2.1.3 .1Cơ cấu tổ chức của khỏch sạn
2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
Cỏc bộ phận được phõn chia theo từng chức năng nhiệm vụ nhất định. Mặc dự vậy trong hoạt động của mỡnh cần cú sự phối hợp chặt chẽ với nhau để cựng phối hợp hoạt động làm cho cơ cấu tổ chức của khỏch sạn tạo thành một hệ thụng thống nhất .Chức năng của cỏc bộ phận như sau
Bộ phận nhõn sự :
Khụng trực tiếp phục vụ khỏch hàng nhưng đúng vai trũ rất quan trọng trong hoạt động của khỏch sạn . Bộ phận nhõn lực bao gồm cỏc chức năng như:
-Lờn kế hoạch về nhõn sự qua cỏc thời kỳ. -Tổ chức tuyển chọn nhõn lực cho khỏch sạn. -Phối hợp bố trớ ,phõn cụng cụng việc.
-Thực hiện cỏc chương trỡnh đào tạo ,bồi dưỡng năng cao trỡnh độ cho nhõn viờn trong khỏch sạn .
-Xõy dựng chế độ trả cụng và thự lao cho nhõn viờn trong khỏch sạn. -Thực hiện chớnh sỏch khuyến khớch đối với người lao động trong khỏch sạn .
Bộ phận lễ tõn :
Bộ phận này tiếp xỳc trực tiếp với khỏch ,sự cảm nhận ,ý kiến của khỏch về khỏch sạn ,về nhõn viờn núi chung và về dịch vụ của khỏch sạn được hỡnh thành chủ yếu bởi ấn tượng của họ đồi với bộ phận đún tiếp này .
Bộ phận lễ tõn cú cỏc nhiệm vụ sau:
-Bỏn dịch vụ buồng ngủ của khỏch sạn cho khỏch .Bộ phận lễ tõn kết hợp với phũng sales tham gia vào việc đưa ra dự bỏo về tỡnh hỡnh khỏch của khỏch sạn trong giai đoạn nhất định .Trờn cơ sở dựu bỏo đú để dưa ra giỏ cho thuờ buồng thớch hợp và thỳc đẩy việc kinh doanh khỏch sạn tốt hơn .
-Phối hợp với bộ phận khỏc trong khỏch sạn để thỏa món nhu cầu của khỏch một cỏch tốt nhất .
-Tiếp đún khỏch ,làm cỏc thủ tục cần thiết khi khỏch đến và khỏch đi là nhiệm vụ chớnh của bộ phận này.Cỏc nhõn viờn ở đõy phải chứng tỏ khả năng và văn húa giao tiếp cao trong quỏ trỡnh đún tiếp và cung cấp cỏc dịch vụ tại chỗ như :điện thoại,chuyển bưu phẩm,..
-Thực hiện theo dừi chi phớ của khỏch trong qỳa trỡnh lưu trỳ tại khỏch sạn ,
-Tiếp nhận giải quyết phàn nàn của khỏch .
-Lưu trữ ,xử lớ và cung cấp cỏc thụng tin cho khỏch ,cho cỏc nhà quản lớ trong khỏch sạn và cỏc bộ phận chức năng .
-Tham gia vào cụng tỏc thu hỳt khỏch của khỏch sạn
Bộ phận buồng
Thực hiện cụng việc cụ thể sau:
-Vệ sinh hàng ngày khu vực buồng ngủ cho khỏch -Vệ sinh khiu vực cụng cộng trong khỏch sạn
-Phối hợp với bộ phận lễ tõn trong hoạt động kinh doanh dịch vụ buồng ngủ
-Thực hiện dịch vụ giặt là
Bộ phận phục vụ ăn uống :bàn,bar,bếp. Bộ phận phục vụ bàn:
-Phối hợp chặt chẽ với bộ phhaanj bếp ,bộ phận bar để phục vụ mọi yờu cầu của khỏch .
-Tổ chức sắp xếp, trang trớ phũng ăn gọn gàng ,mỹ thuật .
-Đảm bảo vệ sinh phũng ăn, phũng tiệc và mọi trang thiết bị phục vụ khỏch .
-Thực hiện tốt vệ sinh cỏ nhõn .
-Cú biờn phỏp phũng ngừa, bảo vệ an toàn cho khỏch trong khi ăn uống.
-Quản lớ tài sản ,vật tư hàng húa của nhà hàng . -Thực hiện chế độ bỏo cỏo hàng ngày .
-Thường xuyờn trao đổi ,học tập nõng cao trỡnh độ nghiệp vụ ,văn húa ,ngoại ngữ..
Bộ phận bar
-Phục vụ đồ uống cho khỏch trong và ngoài khỏch sạn như: rượu nguyờn chất, rượu pha chế, bia và cỏc đồ uống giải khỏt .
-Vúc dỏng trung bỡnh, bàn tay sạch sẽ, khụng để múng tay dài .
Bộ phận bếp
Nhiệm vụ
- Nắm vững kế hoạch ,thực đơn yờu cầu chế biến của khỏch về thức ăn để tớnh tiờu chuẩn định mức giỏ thành ,lập dự trự về nguyờn liệu để kịp thời phục vụ khỏch.
- Đảm bảo chế biến đỳng kế hoạch,thực hiện ,thời gian và chất lượng cỏc mún ăn của cỏc đối tượng khỏch .
- Thực hiện đỳng chế độ ghi chộp ban đầu và hạch toỏn từng mún ăn,suất ăn.
- quản lớ tốt cơ sở vật chất ,kỹ thật bao gồm nhà cửa, kho tang ,cỏc phương tiện ,dụng cụ …
- Bảo đảm vệ sinh mụi trường trong toàn khu vực bếp ,trong đú đặc biệt là vệ sinh an toàn thực phảm và vệ sinh cỏ nhõn .
- Bảo đảm việc phũng chỏy ,chữa chỏy,cú giải phỏp loại trừ cỏc nguyờn nhõn gõy chỏy nổ trong khu vực nhà bếp .
Bộ phận kế toỏn
Nhiệm vụ
-Chuẩn bị bảng lương
-Kiểm soỏt chi phớ toàn bộ hoạt động khỏch sạn
Bộ phận marketing &sales
Nhiệm vụ
-Chịu trỏch nhiệm xỳc tiến hoạt động marketing để thu hỳt khỏch -Xỏc định giỏ và điều chỉnh giỏ cho phự hợp với thị trường ,với kế hoạch kinh doanh của khỏch sạn và tựy vào thời vụ
-Giới thiệu sản phẩm của khỏch sạn tới đụng đảo người tiờu dựng