Chương 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
3.1. Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận tại công ty
3.1.1. Giải pháp về nhân sự
Con người chính là nhân tố trực tiếp tạo ra và quyết định đến chất lượng của dịch vụ. Mặc dù quy mơ vẫn cịn nhỏ, chưa có một bộ phận chuyên về vấn đề nhân sự nhưng Melody Logistics luôn coi nguồn nhân lực là một tài ngun vơ cùng q giá và là động lực cho sự phát triển. Để nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận thì chất lượng nhân sự công ty phải được chú ý hàng đầu.
3.1.1.1. Mục tiêu của giải pháp:
• Giải pháp này nhằm giải quyết hạn chế về nhân sự của công ty đã được đề cập đến trong mục 2.2.2.5, 2.2.4.1, của chương 2 – Thực trạng chất lượng dịch vụ giao nhận tại cơng ty Melody Logistics.
• Bổ sung nguồn nhân lực cho những phòng ban còn thiếu người do nghỉ việc hay phòng ban đang trên đà phát triển cần có thêm người.
• Khuyến khích nhân viên mới phát triển, giữ chân các nhân viên cũ mang lại nhiều lợi nhuận cho công ty.
3.1.1.2. Cách thực hiện và hiệu quả dự kiến:
Hiện tại Cải tiến Hiệu quả
• Số lượng nhân viên phịng kinh doanh chỉ có 5 người cho nên hạn chế trong việc tìm kiếm khách hàng. Đồng thời, các nhân viên kinh doanh nhiều khi thường phải kiêm luôn nhiệm vụ làm chứng từ cho các lô hàng của công ty, đôi khi xảy ra sai sót hay làm chứng từ chậm, dẫn tới hàng bị giữ lại tại cảng, không lấy đi hay xuất ra nước ngồi được.
• Cơng ty nên tuyển thêm 4 đến 5 nhân viên kinh doanh, và thêm 2 nhân viên làm cơng việc chứng từ
• Giảm bớt áp lực công việc cho nhân viên kinh doanh hiện tại của công ty để các nhân viên này có thời gian tập trung tìm kiếm khách hàng.
• Có thêm nhân viên kinh doanh giúp công ty có thêm nhiều cơ hội tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng mạng lưới giao dịch.
• Có thêm nhân viên làm chứng từ giúp cho thủ tục chứng từ được trơi chảy, nhanh chóng và chính xác hơn
• Phịng hàng nhập có 6 nhân viên trong đó chỉ có 1 nhân viên làm cơng tác giao nhận tại cảng, phòng hàng xuất có 5 nhân viên trong đó cũng chỉ có 1 nhân viên giao nhận tại cảng. Nhiều trường hợp lô hàng tới thì dẫn tới tình trạng làm khơng kịp, ảnh hưởng
• Cơng ty nên tuyển thêm 1 đến 2 nhân viên giao nhận cho mỗi phịng hàng nhập và hàng xuất.
• Phân cơng cụ thể nhân viên nào phụ trách cảng nào, hay khu vực giao hàng nào.
• Có thêm nhân viên giao nhận giúp công việc được tiến hành trôi chảy, nhanh chóng hơn, hàng khơng bị chậm trong cơng tác giao, nhận do chỉ có 1 nhân viên như trước nữa.
• Phân cơng cụ thể giúp cho các nhân viên nắm rõ mình chỉ cần tập trung vào khu vực hay những cảng cụ thể, tập trung thực hiện công việc, xây dựng
thời gian giao, nhận hàng.
các mối quan hệ tại đó nhiều hơn.
• Cơng ty chưa có phịng nhân sự, mọi hoạt động tuyển dụng, đào tạo, thưởng phạt,... đều do Giám đốc trực tiếp thực hiện. • Nên có thêm phịng nhân sự đảm nhận nhiệm vụ tuyển dụng và đào tạo nhân viên một cách chun nghiệp hơn.
• Nâng cao trình độ nhân viên công ty do có phịng nhân sự huấn luyện bài bản.
• Tăng niềm tin của khách hàng vào kiến thức, kĩ năng của nhân viên cơng ty.
• Mỗi tháng cơng ty tổ chức 2 buổi họp giữa Giám đốc và các trưởng phịng, khơng có sự tham gia của nhân viên cơng ty.
• Các trưởng phịng chỉ liên lạc, thông báo với nhân viên qua skype hay mail nội bộ, chưa tổ chức được các buổi họp gặp mặt trực tiếp. • Nên có ít nhất 1 ngày trong tháng cơng ty tổ chức họp có sự tham gia của đầy đủ nhân viên
• Các
trưởng
phòng nên gặp mặt nhân viên để cùng trao đổi, vì đây là kênh phản hồi nhanh và gần nhất đôi với nhân viên.
• Khuyế n khích nhân viên chủ động hơn trong công việc, đem thắc mắc của mình nêu ra để mọi người nghĩ cách giải quyết. • Để các phịng nắm tình hình kinh doanh lẫn nhau, đề xuất công tác hỗ trợ nhau cùng phát triển.
• Nhân viên cơng ty được phát biểu ý kiến trước tập thể, giúp nhân viên cảm nhận được vai trị của mình trong việc đảm bảo chất lượng dịch vụ chung của Cơng ty và có trách nhiệm hơn với công việc. Đồng thời, thắc mắc được tập thể cùng hỗ trợ giải quyết sẽ giúp cho công việc tiến hành trơi chảy hơn.
• Phịng hàng nhập đa số nhân viên có kinh nghiệm làm việc hơn phòng hàng xuất nên thường vượt chỉ tiêu, trong khi phòng hàng xuất còn chưa phát huy được khả năng của mình.
• Nên có sự bổ sung nhân sự cho phịng hàng xuất, có sự phối hợp, chia sẻ kinh nghiệm giữa nhân viên 2 phịng với nhau.
• Giúp công việc trôi chảy hơn, nâng cao doanh thu, kinh nghiệm làm việc cho nhân viên phòng hàng xuất, 2 phòng phát triển đồng đều kéo theo sự phát triển ngày càng lớn mạnh của cả cơng ty.
• Cơng tác giải quyết khiếu nại cịn chưa thỏa
mãn khách hàng. • Khi có thắc mắc, khiếu nại từ phía khách hàng, cơng ty nên khuyến khích nhân viên đưa ra hướng giải quyết, sau đó chọn ra cách hợp lý nhất, vừa tránh làm mất lòng khách hàng vừa đảm bảo lợi ích cơng ty.
• Khách hàng tin tưởng vào sự chuyên nghiệp của cơng ty, nâng cao hình ảnh cơng ty trong lòng khách hàng, tạo cơ hội hợp tác lâu dài.