6. Cấu trúc luận văn
2.1.2 Khái niệm hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một hệ thống do con người thiết lập nên bao gồm tập hợp những thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin cho người sử dụng.
Tất cả các hệ thống thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng được gọi là hệ thống thơng tin. Ví dụ: hệ thống dự báo thời tiết, hệ thống cảnh báo sống thần hay hệ thống kế tốn… chính là những hệ thống thơng tin điển hình với mục tiêu cung cấp các thông tin phục vụ cho các đối tượng thông tin khác nhau.
Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống thơng tin bao gồm các thành phần có quan hệ với nhau được thiết lập trong một tổ chức nhằm hỗ trợ cho các hoạt động chức năng của một tổ chức, hỗ trợ quá trình ra quyết định của các cấp quản lý thông qua việc
cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm sốt q trình hoạt động của tổ chức.
Phân loại hệ thống thơng tin quản lý:
Phân loại theo cấp độ quản lý sử dụng thơng tin trong doanh nghiệp
• Hệ thống xử lý nghiệp vụ
• Hệ thống hỗ trợ ra quyết định
• Hệ thống hỗ trợ điều hành và hệ thống chuyên gia
Phân loại theo nội dung kinh tế của các quá trình sản xuất kinh doanh
Nếu chia quá trình sản xuất kinh doanh tổng quát theo các nội dung kinh tế liên quan, chúng ta có thể chia hệ thống thông tin quản lý thành những hệ thống con như sau:
• Hệ thống thơng tin sản xuất
• Hệ thống thơng tin bán hàng
• Hệ thống thơng tin nhân sự
• Hệ thống thơng tin kế tốn
• Hệ thống thơng tin tài chính…
Hệ thống thơng tin kế tốn là một hệ thống con trong nhiều hệ thống con khác của hệ thống thơng tin quản lý. Do đó, hệ thơng thơng tin kế tốn cũng có các thành phần cơ bản của một hệ thống thơng tin. Đó là:
Dữ liệu đầu vào: Tất cả những nội dung được đưa vào hệ thống kế toán gọi
là dữ liệu đầu vào, bao gồm:
• Hệ thống chứng từ và nội dung các chứng từ sử dụng để phản ánh nội dung của các nghiệp vụ phát sinh.
• Các đối tượng kế tốn mà các nghiệp vụ phát sinh cần phải được tập hợp, theo dõi thơng qua hệ thống tài khoản kế tốn.
• Hệ thống các đối tượng quản lý mà các nghiệp vụ phát sinh cần được tập hợp, theo dõi chi tiết phù hợp yêu cầu thông tin và quản lý của doanh nghiệp
Hệ thống xử lý: Bao gồm tập hợp tất cả những nhân tố tham gia vào q
trình xử lý dữ liệu để có thơng tin kế tốn hữu ích.
• Quy trình ln chuyển chứng từ và thực hiện các q trình kinh doanh.
• Hình thức ghi sổ hay cách thức nhập liệu, khai báo, cập nhật dữ liệu.
• Quy định về phân tích, hạch tốn các nghiệp vụ phát sinh.
• Phương thức xử lý bằng máy, phần mềm hay ghi chép thủ cơng.
• Bộ máy xử lý bao gồm mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban trong việc thu thập và luân chuyển thông tin về bộ phận kế toán; Tổ chức cơng việc trong bộ máy kế tốn.
Lưu trữ: Dữ liệu thu thập và xử lý có thể được lưu trữ để phục vụ cho các
q trình xử lý cung cấp thơng tin lần sau thơng qua các phương thức:
• Hệ thống chứng từ, sổ sách kế tốn trong hệ thống kế tốn thủ cơng.
• Các tập tin, bảng tính lưu trữ dữ liệu trong mơi trường máy tính.
Kiểm sốt: Bao gồm những quy định, thủ tục , chính sách được thiết lập
trong hệ thống kế tốn để kiểm sốt q trình thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin của hệ thống kế tốn, đảm bảo các thông tin cung cấp là trung thực và hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin.
Thông tin kết xuất: Thông tin của hệ thống thơng tin kế tốn thể hiện trên
nội dung của các báo cáo kế tốn (báo cáo tài chính và báo cáo quản trị) và cả thơng qua hệ thống sổ sách kế tốn.
2.2 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn2.2.1Khái niệm