Mã bài 6: CKT515-06
Giới thiệu: Tổ chức thực thi chiến lược là giai đoạn biến các ý đồ chiến lược trở thành hiện thực. Đây là giai đoạn khó khăn và địi hỏi sự điều hành và chỉ đạo sát sao mới đảm bảo cho sự thành công của một chiến lược. Bên cạnh đó, mơi trường bên ngồi và bên trong doanh nghiệp ln vận động tạo ra các cơ hội và thách thức mới đòi hỏi doanh nghiệp phải không ngừng đánh giá chiến lược để có điều chỉnh phù hợp. Trong bài này sẽ tập trung vào nội dung và các bước cần triển khai để thực hiện một chiến lược của doanh nghiệp và những vấn đề thường nảy sinh trong quá trình thực thi chiến lược. Đồng thời, bài này cũng giới thiệu các nội dung căn bản của đánh giá chiến lược từ bản chất, nguyên tắc, quá trình và nội dung của đánh giá chiến lược.
Mục tiêu:
- Trình bày được nội dung, yêu cầu của thực thi chiến lược;
- Phân tích và vận dụng được quy trình, cơng cụ kiểm sốt và đánh giá chiến lược;
- Chỉ ra bản chất và nội dung của điều chỉnh chiến lược.
- Giải thích tại sao giai đoạn thực thi chiến lược khó khăn hơn rất nhiều so với hoạch định chiến lược.
- Thiết lập hệ thống các mục tiêu chiến lược hàng năm của doanh nghiệp và xây dựng các chính sách thực thi chiến lược của doanh nghiệp.
- Điều chỉnh cấu trúc tổ chức thực thi chiến lược. - Nắm được bản chất của kiểm soát chiến lược.
- Vận dụng đo lường và đánh giá hiệu quả thực thi chiến lược.
1. Thực thi chiến lược 1.1.Bản chất và ý nghĩa 1.1.Bản chất và ý nghĩa
a) Bản chất
Sau khi lựa chọn và quyết định chiến lược, nhà quản trị phải có một sự chuyển giao mang ý nghĩa chiến lược. Đó là việc chuyển từ giai đoạn xây dựng chiến lược sang giai đoạn thực hiện chiến lược, thực chất là sự chuyển giao trách nhiệm từ những người xây dựng chiến lược cho các quản trị viên tạo chức năng và các bộ
phận. Mặc dù hai giai đoạn này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau nhưng công tác tổ chức thực hiện chiến lược vẫn có những đặc thù khác hẳn và yêu cầu đặt ra cho giai đoạn này cũng khác so với giai đoạn xây dựng chiến lược.
Nếu trong xây dựng chiến lược đặt vị trí các nguồn lực trước hành động và nhấn mạnh đến hiệu quả về tài chính thì tổ chức thực hiện lại coi hoạt động quản trị trong công việc và nhấn mạnh đến hiệu quả tác dụng. Nếu quá trình xây dựng chiến lược là một q trình tri thức và địi hỏi kỹ năng phân tích tốt và cần sự hợp tác của một số ít các bộ tham mưu thì tổ chức thực hiện chiến lược lại là một q trình hoạt động rất linh hoạt địi hỏi sự hợp tác của đội ngũ quản trị viên các cấp cũng như khả năng khuyến khích động viên các cá nhân cùng thực hiện.
Điều quan trọng của thực hiện chiến lược là phải chuyển giao quá trình thực hiện tới tất cả các cá nhân trong tổ chức để họ có thể tham gia vào q trình thực hiện chiến lược này. Thực tế đã chứng minh, rất nhiều doanh nghiệp có quy trình hoạch định chiến lược tốt nhưng lại thất bại do q trình thực hiện chiến lược khơng đúng theo chiến lược đã đề ra.
Thực thi chiến lược là một quá trình mà doanh nghiệp thiết lập các hành động có tính tổ chức cho phép thực hiện chiến lược đã được thiết lập. Về bản chất, thực thi chiến lược là quá trình biến ý tưởng chiến lược đã được hoạch định thành các hành động cụ thể hướng tới việc thực hiện sứ mạng, tầm nhìn và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Nói cách khác đây là q trình chuyển hóa từ “lập kế hoạch hành động” sang “thực hiện theo kế hoạch”. Việc thực thi chiến lược trong thực tế sẽ phức tạp và khó khăn hơn rất nhiều so với công tác hoạch định chiến lược. Bởi khi nói doanh nghiệp sẽ làm gì (hoạch định chiến lược) dễ hơn nhiều so với khi tiến hành được các cơng việc đó (thực thi chiến lược). Có thể so sánh các khác biệt trong 2 giai đoạn hoạch định và thực thi chiến lược như bảng dưới đây:
Hoạch định chiến lược Thực thi chiến lược
Định vị các lực lượng trước khi hành động.
Quản trị các lực lượng trong khi hành động.
Quan tâm đến vấn đề hiệu quả. Quan tâm đến vấn đề hiệu suất.
Chủ yếu là quá trình tư duy Chủ yếu là quá trình tác nghiệp.
phân tích tốt. lãnh đạo và động viên, thúc đẩy. Được thực hiện thông qua sự phối hợp
của một vài cá nhân.
Được thực hiện thông qua sự phối hợp của nhiều cá nhân, nhiều bộ phận.
Các khái niệm, công cụ của hoạch định chiến lược là tương đối như nhau giữa các loại hình và quy mơ tổ chức khác nhau. Tuy nhiên, quá trình thực thi chiến lược có sự khác biệt rất lớn theo loại hình và quy mơ của tổ chức. Thực thi chiến lược liên quan đến rất nhiều các hoạt động như sáp nhập thêm một chi nhánh mới, đóng cửa một nhà máy, tuyển dụng thêm nhân viên, phát triển lực lượng bán hàng, thay đổi chính sách định giá, điều chỉnh cấu trúc vốn, thiết lập quy trình kiểm sốt chi phí, mua lại một hoạt động kinh doanh mới, luân chuyển các nhà quản lý trong các SBU khác nhau, loại bỏ phương thức quảng cáo truyền thống, ... Tính đa dạng và phức tạp của tất cả các hoạt động này sẽ rất khác nhau giữa các doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ hay cơ quan chính phủ, tổ chức phi lợi nhuận.
b) Ý nghĩa
Tổ chức thực thi chiến lược sẽ đảm bảo cho chiến lược được thực hiện ở mọi khâu và mọi bộ phận trong doanh nghiệp. Do đó, mục tiêu của việc tổ chức thực hiện chiến lược là nhằm tạo ra sự phù hợp giữa các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp với các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp và nhiệm vụ của từng bộ phận. Phải tạo ra được sự phù hợp giữa các chức năng quản trị và những hoạt động quản lý hành chính. Việc tạo ra những phù hợp về chức năng có nghĩa là lựa chọn và thực hiện các chính sách phù hợp trong từng lĩnh vực như: sản xuất, marketing, kỹ thuật, vật tư tài chính nhằm mục tiêu tăng cường thực hiện chiến lược. Đây là một nhiệm vụ rất khó khăn trong tổ chức thực hiện chiến lược.
Một mục tiêu khác của việc thực hiện chiến lược là tạo ra những phù hợp về tổ chức quản trị nhằm đảm bảo các hệ thống quản trị và quá trình kinh doanh phù hợp với mục tiêu chiến lược đặt ra. Các hệ thống và các quá trình này bao gồm cơ cấu tổ chức, hệ thống thông tin quản trị, hệ thống khuyến khích động viên và hệ thống kiểm tra, quá trình ra quyết định quản trị. Cũng giống như nhiệm vụ phải đảm bảo phù hợp về chức năng thì khi thiết kế hoặc tổ chức lại các hệ thống và quá trình sản xuất kinh doanh phải nhằm mục tiêu thực hiện chiến lược, đây là nhiệm vụ khó khăn địi hỏi sự tham gia của toàn đội ngũ quản trị viên chứ khơng phải chỉ có các chuyên gia tham mưu.
Tổ chức thực hiện chiến lược giúp doanh nghiệp có thể tận dụng được nguồn lực ở các bộ phận. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải tạo ra cơ chế hoạt động phù hợp giữa các bộ phận. Tuỳ thuộc vào quy mơ và tính chất của từng loại hình doanh nghiệp mà cơng tác tổ chức thực hiện chiến lược có nội dung khác nhau. Tổ chức thực hiện chiến lược địi hỏi phải có những hoạt động và những thay đổi căn bản trong công tác bán hàng; thêm hay bớt một số phòng ban, bộ phận sản xuất; sự thay đổi trong bố trí nhân viên, quản trị viên, những hoạt động này thường có những sự khác biệt giữa các doanh nghiệp sản xuất dịch vụ ở những quy mô khác nhau.
Các vấn đề quản trị cơ bản trong giai đoạn thực thi chiến lược bao gồm: Thiết lập các mục tiêu hàng năm; Xây dựng các chính sách; Phân bổ nguồn lực; Điều chỉnh cấu trúc tổ chức hiện tại; Phát triển văn hóa doanh nghiệp hỗ trợ thực thi chiến lược.
1.2. Nội dung thực thi chiến lược
Để thực thi chiến lược, doanh nghiệp cần thực hiện các nội dung cơ bản như: (1) Thiết lập mục tiêu hàng năm;
(2) Phân bổ về nguồn lực;
(3) Xây dựng cơ cấu tổ chức gắn với thực thi chiến lược; (4) Triển khai thực hiện và các hoạt động điều chỉnh.
1.2.1. Thiết lập mục tiêu hàng năm
Để thực hiện chiến lược, trước nhất doanh nghiệp cần thiết lập các mục tiêu đặt trong mối tương quan với các điều kiện bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp. Sốt xét lại các mục tiêu, điều kiện mơi trường và chiến lược kinh doanh, từ đó thiết lập các mục tiêu hàng năm và đưa ra các chính sách trong q trình thực hiện chiến lược.
a) Sốt xét lại các mục tiêu chiến lược.
Bước quan trọng đầu tiên trong khi thực thi chiến lược là soát xét lại các kết quả phân tích đã thu được từ trước đó và các quyết định có liên quan đến mục tiêu điều kiện môi trường và chiến lược nhằm đảm bảo chắc chắn rằng, những người chịu trách nhiệm việc cùng thực hiện nắm bắt chính xác, nội dung chiến lược, nhận thức và được sự cần thiết phải đeo đuổi mục tiêu chiến lược này.
Việc rà soát lại các mục tiêu chiến lược được coi như một bước đánh giá cuối cùng về tính chất… và sự hợp lý của những mục tiêu và chiến lược đề ra. Việc rà xét lại chiến lược còn để đánh giá xem xét các yếu tố môi trường trong quá trình soạn thảo chiến lược đến khi triển khai thực hiện có phù hợp khơng, nếu cịn tương
đồng thì khơng cần điều chỉnh nội dung chiến lược, nếu khơng tương đồng thì phải điều chỉnh mục tiêu.
b) Thiết lập các mục tiêu hàng năm.
Mục tiêu hàng năm biểu thị những trạng thái, những cột mốc, những tiêu chuẩn mà doanh nghiệp cần phải đạt được trong khoảng thời gian dưới một năm. Mục tiêu hàng năm là kết quả quan trọng mà các doanh nghiệp phải đạt được để đạt tới mục tiêu dài hạn.
Cũng như các mục tiêu dài hạn, các mục tiêu hàng năm phải đo lường được, có định lượng, có tính thách thức, thực tế phù hợp và có mức độ ưu tiên. Các mục tiêu này được đề ra ở cấp doanh nghiệp, bộ phận chức năng và các đơn vị trực thuộc. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần cân nhắc đến việc rà soát các mục tiêu đã thiết lập. Việc rà soát các mục tiêu đã thiết lập nhằm đảm bảo chắc chắn rằng những người chịu trách nhiệm thực hiện nhận thức được các mục tiêu và chiến lược một cách thấu suốt. Tất cả các bản phân tích, mục tiêu và chiến lược cần phải được viết thành văn bản kế hoạch thực hiện chiến lược. Sự khơng hiểu thu được qua việc sốt xét trên tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều chỉnh mục tiêu chiến lược.
Mục tiêu chiến lược chỉ có thể thực thi thông qua việc thiết lập mục tiêu hàng năm là sự phân chia mục tiêu tổng quát thành từng mục tiêu bộ phận, rồi từ đó làm cơ sở giao cho các đơn vị thành viên trong doanh nghiệp thực hiện tạo nên sự chấp nhận và gắn bó giữa mọi người trong toàn doanh nghiệp.
Các mục tiêu hàng năm như những hướng dẫn cho hành động. Nó chỉ đạo và hướng dẫn những nỗ lực và hoạt động của các thành viên trong doanh nghiệp. Những mục tiêu hàng năm thường được xác định bằng các chỉ tiêu khả năng thu lợi nhuận, chỉ tiêu tăng trưởng và thị phần của từng bộ phận kinh doanh, theo khu vực địa lý, theo nhóm khách hàng và sản phẩm rất phổ biến trong các doanh nghiệp.
Mục tiêu hàng năm có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong thực hiện chiến lược. Đây là cơ sở để phân phối các nguồn lực trong quá trình thực hiện nguồn lực; là cơ sở để đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của các bộ phận, cá nhân; là công cụ quan trọng để kiểm sốt tiến trình thực hiện chiến lược nhằm đặt được các mục tiêu dài hạn đã đặt ra; là căn cứ ưu tiên của tổ chức, của bộ phận, của phòng ban.
Các mục tiêu hàng năm nên đo lường được phù hợp, hợp lý có thách thức, rõ ràng được phổ biến trong tổ chức. Xác định trong khoảng thời gian phù hợp và kèm theo cơ chế thưởng phạt tương xứng.
Nhiệm vụ thiết lập các mục tiêu hàng năm phải được thực hiện trực tiếp bởi các nhà quản trị trong doanh nghiệp. Mức độ chủ động tham gia vào việc thiết lập các mục tiêu hàng năm là động lực chính cho sự chấp nhận và cam kết thực hiện các mục tiêu này. Thiết lập các mục tiêu ngắn hạn là điểm cốt lõi xác định sự thành công hay thất bại trong thực thị chiến lược của doanh nghiệp vì các lý do:
Mục tiêu hàng năm là cơ sở để tiến hành phân bổ nguồn lực;
Mục tiêu hàng năm là cơ chế chủ yếu để đánh giá các nhà quản trị;
Mục tiêu hàng năm là cơng cụ chính trong q trình động viên các thành viên tổ chức hoàn thành mục tiêu chiến lược dài hạn;
Mục tiêu hàng năm cho phép thiết lập các ưu tiên của cơ cấu tổ chức, phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp.
Ví dụ: Hình 6.1 minh họa cách thức mà một doanh nghiệp kinh doanh thiết lập các mục tiêu hàng năm trên cơ sở các mục tiêu chiến lược dài hạn.
Hình 6.1 cũng thể hiện hệ thống bậc mục tiêu hàng năm được xây dựng trên cơ sở cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp. Hệ thống này đòi hỏi sự kết hợp hiệu quả theo cả chiều dọc và chiều ngang. Bởi vì, việc hồn thành mục tiêu hàng năm tăng trưởng về sản lượng của bộ phận sản xuất sẽ khơng cịn hiệu quả nếu như bộ phận marketing không thể tiêu thụ được số lượng sản phẩm mới này.
Mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp
Tăng 3 lần doanh thu của doanh nghiệp trong 3 năm tới thông qua triển khai chiến lược thâm nhập và phát triển thị trường
Mục tiêu SBU1
Tăng doanh thu lên 40% trong năm nay và 40%
trong 2 năm tới (Doanh thu hiện tại là 1
triệu USD)
Mục tiêu SBU 2
Tăng doanh thu lên 30% trong năm nay và 40%
trong 2 năm tới (Doanh thu hiện tại là
0,5 triệu USD)
Mục tiêu SBU3
Tăng doanh thu lên 50% trong năm nay, 70% trong năm thứ 2 và 62% trong năm
thứ 3
(Doanh thu hiện tại là 0,7 triệu USD) Mục tiêu hàng năm của bộ phận R&D Mục tiêu hàng năm của bộ phận Sản xuất Mục tiêu hàng năm của bộ phận Marketing Mục tiêu hàng năm của bộ phận Tài chính Mục tiêu hàng năm của bộ phận Nhân sự Phát triển 2 sản phẩm mới
trong năm nay và đưa vào thương mại hóa thành cơng
Tăng công suất nhà máy lên 30% trong năm nay Tăng lực lượng bán hàng lên 40% trong năm nay Gia hạn khoảng nợ 400.000 USD thêm 6 tháng nữa Giảm số lượng nhân viên văn phòng từ 30% xuống cịn 20% trong năm nay
Hình 6.1: Hệ thống mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp kinh doanh
c) Thiết lập các chính sách hướng dẫn việc thực hiện chiến lược
Chính sách được hiểu là những văn bản, những quy tắc, những phương pháp và những thủ tục hành chính được thiết lập nhằm hỗ trợ và thúc đẩy việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Chính sách sẽ tạo ra những giới hạn, những điều kiện ràng buộc và khuôn khổ hành động cho các hành vi của các thành viên trong tổ chức, nói cách khác chính sách chỉ ra những hành động có thể hoặc không thể thực hiện nhằm đạt tới các mục tiêu của doanh nghiệp
Chính sách là những công cụ thực thi chiến lược, các chính sách đặt ra