với ngƣời tiêu dùng.
Dễ nhận thấy trong qui trình lập kế hoạch chất lƣợng của Traphaco có những điểm đáng khen ngợi nhƣ: Công ty tự thực hiện việc kiểm tra, đánh giá nội bộ sau đó mới thực hiện đăng kí kiểm tra chất lƣợng. Các công việc này cho thấy sự quan tâm của Traphaco tới công tác đảm bảo chất lƣợng cho các sản phẩm của mình. Việc này sẽ tiết kiệm chi phí đi lại, đăng kí của doanh nghiệp để kiểm tra các tiêu chuẩn trên, đồng thời nó cũng tạo uy tín của doanh nghiệp với các cơ quan kiểm tra. Có sổ tay chất lƣợng chứng tỏ rằng công ty thực hiện theo đúng yêu cầu của các văn bản quy định đã ban hành, và nó tiện cho việc theo dõi các hoạt động trong doanh nghiệp liên quan tới chất lƣợng của sản phẩm.
Trong quá trình thực hiện các tiêu chuẩn, doanh nghiệp có đào tạo cho các cán bộ hiểu biết về các tiêu chuẩn này, biện pháp này giúp cho doanh nghiệp nhận thức rõ ràng các công việc mà doanh nghiệp cần phải làm để đạt đƣợc các tiêu chuẩn trên. Hiểu về các tiêu chuẩn trên, và các nội dung, các bƣớc mà doanh nghiệp cần phải làm giúp cho doanh nghiệp tập trung vào các công việc cần thiết để tiến hành và đạt đƣợc các tiêu chuẩn chất lƣợng mà doanh nghiệp cần đảm bảo.
2.5. Kế hoạch tài chính
Kế hoạch tài chính đƣợc soạn thảo dựa trên các mục tiêu chiến lƣợc của doanh nghiệp từ các định hƣớng phát triển doanh nghiệp, kết quả phân tích tài chính, các chính sách tài chính trong kế hoạch chiến lƣợc của doanh nghiệp. Đối với cơng ty, phân tích tài chính sẽ giúp cho các nhà quản trị tài chính đánh giá
đƣợc tình hình tài chính của doanh nghiệp một cách khá đầy đủ, trên cơ sở đó có những hoạch định phù hợp nhằm ngày càng nâng cao năng lực tài chính của doanh nghiệp. Dựa vào các phân tích tài chính này mà doanh nghiệp có thể đƣa ra kế hoạch tài chính cho doanh nghiệp trong dài hạn và triển khai chúng thành các kế hoạch tài chính tác nghiệp, các ngân sách cho các hoạt động trong doanh nghiệp nhƣ: ngân sách bán hàng, ngân sách chi phí nguyên vật liệu, ngân sách chi phí lao động trực tiếp, ngân sách chi phí sản xuất chung, ngân sách chi phí bán hàng và ngân sách quản lý.
Việc lập các kế hoạch này có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp, từ đây mà các hoạt động sẽ có kinh phí để triển khai và doanh nghiệp cũng sẽ dự tính đƣợc khả năng tài chính của doanh nghiệp trong năm tới.
Bảng 2.8. Kế hoạch ngân sách của Traphaco năm 2007.
Đơn vị: tr. đồng
Nội dung Số lƣợng
Ngân sách bán hàng 8600
Ngân sách chi phí nguyên vật liệu 249000 Ngân sách chi phí lao động trực tiêp 43000 Ngân sách chi phí sản xuất chung 5700
Ngân sách chi phí bán hàng 20000
Ngân sách quản lý 25000
Tổng cộng 351300
Nguồn: phịng Kế hoạch.
Trong kế hoạch tài chính của Traphaco có xác định rõ ràng ngân sách cho các hoạt động cần thiết diễn ra bằng các kế hoạch ngân sách cho từng hoạt động, và sau đó nó lại tiếp tục đƣợc triển khai cho từng hoạt động cụ thể trong các từng
kế hoạch ngân sách đó. Có các kế hoạch chi tiêu của mình trong năm tài chính giúp cho Traphaco chủ động đƣợc nguồn lực cho các hoạt động của mình có thể diễn ra trôi chảy. Các kế hoạch này cùng với phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp sẽ cho biết doanh nghiệp cần vay bao nhiêu cho các hoạt động của mình. Qua đây cũng xác định nhu cầu vay vốn của doanh nghiệp, đồng thời định hƣớng cho doanh nghiệp nên vay từ nguồn nào tuỳ theo nhu cầu của mình.
Sự chủ động lập kế hoạch ngân sách của Traphaco đã ứng đƣợc những yêu cầu cơ bản của ngân sách nhƣ là: Ngân sách của công ty đã đƣợc triển khai thành các chỉ tiêu lƣợng hố, đây chính là sự thể hiện “tiền tệ hoá” của các kế hoạch; Ngân sách đã đƣợc chuẩn bị từ trƣớc thời gian thực hiện ngân sách tạo sự chủ động trong huy động và triển khai thực hiện ngân sách.
Hợp lý trong hệ thống các kế hoạch ngân sách cho các hoạt động trong doanh nghiệp đã tạo nên sự năng động, nhanh nhạy và nhịp nhàng giữa các hoạt động trong doanh nghiệp. Khi quản lý dƣới dạng ngân sách, các hoạt động đều đặt dƣới một chi phối chung, Traphaco đã tận dụng khá tốt điều này để điều hành các hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp.
* Đánh giá chung về qui trình, nội dung, phương pháp lập kế hoạch kinh doanh của công ty Traphaco.
- Về phƣơng pháp: Công ty sử dụng hàm tuyến tính dự báo sản lƣợng,