TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail.com moi nhat
3.2.3. Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Đối với khâu lập chứng từ: Khi lập chứng từ phải tuân thủ theo Chế độ chứng từ kế toán hiện hành. Đối với những chứng từ bắt buộc khi thực hiện lập phải theo đúng mẫu, đảm bảo lập theo đúng các yếu tố cơ bản của chứng từ để phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tránh tình trạng mẫu chứng từ lập tuỳ tiện khơng thống nhất về hình thức, nội dung trên chứng từ khơng phản ánh rõ ràng gây khó khăn cho việc thanh tra, kiểm sốt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đối với yếu tố nội dung trên bản chứng từ cần được ghi cụ thể, rõ ràng, không ghi chung chung để dễ dàng cho việc phân loại đối tượng kế toán và hạch toán chi tiết theo từng đối tượng kế toán. Các chứng từ cùng loại, kế toán nên lập thành các bảng tổng hợp chứng từ cùng loại để hạch toán vào sổ sách kế toán một lần nhằm giảm nhẹ cơng tác kế tốn tại đơn vị và thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm sốt. Chứng từ kế tốn cần phải có đầy đủ yếu tố pháp lý (chữ ký, con dấu) theo quy định của pháp luật hiện hành.
Đối với khâu kiểm tra chứng từ: Khâu kiểm tra chứng từ trong các đơn vị nếu không thực hiện tốt sẽ dễ dàng để lọt những sai phạm cho nên đối với những chứng từ kế toán do đơn vị lập cần phải căn cứ vào các yếu tố cơ bản trên bản chứng từ lập theo đúng quy định. Đối với các chứng từ tiếp nhận từ bên ngồi về, kế tốn cần tiến hành kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ mới chuyển vào hạch tốn, các yếu tố kiểm tra bao gồm: tên chứng từ; ngày,tháng,số thứ tự; tên, địa chỉ của các bên tham gia vào nghiệp vụ; nội dung kinh tế của chứng từ; quy mô về mặt số lượng và giá trị; chữ ký của các bên và chữ ký của người phê duyệt chứng từ.
Trong khâu lưu trữ và bảo quản chứng từ: Đơn vị đã có kho lưu trữ riêng, cần bố trí thêm cơ sở vật chất như tủ lưu trữ, nên có một vị trí bảo quản chứng từ riêng để cơng tác lưu trữ và bảo quản chứng từ được đảm bảo hơn, tránh hiện tượng
85
Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp
ẩm mốc. Đối với chứng từ điện tử, cần đảm bảo tính bảo mật dữ liệu, thơng tin trong q trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra một cách chặt chẽ nhằm chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định và hằng năm đơn vị nên lưu trữ tồn bộ thơng tin trên chứng từ ra các thiết bị lưu trữ khác như đĩa CD – ROM, USB và thực hiện bảo quản.
Kế toán cần tiến hành xây dựng các nội quy chứng từ nhằm thực hiện tốt tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn theo quy định của Bộ tài chính, trên cơ sở nội quy chứng từ cho phép đơn vị thực hiện kiểm soát tốt hơn về quyền lợi cũng như trách nhiệm đối với từng đối tượng liên quan đến từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị.