Chương 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.1. Tổng quan về công ty Melody Logistics
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
2.1.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức:
Sau một thời gian hoạt động, cơng ty đã có nhiều thay đổi và đang ngày càng phát triển hơn. Do qui mơ vẫn cịn nhỏ nên cơ cấu tổ chức vẫn đang trong quá trình hồn thiện dần và được trình bày dưới dạng sơ đồ như sau:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức công ty
2.1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận:
• Giám đốc: Quyết định phương hướng kế hoạch, dự án kinh doanh và các chủ
trương lớn của công ty. Quyết định về việc chuyển nhượng, mua bán, cầm cố các loại tài sản cố định, quyết định về việc tuyển dụng, phân công, sử dụng lao động và các vấn đề khác như khen thưởng, kỷ luật, tiền lương.
• Phịng kinh doanh – bán cước tàu (Sales Department): Đây là bộ phận rất
quan trọng vì đây chính là nơi mang lại nguồn thu nhập chính cho cơng ty, hoạt động sales mạnh hay yếu ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận công ty. Bộ phận này đảm nhận công việc tiếp xúc với khách hàng, thỏa thuận giá cước và kế hoạch xuất hàng cụ thể, chịu trách nhiệm trong tồn bộ q trình từ lúc khi nhận lơ hàng làm thủ tục hải quan cho tới khi hồn tất và đảm bảo lô hàng được xếp đúng tàu, đúng chuyến.
Nhiệm vụ cụ thể:
- Phát triển khách hàng mới: tìm thơng tin từ tất cả các nguồn như mạng Internet, những trang vàng điện thoại, ra cửa khẩu, hải quan, đi sale ngồi...
- Quảng bá, phát triển hình ảnh của cơng ty đến các khách hàng tiềm năng; - Thường xuyên quan hệ, giữ liên lạc với khách hàng hiện tại và nối lại quan hệ với các khách hàng trước đây để tìm nguồn hàng...
- Báo giá + chăm sóc khách hàng qua mail, điện thoại, gặp trực tiếp...
SVTH: MAI NGỌC TRẦM 19 Lớp 09DQN1 Giám đốc Phòng hàng xuất Phòng kinh doanh Phòng hàng nhập Phịng kếtốn
- Chuyển các đơn hàng về cho phòng hàng nhập hoặc xuất; hỗ trợ làm chứng từ, thủ tục; thơng báo tình trạng lơ hàng tới khách...
• Phịng hàng xuất:
- Bộ phận chứng từ: Làm vận đơn, chuẩn bị chứng từ làm thủ tục hải quan (như làm tờ khai, chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O, kiểm dịch, hun trùng...); liên hệ với khách hàng để hoàn thiện chứng từ; thực hiện khai báo hải quan, dịch vụ kiểm dịch, hun trùng...
- Bộ phận tin tức:
o Cung cấp giá cước vận tại, cước đường biển cho đội Sales trên cơ sở giá bán gốc mà các shipping lines (hãng tàu) cung cấp, tên shipping lines, transit time (thời gian chuyển tải); o Kiểm tra giá cước và đàm phán giá cước với các shipping line, air cargo agent (đại lý hàng không); lập bảng so sánh giá cước và dịch vụ của các lines; o Gom hàng lẻ để đóng cont., trao đổi hàng giữa các forwarder với
nhau; o Thông báo tiến độ lô hàng tới khách bao gồm các thông tin căn bản
như: Tên khách hàng, số HBL (số vận đơn House Bill), số kiện số khối, tên tàu nối chặng 2, ngày dự kiến đến cảng đến; xử lý các vấn đề phát sinh; o
Giao dịch với các đại lý ở nước ngồi; tồn bộ các lơ hàng xuất đều phải làm thông báo cho đại lý tại địa điểm chuyển tải (Hong Kong/Singapore) hoặc cảng đến...
- Bộ phận giao nhận: (Operation hay còn gọi là OP) là bộ phận trực tiếp cung cấp dịch vụ giao nhận cho khách hàng. Thực hiện các thủ tục và nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu từ khâu đăng ký tờ khai đến thanh lý và lưu trữ các chứng từ.
• Phịng hàng nhập: gồm hai bộ phận là chứng từ thủ tục và tin tức, hoạt động
theo hai chức năng chính sau:
- Làm đại lý: Nhận hàng từ các đại lý khắp nơi trên thế giới gửi về qua các hãng tàu:
oBộ phận hàng nhập sẽ lo kiểm soát hàng gửi về, làm Arrive notes (giấy báo hàng đến) fax cho khách hàng rồi gọi điện thoại xác nhận. o Liên tục thông tin giao dịch với đại lý để lấy được hàng về...
- Làm dịch vụ:
oDịch vụ chứng từ xuất nhập khẩu, thông quan: làm chứng từ chuyển sang cho nhân viên làm thông quan ở cảng, cửa khẩu.
oTổng hợp giá thị trường từ đại lý, hãng tàu, dịch vụ vận chuyển nội địa... o Báo giá và tư vấn cho khách hàng.
oCập nhật thông tin về lô hàng cho khách, thay mặt người nhận hàng giám sát q trình vận tải hàng hóa khi người nhận hàng lo việc vận tải.
oThu xếp việc lưu kho, giao hàng đã làm thủ tục thông quan.
- Bộ phận giao nhận: (Operation hay còn gọi là OP) là bộ phận trực tiếp cung cấp dịch vụ giao nhận cho khách hàng. Thực hiện các thủ tục và nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu từ khâu đăng ký tờ khai đến thanh lý và lưu trữ các chứng từ.
• Bộ phận kế tốn – Nhân sự:
Kế toán:
- Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc trước các cơng việc kế tốn - Chịu trách nhiệm về các khoản chi của Công ty và các khoản thu từ khách hàng.
- Theo dõi sổ sách kế toán và các giấy báo nợ (Debit Note) của các Đại lý nước ngồi và khách hàng, làm kế tốn, kiểm tốn các nguồn vốn, các tài khoản, các nguồn tài chính.
- Nhận và kiểm tra chứng từ: tổng phí, giá bán, điều kiện thanh tốn, đối tượng xuất hóa đơn (trong nước hay ngoài nước).
- Thực hiện các nhiệm vụ với nhà nước như: đóng thuế, báo cáo tài chính Nhân sự:
- Quản lý về nhân sự, lương bổng, khen thưởng, theo dõi đề bạt cán bộ… - Thực hiện các hợp đồng thuê mướn lao động, nhà xưởng, thiết bị cơng tác, mua văn phịng phẩm…
- Đảm nhiệm việc tổ chức các các buổi họp, liên hoan, tiếp khách…