Sơ đồ 2.2 Quy trình phục vụ tiệc cưới
Bước 1: Chuẩn bị, set up bàn tiệc
Các công việc cần làm bao gồm:
Tiễn khách và thu dọn phịng tiệc Đón khách và sắp xếp chỗ ngồi Chuẩn bị, set up bàn tiệc Phục vụ tiệc
Chuẩn bị trước giờ phục vụ nên kiểm tra đồng phục, diện mạo và tác phong của nhân viên theo đúng tiêu chuẩn của khách sạn.
Vệ sinh phòng tiệc, sắp xếp bàn ghế theo sơ đồ và khu vực đã được phân công. Gấp khăn ăn, chuẩn bị dụng cụ ăn uống, dụng cụ phục vụ và gia vị.
Trải khăn bàn; set up bàn tiệc, đặt các dụng cụ ăn uống như: chén, dĩa, muỗng, ly, khăn ăn,…; gia vị; lọ hoa; thực đơn theo quy định của nhà hàng, khách sạn.
Nhân viên được sắp xếp vị trí đứng sao cho phù hợp tại mỗi khu vực của phòng tiệc để thuận tiện hơn trong việc phục vụ. Thơng thường thì mỗi nhân viên phục vụ phụ trách 1 bàn và nhân viên pick up sẽ phụ trách 2-3 bàn, để có thể take care khách một cách chu đáo. Đi kiểm tra lại lần nữa xem đã setup đầy đủ đồ trên bàn và khu vực stand by hay chưa, chỉnh ghế và nơ ghế (nếu có) lại cho ngay ngắn.
Bước 2: Đón khách và sắp xếp chỗ ngồi
Khi có khách tới, nhân viên phục vụ phải chủ động chào khách với thái độ vui vẻ đồng thời hướng dẫn khách tìm vị trí ngồi phù hợp.
Bước 3: Phục vụ tiệc
Khi khách đã ngồi vào bàn, nhân viên gắp đá cho khách và phục vụ đồ uống theo nhu cầu của từng người.
Sau khi nghi lễ cắt bánh, rót rượu và trao nhân kết thúc thì nhân viên pick up sẽ bưng món ăn ra bàn và nhân viên phục vụ có nhiệm vụ chia thức ăn cho khách.
Đặt món ăn và chia thức ăn cho khách, đối với món soup thì khi đặt lên mặt kính nhân viên phục vụ khuấy đều và múc ra từng chén phục vụ khách.
Trong q trình phục vụ phải ln quan sát ly của khách, nếu thấy hết đá và nước thì phải chủ động gắp đá và rót nước cho khách.
Khi đã thấy khách dùng xong cần phải dọn bớt chén, dĩa,… dơ đi và thay mới cho khách. Nếu dĩa cịn thức ăn nhưng mà khách khơng có ý định ăn nữa thì xin phép khách dọn. Chú ý khi dọn nhân viên sẽ đứng bên phải khách, xin phép khách được dọn.
Nhân viên chịu trách nhiệm ở khu vực được phân công phải thường xuyên kiểm tra, quan sát để hỗ trợ, đáp ứng các yêu cầu khách trong phạm vi cho phép hoặc giải quyết một số trường hợp phát sinh trong thời gian ăn uống.
Thường thì mỗi nhân viên sẽ chịu phụ trách một khu vực cụ thể. Tuy nhiên, cũng nên quan sát và hỗ trợ đồng nghiệp tại những bàn kế bên.
Bước 4: Tiễn khách và thu dọn phòng tiệc
Khi khách ra về, nhân viên chào khách với thái độ vui vẻ và cảm ơn khách.
Công việc thu dọn được thực hiện khi tất cả khách của bàn đó đã ra về. Nhân viên sẽ tiến hành thu dọn các dụng cụ, chén dĩa trên bàn tiệc và mang đến khu vực rửa.
Các dụng cụ khác như lọ hoa, lọ gia vị đặt tại khu vực quy định; kê xếp bàn ghế lại gọn gàng để bộ phận Housekeeping tiến hành dọn dẹp và hút bụi.
Nhận xét
Nhìn chung quy trình phục vụ tiệc cưới tại trung tâm Hội nghị Saffron tương đối hoàn thiện, đáp ứng đủ các yêu cầu phục vụ. Tuy nhiên vẫn cịn những bất cập trong các bước vì tất nhiên trong q trình làm việc khơng thể phục vụ chính xác một trăm phần trăm theo quy trình chuẩn được đưa ra do những yếu tố khách quan mà không lường trước được, nhưng vẫn đảm bảo về chất lượng phục vụ do tùy vào mỗi trường hợp, hoàn cảnh mà nhân viên có thể linh hoạt xử lý và phục vụ khách một cách nhanh chóng và thoải mái nhất cho khách sử dụng dịch vụ tại khách sạn.
Những lưu ý khi của nhân viên phục vụ tiệc cưới
Không được làm vỡ chén, bát, ly, dĩa,…ngoại trừ trường hợp khách tự làm vỡ. Đây là điều rất kị khi phục vụ tiệc cưới.
Không được làm đổ thức ăn, đồ uống vào khách hay làm khách khó chịu, gây ảnh hưởng đến hình ảnh của khách sạn.
Thường thì mỗi nhân viên sẽ chịu phụ trách một khu vực cụ thể. Tuy nhiên, cũng nên quan sát và hỗ trợ đồng nghiệp tại những bàn kế bên.
Không làm việc riêng, không sử dụng điện thoại di động trong khi phục vụ ngoại trừ các trường hợp khẩn cấp. Nhân viên cũng nên để chế độ im lặng cho điện thoại tránh trường hợp máy đổ chng khi đang dọn món, rót đồ uống cho khách.
Khơng tám chuyện, chỉ trỏ khách trong quá trình phục vụ.
Khơng được tỏ ra khó chịu hay bực mình khi khách yêu cầu quá nhiều. Điều này sẽ gây ấn tượng cho khách về cung cách phục vụ của khách sạn.
Khi phát sinh các tình huống khơng mong muốn như khách làm vỡ đồ, cãi vã xung đột trong bữa tiệc,…nhân viên cần thực sự bình tĩnh và xử lý một cách khơn khéo trong phạm vi quyền hạn của mình.