6. Cấu trúc luận văn
2.2 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn:
2.2.2.6 Tổ chức hệ thống báo cáo
Đây là nội dung rất quan trọng của q trình tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn bởi vì thơng qua các báo cáo sẽ thể hiện được nội dung thơng tin mà hệ thống cung cấp. Q trình này cần xác định các loại báo cáo cần thiết được cung cấp nội dung của
từng báo cáo, cách thức lập, hình thức thể hiện, thời gian cung cấp, phân quyền cho các đối tượng lập và sử dụng báo cáo.
2.2.3 Mục tiêu của tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trong mơi trường CNTT Hệ thống thơng tin kế tốn là hệ thống thơng tin chính của Doanh nghiệp cung cấp cho người sử dụng những thông tin mà họ cần để thực hiện cơng việc của họ. Có sáu thành phần trong một hệ thống thơng tin kế tốn.
(Romney, M. & Steinbart, P.,(2012). Accounting Information Systems(Twelfth
Edition), United States of American, Pearson Prentice Hall.)
a. Người sử dụng hệ thống.
b. Những thủ tục và hướng dẫn sử dụng để thu thập , xử lý và lưu trữ dữ liệu. c. Dữ liệu về tổ hoạt động tổ chức và kinh doanh của Doanh nghiệp.
d. Phần mềm đã sử dụng để xử lý dữ liệu.
e. Cơ sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin bao gồm: máy tính, thiết bị thơng tin (network communication devices) mạng.
f. Đo lường tính kiểm sốt nội bộ và bảo mật dữ liệu trong hệ thống thơng tin kế tốn.
Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn của một doanh nghiệp trong môi trường CNTT cần phải đạt được các mục tiêu sau:
( Nguyễn Phước Bảo Ấn, 2010. Tổ chức hệ thống kế toán trong điều kiện tin học hóa-tập 3, trang 10-13. Trường Đại Học Kinh Tế.TP.HCM)
Cung cấp được các thơng tin nhanh và hữu ích.
Đáp ứng yêu cầu quản lý của Doanh Nghiệp.
Phù hợp với tính chất, đặc điểm hoạt động của Doanh Nghiệp.
Ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp.
Một hệ thống thơng tin kế tốn phải đáp ứng được việc ghi nhận đầy đủ các dữ liệu đầu vào, tổ chức xử lý dữ liệu, nắm bắt nhu cầu thông tin của từng đối tượng sử dụng thơng tin nhằm cung cấp các thơng tin hữu ích và phù hợp. Trong quá trình xử lý các nghiệp vụ, việc đạt được mục tiêu này có nghĩa là xác định một cách rõ ràng và cụ thể cần ghi nhận, xử lý các dữ liệu , thơng tin gì, phương pháp và phương tiện ghi nhận như thế nào, ai xử lý, cung cấp thông tin cho ai,…
2.2.3.2 Đáp ứng yêu cầu quản lý của Doanh Nghiệp
Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp rất đa dạng và thường không giống nhau, mặc dù mục đích cuối cùng của q trình hoạt động kinh doanh là như nhau. Do đó khi tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn cần nắm bắt đầy đủ các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn phù hợp. Các yêu cầu quản lý này có thể là yêu cầu về nội dung, tính chất, thời điểm cung cấp thơng tin kế tốn, các u cầu quản lý hoạt động kinh doanh trong nội bộ doanh nghiệp, giữa các đơn vị thành viên, yêu cầu về quản lý vốn, tài sản hay quản lý nguồn nhân lực…Ví dụ: trong một doanh nghiệp kinh doanh bách hóa tổng hợp theo phương thức bán lẻ, với danh mục mặt hàng rất lớn, kinh doanh trên nhiều địa điểm khác nhau, số lần nhập xuất nhiều nhưng giá trị của từng lần nhập xuất nhỏ, thông thường chúng ta hay nghĩ đến việc quản lý hàng tồn kho theo hệ thống kiểm kê định kỳ. Nhưng nếu Ban lãnh đạo doanh nghiệp muốn có báo cáo hàng ngày về lãi gộp của từng mặt hàng, từng ngành hàng, thì rõ ràng việc sử dụng hệ thống kiểm kê định kỳ sẽ không đáp ứng yêu cầu quản lý. Trong trường hợp này phải tổ chức kê khai thường xuyên hàng tồn kho và sử dụng một phần mềm kế toán đủ mạnh để xử lý và cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý.
2.2.3.3 Phù hợp với tính chất, đặc điểm hoạt động của Doanh Nghiệp
Mỗi doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong những lĩnh vực, ngành nghề khác nhau, như đối tượng kinh doanh có hay khơng có hình thái vật chất, chu kỳ kinh doanh dài hay ngắn hơn kỳ kế toán, rủi ro trong kinh doanh cao hay thấp,…nên việc vận dụng các phương pháp kế toán, vận dụng chế độ kế toán hay chọn lựa phần mềm kế toán
phải đảm bảo hệ thống kế toán phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh. Ví dụ như trong cùng lĩnh vực sản xuất, tổ chức hệ thống kế toán trong doanh nghiệp ngành may mặc sẽ khác biệt rất cơ bản so với tổ chức hệ thống kế tốn trong doanh nghiệp đóng tàu. Những khác biệt này do đặc thù hoạt động sản xuất như sản xuất hàng loạt (doanh nghiệp may mặc) và sản xuất theo đơn đặt hàng (doanh nghiệp đóng tàu), do chu kỳ sản xuất kinh doanh hay do phương pháp quản lý hàng tồn kho.
2.2.3.4 Ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp nghiệp
Trong thời gian gần đây, một trong những mục tiêu khi tổ chức hoặc tái tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn của một doanh nghiệp là ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống kế toán. Việc ứng dụng một cách hợp lý và hữu hiệu các tiến bộ của cơng nghệ thơng tin trong hệ thống kế tốn sẽ giúp hệ thống kế toán đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp.
2.2.4 Yêu cầu tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trong mơi trường CNTT
Tổ chức hệ thống kế tốn của một doanh nghiệp trong mơi trường CNTT cần đáp ứng các yêu cầu sau:
2.2.4.1 Yêu cầu kiểm sốt
Hệ thống kế tốn phải cung cấp thơng tin trung thực, hợp lý, đáng tin cậy, phải đảm bảo an tồn cho tài sản và thơng tin, phải phù hợp với các yêu cầu, các quy định của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Khi đưa ra các mẫu biểu báo cáo, chứng từ, các quy trình kế tốn, các phương pháp kế tốn hay khi phân cơng nhân sự trong phịng kế tốn cần đảm bảo tính kiểm sốt của tồn bộ hệ thống kế toán.
2.2.4.2 Yêu cầu hiệu quả
Khi tổ chức hệ thống kế tốn trong doanh nghiệp cần tính đến hiệu quả của cơng việc kế tốn. Do đó phải phân tích tồn diện về thời gian, chi phí tiêu hao khi tổ chức hệ thống kế tốn, và so sánh với lợi ích của hệ thống mới để đảm bảo thời gian tổ chức hệ thống hợp lý, chi phí nhỏ hơn lợi ích mang lại.
2.2.4.3 Yêu cầu phù hợp
Tổ chức hệ thống kế toán sao cho hệ thống kế toán được tạo ra phải đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp trong quá trình ghi nhận, xử lý, cung cấp thơng tin. Đồng thời hệ thống kế toán cũng phải đáp ứng các yêu cầu của người sử dụng hệ thống, các nhân viên kế tốn và những người sử dụng thơng tin do hệ thống kế toán cung cấp
2.2.4.4 Yêu cầu linh hoạt
Tổ chức hệ thống kế toán sao cho hệ thống kế toán mới được tạo ra phải đủ linh hoạt để có thể phù hợp trong điều kiện hiện tại cũng như trong tương lai; hay trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi quy mơ sản xuất kinh doanh, thay đổi hình thức sở hữu vốn…thì hệ thống kế tốn khơng phải thay đổi những nội dung, những thành phần cơ bản của nó. Do đó khi tổ chức hệ thống kế toán cần quan tâm đến các kế hoạch chiến lược dài hạn của doanh nghiệp nhằm định hướng các thay đổi có thể xảy ra đối với hệ thống kế toán, đồng thời đưa ra các kế hoạch điều chỉnh, cải tiến hệ thống một cách hợp lý.
2.3 Các nhân tố ảnh hƣởng đến tổ chức hệ thống thông tin kế tốn trong mơi trƣờng CNTT trƣờng CNTT
Quá trình tổ chức hệ thống kế tốn có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố khác nhau, khi những nhân tố này thay đổi, hệ thống thơng tin kế tốn có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng hay có thể dẫn đến việc phải tổ chức lại hệ thống thông tin kế tốn.
Mơi trường kinh doanh của một doanh nghiệp ảnh hưởng đến yêu cầu thông tin kế toán mà doanh nghiệp phải cung cấp hay sử dụng và ảnh hưởng đến việc tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. Các nhân tố thuộc môi trường kinh doanh bao gồm:
2.3.1 Môi trƣờng kinh doanh
2.3.1.1Môi trường kinh tế xã hội
Môi trường kinh tế xã hội ảnh hưởng đến đối tượng sản xuất kinh doanh, tập quán tiêu dùng, phương thức, hình thức kinh doanh, các biện pháp quảng cáo, khuyến
mãi,…của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần có những thơng tin phù hợp để có thể tồn tại và ra quyết định.
2.3.1.2Môi trường pháp lý.
Mơi trường pháp lý bao gồm tồn bộ hệ thống văn bản pháp quy và việc vận hành trong thực tế của hệ thống này. Trong đó, đứng ở góc độ tổ chức hệ thống kế toán, các nhân tố cơ bản có ảnh hưởng quan trọng đến tổ chức hệ thống kế toán của các doanh nghiệp là luật Kế toán, hệ thống chuẩn mực kế toán, các nghị định, thông tư hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán trong doanh nghiệp và các văn bản pháp quy khác có liên quan đến hoạt động kinh doanh, hoạt động kế toán như các bộ luật về thuế, luật doanh nghiệp,…Khi tổ chức hệ thống kế toán cần nắm vững hệ thống văn bản pháp quy về kế tốn, tài chính và vận dụng phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp.
2.3.2 Nhu cầu thơng tin kế tốn
Tổ chức hệ thống kế toán trong doanh nghiệp phải đáp ứng được nhu cầu thơng tin kế tốn của các đối tượng sử dụng thông tin, bao gồm các thơng tin kế tốn tài chính và các thơng tin kế tốn quản trị. Về ngun tắc, các thơng tin kế tốn tài chính được cung cấp phải tuân thủ chế độ kế toán và phù hợp với chuẩn mực kế toán, tuy nhiên, một số trường hợp đặc thù, doanh nghiệp có thể sẽ cung cấp thêm các thơng tin kế tốn tài chính khơng được quy định trong chế độ kế toán, theo yêu cầu của công ty mẹ hay các yêu cầu của các tổ chức khác nhau như Uỷ Ban chứng khốn…Các thơng tin kế tốn quản trị được cung cấp theo nhu cầu thơng tin sử dụng nội bộ doanh nghiệp. Nhu cầu thơng tin kế tốn quản trị rất đa dạng và thường khơng được chuẩn hóa.
Nhu cầu thơng tin kế tốn cho các đối tượng sử dụng thơng tin rất đa dạng, do đó, khi tổ chức hệ thống kế tốn cần phân tích kỹ để có thể xác định chính xác nhu cầu thơng tin, từ đó, vận dụng các phương pháp kế tốn phù hợp để tạo và cung cấp thơng tin đáp ứng yêu cầu của đối tượng sử dụng thông tin.
Yêu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp thường mang tính đặc thù và ảnh hưởng đến tổ chức hệ thống kế toán trong doanh nghiệp. Yêu cầu quản lý doanh nghiệp thường bao gồm các vấn đề sau:
Tuân thủ pháp luật và các định chế tài chính kế tốn
Nội dung, tính chất, thời điểm cung cấp thơng tin cho bên ngoài theo luật định, cung cấp cho các công ty mẹ hay cơ quan chủ quản, cho chủ đầu tư và thông tin sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp.
Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong hạch toán và báo cáo.
Quan điểm, cách thức quản lý, sử dụng nguồn lực
Phương pháp tính giá các đối tượng kế tốn và vấn đề điều chỉnh giá khi cung cấp thông tin.
Vấn đề hợp nhất báo cáo tài chính
Vấn đề nhân sự, tiền lương và các khoản ưu đãi cho nhân viên.
Trách nhiệm quản lý của các cấp quản lý trung gian.
2.3.4 Yêu cầu kiểm soát trong doanh nghiệp
Yêu cầu kiểm soát và các quy định của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp có thể thay đổi trong suốt q trình doanh nghiệp hoạt động. Khi có những thay đổi này, quan điểm về tính trung thực và đáng tin cậy của thơng tin kế tốn có thể bị ảnh hưởng, hay doanh nghiệp có thể chấp nhận mức rủi ro cao hơn trong việc ra quyết định kinh doanh hay trong việc quản lý tài sản. Điều này có thể dẫn đến việc vận dụng các phương pháp kế toán khác và ảnh hưởng đến tổ chức hệ thống kế tốn trong doanh nghiệp. Ví dụ việc thay đổi hệ thống quản lý hàng tồn kho từ kê khai thường xuyên sang kiểm kê định kỳ có thể bắt nguồn từ quan điểm chấp nhận rủi ro có thể xảy ra do mất mát hàng tồn kho, chấp nhận rủi ro do thông tin về giá trị hàng tồn kho và giá vốn hàng bán có thể khơng chính xác.
Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đối với tổ chức hệ thống kế toán trong doanh nghiệp rất sâu rộng. Ở đây chúng ta đề cập đến các ảnh hưởng từ những tiến bộ về phần cứng như khả năng xử lý, khả năng lưu trữ, tốc độ xử lý,…hay các ảnh hưởng của những tiến bộ về phần mềm như sự phát triển của hệ thống quản trị dữ liệu (DBMS – Data Base Management Systems), các giải pháp xử lý, lưu trữ, truy xuất thông tin hay cũng có thể là các giải pháp đảm bảo an tồn cho dữ liệu, thơng tin trong mơi trường máy tính. Bên cạnh đó, tổ chức hệ thống kế tốn cịn bị ảnh hưởng bởi khả năng chia sẻ tài nguyên, hay khả năng cung cấp, chia sẻ thông tin trên hệ thống mạng nội bộ (LAN), mạng diện rộng (WAN), Intranet hay Internet. Công nghệ phần cứng, phần mềm hiện nay phát triển với tốc độ rất nhanh và ngày càng cung cấp nhiều giải pháp hữu ích cho kế tốn, điều đó dễ dàng dẫn đến các thay đổi trong tổ chức hệ thống kế tốn. Ví dụ như trong một doanh nghiệp có nhiều đơn vị nội bộ, khi lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung hay phân tán, cần cân nhắc việc ứng dụng công nghệ thông tin như thế nào cho phù hợp. Nếu doanh nghiệp có hệ thống hạ tầng mạng tốt, có hệ thống intranet riêng và mua phần mềm kế tốn có thể xử lý, chuyển giao dữ liệu dựa trên nền tảng internet, doanh nghiệp có thể vận dụng hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung, và bỏ qua các giới hạn về phạm vi địa lý, khối lượng nghiệp vụ,…
Nhận thức về vai trị của cơng nghệ thơng tin của các nhà lãnh đạo trong doanh nghiệp cũng ảnh hưởng đáng kể đến tổ chức hệ thống kế tốn. Cơng nghệ thơng tin không phải là giải pháp vạn năng cho những khó khăn về kế tốn của doanh nghiệp, nhưng cũng không phải chỉ đơn thuần là cơng cụ hỗ trợ làm tăng tốc độ tính tốn và cung cấp thơng tin. Do đó khi nhà lãnh đạo trong doanh nghiệp có nhận thức phù hợp về việc ứng dụng công nghệ thông tin và vai trị cơng nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp, tổ chức hệ thống kế tốn trong doanh nghiệp có thể được tiến hành một cách thuận lợi hơn.
( Nguyễn Phước Bảo Ấn, 2010. Tổ chức hệ thống kế toán trong điều kiện tin học hóa-
Tóm tắt: Chương này trình bày cơ sở lý thuyết về hệ thống thơng tin kế tốn, tổ chức
hệ thống thơng tin kế tốn và các nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống thông tin kế toán của Doanh nghiệp. Trên cơ sở này, bảy giả thuyết và một mơ hình nghiên cứu đã được đề xuất và được trình bày trong chương 3.
3.1 Giới thiệu:
CHƢƠNG III PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Chương 2 trình bày cơ sở lý thuyết liên quan đến hệ thống thơng tin kế tốn, tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn và các nhân tố chi phối đến việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn tại các Doanh nghiệp trong môi trường công nghệ thông tin. Chương 3 này nhằm mục đích giới thiệu phương pháp nghiên cứu sử dụng để điều chỉnh thang