1.1. Tổng quan lý luận về cơ cấu tổ chức lao động
1.1.3.Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
1.1.3.1. Khái niệm
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là “một quá trình thiết kế lại cơ cấu bộ máy quản lý hay thay đổi cơ cấu bộ máy quản lý nhằm đáp ứng những mục tiêu mới, những địi hỏi và sức ép của mơi trƣờng” [9].
Trong một tổ chức, việc hoàn thiện CCTC BMQL là quá trình bắt đầu bằng việc nghiên cứu kỹ CCTC hiện tại và tiến hành đánh giá hoạt động của nó theo
những căn cứ nhất định. Việc hoàn thiện CCTC BMQL phải đảm bảo những yêu cầu sau:
- Tính tối ƣu: phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản trị đều đƣợc thiết lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, ln đi sát và phục vụ mục đích đề ra của tổ chức.
- Tính linh hoạt: cơ cấu tổ chức phải đảm bảo khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng nhƣ ngồi hệ thống.
- Tính tin cậy: cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác của thông tin đƣợc xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo đƣợc sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong tổ chức.
- Tính kinh tế: cơ cấu tổ chức phải đƣợc tổ chức sao cho chi phí bỏ ra trong q trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhƣng phải đạt hiệu quả cao nhất.
1.1.3.2. Nội dung hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý a. Phân tích các yếu tố ảnh hƣởng đến cơ cấu tổ chức
Phân tích các yếu tố ảnh hƣởng là bƣớc đầu tiên của quy trình hồn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy. Mục tiêu của bƣớc này là xác định những tác động có thể đến từ các yếu tố mơi trƣờng bên ngồi và mơi trƣờng bên trong tổ chức lên cơ cấu tổ chức đang vận hành. Những yếu tố ảnh hƣởng nhƣ đã trình bày ở trên có những tác động khác nhau với từng tổ chức. Do đó, việc phân tích những sự tác động sẽ tạo cơ sở để đề ra các phƣơng án hoàn thiện hợp lý.
Cơ cấu tổ chức BMQL của tổ chức chịu ảnh hƣởng của nhiều yếu tố thuộc về mơi trƣờng bên ngồi và bên trong của tổ chức với từng mức độ, trong từng hoàn cảnh cụ thể.
Các yếu tố về mơi trƣờng bên ngồi có thể kể đến nhƣ mơi trƣờng kinh tế, xã hội, chính trị, pháp luật và các đối thủ cạnh tranh của tổ chức.
Các yếu tố môi trƣờng bên trong bao gồm chiến lƣợc tổ chức;quy mô, mức độ phức tạp trong hoạt động, công nghệ, thái độ của lãnh đạo, năng lực đội ngũ nhân viên tổ chức.
(1) Yếu tố về kinh tế: Có nhiều yếu tố kinh tế vĩ mơ ảnh hƣởng đến cơ cấu tổ chức BMQL của tổ chức sự biến động giá cả, lạm phát, lãi suất tín dụng, tình trạng thất nghiệp, biến động thị trƣờng thế giới... Khi giá cả thị trƣờng ổn định, lãi suất, tỷ lệ thất nghiệp thấp, kinh tế vĩ mô ổn định, tăng trƣởng cao sẽ làm thu nhập và tiêu dùng dân cƣ tăng lên, tạo điều kiện cho tổ chức mở rộng hoạt động, giảm sức ép cạnh tranh trong ngành, mở rộng thị trƣờng, doanh thu, lợi nhuận tăng lên. Ngƣợc lại, khi suy giảm kinh tế, giá cả thị trƣờng, lạm phát, lãi suất, thất nghiệp tăng cao sẽ kéo theo giảm chi tiêu dùng dân cƣ, sản xuất không tiêu thụ đƣợc, doanh thu và lợi nhuận giảm…tổ chức phải gồng mình để trả lƣơng cơng nhân trong một CCTC hoạt động không hiệu quả, tất yếu phải thu hẹp hoạt động, tinh giản BMQL, thậm chí ngừng hoạt động hoặc phá sản.
(2) Yếu tố chính trị-pháp luật: Thể chế chính trị ln giữ vai trị định hƣớng và chi phối mọi hoạt động xã hội, trong đó có hoạt động của tổ chức. Một mơi trƣờng chính trị ổn định sẽ tạo cơ hội thu hút các nhà đầu tƣ trong nƣớc và ngoài nƣớc mở rộng hoạt động, đầu tƣ mới. Ngƣợc lại, mơi trƣờng chính trị bất ổn sẽ khiến cho hoạt động gặp nhiều rủi ro, nhà đầu không những không dám mạo hiểm mở rộng mà còn thu hẹp hoạt động, dẫn đến cơ cấu tổ chức BMQL của tổ chức phải tinh giản, thu hẹp lại.
Môi trƣờng pháp luật bao gồm các luật lệ, quy chế và nhữnghoạt động của các cơ quan quản lý Nhà nƣớc luôn tác động, ảnh hƣởng đến hoạt động của tổ chức;việc thay đổi trong chính sách tiền lƣơng, thuế, bảo hiểm... sẽ ảnh trực tiếp đến nhiều mặt hoạt động của tổ chứcvà từ đó làm cho cơ cấu tổ chức BMQL của tổ chức phải điều chỉnh cho phù hợp.
(3) Yếu tố văn hóa xã hội: Bao gồm các nhân tố nhƣ xu hƣớng thay đổi phong cách sống, các vấn đề nhân khẩu học, thái độ và ý kiến của khách hàng, xu hƣớng mua sắm, báo chí, truyền thơng, văn hóa... có ảnh hƣởng rất lớn đến hoạt động tổ chức, vì mọi tổ chức đều hoạt động trong mơi trƣờng văn hố-xã hội nhất định. tổ chức và mơi trƣờng văn hố - xã hội ln có mổi liên hệ chặt chẽ, có sự tác động qua lại lẫn nhau
- Xã hội cung cấp các nguồn lực tổ chức cẩn, tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ tổ chức sản xuất ra. Các vấn đề VHXH có thể ảnh hƣởng đến các quyết định mang tính chiến lƣợc của tổ chức, nhƣ lựa chọn lĩnh vực, mặt hàng, xu hƣớng hoạt động...vì vậy khi yếu tố VHXH thay đổi thì cơ cấu tổ chức BMQL của tổ chức phải thay đổiphù hợp để đạt đƣợc hiệu quả quản trị.
(4) Yếu tố khoa học công nghệ: Bao gồm các yếu tố nhƣ khoa học, công nghệ mới, sáng tạo SP và cơ hội thị trƣờng mới; các yếu tố này có thể ảnh hƣởng hai mặt tới các quyết định chiến lƣợc KD, vừa tạo ra cơ hội, đồng thời cũng hình thành những nguy cơ. Nó vừa cho phép tổ chức tạo ra những sản phẩm mới chất lƣợng cao, giá thành hạ, tăng NSLĐ, tăng lợi nhuận, tạo lợi thế cạnh tranh.Nhƣng mặt khác, sự phát triển nhanh của khoa học công nghệ lại làm cho chu kỳ đổi mới công nghệ diễn ra nhanh chóng, từ đó chi phí cho đầu tƣ đổi mới công nghệ sẽ chiếm tỷ trọng ngày càng lớn.
Về yếu tố khoa học công nghệ ảnh hƣởng đến thay đổi cơ cấu tổ chức BMQL của tổ chức có thể thấy rõ qua ví dụ:Một tổ chức, nếu trang bị đầy đủ thiết bị, máy tính cho nhân viên, sử dụng các công nghệ kết nối hiện đại sẽ đẩy nhanh việc trao đổi thông tin, kinh nghiệm, tiết kiệm thời gian, giấy tờ,từ đó các cơng việc thủ công, cần nhiều sức ngƣời sẽ đƣợc cắt giảm, nhân sự gọn nhẹ hơn và do đó cơ cấu tổ chức BMQL của tổ chức cũng phải thay đổi theo xu hƣớng tinh giản hơn cho phù hợp.
(5) Yếu tố đối thủ cạnh tranh của tổ chức: Trƣớc hết chính là các tổ chức, công ty, tổng công ty hoạt động cùng ngành nghề, vì nếu một tổ chức cùng ngành nghề hoạt động hiệu quả, mở rộng hoạt động, thâu tóm thị trƣờng thì tổ chức khác muốn tồn tại, phát triển phải có chính sách để cải thiện hoạt động, đặc biệt phải thay đổi cơ cấu tổ chức BMQL để nâng cao năng lực quản trị và khả năng cạnh tranh với tổ chức khác.
(6) Yếu tố khách hàng: Đây chính là đối tƣợng mà tổ chức hƣớng đến và phục vụ, vì vậy khách hàng có vai trị tác động lớn đến hoạt động và mục tiêu hoạt động của tổ chức;khi có sự thay đổi về đối tƣợng khách hàng tổ chức đang hƣớng đến thì tổ chức
cũng sẽ phải có sự thay đổi nhất định về định hƣớng hoạt động cũng nhƣ cơ cấu tổ chức BMQL để phù hợp với mục tiêu và chiến luợc mới về khách hàng.
* Môi trƣờng bên trong ảnh hƣởng đến cơ cấu tổ chức BMQL tổ chức:
(1) Yếu tố chiến lƣợc phát triển của tổ chức: Chiến lƣợc phát triển và cơ cấu tổ chức BMQL là hai mặt không thể tách rời trong tổ chức, nó đƣợc coi nhƣ là cơng cụ quan trọng nhất để thực hiện các mục tiêu chiến lƣợc tổ chức. Vì vậy khi chiến lƣợc SXKD phải thay đổi để hoạt động có hiệu quả hơn thì buộc cơ cấu tổ chức BMQL của tổ chức cũng phải điều chỉnh thay đổi theo cho phù hợp.
(2) Yếu tố quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động tổ chức: Qui mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức ảnh hƣởng rất lớn đến cơ cấu tổ chức BMQL của tổ chức. tổ chức có quy mơ càng lớn, thực hiện nhiều hoạt động phức tạp thì thƣờng có mức độ chun mơn hóa, hình thức hóa cao hơn, có nhiều cấp quản trị, nhiều luật lệ, quy định và bộ phận hóa cao hơn, nhƣng ít tập trung hơn so với các tổ chức qui mô nhỏ thực hiện những hoạt động không quá phức tạp - Điều đó có nghĩa nếu qui mơ và mức độ phức tạp của hoạt động tổ chức càng lớn thì qui mơ và độ phức tạp của cơ cấu tổ chức BMQL của tổ chức sẽ càng lớn và ngƣợc lại.
(3) Yếu tố cơng nghệ: Tính chất và trình độ cơng nghệ tổ chức sử dụng sẽ có ảnh hƣởng đến cơ cấu tổ chức BMQL của tổ chức. Cơ cấu tổ chức BMQL tổ chức phải đƣợc bố trí sao cho tăng cƣờng đƣợc khả năng thích nghi của tổ chức trƣớc sự thay đối công nghệ.
(4) Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân lực: Thái độ của lãnh đạo cấp cao có thể tác động đến cơ cấu tổ chức BMQL của tổ chức. Các cán bộ quản trị theo phƣơng thức truyền thống thƣờng thích sử dụng những hình thức tổ chức điển hình theo tổ chức nhƣ chức năng với hệ thống thứ bậc. Họ ít khi vận dụng các hình thức tổ chức ma trận hay mạng lƣới;hƣớng tới sự kiểm soát tập trung, họ cũng khơng muốn sử dụng các mơ hình tổ chức mang tính phân tán với các đơn vị chiến lƣợc. Khi lựa chọn mơ hình BMQL cũng cần xem xét đến đội ngũ công nhân viên: Nhân lực có trình độ, kỹ năng cao thƣờng hƣớng tới mơ hình cơ cấu tổ chức mở. Các nhân viên cấp thấp và cơng nhân kỹ thuật có tay nghề cao
thƣờng thích mơ hình tổ chứccó nhiều tổ, đội, bộ phận đƣợc chun mơn hóa nhƣ tổ chức theo chức năng, vì các mơ hình nhƣ vậy có sự phân định nhiệm vụ rõ ràng hơn và tạo cơ hội để liên kết những đối tƣợng có chun mơn tƣơng đồng nhau.
b. Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Việc đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức BMQL sẽ đƣợc xác định trên cơ sở phân tích thực trạng các thuộc tính cơ bản của nó với 6 câu hỏi sau: [8]
(1) Thực trạng chun mơn hóa và tổng hợp hóa: Các nhiệm vụ phức tạp của doanh nghiệp đã đƣợc phân chia thành các công việc riêng biệt đến mức độ nào?
(2) Thực trạng hợp nhóm và hình thành bộ phận trong tổ chức: Mơ hình hợp nhóm cơng việc thành các bộ phận của cơ cấu tổ chức tổ chức là mơ hình nào?
(3) Thực trạng các mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức: Mơhình phân chia quyền hạn trong tổ chức sử dụng mơ hình nào?
(4) Thực trạng tầm quản trị và cấp quản trị của tổ chức:Tầm quản trị và số lƣợng cấp quản trị của tổ chức đƣợc lựa chọn bao nhiêu?
(5) Mức độ tập trung và phi tập trung của tổ chức:Thẩm quyền ra quyết định ở đâu?
(6) Thực trạng phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức: Cơ chế phối hợp đƣợc sử dụng nhƣ thế nào trong tổ chức?
Sau khi phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức BMQL hiện tại của tổ chức qua 6 thuộc tính trên, sẽ tiến hành đánh giá cơ cấu tổ chức BMQL của tổ chức, việc đánh giá đƣợc tập trung vào hai nội dung:
(1) Đánh giá sự phù hợp của các yếu tố cơ cấu tổ chức BMQL của tổ chức đang vận hành với những thay đổi và địi hỏi của mơi trƣờng bên ngồi và bên trong của tổ chức.
(2) Đánh giá những hạn chế nội tại của cơ cấu tổ chức BMQL của tổ chức ảnh hƣởng đến việc đạt đƣợc các mục đích và mục tiêu của tổ chức.
Mục tiêu đánh giá cơ cấu tổ chức BMQL của tổ chức là xác định cơ cấu hiện tại có đảm bảo thực hiện các mục đích, mục tiêu của tổ chức hay khơng; mục đích và mục tiêu của tổ chức đƣợc cụ thể hóa qua các yêu cầu đối với CCTC BMQL của
tổ chức;từ đó việc đánh giá cơ cấu tổ chức BMQL của tổ chức đƣợc dựa trên các tiêu chí bao gồm tính thống nhất, tính tối ƣu, tính tin cậy, tính linh hoạt và tính hiệu quả. Việc đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức BMQL của tổ chức theo các tiêu chí sẽ trả lời cho các câu hỏi liên quan:
(3) Câu hỏi về tính thống nhất: Cơ cấu tổ chức BMQL của tổ chức đã xác định rõ ràng chức năng, quyền hạn, mối liên hệ thơng tin của mỗi vị trí hay bộ phận với các vị trí và bộ phận khác trong tổ chức hay chƣa?
(4) Câu hỏi về tính tối ƣu: Cơ cấu tổ chức BMQL đã xác định đầy đủ, phù hợp các bộ phận, phân hệ, con ngƣời và có mối quan hệ hợp lý, năng động cao trong tổ chức hay khơng; cơ cấu tổ chức BMQL của tổ chức có q nhiều cấp hay ít cấp khơng? Giữa các phịng ban trong tổ chức có sự chồng chéo và vƣớng mắc, thiếu đầu mối chỉ đạo khơng?
(5) Về tính tin cậy câu hỏi là: Cơ cấu tổ chức BMQL của tổ chức có đảm bảo tính chính xác, tính kịp thời và đẩy đủ các thông tin hay chƣa?
(6) Câu hỏi về tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức BMQL của tổ chức có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng nhƣ ngồi tổ chức hay khơng?
(7) Tính hiệu quả câu hỏi: Mối tƣơng quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả sẽ thu về đối với cơ cấu tổ chức BMQL của tổ chức nhƣ thế nào?
c. Đề xuất các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức BMQL của tổ chức đƣợc xây dựng trên cơ sở phát huy các mặt hợp lý, hiệu quả, giảm thiểu các mặt chƣa hợp lý của CCTC, phù hợp với điều kiện môi trƣờng bên trong, bên ngoài và phải đảm bảo đƣợc 4 nguyên tắc:
(1) Nguyên tắc cơ cấu tổ chức BMQL của tổ chức phải gắn liền với phƣơng hƣớng, mục đích của hệ thống;
(2) Ngun tắc chun mơn hố và cân đối là cơ cấu tổ chức BMQL phải đảm bảo sự phân công, phân cấp trong hệ thống theo các nhóm chun mơn với đội ngũ nhân lực đƣợc đào tạo tƣơng ứng và có đủ quyền hạn để thực hiện nguyên tắc này.
(3) Nguyên tắc linh hoạt và thích ứng với mơi trƣờng là việc hồn thiện cơ cấu tổ chức BMQL phải đảm bảo mỗi phân hệ, bộ phận một mức độ tự do sáng tạo để các cấp quản trị thấp hơn phát triển đƣợc tài năng, sẵn sàng thay thế quản trị cấp trên khi cần.
(4) Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả, nghĩa là hoàn thiện cơ cấu tổ chức BMQL phải mang lại hiệu quả cao nhất đối với chi phí nhỏ nhất.