TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail.com moi nhat
2.2.8. Thực trạng tổ chức lưu trữ và bảo quản tài liệu kế toán
71
Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp
Cơng tác lưu trữ, bảo quản tài liệu kế tốn tại đơn vị nhìn chung được thực hiện tương đối tốt nhằm phục vụ cho công tác quyết tốn, cung cấp thơng tin cho các cơ sở quản lý. Tài liệu kế toán được lưu trữ, bảo quản trên kệ, tủ tại kho phòng riêng sạch sẽ, ngăn nắp. Tuy nhiên, nếu lưu trữ trong thời gian dài theo cách này, tài liệu có thể sẽ xảy ra hiện tượng ẩm mốc và phai mờ. Bên cạnh đó, việc sắp xếp tài liệu chưa phân thành từng khu và có tên, có chỗ để riêng nên cịn khó khăn trong việc tìm lại các tài liệu khi cần kiểm tra, đối chiếu.
Đơn vị thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán 20 năm và chưa áp dụng tiêu huỷ tài liệu kế tốn.
Hình 2.16: Nơi lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán tại UBND xã Đinh Xá
(Nguồn: Phịng tài chính – Kế tốn UBND xã Đinh Xá)
72
Nhận xét:
Tài liệu kế tốn được đưa vào lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, phân loại và sắp xếp thành từng hồ sơ. Sau khi phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán, kế toán đã tiến hành lưu trữ bảo quản chứng từ, lưu trữ các số liệu, sổ kế tốn, báo cáo tài chính, báo cáo quyết tốn,….
Tuy nhiên, tài liệu có thời gian lưu trữ dài dẫn đến số lượng tài liệu qua các năm lớn mà không gian lưu trữ lại hạn chế, chỉ có tủ, kệ để tài liệu gây khó khăn trong cơng tác cất giữa và bảo quản tài liệu. Khi cần tài liệu để xem lại hoặc phục vụ cơng tác kiểm tra thì mất rất nhiều thời gian, thêm vào đó tài liệu có nguy cơ cao bị ẩm mốc, mối mọt.
Bên cạnh đó, đơn vị chưa thực hiện tiêu huỷ tài liệu theo quy định mà tài liệu tự hao mòn tự nhiên.