6. Cấu trúc luận văn
1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến quá tình tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn triển
triển khai thực hiện ERP (Bản tin và sự kiện của công ty phần mềm KMC, ngày 05 tháng 08 năm 2011)
Trong thế kỷ 21, với tốc độ phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin và sự biến đổi không ngừng của nền kinh tế - xã hội, thì vấn đề quản lý doanh nghiệp trên nền tảng ứng dụng tri thức khoa học ngày càng trở nên quan trọng và cũng là nhân tố nâng cao sức cạnh tranh cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp Việt Nam trên sân chơi WTO. Và giải pháp được nhiều sự quan tâm của các nhà quản lý doanh nghiệp hiện nay chính là ERP – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
Với những lợi ích nhìn thấy từ ERP đã đưa nhiều doanh nghiệp tới mong muốn và quyết định đầu tư , triển khai một hệ thống ERP cho doanh nghiệp mình. Tuy nhiên với sự chuẩn bị chưa đầy đủ về kiến thức cũng như “nội lực” khi triển khai ERP đồng thời do các nguyên nhân khác sẽ dẫn tới việc các doanh nghiệp bị “ vỡ mộng” khi triển khai một dự án ERP thất bại.
Các nhân tố cần nhận diện trước khi thực hiện tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn- ERP trong Doanh nghiệp.
1.4.1 Nhà tƣ vấn:
Các nhà quản lý phải hiểu được rằng ERP khơng đơn thuần là cơng nghệ, nó là nơi tích lũy kiến thức và kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm tác nghiệp, 80% khối lượng cơng việc trong q trình triển khai ERP là tư vấn, chỉ có 20% khối lượng là lập trình. Hầu hết các dự án ERP khơng thành cơng là do khâu tư vấn chưa tốt, đơn vị tư vấn chưa nắm được yêu cầu, hiện trạng cũng như quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp.
1.4.2 Yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp
Một điểm cần kể tới là kinh nghiệm triển khai của các đơn vị triển khai ERP, đặc biệt triển khai thành công ERP tại Việt Nam chưa có nhiều. Do sự thiếu kinh nghiệm triển khai thực tế của đơn vị triển khai, chưa nắm bắt hết các khả năng và công cụ của ERP mà mình đang triển khai nên khơng thể lập trình, bổ sung những ứng dụng cho phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp, không thể đưa hệ thống vào sát với thực tế của doanh nghiệp.
1.4.3 Nguồn nhân lực
Bên cạnh đó nguồn nhân lực cũng gây ra cản trở khá lớn cho quá trình triển khai ERP. Khi mà chính ban lãnh đạo doanh nghiệp cũng chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của nguồn nhân lực khi quyết định thay đổi cả quy trình hoạt động để triển khai ERP. Do đó chưa có sự chuẩn bị về tâm lý cho nhân viên, dẫn đến sự nghi ngờ, thiếu sự đồng lòng và hợp tác của nhân viên trong doanh nghiệp khi tiến hành triển khai ERP.
Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp có đội ngũ lao động “già” thì khó khăn càng tăng lên. Khó khăn khơng chỉ dừng lại ở độ tuổi lao động mà còn ở số lượng cơng việc. Q trình triển khai ERP địi hỏi cơng đoạn chạy thử, kiểm tra và sau đó đưa vào áp dụng. Vì vậy,cơng việc của nhân viên sẽ tăng lên. Nếu ban lãnh đạo cơng ty khơng
nhìn thấy, thấu hiểu và làm hệ thống tư tưởng cho chính nhân viên của mình thì sẽ dễ dẫn đến hiện tượng chống lại dự án.
1.4.4 Cơng nghệ thơng tin
Một nhân tố khác nữa đó là cơng nghệ thơng tin. Cơng nghệ ở đây chính là điều kiện để hoạt động ERP, việc triển khai cho các cơng ty thành viên sẽ gặp khó khăn hơn nếu hệ thống mạng máy tính, hệ thống mạng (server), máy vi tính, trang thiết bị để triển khai cho tồn doanh nghiệp khơng đồng bộ. Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự cơng nghệ thông tin yếu cả về số lượng lẫn chất lượng sẽ gây ảnh hưởng khá nhiều đến khả năng triển khai ERP, cụ thể là ảnh hưởng tới vấn đề tiếp nhận quản trị hệ thống (phân quyền, phân cấp... ) cũng như duy tu hệ thống (bảo mật, sao lưu, phục hồi... ) hoặc các sự cố thông thường trong quản trị mạng thông tin doanh nghiệp.
1.4.5 Chi phí thực hiện dự án.
Cuối cùng là khó khăn về chi phí: chi phí triển khai cho dự án ERP thông thường khá lớn, ngồi những chi phí đã được dự tốn trước thì những chi phí ẩn trong q trình triển khai sẽ gây cho doanh nghiệp khơng ít khó khăn khi đối mặt với những khoản chi phát sinh ngoài ngân sách dự kiến cho ERP. Đối với các doanh nghiệp có quy mơ nhỏ thì việc vận dụng ERP khơng phải dễ dàng vì sức ép chi phí cho doanh nghiệp trong giai đoạn đầu là khơng nhỏ.
Tóm tắt: Chương I trình bày tổng quan các nghiên cứu về các nhân tố đã ảnh hưởng đến quá trình tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn, thành cơng hay thất bại khi thực hiện hệ thống hoạch định các nguồn lực doanh nghiệp ERP qua nghiên cứu Hazar Daoud&Mohamed.,(Vol.13,2013,pp1-35)-Accounting information systems in a ERP environment and Tunisian Firm performance, nhận dạng và đánh giá mức độ ảnh
hưởng của các nhân tố chi phối đến q trình tổ chức hệ thống thơng tin kế toán như nghiên cứu của Toni M.Somers& Klara Nelson “The Impact of Critical Success Factors across the Stages of Enterprise Resource Planning Implementation. Phần này
cịn trình bày các nhân tố trong một hệ thống thơng tin kế tốn thành công “Information Systems Success” của tác giả William H. DeLone và Ephraim R. McLean”Nghiên cứu của Toni M.Somers& Klara Nelson “The Impact of Critical
Success Factors across the Stages of Enterprise Resource Planning Implementation”.
Cơ sở lý thuyết liên quan đến đề tài nghiên cứu này được trình bày trong chương II.
CHƢƠNG II
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC NHÂN TỐ CHI PHỐI ĐẾN VIỆC TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG MƠI TRƢỜNG CNTT 2.1Khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn