- Hồn thiện cơng tác ln chuyển chứng từ kế tốn tiền lương
Lưu đồ 4.1: Hồn thiện cơng tác ln chuyển chứng từ kế tốn tiền lương
Nhân viên Kế tốn Giám đốc
Bắt đầu
Lập bảng chấm cơng
Bảng chấm cơng
Lập bảng lương chi tiết
Bảng lương chi tiết Bảng lương chi tiết
Kiểm tra, đối chiếu
BLCT có xác nhận của NV
BLCT có xác nhận của NV
Lập bảng thanh tốn lương
Bảng thanh toán luơng
Bảng thanh toán luơng
Ký duyệt NO Bảng TT lương đã ký duyệt Lập phiếu chi Phiếu chi Phiếu chi Ký xác nhận Phiếu chihợp lệ Phiếu chi hợp lệ N YES
Theo như chương 2 đã trình bày tại cơng ty có quy trình ln chuyển chứng từ lương cịn nhiều thiếu sót. Khi tiến hành chi lương kế tốn khơng tiến hành ghi phiếu chi, chưa có bảng lương chi tiết cho từng nhân viên, chưa có xác nhận của nhân viên
khi đã nhận lương. Vì vậy sẽ có thể dẫn đến nhầm lẫn trong q trình phát lương, tính sai lương cho nhân viên. Từ đó chúng em đề xuất quy trình luân chuyển chứng từ lương mới như trên.
Trong q trình làm việc kế tốn chịu trách nhiệm lập bảng chấm công và tiến hàng chấm công nhân viên trên giấy. Từ đó cuối tháng kế tốn dựa vào bảng chấm cơng, mức lương, mức trích theo lương lập bảng lương và các khoản trích theo lương. Sau khi tính lương kế tốn tiến hành in bảng lương chi tiết cho từng nhân viên, giao về từng bộ phận để kiểm tra ( Xem phụ lục 1 trang 27). Sau khi nhân viên đã kiểm tra xong và ký xác nhận vào bảng lương chi tiết thì bảng lương chi tiết được trả về kế tốn. Kế tốn dựa vào chứng từ đã có tiến hành lập và chuyển chứng từ lương (bảng thanh tốn lương và các khoản trích theo lương) lên giám đốc để được xét duyệt. Nếu chứng từ khơng hợp lệ sẽ trả về phịng kế tốn để lập lại. Đối với bộ chứng từ đã hợp lệ, giám đốc sẽ ký duyệt vào bộ chứng từ và trả về kế toán, kế toán tiến hành chi lương cho nhân viên. Khi tiến hành chi lương, kế toán viết phiếu chi. Khi nhận lương, nhân viên nhận lương và phải ký tên đầy đủ vào phiếu chi, kế toán sẽ lưu phiếu chi để tiến hành ghi sổ.
- Hồn thiện cơng tác ln chuyển chứng từ kế toán hàng tồn kho
Trong quá trình luân chuyển chứng từ kho: phiếu xuất kho sau khi đã có chứ ký nhận hàng của khách hàng thì phải trả lại cho kế toán, tuy nhiên khi chuyển từ bộ phận kho sang cho kế tốn thì chưa có chứng từ xác nhận việc giao nhận chứng từ giữa các bộ phận dễ dẫn đến tình trạng làm mất chứng từ và khơng rõ ngun nhân làm mất. Vì vậy chúng em đề xuất quy trình luân chuyển chứng từ kho mới như sau:
Lưu đồ 4.2: Hoàn thiện cơng tác ln chuyển chứng từ kế tốn hàng tồn kho Kế toán Đơn đặt hàng Lập PXK, BB giao hàng, HĐ PXK HĐ PXK Chuẩn bị HH, giao hàng PXK hợp lệ Lập BB giao nhận PXK PXK hợp lệ Khách hàng BB giao nhân PXK BB giao nhân PXK Ký XN đã nhận PXK BB giao nhân PXK có XN KT PXK hợp lệ N BB giao nhân PXK có XN KT BB giao nhận PXK có XN KT N Giám đốc Khách hàng N N
Tại công ty chủ yếu xảy ra các giao dịch mua bán trao đổi hàng hóa vì vậy bộ chứng từ lên quan đến hàng tồn kho hết sức quan trọng. Khi nhận được đơn đặt hàng trực tiếp từ khách hàng bằng mail, qua điện thoại hoặc từ phịng kinh doanh, kế tốn sẽ dựa vào đơn đặt hàng, lịch sử mua hàng, lượng hàng tồn kho mà xử lý đơn đặt hàng. Nếu có khả năng thực hiện đơn hàng, kế tốn sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho gồm ba 3 liên, hóa đơn gồm 3 liên, các chứng từ liên quan đến lô hàng ( COA, SPEC, HSCB). Kế toán lập các chứng từ liên quan, sau đó sẽ bàn giao liên 2,3 của phiếu xuất kho, COA, SPEC cho nhân viên bộ phận kho vận tiến hành chuẩn bị hàng hóa và giao cho khách hàng. Liên 3 của phiếu xuất kho sẽ được giao cho khách hàng. Khi đã giao hàng xong, nhân viên bộ phận kho vận sẽ lập biên bản giao nhận phiếu xuất kho (xem phụ lục 1 trang 28). Nhân viên kho vận sẽ kết hợp chuyển trả lại liên 2 phiếu xuất kho hợp lệ ( có chứ ký đã nhận hàng của khách hàng) cùng với biên bản giao nhận phiếu xuất kho cho phịng kế tốn. Đồng thời kế tốn tiến hành giao liên 2 của giao hóa đơn cho khách hàng. Kế tốn dựa vào liên 3 của hóa đơn, liên 1 của phiếu xuất kho, đơn đặt
hàng tiến hành quá trình ghi sổ, ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán cùng các chi phí liên quan. Sau khi kết thúc q trình ghi sổ, kế tốn tiến hành lưu trữ liên 2 phiếu xuất kho cùng các chứng từ liên quan.
Ngược lại nếu cơng ty có nhu cầu mua hàng, kế tốn sẽ lập đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp, khi tiến hành nhận hàng, kế toán là người trực tiếp chịu trách nhiêm kiếm tra các chứng từ liên quan như phiếu giao nhận hàng hóa, hóa đơn GTGT, COA, SPEC,….có phù hợp với đơn đặt hàng hay không. Bộ phận kho sẽ kiểm tra về chất lượng sản phẩm, bao bì, đóng gói có đúng với đơn đặt hàng. Khi kế tốn giao chứng từ hóa đơn cho khách hàng kế toán lập biên bản giao nhận hóa đơn để khách hàng ký xác nhận đã nhận hóa đơn và giao hóa đơn cho khách hàng.
- Hồn thiện cơng tác ln chuyển chứng từ kế tốn thanh tốn
Cơng ty hiện tại có một kế tốn nên xảy ra tình trạng kiêm nhiệm. Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt nếu khơng có sự giám sát của giám đốc rất dễ sảy ra tình trạng gian lận. Các khoản chi không được theo dõi kỹ, lạm dụng quỹ làm việc riêng, lập ra các khoản chi khơng hợp lý. Vì vậy, yêu cầu phiếu chi cần phải có sự phê duyệt của giám đốc mới được coi là hợp lệ. Giám đốc nên tổ chức kiểm kê quỹ định kỳ hoặc đột xuất, có thể kiểm kê định kỳ vào cuối tuần hoặc cuối tháng. (Biên bản kiểm kê quỹ xem phụ lục 1 trang 30). Vì vậy chúng em đề xuất quy trình luân chuyển chứng từ chi liên quan đến tiền mặt như sau:
Lưu đồ 4.3: Hồn thiện cơng tác luân chuyển chứng từ kế toán chi tiền mặt
Kế tốn Giám đốc
Bắt đầu
Viết phiếu chi
Hóa đơn Phiếu chi Hóa đơn Phiếu chi Ký duyệt Hóa đơn Phiếu chi hợp lệ Hóa đơn Phiếu chi hợp lệ Khách hàng N NO YES
Tại công ty, khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến việc chi tiền. Kế tốn dựa vào hóa đơn, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho tiến hành viết phiếu chi. Phiếu chi gồm ba liên. Kế toán sẽ chuyển bộ chứng từ liên quan cùng với ba liên phiếu chi lên để giám đốc xét duyệt.
Sau khi nhận được xét duyệt, kế tốn tiến hành q trình chi tiền. Phiếu chi hợp lệ sẽ phải có đủ chữ ký của 3 bên: giám đốc, người lập, người nộp tiền. Liên 3 của phiếu chi sẽ được giao cho khách hàng, liên 2 sẽ được kẹp chung với bộ chứng từ và tiến hành lưu trữ. Kế toán sẽ dựa vào liên 1 được lưu tại cuốn tiến hành ghi sổ kế toán.