Phương pháp truy cập dựa trên chỉ số cho phép truy cập tới bản ghi trong file không theo số thứ tự hoặc vị trí của bản ghi trong file mà theo một khoá ứng với bản ghi đó. Trong phương pháp này, mỗi file có chứa một chỉ số riêng của mình. Chỉ số gồm các khoá và con trỏ chỉ tới các bản ghi trong file. Để truy cập tới bản ghi, ta tìm khoá tương ứng trong chỉ số, sau đó theo con trỏ chỉ số để xác định bản ghi và tiến hành truy nhập trực tiếp bản ghi này.
Ví dụ, để tìm kiếm bản ghi về một người trong cơ sở dữ liệu, ta có thể cung cấp cho hệ thống tên của người đó. Hệ thống sẽ duy trì chỉ số trong đó tên được sử dụng làm khoá và được sắp xếp cho dễ tìm kiếm. Cùng với khoá này là số thứ tự bản ghi. Sau khi tìm được tên cần thiết trong chỉ số, hệ thống có thể truy cập trực tiếp tới bản ghi theo số thứ tự bản ghi tìm được cùng với khoá. Hình 4.1 minh hoạ cách đánh chỉ số như vậy
Một ví dụ sử dụng chỉ số khác là việc đánh chỉ số các từ khoá (các thuật ngữ) ở cuối các sách. Các thuật ngữ được sắp theo vần chữ cái, bên cạnh là số trang trong đó thuật ngữ xuất hiện.
Hình 4.1: Truy cập theo khối chỉ số
Các chỉ số có thể được đọc trước vào bộ nhớ để tăng tốc độ cho việc tìm kiếm và truy cập file tiếp theo.
Phương pháp truy cập theo chỉ số rất hay được dùng trong file cơ sở dữ liệu để giúp cho việc định vị và truy cập bản ghi theo một khóa nào đó thực hiện nhanh hơn.