III. GIAI ĐOẠN THUYẾT TRÌNH
3.1. Các bước tiến hành bài thuyết trình
3.1.1. Kế hoạch bài thuyết trình: Là một bản kế hoạch tóm tắt thường làm
cho diễn giả có thể nhớ lại một cách tuần tự các bước trong suốt quá trình trình bày bài thuyết trình.
Mục đích của bản kế hoạch bài thuyết trình nhằm giúp cho bạn nhớ những ý chính mà bạn muốn nói. Trong một số trường hợp, đây là cách viết cô đọng của bài chuẩn bị thuyết trình. Vì vậy, hãy dùng những từ hay những cụm từ có thể đánh thức trí nhớ của bạn, như là bản thống kê hay lời trích dẫn mà bạn không muốn mạo hiểm khi quên.
* Lựa chọn phương pháp trình bày: kế hoạch thuyết trình rất cần thiết với thuyết trình hiệu quả. Gạch ra những ý chính giống như một bản thiết kế cho bài thuyết trình. Thông qua việc lên kế hoạch, bạn có thể đảm bảo các vấn đề liên quan với nhau, cấu trúc bài thuyết trình sẽ rõ ràng và hợp logic
* Lựa chọn phong cách trình bày thích hợp: Bạn sẽ trình bày bài thuyết trình của mình trong một bối cảnh đầy ấn tượng với các thiết bị hỗ trợ bằng hình ảnh chuyên nghiệp? Hay bạn sẽ thực hiện bài thuyết trình của mình không chuyên nghiệp theo kiểu “vừa xắn tay áo vừa nói”? Hãy lựa chọn phong cáchcho phù hợp với từng
70
trường hợp. Qui mô của cử tọa, chủ đề, mục đích, mục tiêu và thời gian trình bày,v.v…. tất cả đều xác định phong cách trình bày của bạn.
Nói chung, nếu bạn nói chuyện trong một nhóm nhỏ thân mật, bạn có thể dùng phong cách bình thường không trịnh trọng, khuyến khích khán thính giả tham dự cùng thảo luận.
* Phân bổ thời gian hợp lý: bạn cần lựa chọn tài liệu cho bài thuyết trình theo thời gian phân bổ thường được qui định rất chặt chẽ. Hãy sử dụng dàn ý để ước lượng xem bài thuyết trình của bạn sẽ mất bao lâu.
Một số mẹo nhỏ cho đề cương bài thuyết trình
1. Đề cương càng ngắn càng tốt. Giảm bớt các từ khóa và những cụm từ trong bài thuyết trình (trừ những đoạn trích dẫn trực tiếp, những con số thống kê, những câu trích dẫn nổi tiếng và những ý chính) để làm tăng chất lượng nhưng câu phát biểu của bạn.
2. Viết theo đúng chuẩn viết hoa và lùi vào đầu dòng ở bản đề cương. Điều này giúp bạn dễ nhìn xem bạn đang nói đến đâu.
3. Vài người viết đề cương bài thuyết trình ra một tờ giấy nhắc, những người khác thì đánh máy rồi in ra. Bạn có thể thuyết trình tốt khi bạn diễn đạt rõ ràng và ghi chú những nội dung đó khi bạn nói.
4. Khổ giấy nhắc thường được sử dụng là 4*6 hoặc 5*8cm
5. Nếu bạn dùng giấy nhắc, hãy sử dụng 1 tờ cho 1 ý chính, thêm một tờ cho phần giới thiệu và phần kết luận. Điều này sẽ giúp nhấn mạnh tính rành mạch của mỗi ý và giúp bạn dừng lại môt khoảng thời gian thích hợp trong suốt bài nói.
6. Dù bạn dùng mẫu giấy nhắc hay đánh máy, hãy nên viết một mặt. Giới hạn số lượng thông tin trên mỗi mảnh giấy nhắc. Đánh số thứ tự ở phía trên góc phải tờ giấy nhắc để đảm bảo thứ tự trình bày.
7. Nếu bạn viết tay đề cương bài thuyết trình, đừng dùng bút chì vì dễ bị bẩn và chữ quá nhạt không nhìn rõ.
8. Ghi chú những chỗ nào cần sử dụng điệu bộ, ánh mắt, chỗ nào cần lên giọng, xuống giọng, chỗ nào cần nói to,v.v… để bạn không bỏ qua khi thuyết trình ,
71
nhằm hỗ trợ cho phần thuyết trình của bạn thêm phần ấn tượng và lôi cuốn.
9. Và cuối cùng, hãy chuẩn bị đề cương bài thuyết trình đủ sớm để bạn có thời gian luyện tập thật tốt cho bài thuyết trình của bạn
3.1.2. Tạo mối quan hệ ấn tượng tốt với thính giả:
Những giây phút đầu tiên tiếp xúc là những giây phút then chốt, trong đó khán thính giả hình thành ấn tượng về diễn giả. Ấn tượng ban đầu mạnh mẽ và khó thay đổi. Khán thính giả sẽ nhận định thông qua cách đi đứng, ăn mặc, thậm chí cách nói cười của bạn. Khi bạn vừa bước lên bục thuyết trình đã làm cho khán thính giả thích thú. Đó là yếu tố cơ bản để bắt đầu một bài thuyết trình thành công.
Trang phục gọn gàng, nghiêm chỉnh
Tư thế: đứng thẳng, tự nhiên, không bỏ tay vào túi quần Sắc mặt, ánh mắt
Không vội vàng nói ngay khi vừa bước lên bục , tạo mối quan hệ ấn tượng tốt với thính giả:
Giới thiệu thân thiện
Có đầy đủ độ tự tin: hạn chế nhìn giấy
Đưa ra vấn đề chính ngay từ đầu bài thuyết trình
Hình thành phong cách: để thu hút khán giả cần phải làm nhiều cách Lưu lại ấn tượng : Nét mặt, tư thế, cử chỉ, phong cách…được huy động vào cuộc một cách tổng hợp và tương hỗ nhau
Tránh những thói quen xấu
Che khuất tầm nhìn của khán thính giả
Khi dùng công cụ để thính giả nhìn như đồ thị, bảng biểu,v.v…diễn giả cần tránh đứng chỉ dẫn ở nơi che khuất tầm nhìn của khán thính giả. Tránh đứng dựa vào bục giảng để nói vì tiếng sẽ nhỏ đi; khi bạn cúi đầu nhìn vào tài liệu quá nhiều sẽ làm mất đi ánh mắt tiếp xúc với khán thính giả; cúi đầu xuống vai cũng chứng tỏ bạn là một diễn giả không chuyên nghiệp.
72
Đứng thuyết trình không cân bằng
Tránh đứng một chân hoặc hai chân chéo nhau. Tư thế này chứng tỏ đứng không vững và không tạo được uy thế - thân thể không cân bằng chứng tỏ tư duy bị rối loạn.
Khi kết thúc bài thuyết trình
Không nên vội vàng nói cho xong như thể bạn đang muốn về sớm.