Kế hoạch đấu thầu có vai trị vơ cùng quan trọng với cả chủ đầu tư cũng như nhà thầu tham dự. Chủ đầu tư lập kế hoạch đấu thầu phân chia dự án thành các gói thầu để có định hướng nhằm đáp ứng yêu cầu về chất lượng, chi phí và tiến độ thực hiện dự án. Với các nhà thầu, thơng tin trong kế hoạch đấu thầu giúp họ có định hướng về các gói thầu mà mình có đủ năng lực tham gia từ đó có sự chuẩn bị cho quá trình dự thầu nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.
Quá trình tổ chức đấu thầu như một “dây chuyền”, từng khâu, từng bộ phận của dây chuyền có hoạt động tốt thì mới đảm bảo cả dây chuyền hoạt động tốt. Kế hoạch đấu thầu được nâng cao chất lượng soạn thảo sẽ là tiền đề cho việc nâng cao hiệu quả của cả quá trình thực hiện đấu thầu qua mạng.
Đồng thời kế hoạch đấu thầu được soạn thảo có chất lượng cũng góp phần làm giảm thời gian, nhân sự cho quá trình thẩm định và điều chỉnh. Do vậy lãnh đạo Cơng ty cần có chỉ thị chấn chỉnh việc lập, thẩm định và phê duyệt kế hoạch đấu thầu, lựa chọn hình thức hợp đồng khơng phù hợp với gói thầu dẫn đến phải điều chỉnh gây chậm trễ tiến độ, lãng phí tiền của Cơng ty; tránh phê duyệt kế hoạch đấu thầu qua
mạng cho từng gói thầu khi có đủ điều kiện để phê duyệt kế hoạch đấu thầu qua mạng cho toàn bộ dự án.
Để nâng cao chất lượng kế hoạch đấu thầu qua mạng thì các cơng việc được tiến hành trước đó như khảo sát, lập thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán và dự toán cần được thực hiện kĩ càng thì việc phân chia các gói thầu, việc xác định giá gói thầu và thời gian thực hiện mới đảm bảo tính chính xác khơng chia nhỏ các gói thầu để tiến hành chỉ định thầu.
Chất lượng HSMT đang từng bước được nâng cao, tuy nhiên như đã nêu trên trong phần hạn chế trong tổ chức đấu thầu qua mạng tại công ty, cán bộ lãnh đạo cơng ty cần có phương hướng giải quyết để phát huy vai trò quan trọng của HSMT trong việc đưa ra những thơng tin cơ bản cần phải đáp ứng của gói thầu để cung cấp cho bên dự thầu và cũng để tuyển chọn nhà thầu có đủ năng lực đảm nhận thi cơng gói thầu.
Trước hết vẫn là giải pháp về vấn đề nhân lực bởi nhân lực có vai trị quyết định chất lượng của các văn bản soạn thảo. Với các gói thầu địi hỏi kỹ thuật cao, cần phải phân cơng cho các tổ chun gia có nhiều kinh nghiệm, am hiểu lĩnh vực của gói thầu từ đó đưa ra những tiêu chuẩn kỹ thuật cụ thể, chi tiết để định hướng cho các nhà thầu đồng thời cũng thống nhất và đem lại hiệu quả cho công tác chấm thầu.
Trước khi soạn thảo HSMT cần tiến hành khảo sát, thiết kế kỹ càng tuân thủ nghiêm ngặt quy trình kỹ thuật mà nhà nước quy định để tránh hiện tượng tiên lượng mời thầu khơng chính xác, sự phát sinh khối lượng thi công dẫn tới phải thay đổi tổng dự toán.
Mặt khác, các cán bộ phụ trách soạn thảo HSMT cần tránh việc dựa dẫm quá nhiều vào mẫu HSMT mà Bộ Kế hoạch Đầu tư ban hành, tránh tư tưởng chỉ cần đảm bảo các nội dung trong mẫu ban hành là đảm bảo quy định của pháp luật. Những tiêu chuẩn đánh giá chung chung không loại bỏ được HSDT ngay từ những vòng đánh giá sơ bộ và đánh giá năng lực kinh nghiệm gây ra những lãng phí trong nhân lực, thời gian cho cả nhà thầu tham gia cũng như tổ chuyên gia chấm thầu và chủ đầu tư. HSMT càng được chuẩn bị kỹ lưỡng thì các cơng việc lựa chọn và đánh giá HSDT
càng được thực hiện nhanh chóng. Tuy nhiên cũng khơng nên quy định quá chi tiết khiến các nhà thầu có tâm lý khơng muốn tham gia dự thầu vì quá nhiều điều khoản, tiêu chuẩn.